September Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening I henhold til tilbudslovens afsnit II 15

Transkript

1 September 2014 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening I henhold til tilbudslovens afsnit II 15

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Udbudsbetingelser Udbudsform Ordregiver Rekvirering af udbudsmateriale Oplysning om Himmerland Boligforening Aftaleperiode Alternative tilbud Tilbudsgivers forbehold Kontraktvilkår 5 3. Formkrav til indhold Åbning af tilbud Andre forhold omkring tilbuddet Spørgsmål til udbudsmaterialet Ejendomsret til udbudsmaterialet 8 4. Beslutningsprocedurer Tidsplan 9 5. Likviditet Cash flow-oversigt daglige bankforretninger Minimumskrav Tildelingskriterier Daglige bankforretninger Tilbuddets samlede økonomi (33%) It-løsninger (33%) Kvalitet og service (33%) Kontraktforhold 17

3 1. Indledning Himmerland Boligforening ønsker at indgå en aftale med 1 pengeinstitut, fremover benævnt tilbudsgiver, for at håndtere de daglige bankforretninger. 3 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

4 2. Udbudsbetingelser 2.1. Udbudsform I medfør af tilbudsloven samt bekendtgørelse nr. 712 af fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter udbyder Himmerland Boligforening hermed de daglige bankforretninger. Himmerland Boligforening har valgt at foretage udbuddet efter de retningslinjer, der er beskrevet i tilbudsloven og foretager dermed et offentligt udbud med annonceringspligt. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i 2 faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen vurderes den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Udvælgelsen sker på baggrund af udvælgelseskriterierne. I tildelingsfasen vurderes de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakterne. Tildelingerne vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier. Hver delopgave vil blive tildelt ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Himmerland Boligforening Udbuddet gennemføres i samarbejde med og med assistance fra Boligforeningens rådgiver i dette udbud: Deloitte Financial Advisory Services Weidekampsgade København S 2.3. Rekvirering af udbudsmateriale Udbudsmaterialet kan rekvireres på Himmerland Boligforenings hjemmeside: 4 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

5 2.4. Oplysning om Himmerland Boligforening Himmerland Boligforening er en almen boligforening, som har eksisteret i mere end 60 år. Himmerland Boligforening har primært opført boligblokke syd, øst og vest for Aalborg. Senest er der også opført boliger i den centrale del af Aalborg. Boligforeningen har i dag i alt lejemål fordelt på 62 afdelinger. For flere oplysninger henviser vi til Himmerland Boligforenings hjemmeside: Aftaleperiode Aftalen om daglige bankforretninger forventes at gælde fra 1. januar 2015 og at løbe i 4 år. Boligforeningen har herefter option til at forlænge aftalen med 2 gange 12 måneder med den valgte tilbudsgiver på uændrede vilkår. Etableringen og den eventuelle overflytning af pengeforretninger til et andet pengeinstitut aftales efter kontraktindgåelse Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Afgivelse af alternative tilbud vil medføre, at det afgivne tilbud i sin helhed må afvises som værende ukonditionsmæssigt Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Sådanne tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører de grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres denne til at stille begrundede spørgsmål, jf. pkt Kontraktvilkår Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen, onsdag den 1. oktober Vi gør tilbudsgiver opmærksom på, at det står visse afdelinger i Himmerland Boligforening frit for at have mindre driftskonti hos alternative pengeinstitutter, hvis disse har en geografisk fordelagtig placering i forhold til afdelingen. 5 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

6 Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse, der eksempelvis kan omfatte, men ikke er begrænset til overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers telekommunikations system, skal Boligforeningen kompenseres for direkte og indirekte tab, herunder kompensation til tredjemand baseret på dansk rets almindelige principper. Tilbudsgiver kan også ophæve aftalen ved misligholdelse uden varsel. Hvis Himmerland Boligforening ophæver aftalen som følge af tilbudsgivers misligholdelse, er tilbudsgiver forpligtet til at erstatte Himmerland Boligforening de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter eller manglende indtægter, der knytter sig til antagelse af et andet pengeinstitut i den resterende del af aftaleperioden. Kravet afgøres i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler Tvister Eventuelle tvister om forståelsen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse heraf skal, hvis mindelig ordning ikke opnås, afgøres endelig ved voldgift i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 553 af om voldgift med senere ændringer Opsigelse Boligforeningen kan under aftaleperioden for bankforretningerne opsige engagementet med øjeblikkelig varsel. De valgte tilbudsgivere kan skriftligt opsige aftalen med 9 måneders varsel til den 1. i en måned Overdragelse De udbudte opgaver kan ikke uden Himmerland Boligforenings skriftlige samtykke overdrages helt eller delvist til andre. 6 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

