Magistratens 1. Afdeling

Magistratens 1. Afdeling Budget og Regnskab Århus Kommune N O T A T Redegørelse vedrørende forhold på Magistratens 1. Afdelings område, som har givet anledning til bemærkninger i revisionsberetningen for 2003 fra Kommunernes Revision Vedlagt følger en status/redegørelse vedrørende de forhold indenfor Magistratens 1. Afdelings område, som er nævnt i beretningerne fra Kommunernes Revision om regnskabet for 2003. Side 42-43, afsnit 8.1 vedrørende afstemning af statuskonti Familieafdelingen Det påpeges, at statuskonti vedrørende Lokalpsykiatri Syd ikke er afstemt. Familiecenter Syd er bagud med opgaven på grund af personaleskift, men afstemningen vil blive foretaget snarest. Henlæggelseskonti vedrørende feriegodtgørelse: Kontiene vil blive afstemt i løbet af 2004. Det påpeges, at der på midlertidig konto er en uafklaret post vedrørende betaling til Socialministeriet på 5.287.940 kr. Dette er korrekt, og der vil ske afklaring heraf snarest muligt. Dato: 3. september 2004 Sagsbehandler: Jens E. Guld Telefon: 8940 3450 Telefax: 8940 3898 E-post: jgu@mag1.aarhus.dk Journal nummer: 00.01K01 M1/2000/01716-309 Dokument: Udtalelse vedr. rev. ber. 105 - M1.lwp Det påpeges derudover, at det i forbindelse med eftersyn december 2003 konstateredes, at Foliokonto ikke havde været afstemt siden februar 2003. Forretningsgangene vedrørende afstemning af Foliokonto er i mellemtiden omlagt, og der foretages nu afstemning af Foliokontoen løbende hver måned. Derudover påpeges uafklarede poster fra kontoen fra 2001/2002 vedrørende dagpenge. Det er korrekt, at der er sket mindre fejl i dagpengeudbetalinger og tilbagebetalinger/annulleringer i forbindelse med dagpengesystemet i 2001 og 2002, som er ved at udrede. Der henstår en difference på i alt 5.829 kr., som vil blive udredt. Endelig påpeges det, at mellemregningskonto vedrørende påligning fra Børn- og Voksensystem ikke er afstemt. Det skal hertil bemærkes, at denne konto er under afstemning, og afstemningen forventes afsluttet ultimo september 2004. Notat Side 1 af 6

Side 44 ff, afsnit 8.2 vedrørende Arbejdsmarkedsafdelingen - Sagsbehandling jf. også beretning nr. 104 vedrørende løbende revision af overførselsindkomster i Arbejdsmarkedsafdelingen vedrørende regnskabsåret 2003 I den egentlige sagsrevision for 2003 konstaterede revisionen, at fejlniveauet er for højt. Dette gav anledning til at lave en supplerende sagsrevision i foråret 2004 for at følge op på, om sagsbehandlingen på en række områder var forbedret. Bevæggrunden for den ekstra revision var den forventning, at 2003 har været et år præget af massive organisationsomlægninger, ny lovgivning og implementering af nyt IT-udbetalingssystem. Alle disse tiltag har tilsammen medført et stort pres på de ansatte, et pres som har haft afsmittende effekter på fejlniveauet. Det viser sig til dels at være korrekt, hvilket underbygges af den ekstra sagsrevision, der er foretaget i maj 2004. På to af Arbejdsmarkedscentrene er der sket en markant forbedring i sagsbehandlingen fra 2003 til foråret 2004, mens der på to andre centre stadig viser sig at være forskellige problemstillinger. På de to aktuelle centre er der aftalt særlige undervisningsforløb af medarbejdere, med henblik på at rette op på fejlniveauet. Kommunernes Revision rekvireres som konsulenter i forbindelse med disse undervisningsforløb. Som det tidligere er oplyst til Byrådet kan følgende øvrige tiltag med henblik på at styrke sagsbehandlingen nævnes: Undervisningsforløb for medarbejdere både i forbindelse med lovændringer og løbende. (Der udbydes i forvejen en række kurser/oplæg i forbindelse med lovændringer). På integrationsområdet er der i 2004 igangsat en handlingsplan, der bl.a. omfatter kompetenceudvikling for medarbejdere og løbende faglig revision på området. Det forventes, at dette forløb skærper elementerne i myndighedsopgaverne. Kontrolprocedurerne og ledelseskontrollen styrkes. Desuden indføres via Lær af De Bedste projektet løbende statistikker, der viser hvorledes udviklingen går på de enkelte arbejdsmarkedscentre. Centerledelsen har i virksomhedsplanerne ligeledes iværksat forskellige initiativer, der sætter særlig fokus på nogle konkrete områder i de nye beskæftigelseslove. Sidst skal nævnes den ledelseskontrolmulighed, der er indbygget i det nye udbetalingssystem (KMD-Aktiv). Notat Side 2 af 6

