Udbud på daglige bankforretninger 2010

Transkript

1 Udbud på daglige bankforretninger 2010 Info Version 2 Url Tender type Tender Publish date 8/11/2010 1:22 PM Bid due date 8/27/ :00 PM Document due date 8/27/ :00 PM Change date 8/11/2010 1:22 PM Opening date 8/27/ :00 PM Buyer Company Køge Kommune Address Torvet 1 Zip/city 4600 Køge Denmark Version changes Afsnit 2.10 Tilbudsbetingelser, tilføjet ordet "gentagne". Description Page 1 of 13

2 Køge Kommune ønsker at indgå aftale med et pengeinstitut, fremover benævnt tilbudsgiver, med henblik på håndtering af kommunes daglige bankforretninger og rådgivning/administration omkring kapitalforvaltning. Køge Kommune har et indbyggertal på omkring pr. 1. januar På kommunens hjemmeside / er der mulighed for at læse mere om Køge Kommune. Køge kommune har et nettodriftsbudget i 2010 på ca. 3,0 mia. kr. og et årligt anlægsbudget på det skattefinansierede område på omkring 125 mio. kr. i 2010 faldende til 100 mio. kr. i 2011 Den udbudte aftale omfatter alle forvaltninger og institutioner i kommunen, samt de fonde og selvejende institutioner, som kommunen administrerer eller er regnskabsfører for. Disse fonde og selvejende institutioner er kendetegnet ved, at de anvender kommunens økonomi-system til at foretage deres ind- og udbetalinger. Ydelsen skal dække: Alle betalingstransaktioner. Dog undtaget de transaktioner der jf. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen Online banking Øvrige forretninger såsom brug af betalingskort, check, valutaveksling, døgnboks-indbetalinger m.v. Rådgivning om daglige transaktioner Rådgivning og administration af kapitalpleje og gældspleje Oprettelse og forrentning af en koncernkontoaftale Ydelser som tilbudsgiver vil stille til rådighed for Køge Kommune, idet kommunen ikke ønsker at betale honorarer og gebyrer, herunder checkgebyr Eventuelle ekstraydelser. Rådgivningsaftale om kapitalpleje og gældspleje, Aftalen omfatter ikke: Låneoptagelse Tilbuddet skal af tilbudsgiver afgives som et samlet tilbud. For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter du har meldt din interesse skal du først godkendes og oprettes i systemet dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer om opgaven. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes via MSS inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for tilbudsgiver. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. Digital signatur kan bestilles her: 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din . Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på Al kommunikation med udbyder skal foregå igennem MSS. Page 2 of 13

3 Eventuelle spørgsmål omkring opgaven skal rettes direkte til udbyder via MSS, hvor du også skal afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem under fanen "Kommunikation". Svar fra udbyder afgives i anonymiseret form og kan ses under fanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar. Spørgsmål vil blive besvaret senest 18. August. Spørgsmål der modtages efter den 18. august 2010, vil ikke blive besvaret, og vil derfor ikke indgå i udbudsmaterialet. CPV codes Code Description Banking services Financial consultancy services. Announcements Date Name Description Page 3 of 13

4 8/20/ :27 PM Spørgsmål & svar, Spørgsmål 1: Vedr. pkt. 1.2 Beskrivelse af afgrænsning af opgaven: Vil kommunen oplyse, hvad der specifikt menes med en koncernkontoaftale, herunder omkring kontostruktur? Kommunen ønsker en cash pool aftale, således at konti forrentes netto. Spørgsmål 2: vedr. pkt. 2.6 Opsigelse Kommunen har pr. den 30/7 svaret, at tilbudsgiver ikke vil have adgang til at opsige aftalen i aftaleperioden fra 1. oktober 2010 til 30. september Kan Kommunen da bekræfte, at man ønsker et tilbud på en ramme for committede driftsfaciliteter, dvs. faciliteter (lån, kredit, garanti), der fra bankens side er uopsigelig i aftaleperioden, med mindre faciliteterne misligholdes af Kommunen, eller der vedtages lovgivning, ændring af solvens- og kapitalbelastningsreglerne, m.v., der medfører en yderligere omkostning for banken på kommunens faciliteter? Kommunen kan bekræfte man ønsker et tilbud på en ramme for committede driftsfaciliteter Det kan endvidere oplyses at banken ikke har adgang til at hæve aftalen med mindre der ligger misvedligeholdelse fra kommunens side. Spørgsmål 3: vedr. afsnit 3 Likviditetsmæssige forhold i Køge Kommune Det ønskes oplyst, om en evt. obligationsbeholdning indgår i oversigt over likviditet opgjort som kassebeholdning? Obligationsbeholdningen indgår i likviditet opgjort som kassebeholdning. Spørgsmål 4: vedr. afsnit 3 Likviditetsmæssige forhold i Køge Kommune I givet fald ønskes oplyst, hvor meget obligationsbeholdningen andrager i likviditet pr. 1. marts 2010 (242 mio.) resp. pr. 31. marts 2010 (123 mio.)?` Pr 1. marts og 31. marts udgjorde obligationsbeholdningen ca. 180 mio. kr. Det kan til orientering oplyses at obligationsbeholdningen blev øget med 63 mio. kr. pr. 1. april 2010 Page 4 of 13