7 3. Formkrav til indhold Himmerland Boligforening har indgået aftale med Deloitte, om assistance til at gennemføre dette tilbud. Tilbuddet skal derfor være os i hænde senest: Onsdag den 1. oktober kl Tilbud, der kommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbuddet, mærket Fortroligt Udbud bankforretninger Himmerland Boligforening må ikke åbnes i posten skal sendes eller afleveres til: Deloitte Financial Advisory Services Assistant Director Frederik Hansen Weidekampsgade København S Tilbuddet skal afleveres i 4 eksemplarer i hardcopy, hvoraf et originalt underskrevet eksempel med 3 kopier samt en elektronisk udgave (USB-stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Er der uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave (USB-stik), gælder det originale underskrevne eksemplar. Tilbud, der indleveres på andre af vores kontorer, anses ikke for rettidigt afleveret og vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på baggrund af samtlige krav, ønsker og bestemmelser til den del af udbuddet, der bydes på. Det skal fremgå tydeligt, hvilke delydelser der afgives tilbud på. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson og adresse på tilbudsgiver Åbning af tilbud Der er ikke mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud Andre forhold omkring tilbuddet Boligforeningen forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk. Boligforeningen forventer, at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid vil foregå på dansk. Boligforeningen kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudskravene. Boligforeningen kan endvidere vælge at afvise samtlige tilbud, hvis der ligger saglige grunde herfor. 7 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

8 Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udformningen og afgivelse af tilbuddet, er Boligforeningen uvedkommende Spørgsmål til udbudsmaterialet Er der spørgsmål til udbudsmaterialet, kan disse stilles pr. til: Deloitte Financial Advisory Services Assistant Director Frederik Hansen frhansen@deloitte.dk Mærket: Spørgsmål Udbud Himmerland Boligforening Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere ens. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme oplysninger under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på hjemmesiden på adressen: Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver Ejendomsret til udbudsmaterialet Alle tilbud og de tilhørende bilag betragtes som Himmerland Boligforenings ejendom og returneres ikke. 8 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

9 4. Beslutningsprocedurer De indkomne tilbud åbnes, og det vurderes, om de modtagne tilbud er konditionsmæssige. Tilbud, der ikke er konditionsmæssige, vil blive afvist. Er et tilbud ikke konditionsmæssigt, vil tilbudsgiver blive orienteret herom. Efter modtagelse og gennemgang af tilbuddene vil der blive afholdt teknisk afklaring med udvalgte tilbudsgivere af ca. 1 times varighed hos Himmerland Boligforening. Ved disse møder vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere den tilbudte løsning og serviceteamet. Udvalgte tilbudsgivere vil modtage en mødeindkaldelse med dato og klokkeslæt. Herefter besluttes det, hvilke tilbudsgivere der indstilles til Boligforeningens organisationsbestyrelse som værende fremtidige samarbejdspartnere på daglige bankforretninger. Efter Organisationsbestyrelsens møde får samtlige tilbudsgivere besked om udfaldet af udbuddet. Dette vil ske pr. . Herefter vil Boligforeningens kommende samarbejdspartnere blive indkaldt til møde for at gennemgå og planlægge det videre arbejde. Det forventes, at valgte tilbudsgivere medbringer en detaljeret implementeringsplan Tidsplan Forventet tidsplan for gennemførelse af dette udbud: 2. september Udsendelse af udbudsmateriale 1. oktober Tilbudsfrist Ultimo uge 43 Uge 45 Uge 49 Planlagt afholdelse af teknisk afklaring Indstilling til Organisationsbestyrelsen Planlagt orientering af tilbudsgivere om udfaldet pr. 9 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

10 5. Likviditet 5.1. Cash flow-oversigt daglige bankforretninger Oversigt over HIB s aktivitet de sidste 12 mdr. Cash Flow Himmerland kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. - kr ,00 kr ,00 Aug 2013 Sep 2013 Okt 2013 Nov 2013 Dec 2013 Jan 2014 Feb 2014 Mar April Maj Juni Juli 2014 Primo Medio Ultimo 10 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

