Tlf: 46 37 30 33 roskilde@kr.dk www.bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde HALSNÆS KOMMUNE NOTAT OM DET REGNSKABSMÆSSIGE TILSYN FOR ÅRET 2009 og 2008/2009 FOR DET OFFENTLIGT STØTTEDE BOLIGBYGGERI BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 GENERELT... 1 1.1 Formål...1 1.2 Grundlaget for tilsynet...1 2 TILSYNETS OMFANG... 2 3 ANBEFALINGER M.M. TIL FORVALTNINGEN... 3 3.1 Udsendelse og behandling af meddelelse til boligselskaberne...3 3.2 Krydstilsyn...3 3.3 Kapitaltilskudslejligheder...3 4 OM GENNEMGANGEN AF DE ENKELTE REGNSKABER KAN VI OPLYSE FØLGENDE:... 5 4.1 Lejerbo - Frederiksværk, regnskabsperiode 1/10-2008 - 30/9-2009...5 4.1.1 Revisors forbehold...5 4.1.2 Revisors supplerende oplysninger...6 4.2 Boligselskabet af 1940 i Frederiksværk, regnskabsperiode1/1-2009 31/12-2009...9 4.2.1 Herudover er i relation til tilsynet konstateret:...9 4.3 Den selvejende institution Ældreboliger i Melby, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009... 10 4.3.1 Revisors supplerende oplysninger... 11 4.4 Boligselskabet Nordsjælland, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009... 11 4.5 Ølsted Andelsboligforening, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009... 11 4.5.1 Herudover er i relation til tilsynet konstateret:... 12 4.6 Hundested Almennyttige Boligselskab, regnskabsperiode 1/7-2008 30/6-2009... 12 4.6.1 Revisors forbehold... 12 4.6.2 Herudover er i relation til tilsynet konstateret:... 13 4.7 Halsnæs Boligselskab, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009... 14 4.7.1 Generelle forhold nævnt i revisionsprotokollatet... 14
Til Vi har efter særlig aftale foretaget gennemgang af de forelagte regnskaber for regnskabsåret 2009 og 2008/2009 vedrørende offentligt støttet boligbyggeri i. 1 Generelt 1.1 Formål Gennemgangen har til formål at opfylde byrådets tilsynsforpligtelse over for de i kommunen beroende boligselskaber/selskabsafdelinger. Gennemgangen foretages i henhold til gældende regler herom, jfr. bestemmelserne om tilsyn i lov om almene boliger. Opmærksomheden skal henledes på, at vor gennemgang alene omfatter det regnskabsmæssige tilsyn, og ikke det tekniske tilsyn - tilsyn med den vedligeholdelsesmæssige tilstand jfr. almenboliglovens 166 og driftsbekendtgørelsens 117. Det tekniske tilsyn forudsættes udført af kommunen. Det skal anføres, at vi ikke har foretaget revision af regnskaberne, men at vi alene har foretaget den gennemgang og de vurderinger, der i henhold til de gældende bestemmelser om tilsynets udførelse er foreskrevet. 1.2 Grundlaget for tilsynet Grundlaget for tilsynet er følgende: Lov om almene boliger m.v. Velfærdsministeriets bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Bygge- og Boligstyrelsens vejledning om drift af almene boliger m.v. Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse om administration af ældreboliger Boligorganisationernes besvarelser af tilsynets notater vedrørende regnskabsår 2007 og 2008 Side 1
2 Tilsynets omfang Vi har foretaget en gennemgang samt vurdering af følgende materiale: Regnskaberne, obligatoriske spørgeskemaer samt bestyrelsens årsberetning og revisors protokollat for regnskabsår 2009 og 2008/2009 vedrørende følgende boligselskaber: Lejerbo Frederiksværk, herunder - regnskab for boligorganisation og byggefond samt regnskab for 8 afdelinger Boligselskabet af 1940 i Frederiksværk, herunder - regnskab for boligorganisation og byggefond samt regnskab for 17 afdelinger Den selvejende institution Ældreboliger i Melby Gennemgang er foretaget på baggrund af den selvejende institutions regnskab for regnskabsår 2009 Boligselskabet Nordsjælland - regnskab for 1 afdeling Ølsted Andelsboligforening, Frederiksværk - regnskab for boligorganisation og byggefond samt regnskab for 5 afdelinger Hundested Almennyttige Boligselskab - regnskab for boligorganisation og byggefond samt regnskab for 9 afdelinger Halsnæs Boligselskab - regnskab for boligorganisation og byggefond samt regnskab for 1 afdeling Udover regnskaberne har gennemgangen endvidere omfattet: w vedligeholdelsesplaner w regnskabsmæssig