Indholdsfortegnelse 1. Generelle oplysninger... 1 1.1 Indledning... 1 1.2 Aftaleperiode... 1 1.3 Opsigelse... 1 1.4 Formkrav og indhold i tilbud... 1 1.5 Andre forhold omkring tilbud... 2 1.6 Beslutningsprocedure m.v.... 2 1.7 Kriterier for udvælgelsen... 2 1.8 Spørgsmål til udbudsmaterialet.3 1.9 Afgrænsning..3 2. Andre vilkår for tilbudsgivningen... 3 2.1 Kontosystem... 3 2.2 Rente... 3 2.3 Gebyr... 4 2.4 Afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder... 4 3. Validering af pengetransaktioner... 4 3.1 Alle former for pengetransaktioner... 4 3.2 Overførsler via OBS-konto... 4 4. Serviceydelser... 5 4.1 Telekommunikation... 5 4.2 Uddannelse i telekommunikationsprogrammerne... 5 4.3 Servicering i implementeringsfasen... 5 4.4 Gavechecks... 5 4.5 Advisering af rentesatser... 5 4.6 Valuta og udenlandsbetalinger... 5 4.7 Borgers ret til konto i pengeinstituttet... 6 4.8 Pengehåndtering... 6 4.9 VISA og MasterCard.6 5. Øvrige vilkår... 6 5.1 Balance og solidaritet... 6 6. Oplysninger om Mariagerfjord Kommune... 6 6.1 Likviditetsstyring... 6 6.2 Gennemsnitslikviditet samt ultimo månedsbeholdninger 2009... 6 6.3 Uddrag af kommunens omsætningstal... 7
1. Generelle oplysninger 1.1 Indledning Mariagerfjord Kommune ønsker etableret en 4-årig aftale med et pengeinstitut med henblik på at være kontoførende herunder afvikling af kommunens daglige pengeforretninger og forvaltning af en kapitalplejeordning. Aftaleperiode Aftalen er gældende fra 1. januar 2011 til 31. december 2014, med mulighed for forlængelse med 2 år. 1.3 Opsigelse Begge parter har mulighed for at opsige aftalen med 3 måneders varsel. 1.4 Formkrav og indhold i tilbud Tilbud skal være Mariagerfjord Kommune i hænde senest 6. september 2010 kl. 12.00. Tilbuddet skal i 4 eksemplarer sendes til: Mariagerfjord Kommune Finans Ndr. Kajgade 1 9500 Hobro På kuverten anføres: Må ikke åbnes af postmodtager tilbud på bankudbud Finans vil kvittere for modtagelse af tilbud, uanset om disse afleveres personligt eller via post. Ved udformning af tilbud skal tilbudsgiver relatere dette til følgende disposition, der afspejler udbudsmaterialets opbygning. 2.1 Kontosystem 2.2 Rente 2.3 Gebyrer 2.4 Afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder 3.1 Alle former for pengetransaktioner 3.2 Overførsler via OBS-konto 4.1 Telekommunikation 4.2 Uddannelse i telekommunikationsprogrammerne 4.3 Servicering i implementeringsfasen 4.4 Gavechecks 4.5 Advisering om rentesatser 4.6 Valuta og udenlandske betalinger 4.7 Borgers ret til konto i pengeinstitut 4.8 Pengehåndtering Udbud af kommunens bankforretninger 1
4.9 VISA og MasterCard I tilbudsmaterialet skal det godtgøres, at pengeinstituttet kan indestå for udførelsen af kommunens pengeforretninger m.v. jf. de i udbudsmaterialet anførte oplysninger. Såfremt der tages forbehold over for udførelsen af visse opgaver/vilkår/betingelser, eller sådanne ikke kan løses, skal dette tydeligt fremgå af tilbudsmaterialet. 1.5 Andre forhold omkring tilbud Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af supplerende oplysninger til belysning af indholdet i det afgivne tilbud. Det bemærkes at tilbudsgiver ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om indholdet heraf. Mariagerfjord Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbud der ikke er skrevet på danske og tilbud, der ikke i tilfredsstillende grad (efter kommunens skøn) kan synliggøre, at kommunikationen med tjenesteyder i hele aftalens løbetid kan foregå på dansk. Eventuelle tvister afgøres efter gældende ret og ved danske værneting eller voldgift. Ved misligholdelse af aftalen, som eksempelvis kan forekomme ved overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler/fejl ved tilbudsgivers telekommunikationssystem m.v. har kommunen ret til at rejse krav om eventuel betaling af såvel erstatning til 3. mand som erstatning til kommunen, svarende til det tab, misligholdelsen medfører. Tilbudsgiver skal ved tilbudsafgivelsen oplyse alle forudsætninger for tilbuddet. 1.6 Beslutningsprocedure m.v. Indkomne tilbud behandles af Finans, der udarbejder en indstilling via direktionen til politisk afgørelse i Økonomiudvalget. Sagen forventes behandlet i Økonomiudvalget den 15. september 2010 1.7 Kriterier for udvælgelsen Det mest fordelagtige tilbud for Mariagerfjord Kommune vil blive tildelt ordren. I vurderingen heraf vil indgå følgende kriterier: Forrentning Gebyrer EDB-anvendelse og kommunikation med ordregiver Vederlagsfri serviceydelser Soliditet Service og kvalitet i øvrigt De oplistede kriterier er ikke prioriterede. Udbud af kommunens bankforretninger 2
