Dannerhøj-Kirkeageren afd. 17 Ordinært beboermøde afholdt Onsdag, den 7. maj 2014 kl. 19.00 Fælleshuset på Dannerhøj REFERAT: 1 Afdelingsformand Eigil Stausholm bød velkommen til beboermødet. 2. Valg af dirigent. På bestyrelsens anbefaling blev Carl Aage Poulsen valgt til dirigent. Dirigenten Carl Aage kunne konstatere, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet ved, at der i mindst 14 dage før beboermødet har været udsendt indkaldelse. Beboermødet er dermed beslutningsdygtigt. Dagsorden blev gennemgået af dirigenten og godkendt af forsamlingen uden bemærkninger: 1. Velkomst 2. Valg af dirigent 3. Valg af referent 4. Valg af stemmeudvalg 5. Bestyrelsens beretning 6. Orientering om regnskabet 2013 7. Afdelingens driftsbudget 2015 8. Behandling af indkomne forslag 9. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: 10. Valg af to suppleanter 11. Valg til repræsentantskab 12. Eventuelt. Eigil Stausholm Rikke Bjørn Jensen Tove Christiansen 1
Til mødet var der fremmødt i alt 25 stemmeberettigede fra afdelingen, Inklusiv bestyrelsen. Desuden deltog medarbejdere fra administrationen og medlemmer af organisationsbestyrelsen. 3. Rikke Bjørn Jensen blev valgt til referent 4. Tina Simonsen, Lotte Bang og Jan Kristensen blev valgt til stemmeudvalg. 5. Bestyrelsens beretning v/formand Eigil Stausholm: - Planlagt og periodisk vedligeholdelse Der har været forbrug af henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, fældning af træer, plantning af hæk, såning af græs langs Poulstrupvejen. -Der har været løbende udskiftning af hårde hvidevarer (elkomfurer og toiletter) i Dannerhøj. - reparation af tage og murværk, udskiftning af vinduer. - Udskiftning af vaskeri med nyt betalingssystem. - Ombygning af viceværtens kontor herunder velfærdsrum pga. arbejdsmiljøkrav. Ombygningen blev mere omfattende end planlagt idet der var råd og skimmelsvamp i hele gulvkonstruktionen. Til dækning af merudgifter i forbindelse med dette har vi modtaget støtte fra boligorganisationens dispositionsfond. -Der er blevet investeret og opsat hundeskilte i Dannerhøj. Det er svært at sige om de har gjort en forskel. Men beslutningen blev truffet på et tidligere beboermøde, hvilket er blevet fulgt. PLANER FOR 2014 Almindelig vedligeholdelse og udskiftninger iht. 10 års plan herunder maling af overfladebeklædninger i Nøvling, reparation og udskiftning af vvs. anlæg i Dannerhøj. Vi har haft besøg af repræsentanter fra LB der skulle besigtige vores tage i Dannerhøj samt vinduer i etape 1. Vi har fået stillet i udsigt, at projektet kan starte op i 2015. Når der fremligger noget mere konkret, vil der blive indkaldt til et INFO-møde om hele projektet. - Fraflytninger - Der har total set for Dannerhøj og Kirkeageren været i alt 11 fraflytninger, heraf udgør ungdomsboliger 4, hvilket udgør en fraflytningsprocent på 19%. Sammenlignet med sidste år var der en samlet fraflytningsprocent på 12%. For ungdomsboligerne gælder det, når studieforløb er afsluttet, skal den studerende fraflyttet ungdomsboligen. - Møder og øvrige aktiviteter Afholdt 5 ordinære bestyrelsesmøder samt 1 regnskabsmøde. På bestyrelsesmøderne beskæftiger bestyrelsen sig bl.a. med emner som: 2
- planlægning af årets aktiviteter - behandle indkomne forslag og ansøgninger - behandle indkomne klager. - ser til at der er god ro orden i afdelingen - deltage i markvandringer sammen med viceværten. Der har været flere haver og hække der har været mislige holdt og de pågældende beboere havde derfor modtaget en venlig opfordring til at få det bragt i orden, hvilket blev efterkommet til alles tilfredshed. - Vi har arbejdet med tanken om alternativer til vores nuværende renovationsordning, dette kunne være Molokker. Molokker tømmes og afregnes efter vægt. Molokker koster ca. kr. 30.000 pr. stk. og såfremt vi skal investere i 4-5 stk. vil det