5 Spørgsmål 5: vedr. pkt. 5.1 kontosystem: Det anføres bl.a. I dag er der etableret konti til elektronisk pengeoverførsel, institutionsafregninger, samt løbende ind- og udbetalinger. Til kontiene er knyttet overtræksret. Det ønskes oplyst 1. Hvor meget andrager denne overtræksret pr konto, og 2. Er disse overtræksrettigheder medregnet i den ønskede kreditfacilitet Der er kun tilknyttet overtræksret på kommunens hovedkonto. Spørgsmål 6: vedr. pkt. 5.1 kontosystem: Der udbydes en betalingskortordning på stk kort. Det ønskes oplyst, hvorvidt der er tale om VISA-kort (hævekort), hvor beløbet trækkes direkte på kontoen, eller om der er tale om kreditkort med tilknyttet maksimum.? Såfremt der er tale om kreditkort ønskes oplyst, hvor meget kreditmax. på det enkelte kort skal andrage, og hvor meget der gennemsnitligt forventes trukket på alle kort inden for en måned (perioden den 20. til den 19. i næstfølgende måned)? Kommunen anvender First Card og Dankort. Dankort hæves direkte på kontoen, hvorimod der fremsendes særskilt faktura på forbruget på First Card. Vi har ikke oplysninger om det gennemsnitlige forbrug på de nuværende kort. Vi har dog vurderet at de anvendes i begrænset omfang. Spørgsmål 7: vedr. afsnit 3 Cash-flow ind- og udland, samt pkt. 5.7 Udbetalingsformer Kan kommunen oplyse om forventede årligt antal PBS-indbetalinger? Page 5 of 13

6 Kommunen har ikke adgang til oplysningerne. Spørgsmål 8: vedr. afsnit 3 Cash-flow ind- og udland, samt pkt. 5.7 Udbetalingsformer Det oplyses, at der forventes ca stk. udbetalingstransaktioner årligt. Det ønskes oplyst, hvor stor en andel af disse udbetalinger - i antal stk. og samlet beløb der vedrører lønninger? Der foretages ca lønudbetalinger til et beløb på mio. kr. årligt. Spørgsmål 9: vedr. afsnit 3 Cash-flow ind- og udland, samt pkt. 5.7 Udbetalingsformer Det ønskes om muligt oplyst, hvor mange af disse stk. udbetalinger, der er koncerninterne (det vil sige fra den ene konto til den anden inden for kommunens regi)? Kommunen har ikke adgang til oplysningerne Spørgsmål 10: vedr. afsnit 3 Cash-flow ind- og udland, samt pkt. 5.7 Udbetalingsformer Det ønskes om muligt et overslag over antal forventede overførsler til udlandet? Det vurderes at der foretages maksimalt 2 daglige udbetalinger, og de er typisk af beskeden størrelse. Spørgsmål 11: vedr. afsnit 3 Cash-flow ind- og udland, samt pkt. 5.7 Udbetalingsformer Under pkt. 5.7 anføres Der skal også fremover være mulighed for direkte betaling via banken. Det ønskes oplyst, om der menes elektronisk via netbank og uden om Page 6 of 13

7 KMD s udbetalingssystemer? Ja. Spørgsmål 12: vedrørende Køge Kommunes Kapital- og gældspleje: Det ønskes oplyst, hvor meget, der forventes placeret under kapitalforvaltning? Beløb til kapitalforvaltning fastsættes i samarbejde og efter råd fra banken. Vi har på den baggrund ingen forventninger til beløbet størrelse. Spørgsmål 13: vedrørende Køge Kommunes Kapital- og gældspleje: Det ønskes oplyst, om kapital- og gældspleje skal være med eller uden fuldmagt hvilket vil sige med fuldmagt, hvor aftalen / -erne outsources til kapital- og gældsforvalter, eller uden fuldmagt, hvor tilbudsgiver rådgiver Køge Kommune, som træffer beslutning om den enkelte transaktion? Kapitalplejen skal foretages i samarbejde med kommunens økonomichef, og indenfor rammerne af Køge kommunes finansielle politik. Spørgsmål 14: vedrørende Køge Kommunes Kapital- og gældspleje Det ønskes oplyst, hvor meget Køge Kommune har i gæld ekskl. støttede lån, og hvor mange lån gælden er fordelt på? Pr 31/ har Køge kommune ca. 682 mio. kr. i gæld fordelt på 8 lån i kommunekredit. Hertil kommer ca. 18 mio. kr. fordelt på 12 realkreditlån. Page 7 of 13