11 6. Minimumskrav For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme opbygning og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbud skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger, kan forkastes som ikkekonditionsmæssige tilbud Økonomisk og finansiel kapacitet Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring Det seneste regnskab (må gerne vedlægges på USB-stik) De økonomiske aktørers personlige forhold Tilbudsgiver skal erklære på tro og love, at denne ikke har ubetalt gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Tilbudsgiver skal dokumentere at være optaget på Finanstilsynets liste over pengeinstitutter, der er godkendt til at udøve pengeinstitutvirksomhed i Danmark Elektronisk banksystem Tilbudsgiver skal kunne tilbyde en netbankløsning, der sikrer høj effektivitet i de daglige bankforretninger Leverede ydelser Tilbudsgiver skal tilbyde en trækningsret på 50 mio.kr. 11 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

12 7. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på økonomi, it-løsninger, kvalitet og service. Af hensyn til beregning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt for Himmerland Boligforening at kende alle omkostninger og eventuelle gebyrer, der vil blive opkrævet ved håndteringen af de ovenfor nævnte deludbud. Tilbudsgiver bedes derfor oplyse, hvilke serviceydelser der er gebyr- eller omkostningsfri, samt hvilke der skal betales for, og hvor meget denne betaling vil udgøre. Der lægges betydelig vægt på, at oplysningerne er udtømmende i forhold til aftalen. Indholdet af, og krav til, de enkelte tildelingskriterier er beskrevet under de enkelte punkter nedenfor i udbudsmaterialet. Tilbuddets samlede økonomi (50%) It-løsninger (30%) Kvalitet og service (20%) 12 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

13 8. Daglige bankforretninger 8.1. Tilbuddets samlede økonomi (50%) Kontoformer Som udgangspunkt opererer Himmerland Boligforening med ca. 3 bankkonti, til at håndtere alle de daglige bankforretninger. Disse bankforretninger består primært af 1 hovedkonto. Tilbuddene ønskes udformet således, at Boligforeningen modtager samme rentesats på alle bankkonti. Boligforeningen fraskriver sig ikke retten til at disponere over likviditet til aftaleindlån, men forventer, at denne aktivitet vil være meget begrænset, da der ikke forventes at være et forretningsmæssigt grundlag for denne aktivitet Rentevilkår Rentetilskrivning bør primært finde sted via rentenetting. Der er dog visse kontoformer, hvor det ikke vil være hensigtsmæssigt, men vi forventer, at rentevilkårene er ens for alle konti. Renteberegning bør ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for alle konti, der hører under hovedkontoen. Tilbudsgiver skal for de ovennævnte bankkonti anføre, hvordan renteberegning på kontoen finder sted, herunder: Frekvens for tilskrivning Principper for fastlæggelse af rente og variation i denne samt valideringsprincipper Oplysningerne skal have en sådan detaljeringsgrad, at de kan danne grundlag for en beregning af forventet renteindtægt på en antaget modellikviditet. Tilbudsgiver skal anføre, hvilken rentesats (365/366 dage) i forhold til tillæg/fradrag for CIBOR 3 alternativt Nationalbankens Indskudsbevisrente til enhver tid gældende rentesats, som Boligforeningen vil opnå af inde- og udestående på sine konti ved rentetilskrivning månedligt bagud. Renten skal være opgjort således, at det er tydeligt at se hvad marginalen er i forhold til indlån/udlån. Er renten afhængig af størrelsen på ind- og udestående, skal rentesatserne opgives i saldointervaller. 13 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

14 Det skønnes, at trækningsretten kun i ganske få tilfælde vil blive udnyttet fuldt ud. Er renten afhængig af niveauet af trækket, skal dette opgives i tilbudsmaterialet Validering Tilbudsgiver skal endvidere anføre principperne for validering af overførsler af midler fra Himmerland Boligforenings konti til konti i andre pengeinstitutter, ligesom principper for validering af ind- og udbetalinger fra tredjemand skal beskrives. Der lægges vægt på, at tilbudsgiver reducerer Himmerland Boligforenings rentetab som følge af valørprincipper Ind- og udbetalinger Gns. pr. md. indbetalinger Gns. pr. md. udbetalinger Himmerland Boligforening foretager ca årlige ind- og udbetalinger, jf. ovenstående tabel Kredit- og hævekort Himmerland Boligforening har i dag 1 Mastercard, der ønskes bibeholdt. Kortet bruges primært i forbindelse med rejseaktiviteter m.m Depoter etablering og varetagelse af depoter Der ønskes en oversigt over prisstrukturen for depoter Generelt Tilbudsgiver bør redegøre for nedenstående forhold: Hvorledes en eventuel overdragelsesforretning vil foregå, herunder datakonvertering. Alle omkostninger i forbindelse med varetagelse af opgaven skal oplyses i skemaform It-løsninger (30%) Netbank og systemkrav Boligforeningen anvender EG Bolig Tilbudsgiver skal stille en netbankløsning til rådighed for Boligforeningen. Banksystemet skal være baseret på anvendelse af internetbrowser fra Microsoft. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorvidt der skal foretages særlig opsætning af browser eller installeres supplerende programmer på de computere, der skal anvende systemet. 14 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

