Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 16. maj 2012 kl. 17.00, Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann, (ref), Afbud: Jimmi Jensen Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 8. maj er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) 2.. Revisionsprotokol Revisionen har færdiggjort byggeregnskab for omprioriteringssagerne i Bryggergården. På baggrund heraf har revisionen udarbejdet vedlagte revisionsprotokoller for henholdsvis byggeskadesagen og genopretningsarbejderne. Der vil til kommende bestyrelsesmøde blive udarbejdet en redegørelse for alle omprioriteringssagerne, hvori Bryggergården også vil indgå. Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokollater til 3. Opfølgning, repræsentantskabsmøde den 31. maj Siden seneste bestyrelsesmøde er der kommet yderligere kandidater til bestyrelsen. Det betyder, at vi pr. 10. maj har følgende opstillet: Formand Villy Sørensen Steffen Morild Næstformand Anders Brøgger Iris Gausbo Bestyrelsesmedlemmer Ellen Vedelsby Lars Emanuel Susan Sagnsby 10-05-2012 /ral Side 1 af 10
Bilal Turan Martin Baden Jens Wenzel Andreasen Jørgen Andersen, Tranehavegård Daniel Majgren, Hjortegården Marianne Vibeke Møller, Vestergården 3 Flemming Løvenhardt, Remisevænget Nord Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 4. Indstilling, ændring i sammensætning af kapitalforvaltere På baggrund af investeringsafkastet for 2011 besluttede bestyrelsen på møde den 23. februar 2012 at holde Danske Capital under observation i første kvartal, idet Danske Capital havde klaret sig markant dårligere end Nykredit og Nordea både i 2010 og 2011. Afkaste for de tre porteføljeaftaler i 2012 viser imidlertid, at Danske Capital har klaret sig væsentligt bedre end de øvrige to aftaler. Nordea og Nykredit ligger tæt på benchmark. Afkastet for 1. kvartal fremgår af nedenstående tabel. Nykredit Danske Capital Nordea Investment Benchmark 0,22 pct. 0,82 pct. 0,26 pct. 0,28 pct. Samlet set er det et tilfredsstillende afkast for 1. kvartal set i forhold til benchmark. Det indstilles på baggrund af første kvartals afkast, at alle tre aftaler bibeholdes. 5.. Indstilling, helhedsplan Kokkedal I august 2011 modtog Boligforeningen 3B underretning fra Landsbyggefonden om, at helhedsplanen for Kokkedal på vej var prækvalificeret til en ny periode fra 1. juli 2012-30. juni 2016. I den mellemliggende periode har sekretariatet, styregruppen, beboerne og 3B udarbejdet en ny helhedsplan, som er vedlagt. 10-05-2012 /ral Side 2 af 10
Landsbyggefonden har bevilget en ramme på 12 mio. kr. Kommunen og boligorganisationerne bidrager med i alt kr. 5.951.475 i perioden, hvoraf 3B skal bidrage med i alt 438.720 kr. Heraf skal Egedalsvænge bidrage med 223.520 kr. Der resterer herefter et beløb på 215.200 kr., som selskabet skal bidrage med i rede midler fordelt over den fire-årige projektperiode. Disse, sammen med et tilsvarende beløb fra AB Hørsholm Kokkedal, anvendes til at dække den manglende lønfinansiering afstedkommet efter Landbyggefondens nye regler om fondens tilskud til løn (jf. organisationsbestyrelsens møde d. 29. marts 2012, pkt. 25). Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender 3B s engagement i indsatsen som beskrevet oven for og i helhedsplanen, og at 3B bidrager med kontant medfinansiering på i alt 215.200 kr. over den fire-årige periode. Beløbet indarbejdes i 3B s driftsbudget Byggesager 6. Indstilling, formel godkendelse af navn til 3B s afdeling på Glødelampen, Herlev I det fælles byggeri på Glødelampen i Herlev, blev det efter mange forhandlinger i det fælles byggeudvalg mellem DAB, KAB og 3B, godkendt at den samlede bebyggelse blev navngivet Glødelampen. KAB har navngivet deres afdeling Edison Park og DAB har navngivet deres afdeling Spindekrogen. Vi skal derfor have navngivet vores afdeling. Alle boligorganisationer slår efter byggeriet deres to byggerier sammen til én afdeling. Der har været en drøftelse i 3B s Byggeudvalg for Glødelampen om navnet og på baggrund heraf indstiller Byggeudvalget at afdelingen navngives Lampestedet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingen navngives Lampestedet. 10-05-2012 /ral Side 3 af 10
