Viderestilling af Lync klient (skærmtelefon)

Transkript

1 Indhold Viderestilling af Lync klient (skærmtelefon) Indledning: Undgå at miste opkald på en Lync klient... 2 Ring samtidig på mobilen, når Lync ringer Viderestil alle opkald fra Lync til mobiltelefon. Ringer kun på mobil... 3 Viderestilling ved ubesvaret efter nogle sekunder... 4 Viderestil til Teamopkaldsgruppe ved ubesvaret... 5 Sekretærfunktioner... 6 Du har et telefonnummer tilknyttet din Lync... 7 En sidste mulighed for viderestilling er respons groups... 7 Lync telefon Åge Monrad Side 1 af

2 Indledning: Undgå at miste opkald på en Lync klient Her gennemgås forskellige muligheder for at viderestille en Lync klient på en pc, så man ikke mister opkald. I denne vejledning er alle klik på OK og lignende udeladt. Hvis ingen af de små hvide pile i venstre side i Lync programmet er åbne, ser din Lync nogenlunde sådan ud: Som det ses i Lyncs nederste kant på billedet, er der ikke sat viderestilling til: Viderestilling af opkald er slået fra. Klik nederst til venstre på den lille pil til højre for det lille telefonrør. Her kan du se mulighederne for viderestilling, eller i hvert tilfælde nogle af dem. De forskellige muligheder gennemgås i det efterfølgende. Lync registrerer ikke, at du er optaget men kun, at et opkald er ubesvaret. Du kan opsætte Lync så et opkald, hvis du ikke besvarer det, viderestilles til en anden person eller din mobil. Hvis du har en Lync samtale, kan en anden samtale kommer ind på din skærm. Lync vil ikke reagere med optaget, bare ringe. Hvis du har din Lync stillet til at viderestille ubesvarede opkald efter 15 sekunder, bliver opkaldet stående på skærmen i 15 sekunder og stilles herefter videre. Du kan dog forkorte denne ventetid ved at klikke på Afvis, hvorefter samtalen straks går til den person eller gruppe, som du har viderestillet til. Ring samtidig på mobilen, når Lync ringer. Du bruger typisk din Lync, når du sidder ved din pc (på arbejde, UC Syddanmarks netværk) og ringer fra kontoret til kolleger og eksterne kontakter. Man kan kun ringe til din Lync fra en anden Lync i huset og ikke udefra, med mindre din Lync har sit eget nummer. Den eneste undtagelse er omstillingen, som godt kan omstille en samtale udefra til dig. Du kan lade din mobiltelefon ringe samtidig med din Lync. Så kan du selv bestemme, om du vil tage opkaldet på mobil eller Lync, hvis nogen ringer til din Lync, også hvis du er ude af huset. Du kan ikke tage et opkald på Lync, som er ringet direkte ind på mobilen. Åge Monrad Side 2 af

3 Vælg Ring samtidig og herefter Nyt Nummer Indtast dit mobilnummer med +45 foran Viderestil alle opkald fra Lync til mobiltelefon. Ringer kun på mobil Hvis alle kald ønskes taget på mobiltelefonen, viderestilles alle Lync kald til denne. Vælg Viderestil opkald til. Her vises dine kontaktpersoner. Indtast dit mobilnummer med +45 foran. Det kunne også være for receptionen i Esbjerg eller for receptionen i Haderslev. Du kan også bruge den enkelte campus lokale hovednummer eller en kollegas. På den gule bjælke, som vises i Lync til venstre herfor, ses hvilket nummer, der er viderestillet til. Du kan fjerne viderestillingen ved at klikke på Slå fra i den gule bjælke. Åge Monrad Side 3 af

4 Viderestilling ved ubesvaret efter nogle sekunder Hvis du ønsker at din Lync skal viderestille til enten din mobil, en kollega, en af de lokale hovednumre, din svargruppe (se side 7) eller andet hvis du ikke selv besvarer dit Lync opkald efter nogle sekunder, skal du vælge Indstillinger for viderestilling af opkald. Nedestående dialogboks vises. Anden og tredje mulighed på ovenstående skærmbillede svarer til de punkter, som er gennemgået først i dette dokument. Hvis øverste punkt er valgt: Slå viderestilling af opkald fra kan du benytte det lyse felt i midten til at lave en mere fleksibel viderestilling af opkald. Klik på den blå tekst ud for Ubesvarede opkald går til: Du får nu nedenstående dialogboks. Åge Monrad Side 4 af

