Fysioterapeutuddannelsen og Ergoterapeutuddannelsen Vejledning til Praktikportalen Brugerguide for klinisk undervisningssted Udarbejdet af Projektgruppen, marts 2016 side 0/17
Support Hvis du oplever problemer ved login eller brugen af Praktikportalen kan du kontakte følgende personer: Projektmedarbejder Lis Godske Nielsen (e-mail: lgbn@ucl.dk eller tlf. nr.: 6318 3124) Projektmedarbejder Susanne Pedersen (e-mail: supe@ucl.dk eller tlf. nr.: 6318 4419) Projektleder Katarina Opacak (e-mail: kaop@ucl.dk eller tlf. nr.: 2046 0354) Introduktion til Praktikportalen Praktikportalen er en landsdækkende portal, som skal bruges af alle uddannelser, der hører under de Danske Professionshøjskoler og benytter praktik i løbet af uddannelsen. Det er derfor obligatorisk for University College Lillebælt (UCL) og de tilhørende kliniske undervisningssteder at anvende Praktikportalen. Hvad er Praktikportal? Praktikportalen skal håndtere alt omkring de studerendes praktik/ kliniske undervisningsforløb, som eksempelvis mulighed for at ønske og fordele pladser, samt understøttelse af læringsaktiviteter for de studerende undervejs i forløbet. Praktikportalen fremmer muligheden for kommunikation, dokumentation og dokumenthåndtering og hjælper med at skabe overblik over de kliniske undervisningsforløb. Hvad er et klinisk undervisningssted i Praktikportalen Der er udarbejdet begrebsmodeller som er tilpasset den enkelte uddannelsesgruppe, som benytter henholdsvis praktik og klinik betegnelse under uddannelsen, så alle kan føle sig hjemme i Praktikportalen. Et klinisk undervisningssted i Praktikportalen er et specifikt sted, som modtager studerende i kliniske undervisningsforløb eller ønsker at gøre det. I Praktikportalen er der 2 roller for personalet på de kliniske uddannelsessteder: Klinisk vejleder (klinisk underviser) for den studerende Administratorer på klinisk undervisningssted En klinisk vejleder kan gøre følgende i Praktikportalen: Kan se de studerende som man skal være klinisk vejleder for Kan finde relevante dokumenter til klinisk undervisning Kan via et klinikflow se de studerendes kliniske undervisningsforløb Kan kommunikere med den studerende Læse de studerendes referat af opstartssamtale, midtvejssamtale, og slutsamtale side 1/17
Administrator kan gøre følgende i Praktikportalen: Oprette kliniske vejleder (kliniske underviser) Indberette de kliniske undervisningspladser via Praktikportalen Knytte studerende til kliniske vejledere Ændre oplysninger fx skift af klinisk underviser og navneændringer Denne vejledning har til formål at hjælpe brugeren på det kliniske undervisningssted i gang med at bruge Praktikportalen. Login Praktikportalen er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle de mest brugte browsere. Vi anbefaler at du bruger Google Chrome eller Firefox, da disse browsere automatisk opdaterer til de nyeste versioner (se vejledningen for downlad af browsere: Link ). Hvis du bruger Internet Explorer, skal du som minimum bruge en version 9 eller nyere. For at få adgang til Praktikportalen skal du oprettes som bruger. Personalet på UCL opretter én administrator på alle kliniske undervisningssteder. Det er herefter administratoren på de kliniske undervisningssteder, som skal oprette de kliniske vejledere som brugere. Når du er oprettet som bruger på Praktikportalen modtager du en e-mail med et aktiveringslink, hvor du skal aktivere din konto. Når du aktiverer din konto, får du mulighed for at lave din personlige kode til Praktikportalen. Du skal gå på http://www.ucpraktikportal.dk for at logge på Praktikportalen. Første gang du logger på fra en PC, skal du vælge den Professionshøjskole, som dit kliniske uddannelsessted er tilknyttet. Du skal vælge UCLs domæne ved at trykke på UCLs logo. side 2/17
Derefter vælger du den brugertype du er tilknyttet. Som personale på de kliniske undervisningssteder skal du vælge Ansat på praktikstedet og herefter logge ind med e-mail og adgangskode. Når du er logget ind, kan din side se således ud: side 3/17
Midt på siden kan du hurtigt orientere dig og se om du har modtaget nye beskeder. Du kan bruge genvejene til at navigere til Dialogforum eller Mine Klinikker. I øverste højre hjørne kan du ændre din profil ved at trykke på det lille tandhjul. Under min profil kan du uploade et profilbillede og du kan vælge hvordan du ønsker at modtage notifikationer fra Praktikportalen. Skal det være én daglig opsamlingsmail med notifikationer eller skal der sendes mail til dig hver gang der er notifikationer. Afslut ved at trykke på Gem. side 4/17