blive en stor investering. I Ny Dannerhøj der har molokker, har der været problemer med at beboerne fylder alt mulig andet end køkkenaffald i deres molokker, hvilket er årsag til at dette driftsmæssig er en dyr løsning. Bestyrelsens holdning var derfor, at vi ikke pt. skal investere i molokker Det kan selvfølgelig på sigt komme som et krav fra kommunen det må vi så forholde os til på det tidspunkt. Nuværende renovationsstativer udskiftes efter behov evt. til træ der samtidig løser problemet med, at ræve og katte bider hul i sækkene. - Bestyrelsen har haft positive tanker om solenergi og derfor undersøgt om der kunne være økonomi i solenergi. Svaret blev, at der ikke er skattemæssige fradragsmuligheder inden for alm. nyttige boliger, ligesom der er eller var gældende på det private ejendomsmarked, så driftsmæssig er der ingen besparelser. Miljømæssig er det en god ide men for nærværende har vi ikke økonomi til at lave investeringer til dette formål. - Bestyrelsen har deltaget ved såvel det årlige repræsentantskabsmøde på Jyttevej samt deltaget i et temamøde sammen med repræsentanter fra andre afdelinger i Vivabolig om organisationsudvikling - Lektor Johannes Andersen, Aalborg Universitet, lagde op til debat og diskussion. Bestyrelsen har deltaget i et informationsmøde for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer i Vivabolig. Et godt møde, hvor emnerne var aktiviteter, inspiration og erfaringer fra andre afdelinger, gennemgang af vedtægter, opgaver og ansvar. I 2013 har der ikke været tilslutning til at afholde arrangementer i Dannehøj. Vi havde rundsendt spørgeskema til beboerne i hhv. Dannerhøj og Kirkeageren men har kun fået 2 tilbagemeldinger med forslag. Joan Iversen havde taget det gode initiativ at indkalde til møde i Fælleshuset til en kop kaffe og hyggeligt formiddags samvær. Men dette blev desværre også aflyst pga. manglende tilslutning. Der har været stillet forslag om boligafdelingerne i Vivabolig skulle tilbyde de ældre beboere et IT-kursus. Det er bestyrelsens holdning, at dette måtte være en opgave for Ældre Sagen eller hos de traditionelle kursusudbydere, og ikke i de enkelte boligafdelingerne. -Vi har rundsendt skemaer til registrering af afdelings husdyr med oplysninger om dyrene, forsikring m.m. 3
-Vi har på et tidspunkt været plaget af indbrud i Dannerhøj og vi kan håbe på at det ikke sker igen. Det har været steder og på tidspunkter, hvor man ikke har været hjemme. Referater fra vore bestyrelsesmøder bliver lagt på Vivaboligs beboernet samt ophængt i vaskeriet. Kan også rekvireres i papirform ved henvendelse til administrationen. Referatet fra det årlige beboermøde bliver omdelt til samtlige vore beboere i Dannerhøj og Kirkeageren samt lagt på vores beboernet. Det skal dog bemærkes, at der i referaterne ikke fremgår personlige oplysninger af nogen art. Endvidere bliver fælles og lokale informationer og alt nyt indrykket i vores beboerblad Kontakten der udkommer 3 gange om året. Er der nyt af presserende karakter bliver samtlige beboere orienteret ved brev. Afslutningsvis vil jeg benytte lejligheden til at sige tak til mine kolleger i afdelingsbestyrelsen: Tove Kristiansen, Rikke Bjørn Jensen, Carsten Malmgaard samt Kaj Iversen for rigtig godt samarbejde. Også stor tak til vores vicevært Jacob Martens for en stor indsats i afdelingen samt for det gode samarbejde, en stor tak til alle medarbejderne i administrationen for god sparring og support når der har været brug for det. Beretning godkendt uden bemærkninger. 