behandling af henlæggelser, over/underskud samt underfinansiering w sammenholdelse til de enkelte boligorganisationers besvarelse af tilsendt skrivelse vedrørende tilsynet for regnskabsår 2007 og 2008 Ved gennemgangen har vi påset, at regnskaberne er aflagt i overensstemmelse med gældende regler. Herunder bl.a. om der: w foreligger noter til regnskabets konti, som foreskrevet i driftsvejledningen. w er sket korrekt behandling af over-/underskud w er udarbejdet vedligeholdelsesplaner for mindst 10 år w er sammenhæng mellem indestående på henlæggelseskontiene og de foreliggende vedligeholdelsesplaner w i bestyrelsens årsberetning eller i revisors protokollat er nævnt forhold, som der ved udførelsen af det økonomiske tilsyn skal tages hensyn eller stilling til Vi har endvidere påset, at der foreligger: w revisionspåtegning w bestyrelsens godkendelse Side 2
3 Anbefalinger m.m. til forvaltningen 3.1 Udsendelse og behandling af meddelelse til boligselskaberne Fremadrettet bør der umiddelbart efter byrådets behandling foretages udsendelse af meddelelser til de enkelte boligselskaber. Samtidig bør fastsættes en svardato, der ikke ligger for langt ude i fremtiden (anbefalet max. 1 måned fra udsendelse, som bør ske umiddelbart efter byrådets behandling af nærværende). Forvaltningen skal foretage opfølgning på, om besvarelserne indkommer og hvis ikke, da tage kontakt til regnskabsføreren i de enkelte boligselskaber og rykke for svar. Ved modtagelse bør forvaltningen forvisse sig om, at alle meddelelsens punkter er besvaret i tilstrækkelig omfang, og at eventuelle krav om indsendelse af manglende materiale, oplysninger m.m. er sket, som ønsket. Forvaltningen bør i øvrigt forholde sig kritisk til boligselskabernes besvarelser og gerne i umiddelbar tilknytning til modtagelsen af disse reagere, såfremt der forekommer mangler eller utilstrækkelig redegørelse i forhold til de fremsatte punkter. 3.2 Krydstilsyn Generelt anbefaler vi, at - i de tilfælde, hvor tilsynet med boligorganisationerne henhører under en anden kommune - indgår aftale med disse kommuner om det, der i Håndbog om tilsyn med drift af støttet boligbyggeri benævnes Krydstilsyn. Krydstilsyn vil sige, at der sker en gensidig orientering - kommunerne imellem - omkring godkendelser og afslag i forhold til de enkelte boligorganisationer/afdelinger. Der kan med fordel anvendes det i håndbogen optrykte skema, som anfører de bestemmelser i almenboligloven og driftsbekendtgørelsen, hvor kommunen skal foretage en godkendelse, et tilsyn eller andre forhold for almene boligorganisationer. 3.3 Kapitaltilskudslejligheder I Bygge- og boligstyrelsens vejledning fra december 1996 omtales i afsnit 13.7 historikken omkring kapitaltilskudslejligheder. Ordningen har været aktivt gældende i perioden 1946-1967. De i boligselskabernes afdelingsregnskaber tilhørende konti i forhold til denne særregel er konto 410, kapitaltilskud til lejligheder for mindrebemidlede og konto 414,3, ekstra indskud for lejligheder med kapitaltilskud. På konto 410 er bogført de tilskud, som er givet indenfor ovennævnte årrække. På konto 414,3 er bogført de beboerindskud, der er afkrævet beboerne af lejligheder opført med kapitaltilskud, når beboerne ikke (længere) opfylder de betingelser for at bo i disse lejligheder på særligt gunstige vilkår, eller når lejlighederne genudlejes. (Ved lejernes senere betaling af beboerindskud indbetales et beløb - svarende til dette - til kommunen via boligorganisationens dispositionsfond). Vi er af den umiddelbare opfattelse, at de lejemål der har været omfattet af særreglen - i meget vid udstrækning - ikke længere opfylder reglerne herom. Side 3
Vi har foretaget udtræk i Landsbyggefondens regnskabsdatabase med regnskaberne for 2007, som grundlag på de nævnte konti. For fremgår, at der samlet på konto 410 er bogført tilskud med i alt 100.000 kr., mens der på konto 414,3 ingen bogføring er. Der er således en forskel disse 2 konti imellem på 100.000 kr. Vores umiddelbare vurdering af, at dette beløb er et tilgodehavende har i boligselskaberne skal tages med et gran salt, idet forskellen formentlig også kan udtrykke bogføringsfejl m.m. Vi opfordrer til at tage kontakt til de pågældende boligorganisationer og foranledige, at disse godtgør, hvorvidt der i tidens løb er foretaget korrekt tilbagebetaling til kommunen via organisationens dispositionsfond. Boligorg. Afdeling Konto 410 Konto 414,3 Forskelsbeløb Hundested Alm. Lyngvænget 100.000 0,00 100.000 Boligselskab Side 4
