VEJLEDNING I IP TELEFONI

VEJLEDNING I IP TELEFONI

Indholdsfortegnelse IP telefoni hvad er nyt?... 3 1. Telefonens udseende og funktioner... 5 2. Funktioner på din IP telefon... 6 3. Log ind/log ud af telefonen og afdelingstelefonnummer... 7 Afdelingstelefonnummer og gruppelogon... 7 4. Omstilling af telefonopkald... 8 5. Viderestilling og Voicemail... 9 Almindelig viderestilling... 9 Hvis du vil viderestille til voicemail:... 9 Svarservice aflytning af voicemail... 10 Oversigt over modtagne, egne og ubesvarede opkald... 11 6. Indtaling af navn i Voicemail... 12 7. Telefonbøger... 13 Telefonbog i telefonen... 13 IP telefonbogen Netwise Office... 13 Søgning efter personer på IP telefonbogen... 13 8. Registrering af aktiviteter... 14 9. Hurtigtaster genvejstaster til telefonnumre... 14 10. Hjælp på telefonen og hjælp i hverdagen... 15 Side 2

IP telefoni hvad er nyt? IP telefoni foregår via kommunens eget netværk i stedet for over telefonnettet. Det betyder at al telefoni som foregår internt på Rådhuset er gratis. I løbet af det kommende år vil alle kommunens institutioner/enheder blive tilsluttet IP telefoni. De vigtigste ændringer i forhold til din gamle telefon er: Du har fået et 4-cifret lokalnummer og alle numrene starter med 4849xxxx. Kommunens hovednummer bliver 48490000 Der kommer en ny IP telefonbog på intranettet, hvor du kan finde alle kolleger med IP telefon og du kan aktivere og aflytte telefonsvarer mm. Læs mere om IP telefonbogen på side 13 Du kan logge dig på en hvilken som helst telefon på Rådhuset din telefon er ikke knyttet til en fast lokalitet Når du ikke er til at træffe pr. telefon i din arbejdstid, skal du sørge for at viderestille din telefon eller slå telefonsvarer (voicemail) til ved at sætte en automatisk besked op via din telefon eller IP telefonbogen Du skal selv programmere dine programtaster med hurtigkaldsnumre Udover dit personlige lokalnummer bliver du også medlem af en gruppe med et afdelingstelefonnummer Voicemailen aktiveres hvis dit lokalnummer ikke tages inden for 12 sekunder. Personen i den anden ende af røret får så følgende tre muligheder: Mulighed for at lægge en besked på din telefonsvarer, tale med en kollega eller tale med omstillingen Side 3

I forbindelse med telefonernes nye muligheder, er kommunens telefonpolitik blevet revideret. De vigtigste regler er: Du skal indtale dit navn og din enhed i telefonsvareren (Læs om indtaling på side 12) Du skal holde din elektroniske kalender ajour og give andre rettigheder til at se dine kalenderoplysninger Når du ikke er at træffe pr. telefon i din arbejdstid, skal du enten viderestille din telefon til en kollega, slå din voicemail til eller viderestille til den telefon (for eksempel en mobiltelefon) som du er tilgængelig på Når du ikke har mulighed for at tage afdelingstelefonen (men stadig er på din plads) skal du melde dig ud af gruppenummeret (Læs mere om afdelingstelefon på side 7) Side 4

1. Telefonens udseende og funktioner 1. Programtaster Afhængig af konfigurationen giver programtasterne adgang til: Telefonlinjer (linjetaster) Grøn vedvarende: Aktivt opkald på denne linie Gul blinkende: Indgående opkald ringer på denne linie Ingen farve: Ingen opkaldsaktivitet Hurtigkaldsnumre (hurtigkaldstaster) se mere på side 14 2. Telefonens skærm 3. Sokkeljustering den gør det muligt at justere telefonens vinkel 4. Tasten Beskeder : Her får du adgang til beskeder i voicemail og har mulighed for via tastselv at slå forskellige aktiviteter til 5. Tasten Telefonbøger : Her får du adgang til telefonbogen og oversigt over opkald indgående, udgående og mistede opkald 6. Tasten Hjælp : Via denne funktion kan du få hjælp på telefonen 7. Tasten Indstillinger : Her kan du ændre telefonens ringetoner under Brugerpræferencer 8. Tasten Tjenester : Her kan du logge ind og ud af din telefon, lave opsætning på dine hurtigkald og ændre pinkode 9. Lydstyrke Side 5