6. Orientering om regnskabet Regnskabet for 2013 blev gennemgået af Tina Simonsen. Årsresultatet blev et overskud på kr. 150.193. Overskud overføres til resultatkonto iht. Lovgivning til afvikling af evt. tidligere års underskud. Spørgsmål fra beboerne: Hvorfor giver fælleshuset underskud? Eigil Stausholm: Sti-og vejbelysningen i etape 2 går på fælleshusets el-måler. Ud gifter til belysningen er meget kostbart. Der kan opsættes ekstra måler til sti- og vejbelysningen men regningen skal under alle omstændigheder betales at beboerne i afdelingen og en ekstra måler vil endvidere medføre yderligere udgifter for afdelingen. Det undersøges om elregningen kan reduceres ved udskiftning til nye energivenlige pærer. Fælleshuset har en størrelse, hvilket medfører, at det ikke udlejes så meget, at lejeindtægterne vil kunne dække udgifterne. Hvorfor giver vaskeriet underskud? Eigil Stausholm: Det er et nyt vaskeri der blev installeret i 2013 selvom driften skal være udgiftsneutral er der udgifter i 2013 der ikke er blevet dækket. Vi forventer, at indtægter og udgifter i 2014 vil balancere. I modsat fald kan prisen for at benytte vaskeriet reguleres. Hvorfor stiger konto 120? (henlæggelser til vedligeholdelse) Jan Kristensen: der bliver henlagt mindre end der anbefales samtidig med at udgifter til vedligeholdelse er stigende. 7. Afdelingens driftsbudget 2015 (til godkendelse) Budgettet blev fremlagt og gennemgået af Tina Simonsen. På baggrund af forventede udgifter i 2015 vil det være nødvendig med en merindtægt på kr. 144.626 altså en huslejestigning på 3,97%. 4
Budgettet blev godkendt uden bemærkninger. 8. Behandling af indkomne forslag Forslag 1: Indsendt af Lars Møller Andersen, Dannerhøj 45. Bestyrelsen skal give beboerne mulighed for at tilmelde sig et nyhedsbrev fra afdelingen indeholdende referater fra bestyrelsesmøder m.m. Kommentar fra afdelingsbestyrelsen v/eigil Stausholm: Som nævnt i beretningen, bliver referaterne lagt på hhv. Beboernet, ophængt i vaskeriet, nyheder bliver medtaget i beboerbladet Kontakten der udkommer 3 gange om året og udsendt til samtlige beboere i afdelingen. Referat fra de årlige afdelingsmøder bliver udsendt direkte til alle beboere i afdelingen. Nyheder der direkte berører beboerne eks. vores tagrenovering o.lign. bliver desuden fremlagt for beboerne ved indkaldelse til orienteringsmøder. Det er bestyrelsens holdning, at der ikke pt. er behov for et Nyhedsbrev og dermed ikke kan stemme for forslaget. Forslaget blev nedstemt. Forslag 2: Indsendt af Anni Birgit Sørensen og Bent Brockdorff Mikkelsen, Dannerhøj 50. Ønsker at få fjernet fodboldmålene på de grønne arealer ud for nr. 50 eller opsætte støjdæmpende hegn og/eller vinduer eller få en afskærmet afstand til beboelsen. Forslagsstillerens motivation: Ønsker at have et privatliv. Kommentar fra afdelingsbestyrelsen v/eigil Stausholm: Boldbanens placering har været den samme siden den blev etableret for efterhånden mange år siden. Der har ikke tidligere været klager fra beboerne i området ligesom nærmeste naboer ikke har problemer eller gener fra boldbanen. Boligerne i Dannerhøj udgør en blandet beboersammensætning og nedlægger vi også boldbanen efter, at tidligere legepladser er blevet nedlagt, er der ikke mere tilbage for børn og børnebørn i Dannerhøj. For at vi som afdeling fortsat kan profilere os af at kunne rumme bl.a. børnefamilier m.fl. og dermed fortsat være en attraktiv afdeling med ventelister, skal vi ikke nedtage de sidste aktiviteter der findes i afdelingen. Det er bestyrelsens holdning, at forslaget forkastes. Forslaget blev nedstemt. Forslag 3: Indsendt af Birte Laursen, Dannerhøj 47. 1.Afklaring af fugt/mug pga. Welfack-vinduer og døre (tidligere påklaget) Beslutning: Serviceafdelingen får lavet en undersøgelse af problemet og kommer med løsningsforslag. 2.At der årligt afholdes et planlægningsmøde med beboerne. Forslagsstillerens motivation: mulighed for at handle ud fra beboerdemokrati. Jan Kristensen: Der foretages hvert år en markvandring (besigtigelse af afdelingen) af driftsafdelingen samt afdelingsbestyrelsen. Der vil fremadrettet blive lavet et referat fra disse møder. Eigil Stausholm: Beslutninger eller ønsker der iht. Lovgivning kræver beboernes godkendelse bliver fremlagt på de årlige beboermøder. 3.At kvadratmeterprisen er ens for Dannerhøj. Forslagsstillerens motivation:? Lotte Bang: afdelinger og etaper der er bygget på forskellige tidspunkter er financieret med forskellige lån og rentesatser. Kvadratmeterprisen kan derfor ikke umiddelbart gøres ens. Tove Christiansen: der er også forskelle i boligernes indretning, kvalitet samt alder/slidtage, hvilket måske også rimeliggør en forskel i kvadratmeterpriserne og dermed huslejen. 5