I det næste afsnit vil menupunkternes stuktur beskrives og hvad du kan foretag dig i dem. Menu struktur i Praktikportalen Klinisk undervisningssted Her finder du: Alle kliniske undervisningssteder: Her kan du se de kliniske undervisningssteder, som du har adgang til. Personale: Her har du adgang til personalehåndtering, hvor oplysninger om personalet kan oprettes/ redigeres og der kan tilføjes billede og beskrivelse. Personale med administratorrettigheder skal oprette kliniske vejledere og tildele dem til studerende. Alle kliniske undervisningspladser: Første gang du logger ind i Praktikportalen skal du tjekke om kontaktoplysningerne på dit kliniske undervisningssted er korrekte. Du kan ændre eller tilføje oplysninger ved at vælge Stamdata under dit kliniske undervisningssted. Du har kun mulighed for at ændre eller tilføje i de hvide felter nederst i billedet. Under fanen Klinikbeskrivelse, kan du udfylde beskrivelse eller indsætte link omkring dit kliniske undervisningssted. Beskrivelsen bliver synlig for studerende i Praktikportalen. Under fanen Opret klinisk undervisningsplads kan det kliniske undervisningssted oprette kliniske undervisningspladser på den pågældende afdeling (det er kun administratorer der har denne mulighed, (se side 17). Under fanen kliniske undervisningspladser, kan du se de kliniske undervisningspladser du er tilknyttet. side 5/17
Personale: Her skal personale oprettes (det er kun administratorer der har denne mulighed, (se side 16) Klinik Her finder du: Aktiviteter: Her kan du oprette aktiviteter til det kliniske undervisningsforløb. Klinisk vejlederoversigt: Her skal der tildeles klinisk vejleder til de studerende. Klinisk undervisningspladsfordeling: Her er det muligt at flytte studerende til en anden afdeling. Mine klinikker: Her kan du se en oversigt over studerende, du er tilknyttet Klinikrelevante dokumenter: Her kan du finde dokumenter, som er tilføjet af UCL Aktiviteter: Når de studerende er startet i et klinisk undervisningsforløb, kan den kliniske vejleder oprette aktiviteter til forløbet. Der kan fx indsættes velkomstbrev, forventningssamtale, midtvejs- og slutevaluering, fastlagt/ planlagt studieaktivitet og relevante dokumenter. UCL vil oprette de mest anvendte aktiviteter, såsom aflevering af individuel studieplan og eksamensafvikling. For at du kan lave en aktivitet i et klinikflow, skal du først lave en aktivitetsskabelon. Aktivitetsskabelonen vil du kunne genbruge. Klik på menupunktet Skabeloner og derefter på Aktivitetsskabeloner og tryk på Opret For at oprette en aktivitetsskabelon skal du tage stilling til følgende: Navn: Hvad skal aktiviteten hedde Beskrivelse: Kort beskrivelse af aktiviteten Kategori: Er det et møde eller et dokument som skal afleveres Aktivitetslængde: Hvor længe skal aktiviteten vare. Dette behøver du ikke at udfylde, da du skal vælge start og sluttidspunkt, når du knytter aktiviteten til den/de studerende. Derefter skal du tage stilling til flere detaljer om aktiviteten, skal den være obligatorisk, hvilke brugere må se detaljer i aktiviteten og hvem skal eventuelt godkende aktiviteten. Når alle relevante punkter er udfyldt, så trykker du på Opret side 6/17
Når du har trykket på Opret bliver flere valgmuligheder vist. Her kan du tilføje dokumenter og notifikationer. Det er vigtigt at du trykker på Tilføj og gem når du tilføjer noget. Når du har tilføjet de ønskede elementer skal du trykke på Gem. side 7/17
Du opretter en aktivitet på den/de studerendes klinikflow ved at gøre følgende: Klik på Klinik og derefter Aktiviteter og tryk på Opret Vælg administrationsperiode og klinikperiode Vælg hvilken aktivitet du vil tilføje og markerer den/de studerende hvor aktiviteten skal tilføjes og tryk på Ny aktivitet side 8/17
Derefter bliver der vist et nyt vindue, hvor du skal indsætte aktivitetsinformationer. Navn: Her kan du rette navnet på aktiviteten hvis det er nødvendigt Beskrivelse: Her kan du rette beskrivelsen på aktiviteten hvis det er nødvendigt Kategori: Her kan du ændre kategorien hvis det er nødvendigt Aktivitet start og aktivitet slut: Her skal du anføre hvornår aktiviteten skal starte og slutte Derudover kan du ændre hvem der må se detaljer om aktiviteten og hvem aktiviteten eventuelt skal godkendes af hvis det er nødvendigt Tryk på Gem Klinisk vejlederoversigt: Administratoren på det kliniske undervisningssted skal knytte den kliniske vejleder og studerende sammen i Praktikportalen. Den kliniske vejleder vil kun få adgang til de studerende, som vedkomne er koblet sammen med. Vælg Klinik og derefter Klinikvejlederoversigt Vælg klinikperioden Vælg klinik Vælg det aktuelle hold side 9/17