Mariagerfjord Kommune forbeholder sig ret til eventuelt at forkaste samtlige tilbud. Valget vil blive foretaget ud fra en helhedsvurdering, hvorfor rentesatserne ikke alene vil være afgørende i bedømmelsen. Kommunen forbeholder sig ligeledes ret til at kunne tage kontakt til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål, forinden eventuel aftale indgås. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept af de(t) pågældende tilbud eller forkastelse af de(t) pågældende tilbud/de andre tilbud. Endelig aftale er først indgået, når kontrakt er underskrevet af begge parter. 1.8 Spørgsmål til udbudsmaterialet Henvendelser til Mariagerfjord Kommune om afklaring af tvivlsspørgsmål omkring udbudsmaterialet skal ske skriftligt senest 24. august 2010 til finanschef Kurt Christensen, Ndr. Kajgade 1, 9500 Hobro. De øvrige tilbudsgivere bliver informeret om spørgsmålet og svaret den 31. august 2010. Afgrænsning Aftalen omfatter ikke lånneoptagelse, kapital- og gældspleje, samt handel med værdipapirer. Aftalen må ikke indeholde begrænsninger i kommunens mulighed for, i særlige situationer, at foretage kortvarige indskud af overskudslikviditeten hos andre pengeinstitutter m.v. 2. Andre vilkår for tilbudsgivningen Pengeinstituttet skal have en filial i kommunen. 2.1 Kontosystem Kommunens kontosystem skal bestå af en hovedkonto. Yderligere konti, som kommunen ønsker at oprette i aftaleperioden skal ligeledes kunne omfattes af aftalen. Af hensyn til indbetalinger fra kommunens borgere skal der være mulighed for at bibeholde eksisterende konti i andre pengeinstitutter. Disse konti tømmes efter behov. 2.2 Rente Rentesatsen (debet/kredit) ønske tilbudt i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente. Renteberegning skal ske dagligt på grundlag af nettomellemværendet for de konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting/cash-pool). Banken skal på anmodning kunne dokumentere sin renteberegning. Udbud af kommunens bankforretninger 3
Rentetilskrivningen sker på hovedkontoen. Der sker altså ingen rentetilskrivning på kommunens øvrige konti. Rentetilskrivning kvartalsvis med rentedivisor 365/366. Der ønskes som udgangspunkt en overtræksret på hovedkontoen på 120 mio. kr., med mulighed for forhandling om forhøjelse i specielle situationer. Overtrækket vil være af meget kortvarig karakter (3-4 dage) omkring månedsskiftet. Tilbudsgiver bedes oplyse samtlige betingelser for en sådan trækningsret, herunder rentebestemmelser samt øvrige forhold, der vil medføre omkostninger for kommunen. 2.3 Gebyr Der forventes ingen udgifter til provisioner/gebyrer/porto eller lignende i forbindelse med oprettelse og drift af løbende konti. 2.4 Afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder Aftalen skal omkostningsfrit omfatte afholdelse af opfølgnings- og rådgivningsmøder om aktuelle emner, efter kommunens ønske. Det kan såvel være for politiker som for administrativt personale. På disse møder skal det være muligt, at trække på pengeinstituttets specialister for de enkelte områder. 3. Validering af pengetransaktioner 3.1 Alle former for pengetransaktioner Bankens valideringsregler for alle former for pengetransaktioner skal oplyses. 3.2 Overførsler via OBS-konto Valør ved overførsel til og fra staten via OBS-kontoen oplyses. Som udgangspunkt forventes valør pr. modtagelsesdag. (specifikation af indbetalinger se afsnit 6.3) Udbud af kommunens bankforretninger 4
