Vejledning i at anvende åbningskvittering Juli 2016
Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er relevant for dig, hvis du vil anvende åbningskvittering på materialer. Du skal have en af følgende roller i Administrationsportalen Administrator Superadministrator Hvad kan du læse om i vejledningen? Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin tilknytter åbningskvittering til et materiale i Administrationsportalen Hvad skal være på plads inden du går i gang? Du skal oprette materiale og postkasser inden du går i gang. Du kan også bruge eksisterende, hvis du allerede har oprette det. Eksemplet i vejledningen tager udgangspunkt i, at myndigheden allerede har oprettet en række materialer og postkasser. Side 2 af 18
Indhold 1. Introduktion til åbningskvittering 4 1.1 Hvad er en åbningskvittering? 4 2. Overblik over anvendelse af åbningskvittering 5 3. Opsætning af åbningskvittering i Administrationsportalen 6 3.1 Trin 1 Konfigurering af materiale 6 3.2 Trin 2 Vælg postkasse og afslut 9 4. Hvor kan du læse mere? 12 5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 13 6. Bilag Flow for slutbruger 14 Meddelsels med åbningskvittering 14 Indstillinger for åbningskvittering 16 Side 3 af 18
1. Introduktion til åbningskvittering Åbningskvittering i Digital Post gør det muligt for myndigheder at angive, at de ønsker kvittering for åbning af meddelelser sendt via Digital Post til borger og virksomhed. 1.1 Hvad er en åbningskvittering? Åbningskvittering er en funktion, der gør det muligt for afsender, at der på enkelt-forsendelser anmodes om kvittering fra slutbruger (borger/virksomhed) på åbning af meddelelse. Når slutbrugeren åbner meddelelse vises en dialogboks med en besked om, at afsender har anmodet om en kvittering for åbning af meddelelse. Dette gælder også, hvis slutbrugeren åbner et eventuelt vedhæftet dokument og ikke hoveddokumentet. Slutbrugeren skal herefter enten acceptere eller afvise, at der sendes åbningskvittering til afsender. Såfremt slutbruger accepterer at kvittere for åbning af meddelelsen, sendes kvittering til afsender. Kvittering vises i sendt post-mappen for slutbruger. Såfremt slutbruger afviser, så kan meddelelse stadigvæk åbnes. Det vil også være muligt for slutbruger at opsætte generelle regler for accept/afvisning af meddelelser fra bestemte myndigheder. Således at slutbruger ikke spørges hver gang de modtager meddelelser fra denne myndighed. Regler for åbningskvittering foretages under indstillinger i slutbrugers digital postkasse eller som en del af accept-dialogen for den enkelte meddelelse. (se bilag for flow til slutbruger) Funktionen kan anvendes, hvis myndigheden har behov for at følge med i, om borger/ virksomhed faktisk har åbnet deres meddelelser fra den pågældende myndighed. Dermed kan myndighederne i højere grad målrette deres indsats i forhold til fx at undgå udeblivelse til hospitalsundersøgelser, hvis en borger fx ikke har set sin indkaldelse i Digital Post. Bemærk: Åbningskvittering er en funktionalitet der idriftsættes med Digital Post fra sommeren 2016. Det er derfor ikke muligt, at anvende funktionen på DP1 snitflader uden opsætning i Administrationsportalen. Myndigheder der anvender de nye snitfalder version 7.0 i afsendersystemer vil kunne anmode om åbningskvittering uden konfiguration af materialer i Administrationsportalen. For nærmere information henvises til den tekniske dokumentation (www.digst.dk/digitalpostvejledninger) OBS! den postkasse hvortil åbningskvitteringen leveres SKAL være opsat til API2 så meddelelser leveres med snitflade version 7.0 metadata Side 4 af 18
2. Overblik over anvendelse af åbningskvittering I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere? 1 Konfigurer materiale Åbningskvittering er aktiv på materiale 2 Vælg postkasse og afslut Kvittering fra slutbruger kan afleveres i en postkasse. 3 Læs mere om materialer i Vejledning i at oprette afsendersystemer i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Læs mere om postkasser i Vejledning i at oprette postkasser i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger 4 5 6 Side 5 af 18
3. Opsætning af åbningskvittering i Administrationsportalen Dette trin beskriver hvor i Administrationsportalen du opsætter anvendelse af åbningskvittering 3.1 Trin 1 Konfigurering af materiale Myndigheder der ønsker at anvende åbningskvitteringer på specifikke forsendelser, skal oprette nye eller tilpasse eksisterende materialer i Administrationsportalen samt have oprettet postkasse hvortil åbningskvitteringerne kan leveres. Side 6 af 18
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Log ind på Administrationsportalen og vælg fanen Tilmeldingsmuligheder Vælg Materialer Vælg det materiale du skal anvende og tryk på det. Du står nu under Materiale, og skal navigere frem til Svarmuligheder via knappen Næste Side 7 af 18
Du skal hen under Svarmulighed for at konfigurere materiale til at anvende åbningskvittering Tryk Næste frem til Svarmulighed I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Sæt flueben i Anmod om bekræftelse forud for åbning Når du har sat flueben vil knappen Vælg postkasse aktiveret. Hvis myndigheden har delt kontakthierarki, skal der både vælges postkasse for borger og for virksomhed. Side 8 af 18
Her skal du pege på den postkasse hvortil kvitteringen skal leveres, når brugeren har accepteret at give en kvittering til myndigheden. Når du klikker på knappen Vælg postkasse vises en liste over myndighedens postkasser. 3.2 Trin 2 Vælg postkasse og afslut I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Her vises myndighedens postkasser. Vælg den postkasse, kvittering skal leveres i ved returnering af åbningskvittering. Tryk Næste og du kan nu se dit valg. Bmærk: Postkassen der anvendes til åbningskvitteringer skal Side 9 af 18
være opsat til at aflevere meddelelse i version 7.0 snitfalde format således at nye metadata medsendes. Hvis denne version ikke anvendes vil den meddelelse som myndigheden modtager (åbningskvitteringen) ikke indeholde informationer om hvilken meddelelse der kvitteres for. Du kan nu se den valgte postkasse, hvis du har delt kontakthieraki vælges så en postkasse mere til den anden slutbrugergruppe (virksomhed og borger) Tryk Færdig for at afslutte og gemme indstillingerne. Side 10 af 18
Du får en opsummering af hvordan materiale er konfigureret, og at der anvendes åbningskvittering. Hvis din myndighed har delt kontakthierarki og materialet anvendes på forsendelse til både virksomhed og borger, skal du angive både en virksomhedspostkasse og en borgerpostkasse til åbningskvitteringerne. Side 11 af 18
4. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. Postkasser Hvis du skal vide noget om Hvor finder du informationen? Vejledning i at oprette postkasser i Digital Post www.digst.dk/digitalpostvejledninger Materialer Vejledning i at oprette afsendersystemer i Digital Post. www.digst.dk/digitalpostvejledninger Kontakthierarkier Introduktion til at opbygge myndighedens kontakthierarkier. www.digst.dk/digitalpostvejledninger Side 12 af 18
5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår halvårligt alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Juli 2016 1.0 Ny vejledning lavet i forbindelse med implementering af DP2 September 2016 1.0 Tilføjet information om nødvendigheden af at postkasse til åbningskvittering leveres på API2 Side 13 af 18
6. Bilag Flow for slutbruger Bilag indeholder mock-ups at flow for slutbruger der modtager en meddelelse hvor der er anvendt åbningskvittering. De næstfølgende skærmbilleder viser hvordan en åbningskvittering vises for slutbruger. Det er mockups, så teksterne er blot eksempler. Meddelelse med åbningskvittering Side 14 af 18
I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Dialogboks der vises når slutbruger åbner meddelelse med åbningskvittering Her kan slutbruger gemme indstillinger for denne afsender. Det gemmer det valg, slutbruger tager. Slutbruger kan acceptere, at der sendes kvittering og meddelelse åbnes Slut bruger kan afvise, at der sendes kvittering og meddelelse åbnes Slutbruger kan lukke dialogboks, og bliver returneret til indbakken, hvis de åbner meddelelse igen vil dialogboksen vises. Slutbruger skal derfor afvise eller acceptere før at dialogboksen forsvinder. Meddelelse åbnes Side 15 af 18
Indstillinger for åbningskvittering I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Vælg Menu Vælg Åbningskvittering Side 16 af 18
Slutbruger kan slette og oprette regler for åbningskvittering Vælg afsender og klik for at redigere Ved at sætte flueben kan du slette eller aktivere regler for åbningskvittering. Tryk OK for at afslutte og gemme valg. Side 17 af 18
Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 18 af 18