7. Orientering, byggemulighed Hegels Minde, Fredensborg 3B er blevet kontaktet af ejendomsmæglerne Sadolin og Albæk, der for Fredensborg Kommune har til opgave at sælge ejendommen Hegels Minde, Jernbanegade 28, Fredensborg. Der er i alt tre almene boligorganisationer, der har vist interesse for at byde på ejendommen - foruden 3B er det Lejerbo og Domea. Fredensborg Kommune ønsker et projekt med familieboliger på grunden, der giver mulighed for ca. 1.200 m 2 i de eksisterende bygninger, der skal renoveres og for ca. 1.275 m 2 ny bebyggelse. Grunden er beliggende i den gamle del af hovedgaden i Fredensborg ikke langt fra slottet. Bygningerne er fra starten af 1900-tallet og bygget som et plejehjem. Der er ca. 1.200 m2 eksisterende bebyggelse, som skal renoveres fra bunden og derudover er der mulighed for at bygge ca. 1.275 m2 nyt på den bagvedliggende grund. Nabogrunden, som kommunen også ejer, har yderligere en byggemulighed, som 3B kan byde på, så vi kan få en større bygningsmasse i projektet og dermed bedre rentabilitet. Kommunen forventer at få et nettooverskud på salget af grunden og den tilhørende indbetaling af grundkapital til byggeriet. Efter at have set nærmere på sagen har vi i administrationen valgt ikke at byde på byggemuligheden, idet vi vurderer sagen som for risikabel, specielt set i lyset af at det vil være dyrt at ombygge de eksisterende bygninger. Desuden er der en del terrænspring på resten af grunden, som kan bebygges, hvorfor denne også er dyrere at bebygge end normalt. Og når kommunen så samtidig forventer at få en god pris for grunden, er det vurderingen, at sagen ikke vil kunne hænge sammen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 10-05-2012 /ral Side 4 af 10
8. Indstilling, Taastrup Torv 3B har et allerede godkendt nybyggeri på Taastrup Torv i forbindelse med Ejendomsudviklingsselskabet Sophienbergs projekt på Taastrup Torv med 12 plejeboliger med serviceareal og 16 familieboliger. Sophienberg har imidlertid ikke kunnet udleje den sidste del af byggeriet ved siden af 3B s boliger, og har derfor tilbudt 3B at bygge syv boliger mere på i alt ca. 800 m 2. Sophienberg har nu formelt købt grunden af Høje- Taastrup Kommune, og er startet på forprojekteringen af byggeriet. Sophienberg har udlejet størsteparten af stueetagen og starter derfor byggeriet. De har imidlertid ikke kunnet afsætte de sidste arealer på 1. til 3.sal i byggeriet, og har derfor forespurgt, om 3B er interesseret i at bygge flere boliger på resten af arealet fra 1. til 3. sal. Der kan være cirka syv boliger mere, hvilket giver mulighed for at flytte hovedtrappen og dermed få en hovedadgang, der ligger bedre. Høje-Taastrup Kommune har sagt ok til, at 3B søger skema A på de ekstra boliger. 3B har derfor forespurgt Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter, om vi kan få dispensation for udbudsreglerne og benytte os af, at entreprenøren har tilbudt at udføre de ekstra syv boliger til samme pris pr. m 2, som det projekt der har været i udbud. Ministeriet har meldt tilbage, at det synes de er ok, og at vi skal ansøge kommunen om dette. Tidsplanen er, at vi skal starte byggeriet omkring sommer 2013 med indflytning ultimo 2013 samtidig med ibrugtagning af butikscentret. Det indstilles, at Bestyrelsen tager ovenstående til efterretning og godkender, at projektet på Taastrup Torv udvides med syv ekstra senioregnede familieboliger. 10-05-2012 /ral Side 5 af 10