4 Om gennemgangen af de enkelte regnskaber kan vi oplyse følgende: I dette kapitel redegøres for tilsynets gennemgang i et underkapitel for hver enkelt boligorganisation. De enkelte kapitler er overordnet opdelt i afsnit således: 1. Revisors forbehold 2. Revisors supplerende bemærkninger 3. Generelle forhold nævnt i revisionsprotokollatet 4. Om de enkelte afdelinger udtrykker revisor i øvrigt 5. Herudover er i relation til tilsynet konstateret 6. Kontakt til boligorganisationen Afsnittene vil alene fremkomme, såfremt vi finder årsag til at belyse emner herunder. I kapitlet vil alene blive anført revisors forbehold og supplerende oplysninger samt de forhold, som ikke er i overensstemmelse med gældende regelsæt for området. Konklusionsdelens punkter vil omhandle de områder, som vi mener særskilt skal meddeles det enkelte boligselskabs bestyrelse. Nærværende rapport vedlægges bilag, hvori nævnes konstaterede mindre væsentlige forhold, som ikke er i direkte strid med gældende regelsæt, og som ikke umiddelbart har en væsentlig betydning for regnskabet eller for som garant. Forholdene vil i de fleste tilfælde være vurderet egnet til forelæggelse for boligselskabets repræsentanter i forbindelse med de fremadrettede dialogmøder. De nævnte forhold vil således efterfølgende skulle tilrettes af enten boligselskabets administration eller selskabets revisor. (Boligselskabets administration meddeler egen revisor, hvilke forhold der fremadrettet skal forholdes til). 4.1 Lejerbo - Frederiksværk, regnskabsperiode 1/10-2008 - 30/9-2009 Regnskabet for boligorganisationen og byggefond, obligatorisk spørgeskema, samt regnskaberne for de enkelte afdelinger, er revideret og påtegnet af revisor. Jfr. revisionsprotokollatet, dateret af revisor den 23/2-2010, har revisionen givet anledning til såvel forbehold som supplerende oplysninger i forhold til flere af afdelingsregnskaberne. 4.1.1 Revisors forbehold Revisor har afgivet følgende forbehold i forbindelse med påtegning af afdelingsregnskabet for afdeling: 024-0 Prøvestenen Afdelingen har i regnskabsåret haft store stigninger til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Driftspåvirkningen udgør kr. 100.156, der har været medvirkende til at afdelingens egenkapital pr. 30/ 2009 er negativ med kr. 147.668. Vi tager forbehold for afdelingens fortsatte drift, som følge af at der foreligger usikkerhed om tilførsel af tilstrækkelig likviditet i regnskabsåret 2009/2010. Side 5
135-0 Maglehøj 787-0 Arresøpark Vi tager forbehold for afdelingens fortsatte drift, som følge af, at der foreligger usikkerhed om, hvorvidt der er tilstrækkelig likviditet i regnskabsåret 2009/2010. Bestyrelsen oplyser i sin årsberetning, at afdelingernes negative egenkapital vil blive reetableret i takt med afvikling af opsamlet driftsunderskud og, at boligorganisationen Lejerbo, Frederiksværk fortsat stiller den nødvendige likviditet til rådighed. bør tage dette ad notam men lade punktet være til gentagende opfølgning i forbindelse med fremadrettede dialogmøder. Der skal i forbindelse med førstkommende dialogmøde være særlig bevågenhed omkring afdeling Maglehøj, som - inkl. årets underskud på 1,4 mio. kr. - pr. 30/9 2009 har et akkumuleret underskud på 5. mio. kr. Jævnfør referat af 16. marts 2010 fra bestyrelsesmøde i Lejerbo, Frederiksværk er der således - specifikt omkring afdeling Maglehøj - nævnt, at: - udlejningssituationen er meget vanskelig - i årets første 6 måneder af regnskabsår 2009/2010 udgør tomgangslejen ca. 170 t.kr. - Maglehøj har brug for ekstern hjælp - der har været afholdt møde med Landsbyggefonden om situationen 4.1.2 Revisors supplerende oplysninger Revisor har i forbindelse med påtegning af afdelingsregnskaber afgivet følgende supplerende bemærkninger: Afdeling 024-0, Prøvestenen 1. Resultatopgørelsen viser et underskud på kr. 309.497. Det akkumulerede underskud udgør kr. 669.518. Afvikling af årets samt akkumulerede underskud fremgår af note 22, hvortil der henvises. Jævnfør nævnte note afvikles tidligere års underskud over 3 år og årets underskud over højst 10 år afviklingen af årets underskud påbegyndes i år 2010/2011. bør tage dette ad notam men lade punktet være til gentagende opfølgning i forbindelse med fremadrettede dialogmøder. 