Forventningen er derfor at fejlniveauet nedbringes i løbet af 2004 på baggrund af den skærpede fokus på sagsbehandling, sagsstyring og ledelseskontrol. S. 63 ff - Bilag 4 til revisionsberetning nr. 105, lovpligtig redegørelse til Beskæftigelsesministeriet Spørgsmål vedrørende helhedsvurdering jf. retssikkerhedslovens 7 på sygedagpengeområdet, s. 65 pkt. 2.1 Revisionen har ved 2003-revisionen konstateret, at der i lighed med de tidligere år i mange sager, ikke er givet en skriftlig orientering til borgeren om helhedsvurdering. Problemstillingen tages til efterretning, og der vil ske en skærpet ledelseskontrol af netop dette. Fra starten af 2004 er opfølgningssystemet på dagpengeområdet igangsat. Der er i det nye system indlagt en automatisk advis, når dagpengesager er over 7 uger og derefter hver 8. uge. Dette hjælperedskab forventes at skærpe opfølgningsforpligtigelsen på sygedagpengeområdet. Det kan bemærkes, at der er en række sager på sygedagpengeområdet, hvor personlig kontakt er irrelevant eller ikke muligt. Det kan fx. være personer, der lider af livstruende sygdomme, hvor det vurderes, at opfølgning ikke er relevant. I sådanne tilfælde holdes der kontakt til pågældendes læge. Desuden har en række sygedagpengemodtagere svært psykisk sygdomme, fx. forskellige psykiatriske diagnoser, der kan indebære, at det ikke er muligt at skabe kontakt til den sygemeldte. Der er i de fleste af den type sager mange forsøg på kontakt af forskellig karakter, men der foretages således ikke en personlig opfølgning. Kombineret med de undervisningsforløb, der er aftalt med Kommunernes Revision som konsulenter, forventes det, at helhedsvurderingen og opfølgning på sygedagpengeområdet skærpes. Det skal yderligere nævnes, at Arbejdsmarkedsafdelingen har startet et projekt med gennemgang af alle sygedagpengesager over 52 uger med henblik på læring og erfaringsudveksling, for at kunne styrke hele arbejdet med sygedagpengesager - herunder også opfølgninger. Projektet kører fra 1. september 2004 og 6 måneder frem. Sagsbehandling på aktiveringsområdet, s. 65 ff. pkt. 2.3. Kommunernes Revision konstaterer, at fejlniveauet på aktiveringsområdet stadig er for højt. Fejlniveauet er taget til efterretning og der kan henvises til afdelingens bemærkningerne vedrørende sagsbehandlingen ovenfor. Refusionsmæssig berigtigelse på aktiveringsområdet, s. 66 pkt 2.4. Beskæftigelsesministeriet har på baggrund af antallet af udbetalingsmæssige fejl bedt om en beregning på fejlniveauet og en korrektion af statsrefu- Notat Side 3 af 6

sionen som følge af dette. Derfor korrigeres statsrefusionen på beskæftigelsesområdet med i alt 1,7 mio. kr. Med overgangen til et nyt udbetalingssystem (KMD-aktiv), som nu er fuldt implementeret i Arbejdsmarkedsafdelingen, har det været målet at minimere en række fejlmuligheder ved hjælp af forskellige låse i systemet. Kommunernes Revision har påpeget fejl af udbetalingsmæssig betydning i 27 sager. Samlet set er der i de 27 sager udbetalt knap 40.000 kr. for meget. Hvis dette regnes op til samtlige udbetalinger, udgør fejludbetalinger ca. 0,14 pct. af udbetalte beløb på de relevante områder i Arbejdsmarkedsafdelingen. Temarevision, s. 66 ff pkt. 3 Afdelingen har ingen kommentarer til bemærkningerne fra Kommunernes Revision vedrørende temarevision om rådighedstilsynet. Vedrørende konklusionen s. 69 omkring anmeldelse af driftsudgifter til statsrefusion er Afdelingen ikke helt enig i tolkningen af ministeriets skrivelse omkring anmeldelse af udgifter til regnskabsføring. Det er korrekt, at der ikke kan hjemtages refusion på udgifter til regnskabsføring, men at det er et fortolkningsspørgsmål, om det så også omfatter bogføring, således at den andel af lønudgifterne på projekterne, der anvendes til bogføring ikke kan anmeldes til refusion. Det at der foretages bogføring hænger sammen med, at der eksisterer et beskæftigelsesprojekt, og der selvfølgelig skal være en vis form for økonomisk styring i dagligdagen. Den egentlige regnskabsaflæggelse m.m. foregår centralt og er dermed ikke en del af de udgifter, der anmeldes til statsrefusion. Omkring hjemtagelse af refusion for udgiften til leverandørerne i udbuddet vedrørende udplacering af flygtninge og indvandrere på private virksomheder tages bemærkningen til efterretning. Det skal dog bemærkes, at flere og flere opgaver på Beskæftigelsesområdet står for at blive udbudt, og der vil uundgåeligt i den sammenhæng være nogen administration i leverandørernes opgaveløsning. Hvorledes dette grænseområde kan udskilles, og hvordan driftsudgiften, der anmeldes til statsrefusion kan beregnes, må drøftes mellem relevante parter, da dette ikke blot vil være et problem i Århus Kommune Sagsrevisionen, s. 70 ff. pkt. 4 Bemærkninger i sagsrevisionen tages til efterretning, såvel som der henvises til bemærkningerne ovenfor. Bilag 5. Lovpligtig redegørelse til Socialministeriet, s. 78 ff. Redegørelsen er taget til efterretning. Notat Side 4 af 6