4. Serviceydelser 4.1 Telekommunikation Kommunen ønsker at udføre udvalgte transaktioner via telekommunikation fra eget edb-udstyr. Der forventes ingen udgifter til etablering og abonnement. I tilbuddet skal bl.a. indgå en beskrivelse af følgende elementer: Home-banking flerbrugersystem Netværksversion Konto til konto-overførsler, såvel egne som fremmede Mulighed for Nationalbankoverførsler, herunder oplysning om minimumsgrænser for Nationalbankoverførsler Forespørgselsmuligheder for værdipapirer der indgår i kommunens obligationsportefølje, samt finansielle nyheder. Renteoplysninger Oversigt over omkostninger/gebyrer ved benyttelse af systemet, bl.a. advisering, overførsel mellem konti m.v. ønskes medsendt 4.2 Uddannelse i telekommunikationsprogrammerne Det forventes at pengeinstituttet informerer/uddanner kommunens personale i optimal anvendelse af program/udstyr til telekommunikation. 4.3 Servicering i implementeringsfasen Pengeinstituttet klarer/hjælper med det praktiske arbejde ved omplacering/overtagelse af opgaven med kommunens pengeforretninger. Det gælder bl.a. rettelse af samtlige PBS-overførselskonti efter kommunens anvisninger, samt efterfølgende udarbejdelse af de nødvendige ændringer til PBS-aftaler til underskrift for kommunen. 4.4 Gavechecks Der skal være mulighed for udstedelse af gavechecks i forbindelse med repræsentative opgaver. Forventet årsforbrug ca. 100 stk. 4.5 Advisering af rentesatser Ændringer i rentesatser og vilkår, der har betydning for kommunen, skal adviseres skriftligt straks efter ændringen. 4.6 Valuta og udenlandsbetalinger Der skal være mulighed for køb og salg af valuta, samt overførsel af udenlandske betalinger, bl.a. i form af check. Udbud af kommunens bankforretninger 5
4.7 Borgers ret til konto i pengeinstituttet Borgere som modtager ydelser fra kommunen, skal kunne oprette en konto i pengeinstituttet. Indsætninger fra kommunen må ikke, uden borgerens tilladelse, modregnes i gammel gæld. 4.8 Pengehåndtering Mariagerfjord Kommune skal have mulighed for, at afhente og aflevere penge i pengeinstituttet, i det omfang, som Mariagerfjord Kommune finder det nødvendigt. 4.9 VISA og Master/Card Mariagerfjord Kommune har behov for hævekort i forbindelse med forskudskasser i institutioner m.v. Endvidere er der behov for hævekort i forbindelse med borgmesterens og direktionens rejser m.v. Som udgangspunkt forventes serviceydelserne i afsnit 4.1 til 4.9 leveret vederlagsfrit. I modsat fald bedes omkostningerne oplyst. 5. Øvrige vilkår 5.1 Balance og soliditet Der ønskes endvidere aktuelle oplysninger om pengeinstituttets balance (egenkapital) og soliditet (solvens og raiting). 6. Oplysninger om Mariagerfjord Kommune 6.1 Likviditetsstyring Kommunens likviditet er ikke en fast størrelse, men vil blive påvirket af de politiske mål, som de kommer til udtryk i budgetlægningen. 6.2 Gennemsnitslikviditet samt ultimo månedsbeholdninger 2009 Månedlig gennemsnitslikviditet 2009: Januar 48.122 Februar 45.833 Marts 45.905 April 43.180 Udbud af kommunens bankforretninger 6
Maj 40.791 Juni 38.919 Juli 36.962 August 33.551 September 33.773 Oktober 32.698 November 30.837 December 29.649 Ultimo beholdning pr. måned 2009 Januar -99.753 Februar -62.549 Marts 19.167 April -12.124 Maj -26.655 Juni -71.754 Juli -105.348 August -86.718 September -12.204 Oktober -51.702 November -51.050 December -70.971 Det skal bemærkes, at der i kassebeholdningen er indregnet kommunens indskud i obligationer, investeringsforeninger m.m. Ultimo 2009 ca. 35 mio. kr. Hvis der for en længere periode konstateres en ændring i kommunens behov for likvid kapital kan disse beholdninger frigøres. Endvidere er der deponeret ca. 9. mio. kr. vedrørende overskud på forsyningsvirksomheder (renovation)6. 6.3 Uddrag af kommunens omsætningstal Udgifter (2009) Hyppighed Årligt beløb Løn pensionsbidrag Månedsvis 1.232,0 mio. kr. Dagpenge og bistandshjælp Månedsvis 393,0 mio. kr. Leverandørudbetalinger Daglig 1.396,0 mio. kr. Afregning til kirkekasser Månedlig 26,9 mio. kr. Afregning til kirkekasser Kvartalsvis 29,6 mio. kr. Renter/afdrag Kvartalsvis 47,6 mio. kr. Indtægter (2009) Grundskyld (amt og kommune) 5/1 og 5/7 88,0 mio. kr. Nettoindtægt kommunens OBS-konto Månedsvis 3118,0 mio. kr. Nettoindtægt kommunens OBS-konto Kvartalsvis 15,0 mio. kr. Forsyningsvirksomheder 1/3 og 1/9 45,1 mio. kr. Udbud af kommunens bankforretninger 7
Betalinger fra komm., amter, stat m.m. Månedsvis 466,0 mio. kr. Udbud af kommunens bankforretninger 8