10. Højttaler 11. Dæmp : Afbryder mikrofonen i telefonen 12. Headset 13. Navigation: Gør det muligt at rulle gennem menuer eller fremhæve menupunkter 14. Tastatur 15. Programtaster ændrer sig efter hvilken handling på telefonen du udfører 16. Lysstribe på telefonrøret: Indgående opkald eller en ny besked i voicemail 2. Funktioner på din IP telefon 1. Dit lokalnummer 2. Forskellige ikoner til Telefonlinie Hurtigkaldsnumre Ringende telefon Opkald på hold Meddelelse venter 3. Etiketter til programtasterne de ændrer funktion efter hvilken handling du foretager dig på telefonen 4. Statuslinie her kan du bl.a. se om du har viderestillet til voicemail, om du har beskeder i voicemail og om du har et nummer i noteringen 5. Opkaldsaktivitetsområde her står bl.a det nummer du ringer til 6. Fanen telefon indikerer opkaldsaktivitet 7. Funktionsfaner Side 6

3. Log ind/log ud af telefonen og afdelingstelefonnummer Når du første gang skal bruge din telefon, eller når du skal anvende en anden IP telefon end den du normalt sidder ved, skal du logge dig på telefonen. Hvis du ikke er logget på en telefon, kan du kun foretage nødopkald fra den eller kontakte IT. På telefonen står Log Ind tryk på knappen ud for Indtast dit bruger-id (=dit gl-navn for eksempel gl11ckr) og din telefonpinkode den er som standard 12345. Tryk derefter på Send. Ændring af telefon-pinkode Du kan ændre din telefon-pinkode i menuen Tjenester på din telefon. Vælg Ændre din pinkode tryk på Select tast din gamle pinkode og lav en ny kode på minimum 3 tegn. Tryk herefter på Send. Hvis du ønsker at bruge en anden IP telefon, end den du normalt sidder ved, skal du blot logge dig på den telefon. Så vil du automatisk blive logget af den telefon, du sidst sad ved. Afdelingstelefonnummer og gruppelogon Alle afdelinger på Rådhuset har fået et afdelingstelefonnummer. Nummeret vil fremgå af kommunens hjemmeside, i brevskabeloner og i kommende publikationer fra kommunen. Alle medarbejdere i en afdeling er med i en afdelingsgruppe. Log ud og log ind af afdelingstelefonnummer Når du er logget på din telefon, er du også logget på din gruppe=gruppelogon. Hvis du ikke er tilgængelig for at kunne tage afdelingstelefonnummeret, skal du logge dig ud af din gruppe. Når du er tilgængelig igen, skal du logge dig på. Side 7

Den første programtast på din telefon hedder GrpLog (gruppelogon). Når du skal logge ud, klikker du på denne og der står nu Logget ud af s (øgegruppe) i statuslinien. For at logge dig ind i gruppen igen, skal du blot klikke på GrpLog igen. Når afdelingstelefonnummeret ringer, vil ringet gå på skift. Hvis telefonen ikke bliver taget inden for 10 sekunder, vil telefonen ringe videre hos den næste kollega i rækken. Efter 29 sekunder vil opringningen gå videre til omstillingen. 4. Omstilling af telefonopkald Sådan omstiller du et opkald Besvar telefonopkaldet Tryk på Omstil Tast det nummer du skal omstille til i det lyse felt på telefonen. Når der er forbindelse i den anden ende, trykker du på Omstil igen Husk 0 for at ringe eksternt. Side 8