Bilag 7. Lovpligtig redegørelse til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, s. 90 ff. Redegørelsen er taget til efterretning, og der henvises til bemærkningerne ovenfor vedrørende tiltag for at nedbringe fejlniveauet. På følgende områder efterspørges en kort redegørelse: Side 25, afsnit 4.11 Ældreboliger Familieafdelingen har ingen ældreboliger blandt de 7 udtrukne. Disse tilhører alle Magistratens 3. Afdeling. Familieafdelingens ældreboliger (som benyttes af under 67 årige med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne) administreres imidlertid af Magistratens 3. Afdeling efter samme retningslinier som Magistratens 3. Afdelings ældreboliger. Der henvises derfor til Magistratens 3. Afdelings bemærkninger. Side 25, afsnit 4.12 Projektregnskaber Det anføres, at der for projektmidler er betalt ca. 10.000 kr. til hjemmearbejdspladser, selv om oprettelse af hjemmearbejdsplads ikke er beskrevet i ansøgningen. Det drejer sig om Projekt Senhjerneskade. Arbejdsmarkedsstyrelsen har godkendt regnskabet uden bemærkninger. Familieafdelingen vil fremover være opmærksom på at ansøge om forhåndsgodkendelse af udgifter, der ikke er direkte specificeret eller beskrevet i ansøgningen. Side 29, afsnit 4.14 Regnskabsanalyse Vedrørende Arbejdsmarkedsafdelingen På Arbejdsmarkedsafdelingens område har der været tillægsbevillinger på i alt 177 mio. kr. og i forhold til det oprindelige budget et merforbrug på 190 mio. kr. Tillægsbevillingerne vedrører primært det ikke-styrbare og budgetgaranterede område, nemlig udgifter til førtidspension og integration. Det er aftalt at foretage en analyse af det ikke-styrbare udgiftsområde sammen med Borgmesterens Afdeling. Vedrørende dagpleje og daginstitutioner Kommunernes Revision påpeger, at sektoren på driftsområdet har et merforbrug på ca. 80 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget. Børn- og Unge-Afdelingen har på anmodning af Borgmesterens Afdeling i maj 2004 udarbejdet særskilt redegørelse vedrørende disse spørgsmål og har ikke yderligere bemærkninger. Vedrørende Familieafdelingen - Specialbistand, servicelovens 28, 29 og 84 Familieafdelingen har på baggrund af udgiftsudviklingen taget initiativ til en ekstern analyse af udgifterne efter servicelovens 28 og 29. Der er dog fejl i teksten i KR s revisionsberetning. Det anføres således, at der i forhold til det oprindelige budget for 28 var et merforbrug i 2003 på ca. 20 mio. kr. Dette er ikke korrekt. Merforbruget Notat Side 5 af 6

vedrørende 28 er ca. 12,7 mio. kr., hvilket også fremgår af den tabel, som står umiddelbart over teksten. Side 37, afsnit 6.1.1. Forretningsgange Kommunernes Revision anbefaler - på baggrund af det store fejlniveau, som revisionen har konstateret ved sagsrevisionen - at der sættes mere ledelsesmæssig fokus på kvaliteten i sagerne inden for områderne kontanthjælp, aktivering og revalidering samt integration. Magistratens 1. Afdeling følger området tæt, og der er ledelsesmæssig fokus på kvaliteten i de nævnte sager. Side 38, afregning af refusion Kommunernes Revision påpeger, at der har været en fejlkontering i forbindelse med restafregningen af grundtakstmodellens overgangsordning, som blev korrigeret, inden revisionen foretog påtegningen af skemaet til Socialministeriet. Familieafdelingen er opmærksom på, at der i 2003 er konteret udgifter på funktion 5.30.42, der burde have været konteret på funktion 5.30.45. Dette er rettet i 2004. Notat Side 6 af 6