4.At der ikke anvendes pesticider i haverne eller på fællesområderne. Forslagsstillerens motivation: Ønsker Grøn Afdeling. Jacob Martens: Fællesarealer bliver ikke sprøjtet for ukrudt, ukrudt i flisebelægningen bliver hhv. brændt og kun sprøjtet direkte på. Lotte Bang og Jan Kristensen: Der findes alternativer giftfrie sprøjtemidler. Eigil Stausholm: Det er min holdning, at vi skal være helt giftfrie og dermed signalere Grøn Afdeling for at beskytte vores grundvand. Forslagets pkt. 4 blev vedtaget. Forslag 4:Indsendt af Vivabolig Ændring af vedligeholdelsesreglement Aflæsning af vand- og varmemålere jf. udsendt bilag Forslaget blev vedtaget. 9.Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: Eigil Stausholm (villig til genvalg) Rikke Bjørn Jensen (villig til genvalg) Tove Christiansen (villig til genvalg) Der blev opstillet yderligere kandidater til afdelingsbestyrelsen: Lars Møller Andersen, Dannerhøj 45 Birte Laursen, Dannerhøj 47 Bent Brockdorff Mikkelsen, Dannerhøj 50. Samtlige kandidater skulle derfor ud i en afstemning. Afstemningen blev gennemført: Eigil Stausholm fik :33 stemmer Rikke Bjørn Jensen fik :32 stemmer Tove Christiansen fik :28 stemmer Lars Møller Andersen fik : 12 stemmer Bent Brockdorff Mikkelsen fik : 6 stemmer Birte Laursen fik : 9 stemmer Eigil, Rikke og Tove fortsætter i afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode. 10. Valg af to suppleanter På valg er : Bent Mikkelsen (ønsker ikke genvalg) Lars Møller Andersen (ønsker ikke genvalg Lotte Madsen Dannerhøj 41, blev foreslået Peter Larsen, Dannerhøj 66, blev foreslået Begge blev valgt i nævnte rækkefølge for 1 år. 6
Bestyrelsen består herefter af: Formand Eigil Stausholm, Dannerhøj 13 Kasserer Tove Christiansen, Dannerhøj 29 Sekretær Rikke Bjørn Jensen, Dannerhøj 3 Best. medlem Carsten Munck Malmgaard, Dannerhøj 1 Best. medlem Kaj Iversen, Dannerhøj 48 11. Valg til repræsentantskab Beboermødet besluttede, at afdelingsbestyrelsen selv skal vælge repræsentanter til organisationens repræsentantskab. På baggrund af afdelingens antal lejemål har vi 1 plads, der er repræsenteret af Tove Christiansen + 1 plads der gælder for formanden Eigil Stausholm, pga. hans medlemskab af Vivaboligs organisationsbestyrelse. 12.Eventuelt. Carl Aage Poulsen informerede om el og belysning at nuværende elpærer med fordel kunne udskiftes til sparrepærer - et emne bestyrelsen kan arbejde videre med. Lotte Bang orienterede om Beboernet alle har modtaget en kode og burde derfor kunne komme ind og se bl.a. referater, nyheder m.m. Der har været problemer med Beboernettet men det er/bliver rettet. Peter Larsen spørger om der evt. kan opsættes et gelænder ved nr. 68 Eigil Stausholm: vi undersøger sagen og giver beboeren besked. Birte Laursen: Spørger til om tidligere for meget betalt ejendomsskat er kommet retur til afdelingen og med hvor meget. Lotte Bang: Ja alt er afregnet og tilgået afdelingen. Beløbets størrelse huskes ikke på stående fod. (er oplyst på tidligere afdelingsmøde) Birte Laursen får tilbagemelding fra administrationen. Formand Eigil Stausholm sluttede mødet med tak for god ro og orden. Afdelingen var efter mødet vært ved et mindre traktement. Visse, den 27-05-2014 Eigil Stausholm Formand Tove Christiansen Kasserer Rikke Bjørn Jensen Carsten Malmgaard Kaj Iversen 7