5. Viderestilling og Voicemail Når du ikke er tilgængelig på din telefon, skal du enten viderestille din telefon til en kollega eller til voicemail. Du kan også viderestille dit nummer til din mobiltelefon. Almindelig viderestilling Hvis du vil viderestille din telefon til en kollega eller et andet telefonnummer: Tryk på Medflyt på din telefon, indtast nummeret som opkaldene skal viderestilles til. Du vil derefter se at ikonet øverst til højre skifter til. Desuden vil det nummer du har viderestillet til, fremgå af telefonskærmen. OBS! Husk at telefonnumre udenfor Rådhuset skal have 0 foran. Når du skal ophæve viderestillingen, skal du blot klikke på Medflyt igen. Hvis du vil viderestille til voicemail: Hvis du vælger at bruge din voicemail, når du ikke er til at træffe i din arbejdstid, skal du (via tast selv på telefonen eller i IP telefonbogen (se side 13)) fortælle, hvornår du forventer at kunne træffes igen. På din telefon i menuen Beskeder kan du også via tast selv aktivere forskellige aktiviteter som f.eks. frokost, møde, gået for resten af dagen mm. Du kan læse mere om aktivering af voicemail via IP telefonbogen under Hjælp på denne adresse: http://iptnw1/netwiseoffice/help/netwiseofficehelp.asp Side 9

Svarservice aflytning af voicemail Når der ligger en besked i voicemailen, lyser lysstriben på telefonrøret rødt og der er blinkende kuvert på telefonens display. For at aflytte din voicemail, skal du gøre følgende: 1. På telefonen: Tryk på tasten Beskeder Du vil nu blive guidet igennem telefonsvareren muligheder via tastselv 2. I IP telefonbogen: Klik på menuen Svarserv Her kan du finde en oversigt over de beskeder som ligger på din telefon, og du kan se om de er nye eller allerede aflyttede. Her kan du også slette aflyttede beskeder. Side 10

For at aflytte en besked: Vælg den besked du vil aflytte ved at klikke på linien Klik på Afspil du bliver bedt om at aflytte beskeden ved at løfte røret på telefonen. For at slette en besked: Klik på krydset yderst til højre ud for den besked, du ønsker at slette For at gemme en besked: Klik på Gem Oversigt over modtagne, egne og ubesvarede opkald For at få et oversigt over egne, modtagne og ubesvarede opkald, skal du trykke på tasten Telefonbøger. Her kan du se hvem opkaldene har været til/fra og du har mulighed for at ringe op fra denne liste ved at markere opkaldet og trykke på Kald. Her kan du også rydde oversigterne, ved at stå den ønskede liste og trykke Ryd. Side 11

6. Indtaling af navn i Voicemail I Voicemailen skal du selv indspille dit navn og den enhed du tilhører. Det gør du via IP telefonbogen: 1. Åbn IP telefonbogen 2. Klik på menuen Svarserv. 3. Klik på menuen Fraser 4. Klik på dit navn, så får du mulighed for at indspille dit navn og enhed 5. Klik på Indspil, 6. Hvorefter du skal løfte røret, klik OK på skærmen og indtal dit navn og navnet på din enhed 7. Klik på Læg på i IP telefonbogen Side 12