Nu bliver de studerende og kliniske vejledere vist. For at tildele en studerende en klinisk vejleder skal du markere den kliniske vejleder og den studerende (de får en anden farve), herefter trykkes der på Tilknyt. Når den studerende er koblet sammen med en klinisk vejleder, fremgår navnet på den kliniske vejleder under den studerende. Det er muligt at ændre klinisk vejleder for en studerende ved at trykke på Slet ud for vejlederen og herefter tilføje på ny. side 10/17
Mine klinikker: Her ses en oversigt over studerende du, som klinisk vejleder er tilknyttet. Du vil desuden kunne se et overblik over den enkelte studerendes kliniske undervisningsforløb. Klik på Klinik og derefter Mine klinikker eller gå ind via startsiden Vælg administrationsperiode og derefter klinikperioden. Nu vil du kunne se alle de studerende som du er klinisk vejleder for Ved at trykke på en studerende, kommer du direkte ind på en oversigt over den studerendes kliniske undervisningsforløb. Den studerendes aktiviteter bliver synlig i en flowoversigt (klinikflow). I bjælken øverst i billedet har du nogle valgmuligheder, hvor du kan gøre følgende: uploade/dele dokumenter med den studerende, sende beskeder til den studerende, se detaljer om den studerende så som adresse, telefon nummer, cpr. nummer og den UCL underviser, som er knyttet til den studerende. Du kan desuden kommunikere med den studerende og UCL underviseren. side 11/17
Hvis den studerende i sit kliniske undervisningsforløb skal have godkendt et dokument, fastlagt studieaktivitet, individuel studieplan eller selve undervisningsforløbet, kan du som klinisk vejleder gøre det i Praktikportalen. For at foretage godkendelser, skal du ind på den enkelte studerendes flowoversigt. Her kan du se dokumenter eller andre uddannelseselementer som skal godkendes. Klik på den aktivitet som skal godkendes side 12/17
Klik på knappen Gå til godkendelse Derefter kan du enten trykke på Godkend aktivitet eller Afvis aktivitet Under menupunktet Dialog kan der kommunikeres direkte mellem den studerende, klinisk vejleder og UCL underviser. Gruppen er lavet på forhånd med de personer, som er tilknyttet den studerendes kliniske undervisningsforløb. Klinikrelevante dokumenter: Under dette menupunkt, vil alle dokumenter som er tilføjet af UCL være synlige. Det kan fx være modulbeskrivelser, aftale om fremmøde, dokumentationsblad osv. side 13/17
Kommunikation I Praktikportalen er det muligt at kommunikere med de studerende via beskeder (når man er inde på den studerendes flow) og via et dialogforum. Dialogforummet er et rum, som både studerende, personale på uddannelsen og personale på det kliniske undervisningssted har adgang til. I dialogforrummet kan der frit oprettes grupper og dette kan ske på tværs af roller, uddannelser og UC er. Beskederne i Dialogforum kan kun læses af de personer som er tilknyttet gruppen. Vælg Kommunikation og Dialogforum Klik på Opret gruppe Tilføj medlemmer til gruppen ved at søge dem frem under Medlemmer. Først skal du vælge om det er studerende, personale på praktiksted eller personale på uddannelsen du gerne vil tilføje i gruppen. Derefter vælger du den Professionshøjskole som personen er tilknyttet. Efterfølgende skal du vælge uddannelsen og til sidst udbudssted. I eksemplet nedenunder vil vi gerne tilføje en studerende ved UCL som går på Fysioterapeutuddannelsen. Derefter kan man søge efter den studerendes navn ved at indtaste navnet i søgefeltet. side 14/17
side 15/17
For administratorer på de kliniske uddannelsessteder: For de uddannelsesansvarlige med administratorrettigheder i Praktikportalen, er der flere funktioner tilgængelig end for dem der bruger Praktikportalen som kliniske vejledere. Administrator kan oprette personale og pladser på det kliniske undervisningssted samt se sagsbehandling af pladser hos UCL. Opret personale på det kliniske undervisningssted Du opretter personale på det kliniske undervisningssted ved at gøre følgende: Klik på Klinisk undervisningssted og derefter på Personale Nu vil du kunne se en liste over personalet som er tilknyttet det kliniske undervisningssted og du kan oprette nyt personale: Klik på Opret Du skal vælge hvilken klinisk undervisningssted personen skal være tilknyttet Du skal udfylde de obligatoriske felter og derefter trykke på Opret. Derefter vil den oprettede medarbejder får en mail, hvor vedkommende skal aktivere sin brugerprofil på Praktikportalen og vælge adgangskode. side 16/17
Kliniske undervisningspladser For at følge sagsbehandlingen af pladser på det kliniske undervisningssted, kan du som administrator gå via menupunktet Klinisk undervisningspladser. Her kan du se en oversigt over hvilke pladser du mangler at godkede eller om der er pladser som mangler godkendelse fra UCL og hvilke der er godkendte og som kan bruges af UCL til at fordele til studerende. side 17/17