8 8/11/2010 1:24 PM Spørgsmål & svar, Spørgsmål 1: 2.10 Tilbudsbetingelser Der er modtaget nedenstående generelle betragtninger over udbudsmaterialets punkt 2.10: Tilbudsbetingelser, mere specifikt angående begrebet misligholdelse : Det er afgørende for os: - At tvivl om tilbudsgivers hæderlighed ikke betragtes som en væsentlig misligholdelsesårsag, idet der ikke er nogen standard eller kriterier for, hvad der betragtes som hæderlig. - At erstatningspligten ikke omfatter alle merudgifter, idet disse kan være ganske omfattende, når disse ikke er nærmere afgrænset. - At, mindre overtrædelser af tidsfrister, ukorrekt validering ikke medfører misligholdelse. - Vi finder det tillige uheldigt, at anvende formuleringen m.v., da det er svært at finde ud af, hvad der i øvrigt kan medføre misligholdelse. Vi finder det fair, at gentagne overtrædelser eller bevidste overtrædelser kan medføre misligholdelse, men at hver enkelt fejlagtig validering eller overskridelse af en tidsfrist kan medføre misligholdelse finder vi uheldigt. Vi håber, at kommunen vil være indstillet på at ændre ovennævnte vilkår ( ). Vedrørende hæderlighed : udbudsmaterialet udtaler sig ikke om hæderlighed kontra uhæderlighed i almindelighed. Vi skal præcisere, at udbudsmaterialet nævner eksemplet hvor tilbudsgiver bliver dømt for forhold, der kan rejse tvivl om tilbudsgivers hæderlighed. Der vil altså være tale om tilfælde hvor tilbudsgiver bliver dømt for uhæderlighed ved en af de tidligere i afsnittet nævnte retsinstanser. Vedrørende erstatningspligt : den i afsnittet nævnte erstatningspligt er begrænset til de omkostninger der ville påføres udbyder i tilfælde af skift af pengeinstitut som følge af væsentlig misligholdelse, samt de yderligere omkostninger der vil kunne relateres direkte til den specifikke misligholdelse. De for kommunen forbundne omkostninger vil afhænge af misligholdelsens art, samt tidspunktet for en eventuel misligholdelse. Vi kan på den baggrund ikke give et skøn over omkostningerne eller afgrænse omfanget af merudgifter yderligere. Vedrørende mindre overtrædelser : vi har noteret os udbudsmaterialets formulering angående overtrædelser af aftalte tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers kommunikationssystem m.v., og medgiver at enkeltstående overtrædelser af disse elementer ikke isoleret set bør opfattes som misligholdelse. Formuleringen vil blive ændret til: Misligholdelse foreligger eksempelvis ved gentagne overskridelser af aftale tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers kommunika-tionssystem m.v. Vi finder at denne ændring Page 8 of 13

9 tillige besvarer punktet vedrørende tilføjelse m.v., idet det fremgår at årsagerne til misligholdelse under dette punkt vil være af gentagen teknisk karakter. Page 9 of 13

10 7/30/ :24 AM Spørgsmål & svar, Spørgsmål 1: Vedståelsesfrist Citat: Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet 6 måneder regnet fra fristen for modtagelse af bud. Betyder ovenstående, at Bankens tilbud skal være uopsigeligt i 6 måneder? Det er korrekt at bankens tilbud skal være uopsigeligt i 6 måneder. Spørgsmål 2: 4.1 Kommunikationsmuligheder Hvilke filformater anvender Kommunen i dag til al bankafstemning? Der anvendes såkaldte flade filer, og kommunens primære afstemningssystem er ADRA fra systemleverandøren Adra Match. Spørgsmål 3: 2.6 Opsigelse Citat: Kommunen vil have mulighed for at opsige aftalen med 6 måneders skriftlig varsel til udgangen af en måned. Gælder ovenstående for begge parter? Dvs. kan Banken ligeledes opsige aftalen med 6 måneders varsel? Svar Tilbudsgiver vil ikke have adgang til at opsige i aftaleperioden fra 1. oktober 2010 til 30. september Såfremt det ønskes at forlænge perioden med de år, skal der være enighed herom fra både tilbudsgiver og kommunen. Spørgsmål 4: 2.10 Tilbudsbetingelser Page 10 of 13