2. Afdeling 24-0, Prøvestenen har pr. 30. september 2009 negativ mellemregning med boligorganisationen Lejerbo, Frederiksværk, hvilket jf. 49, stk.3 i bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. ikke må forekomme eftersom årets underskud overstiger 1 måneds bruttolejeindtægt. Afdelingen skylder pr. 30. september 2009 ca. 1,5 mio.kr til boligorganisationen. Beløbet svarer netto til ufinansierede igangværende forbedringsarbejder vedrørende Side 6
kloakrenovering og køkkenmodernisering. I henhold til regnskabsnote bliver disse arbejder lånefinansieret, når endeligt byggeregnskab foreligger. Der skal efter vor opfattelse ikke ske yderligere fra tilsynets side p.t., men situationen herunder sikring af, at der udarbejdes byggeregnskab umiddelbart efter arbejdets færdiggørelse, skal følges op, og gerne allerede i forbindelse med førstkommende dialogmøde. Afdeling 135-0 Maglehøj 1. Resultatopgørelsen viser et underskud på kr. 1.416.323. Det akkumulerede underskud udgør kr. 5.005.157. Afviklingen af årets samt akkumulerede underskud fremgår af note 28, hvortil der henvises. Jævnfør nævnte note afvikles såvel tidligere års underskud som årets underskud over højst 10 år afviklingen af årets underskud påbegyndes i år 2010/2011. bør tage dette ad notam men lade punktet være til gentagende opfølgning i forbindelse med fremadrettede dialogmøder. 2. Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkningen udgør kr. 370.977. Bestyrelsen oplyser i sin årsberetning, at driftspåvirkningen anses for at være ekstraordinær. Langtidsbudgettet er korrigeret, således at driftspåvirkningen bør kunne undgås. Efter vor opfattelse er der ikke umiddelbart grund til at foretage yderligere p.t., idet det må forventes, at boligselskabets tekniske tilsyn vil kunne pege på et eller flere områder, som på forsvarlig vis kan udskydes til efterfølgende år. 3. Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til istandsættelse ved fraflytninger /A-ordning). Driftspåvirkningen udgør kr. 379.003. Bestyrelsen oplyser i sin årsberetning, at henlæggelsen over en årrække skønnes at være passende. Efter vor opfattelse er der ikke umiddelbart grund til at foretage yderligere p.t., idet det må forventes, at der er foretaget en objektiv vurdering på området. Forholdet har ikke været omtalt af revisor i foregående regnskabsår, men såfremt problemet gentages i kommende regnskabsår, skal der selvfølgelig forholdes anderledes. 4. Ifølge langtidsbudgettet for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, vil der i 2009/2010 og frem ikke være tilstrækkelig henlæggelse til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder m.v. Bestyrelsen oplyser i sin årsberetning, at langtidsbudgettet vil blive revideret således, at der er tilstrækkelige henlagte midler til at dække de planlagte arbejder. Side 7
Efter vor opfattelse er der ikke umiddelbart grund til at foretage yderligere p.t., idet det må forventes, at boligselskabets tekniske tilsyn vil kunne pege på et eller flere områder, som på forsvarlig vis kan udskydes til efterfølgende år. Afdeling 242-0 Sandskåret II Resultatopgørelsen viser et underskud på kr. 6.806. Det akkumulerede underskud udgør kr. 14.398. Afviklingen af årets samt akkumulerede underskud fremgår af note 21, hvortil der henvises. Jævnfør nævnte note afvikles såvel tidligere års som årets underskud over 3 år afviklingen af årets underskud påbegyndes i år 2010/2011. bør tage dette ad notam men lade punktet være til gentagende opfølgning i forbindelse med fremadrettede dialogmøder. Afdeling 