9. Indstilling, driftsstøtte til Egedalsvænge Indstilling hvor konsekvenserne for dispositionsfonden er indarbejdet vil blive eftersendt. 10. Indstilling, udbud grundkapital KK Københavns Kommune har annonceret et offentligt udbud af grundkapital til nye bæredygtige Almene Boliger med en lav husleje. Tilbuddet skal indsendes d. 6. juni 2012 og 3B skal derfor have besluttet, om vi vil byde på opgaven. Kommunen har stillet krav om, at det skal være den samme arkitekt, der gennemfører projektet, som har lavet skitseforslaget til forslaget. 3B er derfor nødt til at bruge vores rammeaftale, hvor vi kan gennemføre et miniudbud på en uge, så har vi valgt en rådgiver, der kan gennemføre hele sagen i totalrådgivning. 3B har rammeaftale med følgende firmaer om totalrådgivning til nybyggeri: Arkitema K/S, Ai-gruppen as, Holsøe Arkitekter A/S, JJW Arkitekter & Niras A/S, Dominia AS, Lemming & Eriksson a/s samt Virumgård Arkitekter A/S. Hvor der kun er angivet et navn, vil de parre sig med enten et arkitektfirma eller et ingeniørfirma. 3B har afskrevet muligheden for at byde ind med det tidligere projekt, vi har fået udarbejdet på Telemarksgade, idet vi ikke har en rammeaftale med det arkitektfirma, der lavede skitseforslaget. Vi har haft kontakt med Københavns Kommune og med By & Havn, der efter vores opfattelse er kommet med den bedste byggegrund, der er beliggende på Teglholmen - se vedlagte brochure fra By & Havn. Grunden ligger attraktivt ved havnen og der skal udgraves en kanal ind mod 3B s byggeri på sydsiden af grunden. På nordsiden af grunden placeres der et parkeringshus, som Københavns Kommune står som bygherre for. Der er både busforbindelse og stoppested til vandbussen umiddelbart ved grunden. 10-05-2012 /ral Side 6 af 10
Administrationen foreslår, at 3B laver et skitseforslag i samarbejde med Boligkontoret Danmark, der med DVB, De Vanføres Boligselskab, kan opføre byggeri i København. DVB kan være interesseret i et nybyggeri på ca. 20-25 boliger. Ved at samarbejde kan vi opføre et byggeri, der ligesom det eksisterende nyere byggeri på Sluseholmen, veksler i facadeudtryk, og ved at vi er to boligorganisationer, der afgiver et samlet tilbud, vurderer administrationen, at vi står stærkt i konkurrencen med de øvrige almene boligorganisationer, der forventes at afgive tilbud. Tilbuddet drejer sig om samlet ca. 12.000 m 2 almene boliger, altså samlet ca. 125 boliger, så vi får ca. 100 boliger og DVB ca. 25 boliger, såfremt vi vinder udbuddet. Sagen er ligeledes sat til beslutning i DVB via BDK. Ved at bruge vores rammeaftale vurderer administrationen, at 3B skal bruge kr. 250.000 inkl. moms til rådgiverhonorar for udarbejdelse af et samlet skitseforslag, der senere indregnes i sagen, såfremt vi vinder udbuddet. Vi skal betale 3.750 kr./m2 byggeret inkl. moms for grunden og derudover vil evt. komme en merudgift på ca. 400 kr./m2 til oprensning af forurenet jord. Det indstilles, at 1. 3B afgiver et tilbud i samarbejde med Boligkontoret Danmark og DVB 2. der bevilges kr. 250.000 inkl. moms til rådgiverhonorar for udarbejdelse af skitseforslag til tilbuddet samt at vi udarbejder skema A materiale til udbuddet. Beløbet indregnes i sagen såfremt vi vinder udbuddet. Gør vi ikke det, bæres udgiften forholdsmæssigt af hver boligorganisation. I så tilfælde vil der være en udgift for 3B på ca. 200.000 kr. der tages fra Dispositionsfonden. 10-05-2012 /ral Side 7 af 10