11 Citat: Såfremt kommunen hæver aftalen er tilbudsgiver forpligtet til at erstatte kommunen de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter, der knytter sig til antagelsen af et andet pengeinstitut i den resterende del af aftaleperioden. Hvis det er muligt, bedes Kommunen estimere omfanget og beløbsstørrelse i relation til de udgifter, der henvises til i punkt 2.10? Det vil være særdeles vanskeligt at give et skøn over de omkostninger der vil være forbundet med misligholdelse af aftalen, herunder antagelse af et nyt pengeinstitut i den resterende aftaleperiode. De for kommunen forbundne omkostninger vil afhænge af misligholdelsens art, samt tidspunktet for en eventuel misligholdelse. Vi kan på den baggrund ikke give et skøn over omkostningerne. Spørgsmål 5: 2.10 Tilbudsbetingelser Hvis det ikke er muligt at angive et estimat som forespurgt til i spørgsmål 4, bedes Kommunen tilkendegive, om Kommunen kan acceptere et maksimumbeløb for et pengeinstituts eventuelle erstatningspligt i relation til de med misligholdelsen forbundne udgifter samt et sådant beløbs størrelse? Det kan ikke accepteres at tilbudsgiver fastsætter maksimumbeløb for erstatningspligt. Spørgsmål 6: 3.1 Likviditet Citat: Tabellen nedenfor viser likviditeten opgjort som kassebeholdning efter 365 dages gennemsnit for 2008, 2009 og indtil ultimo marts Er tabellen inkl. eller ekskl. konti indenfor SKB/OBS? Svar Tabellen er inklusive SKB/OBS konti. SKB/OBS konti forventes fremadrettet at blive nulstilles dagligt, således at kommunens likviditet er placeret på tilbudsgivers konti. Page 11 of 13

12 Spørgsmål 7: 3.1 Likviditet Hvordan forventes den samlede likviditet at være fordelt på værdipapirer og kontante midler? Svar Likviditeten forventes fordelt i forhold til rådgivning og administration af kapitalpleje og gældspleje som indeholdt i udbudsmaterialet. I øjeblikket har kommunen placeret væsentlige beløb i obligationer, og bruger på den baggrund kreditfaciliteterne på kassekreditten. Spørgsmål 8: 3.1 Likviditet Hvad er det gennemsnitlige indestående for de selvejende fonde samt institutioner som Kommunen administrerer eller er regnskabsfører for? Svar Kommunen administrer fonde/legater hvor de samlede aktiver udgør ca. 3 mio. kr. Aktiverne er placeret som hhv. obligationer og kontante beholdninger. Spørgsmål 9: 4.2 Betalings- og informationssystemer Citat: I tilbuddet skal indgå beskrivelse af følgende elementer: Opkobling til pengeinstitut fra decentrale PC ere Netværksversion under p.t. Windows XP Grafisk brugergrænseflade under p.t. Windows XP Konto til kontooverførsler, såvel egne som fremmede Mulighed for tildeling af forskellige fuldmagtsrettigheder Mulighed for print af tekst, kontoudtog, grafer, tabeller på egen printer/netværksprinter Børsoplysninger Renteoplysninger Valutaoplysninger Depotoplysninger Statistiske oplysninger om ind- og udbetalinger. Hvilke statistiske oplysninger henviser Kommunen til med hensyn til indog udbetalinger? Page 12 of 13

13 Der ønskes en beskrivelse af de statistiske oplysninger som vil være tilgængelige for kommunen, herunder f.eks. muligheden for at få oplyst antal transaktioner, forbrug af antal check, m.m. Spørgsmål 10: 5.3 Rentevilkår Rentesatsen, som tilbudsgiver, skal angives som tillæg/fradrag til Cibor som referencerente. Da der er tale om indlån på anfordring; vil Kommune kunne acceptere at renten tilbydes på basis af Nationalbankens T/N sats eller Indskudsbevisrentesatsen, som begge er officielle rentesatser? Kommunen kan acceptere at tilbudsgiver bruger indskudsbevisrentesatsen som referencerente. Spørgsmål 11: 5.5 Nemkonto-systemet Vi forudsætter, at kommunens pengeinstitut tilbyder samtlige borgere i kommunen en konto, og at pengeinstituttet ikke siger nej til at oprette en konto til en borger. I banken forbeholder vi os ret til at afvise kunder, der ikke kan leve op til bankens betingelser for at oprette et kundeforhold eller via sin adfærd eller på anden måde er årsag til, at kundeforholdet ikke kan etableres eller opretholdes i bankens regi. Kan Kommunen acceptere dette? Kommunen forsøger i videst muligt omfang at undgå kontante udbetalinger eller udbetalinger via check. Det er på den baggrund et krav at borgerne kan få en bankkonto. Det er endvidere lovpligtigt for alle borgere og virksomheder at have en Nemkonto Der kan dog være enkeltstående særlige tilfælde hvor det accepteres at en borger ikke kan få tildelt en bankkonto. Demands 1 Samlet økonomi i tilbuddet - udfyld vedhæftet.xls-fil 2 Kapital og gældspleje 3 Service Page 13 of 13