7. Telefonbøger På din telefon og via intranettet kan du få adgang til en telefonbog over alle de medarbejdere/enheder, som har IP telefoner. Telefonbog i telefonen På telefonen kan du finde alle de nye telefonnumre via tjenesten Telefonbøger. Du skal søge i firmatelefonbog. Du skal være opmærksom på, at det kun er medarbejdere/enheder med IP telefoner, som kan blive vist via denne telefonbog. I løbet af det næste års tid, vil alle enheder i Hørsholm Kommune få IP telefoner. Du kan søge på: fornavn, efternavn, lokalnummer og søgeord. Når du skal taste bogstaverne ind i søgefelterne i telefonbogen, så foregår det som på en mobiltelefon. Efter indtastning skal du trykke på Send. Herefter får du søgeresultaterne, som en liste over medarbejdere. Du kan bruge navigationstasten til at rulle ned til den medarbejder du skal ringe til og derefter trykke på Ring op. IP telefonbogen Netwise Office Via Intranettet http://intranet.horsholm.dk/top_hvemerhvem/ kan du søge efter medarbejdere med IP telefoner. Her kan du også registrere dine aktiviteter (se side 14), når du ikke er tilgængelig på din telefon, du kan aflytte din voicemail (se side 10) og indtale dit navn i telefonsvareren (se side 12). I IP telefonbogen finder du en Hjælp-funktion, som uddyber de muligheder, du har. Søgning efter personer på IP telefonbogen Feltet Navn/Tlf Tast * = alle medarbejdere med IP telefon vises Tast Mellemrum og navn = søgning på fornavn Tast Navn uden mellemrum foran = søgning på efternavn Side 13

8. Registrering af aktiviteter I forbindelse med revidering af kommunens telefonpolitik, er det blevet besluttet, at du skal bruge din voicemail til at fortælle, at du ikke kan træffes, og hvornår du kan træffes igen, hvis du ikke har viderestillet din telefon. Det betyder, at du via din telefon eller IP telefonbogen skal registrere, når du ikke er at træffe på din telefon. Du kan registrere eksempelvis møde, ferie og snart tilbage. Det nemmeste er at aktivere dette via IP telefonbogen, som du kan tilgå via Intranettet http://intranet.horsholm.dk/top_hvemerhvem/ eller denne web-adresse når du er logget på kommunens netværk: http://iptnw1/netwiseoffice/common/newframes.asp?callingbutton=activity Læs mere om brugen af funktionerne i IP telefonbogen her: http://iptnw1/netwiseoffice/help/netwiseofficehelp.asp 9. Hurtigtaster genvejstaster til telefonnumre Sådan opretter du genvejstaster på din telefon Tryk på globussen Tjenester Tryk på Opdater hurtigkald og vælg Select Vælg felt 1-5 og tryk på Ret Navn: skriv navnet på den person som genvejstasten skal være til husk at tasterne fungerer som på en mobiltelefon Nummer: tast nummeret eksterne numre skal have 0 foran Tryk Opdater Tryk Gem Tryk Afslut Side 14

10. Hjælp på telefonen og hjælp i hverdagen I forbindelse med indførelsen af IP-telefoni, er der uddannet superbrugere i hvert direktørområde, som kan hjælpe dig med telefonens funktioner. Når der kommer en ny medarbejder, kan de hjælpe med at introducere til telefonens funktioner. Hvis din telefon ikke virker eller opfører sig unormalt, skal du henvende dig til en superbruger. Hvis vedkommende ikke kan afhjælpe problemet, vil de kontakte IT. Følgende personer er IP superbrugere (lokalnummer): DTM - Jeanette Weltz (2473), Peter Lohmann Christoffersen (2068) DFS - Christina Kragelund (1285), Annette Spliid (1168), Hanne Hedegaard (1064) DSS - Eva Sparmer (3673), Anne Rosenbæk (3063), Linda Lyng Madsen (3563), Ulla Vygg Larsen (3277) DBK - Camilla Dahl Pedersen (5262), Diana Ohlsen (5063), Iben Kira Larsen (3664) Links: IP telefonbogen - http://iptnw1/netwiseoffice/common/newframes.asp?callingbutton=voice eller http://intranet.horsholm.dk/top_hvemerhvem/ Hjælp til IP telefonbogen http://iptnw1/netwiseoffice/help/netwiseofficehelp.asp IP-Hjælp på intranettet http://intranet.horsholm.dk/left_sadangordu/ip Ådalsparkvej 2 2970 Hørsholm Tlf. 4517 7575 it-post@horsholm.dk www.horsholm.dk april/2007 Side 15