787-0 Arresøpark Resultatopgørelsen viser et underskud på kr. 245.331. Det akkumulerede underskud udgør kr. 435.720. Afviklingen af årets samt akkumulerede underskud fremgår af note 21, hvortil der henvises. Jævnfør nævnte note afvikles såvel tidligere års underskud som årets underskud over højst 10 år afviklingen af årets underskud påbegyndes i år 2010/2011. Halsnæs kommune bør tage dette ad notam men lade punktet være til gentagende opfølgning i forbindelse med fremadrettede dialogmøder. Afdeling 787-1 Arresølund-Seniorbofællesskab 1. Resultatopgørelsen viser et underskud på kr. 7.305. Det akkumulerede underskud udgør kr. 121.854. Afviklingen af årets samt akkumulerede underskud fremgår af note 18 hvortil der henvises. Jævnfør nævnte note afvikles såvel tidligere års underskud som årets underskud over højst 10 år afviklingen af årets underskud påbegyndes i år 2010/2011. bør tage dette ad notam men lade punktet være til gentagende opfølgning i forbindelse med fremadrettede dialogmøder. 2. Ifølge langtidsbudgettet for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, vil der i 2012/2013 og frem ikke være tilstrækkelig henlæggelse til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder m.v. Bestyrelsen oplyser i sin årsberetning, at langtidsbudgettet vil blive revideret således, at der er tilstrækkelige henlagte midler til at dække de planlagte arbejder. Efter vor opfattelse er der ikke umiddelbart grund til at foretage yderligere p.t., idet det må forventes, at boligselskabets tekniske tilsyn vil kunne pege på et eller flere områder, som på forsvarlig vis kan udskydes til efterfølgende år. Side 8
Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2008/2009, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning. 4.2 Boligselskabet af 1940 i Frederiksværk, regnskabsperiode1/1-2009 31/12-2009 Regnskabet for boligorganisationen og byggefond, obligatorisk spørgeskema samt regnskaberne for de enkelte afdelinger er revideret og påtegnet af revisor. Jfr. revisionsprotokollatet, dateret af revisor den 1/6-2010, har revisionen ikke givet anledning til hverken forbehold eller supplerende oplysninger. 4.2.1 Herudover er i relation til tilsynet konstateret: Forvaltningsrevision Bestyrelsens årsberetning Ifølge boligselskabets besvarelse - af 10. september 2009 - af byrådets skrivelse vedrørende tilsynet for 2006 regnskaberne fremgår, at bestyrelsens rapportering om forvaltningsrevisionen vil blive indarbejdet i årsberetningen fra 2009. På denne baggrund fandt tilsynet det ikke relevant, vedrørende tilsynet for 2007 og 2008 regnskaberne, at skærpe tidligere meddelelse om forholdet. Imidlertid indeholder bestyrelsens årsberetning ikke en beskrivelse af den gennemførte forvaltningsrevision, hvorfor det igen henstilles, at gældende regelsæt herom efterleves. Bestyrelsen skal således årligt jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2 - afrapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den af boligselskabet gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal samtidig redegøre for stadet for implementeringen af forvaltningsrevisionen, herunder fastlæggelse af politikker, målsætninger og forretningsgange m.v. Tab v/lejeledighed Tilsynet har i forbindelse med gennemsyn af tidlige årsregnskaber gjort boligselskabet opmærksom på fejlkontering i forbindelse med tab ved lejeledighed, ligesom gældende regel er beskrevet. Boligselskabet har i skrivelse af 11. februar 2010 anført, at de gældende regler for behandling af disse udgifter vil blive efterlevet og indarbejdet i regnskabet for 2009. Til trods for dette kan endnu en gang konstateres, at der i 7 af afdelingsregnskaberne er konstateret fejl i behandlingen af området. Beløbsmæssigt er det ikke af væsentlig betydning for de enkelte regnskaber, men det skal alligevel henstilles, at gældende regelsæt fremadrettet efterleves. Side 9
Afdelingernes tilgodehavende i boligorganisationen Vi har tidligere fået oplyst, at den automatiske mellemregning mellem boligorganisation og afdelinger afstemmes dagligt i boligorganisationens edb-system. Til trods for dette kan vi ved gennemsyn af regnskaberne for 2009 konstatere, at den største del af de i note 17 i organisationsregnskabet anførte mellemregningssaldi med afdelinger i drift ikke er overensstemmende til afdelingsregnskabernes udvisende af tilgodehavende i boligorganisationen. Der kan umiddelbart konstateres en difference mellem afdelingernes anførte tilgodehavender, og det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne på ca. 340 t.kr., som afdelings tallene udviser mere. Der skal snarest redegøres herfor, ligesom der skal foreligge forklaring til, hvilken betydning de konstaterede differencer har for regnskabsaflæggelsen. Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2009, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for selskabet samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: w at bestyrelsens årsberetning lever op til gældende regelsæt vedrørende afrapportering omkring forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal således årligt jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2 - afrapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den af boligselskabet gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal samtidig redegøre for stadet for implementeringen af forvaltningsrevisionen, herunder fastlæggelse af politikker, målsætninger og forretningsgange m.v. (Forholdet er ligeledes nævnt i forbindelse med tilsynet for tidligere årsregnskaber.) at gældende regelsæt omkring bogføring af udgifter til tab ved lejeledighed efterleves. Forholdet er tidligere nævnt ligesom boligselskabets besvarelse af 11. februar 2010 udtrykker enighed og efterlevelse fra regnskabsår 2009 at tilsynet snarest tilsendes redegørelse for konstateret uoverensstemmelse mellem afdelingernes anførte tilgodehavender og det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne. Afdelingsregnskaberne udviser samlet et tilgodehavende, der er ca. 340 t.kr. større end det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne. Der skal yderligere foreligge forklaring til, hvilken betydning de konstaterede differencer har for regnskabsaflæggelsen. 4.3 Den selvejende institution Ældreboliger i Melby, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009 Regnskabet er i henhold til revisionsprotokollat af 29. juni 2010 revideret og påtegnet og har ikke givet anledning til forbehold. Revisor har i sin påtegning til regnskabet afgivet en supplerende oplysning. Side 10
4.3.1 Revisors supplerende oplysninger I revisionspåtegningen for 2009 er anført: Uden at tage forbehold skal vi oplyse, at en række bestemmelser i Lov om almene boliger ikke er efterlevet. Revisor anfører, at vedligeholdelsesplanerne ikke giver et tilstrækkeligt grundlag for at vurdere, om regnskabstallene i relation til planlagte og periodiske vedligeholdelsesarbejder er korrekte/overensstemmende hvilket er i strid med lov om almene boliger. Vi er enige i revisors udsagn, men mener for nuværende ikke, at der skal foretages yderligere, da institutionens bestyrelse overfor revisor har oplyst, at man i 2010 vil indhente tilbud på udarbejdelse af vedligeholdelsesplan. Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2009, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskabet med tilhørende revisionsprotokol til efterretning. 4.4 Boligselskabet Nordsjælland, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009 Regnskabet for boligorganisationen hører tilsynsmæssigt under Hillerød Kommune, hvorfor dette ikke er omhandlet af nærværende gennemgang. Afdelingsregnskabet er revideret og påtegnet af revisor henholdsvis den 19/2-2010. Revisionen ikke givet anledning til hverken forbehold eller supplerende bemærkninger. Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med afdelingsregnskabet for 2009, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget afdelingsregnskabet med tilhørende revisionsprotokol til efterretning. 4.5 Ølsted Andelsboligforening, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009 Regnskabet for boligorganisationen, byggefond og afdelingerne er revideret og påtegnet af revisor. Jfr. revisionsprotokollatet, dateret af revisor den 10/6-2010, har revisionen ikke givet anledning til hverken forbehold eller supplerende bemærkninger. Side 11
4.5.1 Herudover er i relation til tilsynet konstateret: Afdelinger: Tab ved lejeledighed, afdeling 2703-4 Kildemoseparken Fra 1. februar 2008 er der ændret i de autoriserede konteringsregler således, at tab ved driften som skyldes lejeledighed som udgangspunkt skal dækkes af boligorganisationens dispositionsfond. Hvis de enkelte afdelingsregnskaber skal belastes, kræver det en særskilt godkendelse af kommunalbestyrelsen, jfr. driftsbekendtgørelsens 41, stk.1. Det er vedrørende afdeling 2703-4 konstateret, at der er afholdt 21.448 kr. i udgifter vedrørende tab ved lejeledighed. Beløbet er dækket af tidligere henlæggelser. Der bør i forhold til ovennævnte ske fornøden berigtigelse i førstkommende regnskabsår, hvor det i stedet er boligorganisationens dispositionsfond, der skal afholde udgiften. Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2007 og 2008, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: w at der foretages berigtigelse i relation til udgift 21.448 kr. til tab ved lejeledighed som er afholdt over afdelingsregnskabet mod rettelig via boligorganisationens dispositionsfond 4.6 Hundested Almennyttige Boligselskab, regnskabsperiode 1/7-2008 30/6-2009 Regnskabet for boligorganisationen, byggefond og afdelingerne er revideret og påtegnet af revisor. Jfr. revisionsprotokollatet, dateret af revisor den 29/9-2009, har revisionen givet anledning til forbehold i revisionspåtegningen for organisationsregnskabet. 4.6.1 Revisors forbehold Jævnfør revisors påtegning er der afgivet følgende forbehold: Boligorganisationens egenkapital er negativ med 3,4 mio. kr. fordelt på dispositionsfond, positiv på 1,1 mio. kr. og arbejdskapital negativ med 4,5 mio. kr. Den positive dispositionsfond på 1,1 mio. kr. er således ikke udtryk for et reelt finansielt redskab, idet dette alene vil være til stede, såfremt den samlede egenkapital bliver positiv. Forbeholdet er - udover beløbsmæssige ændringer - uændret i forhold til tidligere. Side 12
Revisor anfører videre i sit protokollat under kommentarer til årsregnskaberne: Boligorganisationen har tidligere optaget et lån hos DAB med henblik på blandt andet finansiering af boligorganisationens negative egenkapital. Lånets restsaldo fremgår af regnskabets konto 812. DAB har vedrørende lånemellemværendet afgivet tilbagetrædelseserklæring over for boligorganisationens gæld til afdelinger (afdelingsmidler). På denne baggrund vurderer vi, at der er den fornødne sikkerhed for afdelingernes midler. Tilsynet vurderer, at udviklingen bør følges meget nøje. Udviklingen for regnskabsår 2009/2010 vurderes, jfr. bestyrelsens årsberetning for 2008/2009, som værende særdeles vanskelig specielt i forhold til afdeling Høje Tøpholm. Det er derfor tilsynets oplæg, at der - som minimum - fremadrettet bør ske en løbende kvartalsvis afrapportering til vedrørende den økonomiske situation i boligselskabet og dets afdelinger. Afrapporteringen bør indeholde oplysninger om likviditet, overskridelser i forhold til budget samt vedrørende afdelingerne en oplysning om, hvorvidt henlæggelserne for de enkelte områder vurderes tilstrækkelige. 4.6.2 Herudover er i relation til tilsynet konstateret: Tab ved lejeledighed Fra 1. februar 2008 er der ændret i de autoriserede konteringsregler således, at tab ved driften - som skyldes lejeledighed som udgangspunkt skal dækkes af dispositionsfonden. Hvis de enkelte afdelingsregnskaber skal belastes, kræver det en særskilt godkendelse i kommunalbestyrelsen, jfr. driftsbekendtgørelsens 41, stk. 1. Det er vedrørende følgende afdelinger konstateret, at der er afholdt udgifter vedrørende lejeledighed, som er dækket af tidligere henlæggelser: - Søndervænge kr. 2.004 - Ullerupvænge kr. 2.430 - Degnebakken kr. 8.116 - Fjordvænge kr. 1.857 - Høje Tøpholm kr. 336.236 Der bør i forhold til ovennævnte ske fornøden berigtigelse i førstkommende regnskabsår, hvor det i stedet er dispositionsfonden, der afholder udgiften. Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2008/2009, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: w at der fremadrettet sker en løbende kvartalsvis afrapportering til vedrørende den økonomiske situation i boligselskabet og dets afdelinger. Afrapporteringen skal - for såvel organisation som afdelinger - indeholde oplysninger om likviditet, overskridelser i forhold til budget samt yderligere vedrørende afdelingerne en oplysning om, hvorvidt henlæggelserne for de enkelte områder vurderes tilstrækkelige (talmæssig illustration) Side 13