Orienteringspunkter 11. Havneholmen og Samarbejde BDK Der vil på mødet blive givet en orientering om dels Havneholmen, dels samarbejdet med BDK. 12. Driften status Der vil på mødet blive givet en kort status på driften, herunder en orientering om møde med Sydhavnen den 14. maj. 13. Indflytningsstatistik 1. kvartal 2012 Vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger, ældreboliger og ungdomsboliger for 1. kvartal 2012. Der har været 217 indflytninger fordelt som nedenfor: 59 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 42 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 97 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt Byfornyelsen i København 10 boliger er overtaget ved bytning 0 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 8 boliger er lejet ud via Centralindstillingsudvalget/Københavns Universitet/DTU Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger samt boliger, som er anvist via byfornyelsen og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 14. Fraflytningsstatistik 1. kvartal 2012 Vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvor det fremgår, at der i 1. kvartal 2012 har været 316 fraflytninger og fraflytningsprocenten var 2,78%. I forhold til 1. kvartal 2011 har der i 1. kvartal 2012 været 40 flere fraflytninger. 10-05-2012 /ral Side 8 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 15. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger pr. 31. marts, hvor det samlede lejetab udgør 406.751,50 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget, Ved Rosenhaven, Signalgården og Remisevænget Øst. Til orientering har Københavns Kommune ophævet ordningen vedr. kommunal godkendelse af borgerne til nybyggerier. Dette gør, at 3B s sagsbehandlingstid bliver reduceret, da ansøgeren efter at have fået tilbudt boligen, kan få tilsendt en lejekontrakt til underskrift med det samme og dermed undgås den op til 10 dage lange behandlingstid for kommunal godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 16. Restancer og udsættelser 1 kvartal 2012 I perioden 1. januar 2012 til 31. marts 2012 er sendt: 1.284 rykker 1 (påkrav) 219 rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 41 rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 16 er udsat af deres bolig (4 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende boliger. I disse situationer fastholder 3B sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 17. Udlejningssituationen Teglværkshaven 35 boliger: Lejekontrakten er sendt 2 boliger: Ansøgerne er sendt til Kommunal godkendelse i Herlev Kommune 10-05-2012 /ral Side 9 af 10
8 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 15 boliger: Sendt til kommunal anvisning Årsagen til at der har været flere boliger som har skullet sendes i tilbud er bl.a. at: flere ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis flere ansøgere har ikke i første omgang fået tilbudt den ønskede type bolig flere bolighavende ansøgere har ikke ønsket boligen alligevel Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterr ning. 18.. Budgetopfølgning 1. kvartal 2012 Budgetprognosen for 2012 er baseret på bogføringen pr. 31. marts og forventningerne til resten af 2012. Budgetprognosen viser et forventet årsresultat tæt på balance. Set i forhold til budgettet er der således en negativ afvigelse på ca. 460 t.kr., idet driften udviser et merforbrug på 310 t.kr. og nettorenten for foreningen en mindreindtægt på ca. 150 t.kr. For en uddybning henvises til vedlagte bilag. Det er direktionens vurdering at budgetprognosen er et forsigtigt bud på årsresultatet, hvorfor der forventes et driftsresultat der balancerer. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning 19. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 20. Eventuelt 10-05-2012 /ral Side 10 af 10