5 Her klikker du på pilen ud for Ingen og kan nu vælge hvem Lync skal viderestilles til, hvis du ikke svarer efter de angivne 20 sekunder. Du kan vælge punktet Nyt nummer eller ny kontaktperson. Vælg herefter en af dine kontaktpersoner eller skriv et nummer med +45 foran. Hvis du er medlem af en svargruppe (fællesnummer) er det oplagt at stille videre til dennes nummer eller til fællesnummeret hovednummeret for din campus. Det er ikke tilrådeligt at sætte ringetiden højere end 20 sekunder, selvom det ikke lyder af meget. Den som ringer ind vil føle 20 sekunder som lang tid, og hertil kommer den tid, som går inden din substitut - eller du selv på mobiltelefonen - får aktiveret samtalen. 15 sekunder anbefales. Viderestilling til en svargruppe ses side 7. Viderestil til Teamopkaldsgruppe ved ubesvaret En teamopkaldsgruppe er en gruppe hvor medlemmerne kan tage hinandens telefoner. Personen A laver en teamopkaldsgruppe med medlemmerne B og C. Herefter vælger A hvor længe hendes/hans telefon skal ringe inden den går videre til B og C. Der kan vælges 0, 5, 10 og 15 sekunder. I eksemplet vælger vi 15 sekunder. Det betyder, at hvis A ikke tager telefonen efter 15 sekunder, begynder B s og C s telefoner at ringe samtidig. Hvis det skal virke på samme måde for B og for C, skal de også lave en teamopkaldsgruppe hver. Vær opmærksom på, at det kan give en del støj ved flere samtidige ringninger. Klik på Rediger medlemmer af min Teamopkaldsgruppe, som ses som et link i dialogboksen: Lync indstillinger lidt under midten af dialogboksen på side 4. Opsætningen ses til venstre. Klik på knappen Tilføj og indsæt dine kolleger i gruppen. Indstil det antal sekunder din Lync skal ringe inden samtalen går videre til din(e) kollega(er). Sætter du den til 0 vil jeres telefoner altid ringe alle steder samtidig, når du får et opkald. Åge Monrad Side 5 af

6 Nu vises den lille huske-/hjælpetekst til venstre herfor. Du skal i nedenstående dialogboks finde Ring samtidig til:. Der skal du vælge: Min teamopkaldsgruppe. Det er en lidt underlig indstilling, idet man sætter antal sekunder før viderestilling under teamopkaldsgruppen, men du indstiller til ring samtidig herunder. Resultatet i eksemplet her er at Lync først ringer til dig i 10 sekunder og herefter ringer til dine kolleger. Sekretærfunktioner Hvis du opretter en anden Lync person som stedfortræder i billedet herover, kan vedkommende modtage opkald på dine vegne. Stedfortræderen kan også foretage opkald og planlægge online møder på dine vegne. Linket står som den nederste linje i skærmbilledet Lync indstillinger : Rediger mine stedfortrædere. Åge Monrad Side 6 af

7 Du har et telefonnummer tilknyttet din Lync Alle ovenstående viderestillingsfunktioner kan benyttes. Den eneste forskel er, at man også kan ringe direkte ind ude fra byen /mobiltelefon til din Lync. En sidste mulighed for viderestilling er respons groups Der findes en mulighed for viderestilling omkring en svargruppe (respons group). Denne viderestilling bruges typisk, hvis et opkald skal kunne tages af en gruppe personer med nogenlunde samme arbejdsfunktioner. Svargrupper oprettes af It-Afdelingen. Der kan nævnes nogle eksempler fra UC Syddanmark: Et studiekontor kan have f.eks. 4 medarbejdere. Hvis der ringes ind til gruppens fællesnummer så finder Lync en ledig medarbejder. I sekretariatet i Sønderborg sidder der et antal brugere. Hvis man ringer ind på Sønderborgs hovednummer ( ) fordeles kaldene mellem brugerne. Kald kan fordeles enten i en bestemt fast rækkefølge, så den øverste på listen altid får kaldene hvis hun/han er ledig. Hermed belastes den første person på listen mest, den næste i rækken næstmest osv. Man kan også vælge, at den person, som har været længst ledig får næste kald. Dette giver en mere jævn arbejdsbelastning med hensyn til telefoni. Disse svargrupper har to funktioner. Gruppen får et eksternt nummer. Der ringes ind til gruppen ude fra byen i stedet for til enkeltpersoner. Her skal det enkelte gruppemedlem ikke gøre noget ved sin Lync. Man kan viderestille sin Lync til gruppen ved ubesvaret opkald. Hvis der ringes til en person, som ikke kan tage sin telefon, er der nogen til at tage ubesvarede opkald. Her skal det enkelte gruppemedlem viderestille sin Lync ved ubesvaret til gruppenummeret. Se nærmere side 4. Disse to funktioner kan også kombineres. Hvis man har førstnævnte gruppe med eksternt telefonnummer, kan den enkelte viderestille sin Lync til dette nummer ved ubesvarede opkald. Hvis man har brug for en respons gruppe sender man en forespørgsel til helpdesk@ucsyd.dk. Med følgende oplysninger pr. gruppemedlem: Fulde navn på alle medlemmer Medlemmernes mailadresser Forslag til gruppens navn. Noget som siger hvad gruppen beskæftiger sig med. Disse svargrupper er lidt omstændelige at lave, og oprettes kun, hvis man ikke kan bruge en af de foranstående løsninger, og hvis gruppen af brugere er nogenlunde statisk. Forslag til tilføjelser, ændringer eller rettelser kan mailes til undertegnede. Haderslev januar 2013 Åge Monrad amon@ucsyd.dk Åge Monrad Side 7 af