15 Derudover er der følgende forventninger til systemet: Vi ønsker, at systemet opleves som brugervenligt. Dette kan ske ved, at følgende kan udføres enkelt og nemt: a) Give mulighed for gruppering af konti og mulighed for at lægge en konto ind som favorit, så den er nem at udpege. b) Give mulighed for at søge på et beløbsinterval og/eller en tekststreng i en nærmere angivet periode. c) Kunne vise de daglige posteringer/kontoudtog med kontoens løbende saldo pr. postering. d) Kunne overføre filer/daglige posteringer/kontoudtog direkte til Excel. Dette gælder såvel almindelige bevægelser som for kortart 71 og 73. e) Give online-adgang til at søge på posteringer/kontoudtog minimum ét år tilbage. f) Give mulighed for at søge og slette/tilbageføre endnu ikkeeffektuerede udbetalinger fra Himmerland Boligforenings udbetalingssystem. Tilbudsgiver skal beskrive muligheden. g) Give mulighed for at hente filer til indlæsning i Excel eller i et afstemningsmodul. Dette bør kunne ske i én arbejdsgang. h) Mulighed for at danne betalinger til udenlandske konti. i) Give mulighed for, at nogle brugere kun har forespørgselsadgang. j) Betalinger skal altid ske af indlægger og godkender. k) Give mulighed for, at Himmerland Boligforenings administratorer af systemet kan oprette, ændre og slette fuldmagtsforhold. Det skal kunne ske pr. konto og for samtlige konti. Altid 2 i forening. l) Tilbudsgivers cut-off-tid bedes beskrevet for henholdsvis inden- og udenlandske overførsler. m) Det er en forudsætning, at tilbudsgiver understøtter interface med Himmerland Boligforenings eksisterende økonomisystem. Det pålægges tilbudsgiver selv at undersøge dette. n) Tilbudsgiver bedes beskrive eventuelle andre muligheder Kvalitet og service (20%) Specialist Bolig-afdeling i pengeinstituttet Boligforeningen ønsker at vide om hvorvidt tilbudsgiver har en specifik boligafdeling med specialister inden for boligforeninger. Tilbudsgiver bedes oplyse om: - Hvilke kompetencer ligger afdelingen inde med? 15 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

16 - CV inkl. anciennitet på kontaktpersoner i afdelingen - På hvilke områder mener tilbudsgiver specifikt at kunne hjælpe Boligforeningen? Servicering i implementeringsfasen Boligforeningen lægger vægt på og forventer, at det valgte pengeinstitut påtager sig arbejdet med at gennemføre et eventuelt skifte af finansiel samarbejdspartner. Det er vigtigt, at et eventuelt skifte forløber let og glidende uden omkostninger for Boligforeningen. Dette gælder specifikt for eventuelt skifte af netbanksystem. Her forventes det, at den valgte tilbudsgiver er ansvarlig for hele konverteringen af netbanksystem og stiller med et team af kompetente medarbejdere, der gennemfører alle opgaver forbundet med konverteringen, herunder datakonvertering, eventuel implementering af hardware, uddannelse, overvågning og tests mv Rådgivning om daglige transaktioner Boligforeningen ønsker rådgivning med henblik på effektivisering af dels pengestrømme, der indebærer minimalt rentetab og dels arbejdsgange internt i Boligforeningen Aftalekonti Boligforeningen står frit i valget af placering af sin likviditet på aftalekonti. Boligforeningen forventer at anvende aftalekonti i mindre omfang. Hvis tilbudsgiver kommer med et attraktivt tilbud på forrentning af samtlige løbende konti, vil anvendelsen af aftalekonti blive minimeret. I tilbuddet bør det fremgå, i hvilket omfang Boligforeningen kan søge råd og vejledning om kortvarig placering af overskudslikviditet for at undgå indestående på bankkontoen Generel servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan denne vil servicere Boligforeningen på daglig basis, herunder kontaktpersoner, hvordan Boligforeningen vil blive informeret og rådgivet om nye tiltag og ændringer inden for fx informationsteknologi, betalingsservice, bankoverførsler og andre områder af interesse. 16 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

17 9. Kontraktforhold Himmerland Boligforening forventer, at tilbudsgiverne sammen med tilbuddet vedlægger udkast til kontrakt. 17 Udbud af bankforretninger for Himmerland Boligforening

18 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited