Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Torben Simonsen Afbud: Mia Nielsen, Gæster: Louise Bjerggaard Thomsen deltog under punkt 2 og 3 Bodil Mielke deltog under punkt 2 L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller. Kommende arrangementer: 15. februar byggeudvalgsmøde 4-5 marts selskabets årskonference 29. marts kredsvalgmøde i Sjællandskredsen mød op 1. O Opfølgning på sidste møde 2. O Godkendelse af regnskab for den fælles drift 1-260 (Økonomi) Vedlagt bilag 1. Underskuddet indstilles afviklet i forhold til antal lejemål. Til godkendelse 30/9 prognosen viste et underskud på 2,5 mio. det er reduceret til ca. 2,0 mio. kr. Underskuddet skyldes primært, at der i budgettet 2015 fejlagtigt ikke var medtaget samtlige udgifter. Dermed er taksten for den fælles drift budgetteret for lav. Der er således ikke tale om et merforbrug. Der er sikret en væsentlig bedre økonomirapportering, så fejlen ikke gentages. En mindre del af underskuddet skyldes imidlertid et stramt budget uden luft, forstået således, at når en medarbejder har orlov, som er med løn og kun begrænset refusion, så giver det underskud. Hertil kommer at enkelte medarbejdere ikke har faktureret det budgetlagte. Det er der rettet op på, så det ikke gentages. Uforudset udgifter på kr. 250,000 er faktura fra DAB vedr. Boligsocialt projekt/opsøgende medarbejder Ringsted 2009-2014. Regnskabet blev godkendt 1
3. Røde og gule afdelinger (Sekretariatet) Vedlagt indstilling som bilag 2 med tilhørende underbilag 22. Til orientering og godkendelse Bodil Mielke gennemgik indstillingen og besvarede spørgsmål omkring venteliste. 4. O Godkendelse af tilføjelse til takstblad 2016 TSN/TRP Drift; Der indstilles, at timeprisen for grønt arbejde ændres fra kr. 294,00 til kr. 296,00 for at dække den højere løn til de grønne teamledere i forhold til en ejendomsfunktionær. Stigningen svarer i alt til ca. 278.000 kr. Formålet med stigningen er stor administrativ lettelse for teamlederne, som både vil arbejde som ledere men også som anlægsgartnere i det daglige. Ansættelsen af grønne teamledere skal på den anden side tilsikre at det samlede antal grønne timer falder og dermed afdelingerne spare penge. Administrationen: På baggrund af den voldsomme stigning i porto, indstilles nedenstående ændring i taksten for at være aktiv på ventelisten og modtage tilbud pr. brev: Nuværende (2016): Aktiv optjener anciennitet og modtager boligtilbud på brev. 350 kr. Indstillet ændring Aktiv optjener anciennitet og modtager boligtilbud på brev. 450 kr. Prisstigningen på den fælles drift blev godkendt og for ventelisten stemte en imod. 5. L Sems Have opdatering og indstilling vedr. sag om arealer 6. O Ændring af tilskud til Knolden Bestyrelsen har bevilget et tilskud til Fjernvarme, som indstillet også kan bruges til anden opvarmning 2
7. L Sems Have 8. O Lån til helhedsplan Sct. Jørgensgården, Ringsted Vedlagt bilag 5 Bemærk referatet er ikke udsendt, da det alene bekræfter det som fremgår af indstillingen, men Sct. Jørgensgården bør sammenlægges med ungdomsboligerne ved siden af. 9. o Indstilling fra Byggeudvalget om øget kompetence På baggrund af en meget voldsom stigning i efterspørgslen på boliger, indstille Byggeudvalget, at det geografiske kompetenceområde for Byggeudvalget udvides til hele Sjælland, dog således at der for de beliggenheder som det geografiske kompetenceområde udvides Sjælland øst for Storebæltsbroen undtagen Bornholm. Udvidelse af mandatet skal godkendes på et repræsentantskabsmøde. Referat af byggeudvalgsmødet er fremsendt separat. : Byggeudvalgets medlemmer understregede, at det som udvalget indstiller er al byggeri øst for Storebælt ex. Bornholm. Forslaget med ændring blev vedtaget og indstillet på først kommende repræsentantskabsmøde også et evt. 10. o Indkaldelse til ekstraordinært Repræsentantskabsmøde Bestyrelsen har godkendt nybyggeri i Holbæk og vi ved Østre Skole kommer. Det skal godkendes af et repræsentantskab. Vi arbejder på Dampmøllen i Ringsted, som også vil kræve en repræsentantskabsbeslutning. Herudover ønskes en repræsentantskabsbeslutning om tilladelse til ombygning, nedrivning og salg af boligselskabets og afdelingernes institutions- og erhvervslejemål. Dette skyldes at der sker meget på markedet og at der fortsat er lave børnetal i Kommunerne. Det indstilles derfor til SB, at Direktionen får bemyndigelse til at indkalde til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde med ovenstående punkter. Til drøftelse og godkendelse. 3
11. L Uddannelsestilbud 12. O Godkendelser: Råderetskatalog på Skelbækparken, Ølstykke bilag 8 13. o Orientering fra Forretningsudvalg, direktionen Diætskemaer, udlæg, kvitteringer mv. skal sendes direkte til HR@bosj.dk Vedlagt som bilag 9 ses statistik over udsættelser i 2015. Depotet fra Saxo Bank blev ultimo 2015 flyttet til Danske Bank. Årets afkast for kapitalforvaltningen udgør 0,34 % mod budgetterede 0 % i afdelingerne. I forbindelse med fusionen med Fjordbo er den investeringsforening, som Fjordbos midler var placeret i, blevet opsagt og midlerne flyttet til Boligselskabets Sjællands sædvanlige kapitalforvaltning. PWC har forespurgt vores advokat, Advodan i Glostrup om status på retssager, som måtte kunne påvirke vores regnskab for 2015. Her er svaret: Jeg har modtaget forespørgsel af 30. december 2015 vedrørende Boligselskabet Sjælland. De sager jeg behandler for Boligselskabet Sjælland, er primært sager om huslejeinkasso samt fraflytningssager, dels i forbindelse med husspektakel og dels i forbindelse med istandsættelse af lejemål. Der er pt. ikke verserende sager eller honorarkrav fra min side, som kan påvirke årsrapporten. Poul Jost Jensen Arbejdslørdagen den 13/2 udskydes. Bestyrelsesmødet 29/3 er flyttet til 30/3 grundet kredsvalgmøde i BL. Robert Gerken og Chris Warby stiller op til kredsvalgmøde i Sjællandskredsen. Annette Sørensen og Per Brink Kjær i Nordsjællands Kredsen Til orientering 14. L Orientering fra bestyrelsen og områderne: 15. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om 4
bestyrelsesmødet Udsættelser i 2015, hvordan er de i forhold til tidligere år. Fremsendes ved februar mødet Jeanette er valgt til suppleant i Udlejningsudvalget, som tages op til valg på næste SB. TV-punkter, Takstblad, Repræsentantskabsmøde, Udsættelser 2015. Bilag: Bilag 1 regnskab for den fælles drift Bilag 2 og 2 A afdelinger med eller potentielle udlejningsvanskeligheder Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 ændring af bevilget tilskud til Knolden, Roskilde indstilling om lån til Sems Have, Roskilde Indstilling om lån Sct. Jørgensgården, Roskilde referat uddannelsesudvalget Udgår Råderetskatalog Skelbækparken, Ølstykke Bilag 9 udsættelser i 2015 Næste møde afholdes den 29. februar 2016 5