w at der i førstkommende årsregnskab foretages berigtigelse i forhold til de afdelinger, hvor udgifter i forbindelse med tab ved lejeledighed er afholdt over afdelingsregnskabet. 4.7 Halsnæs Boligselskab, regnskabsperiode 1/1-2009 31/12-2009 Regnskabet for boligorganisationen, byggefond og afdeling er revideret og påtegnet af revisor. Jfr. revisionsprotokollatet, dateret af revisor den 4/5-2010, har revisionen ikke givet anledning til hverken forbehold eller supplerende bemærkninger. 4.7.1 Generelle forhold nævnt i revisionsprotokollatet Forvaltningsrevision Revisors notat omkring forvaltningsrevisionen er stort set uændret igennem de seneste år. Revisor anfører, at have konstateret forvaltningsrevisionen efterlevet i forhold til hvilke tiltag administrator (Boligselskabet Danmark) udfører i relation til de boligselskaber, der administreres. Revisor afslutter protokollatet med at anføre, at han under hensyntagen til endnu ikke at have efterprøvet de af ledelsen foretagne tiltag (målsætninger for en række områder), er af den opfattelse, at disse bidrager til, at boligorganisationen udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af boligorganisationens midler og drift. Revisor vil i forbindelse med kommende års forvaltningsrevision fortsætte sit arbejde med at efterprøve forretningsgange, målsætninger og vurdere disse i lyset af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Af bestyrelsens årsberetning fremgår i lighed med tidligere år, at der siden 2000 er arbejdet med målsætninger som et led i opfyldelsen af kravene i lovgivningen om forvaltningsrevision. Afsnittet afsluttes således: Bestyrelsen har trods arbejde med målsætningerne ikke truffet en endelig beslutning om deres udformning. Det er vores opfattelse, at bestyrelsen for Halsnæs Boligselskab på nuværende tidspunkt ikke har levet op til kravet om forvaltningsrevision idet som anført ovenfor der endnu ikke er truffet endelig beslutning om målsætningernes udformning. Den umiddelbare konklusion er, at der for nuværende resterer endelig fastlæggelse af mål samt måling og evaluering af, om målsætningerne medfører sparsommelighed og om produktivitet og effektivitet er tilfredsstillende. Konklusion/anbefaling Vores gennemgang har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet i, at det i svarskrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles: w at byrådet i forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2009, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regn- Side 14
skaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdeling med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: w at regelsættets bestemmelser omkring forvaltningsrevision fremadrettet efterleves, hvilket er ensbetydende med, at - at boligselskabets bestyrelse, jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2, skal rapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision, såvel vedrørende organisation som afdeling. - at boligselskabets bestyrelse foranlediger, at selskabets revisor fremadrettet redegør nærmere for forvaltningsrevisionen - jfr. 95 stk. 5 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. herunder de lokalt fastlagte målsætninger og evalueringer herpå. Revisor skal beskrive og tydeliggøre den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de - i fastsatte handlingsplaner - beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. Roskilde, den 3. november 2010 BDO Kommunernes Revision Bygge- og Anlæg, Bygherrerådgivning Jørgen-Ulrik Christensen / Flemming Arp Registreret revisor Side 15