E/F Store Kongensgade 83 / Hindegade 1-5 Referat af ordinær generalforsamling tirsdag den 26, januar 2016, kl. 18.30 i kantinen, Ungdomsskolen, Fredericiagade 39 Repræsenteret på generalforsamlingen var i alt 14 stemmeberettigede ejere, heraf 1 ved fuldmagt ud af i alt 35 ejere. Efter fordelingstal 1.592 ud af 3.675. Boligexperten Administration A/S var repræsenteret ved Michael Raft. Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsrapport med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. 5. Forslag fra bestyrelse og medlemmer. 6. Forelæggelse af driftsbudget til godkendelse. 7. Valg af formand for bestyrelsen. 8. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen, jf. foreningens vedtægter 9, stk 2 er det kun foreningens medlemmer, disses ægtefæller/registret partner, som er valgbare til bestyrelsen. 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 10.Valg af revisor. 11. Eventuelt. Bestyrelsesformand Niels Roesgaard Mose bød velkommen til generalforsamlingen. 1. Valg af dirigent og referent. Michael Raft blev valgt til dirigent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet jfr. ejerforeningens vedtægter og godkendte dagsordenen og kunne konstatere, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Bestyrelsens beretning blev aflagt, hvor der i årets løb hovedsageligt havde været arbejdet med: 2015 har været et år med mange opgaver, store og små. Et af de større arbejder blev for et år siden lagt i hænderne på Michael Raft. Det gjaldt færdiggørelsen af kælderen under tæppebutikken, undersøgelse af kælderen hos Fil de Fer og endelig renovering af gavlen, Hindegade 5. Se orientering herom senere i referatet. Et andet af de større projekter er karnapreparationen mod Hindegade. Der er netop havnet to tilbud hos vores byggerådgiver Anja Krarup Hansen, som den kommende bestyrelse skal tage stilling til. Det gælder udskiftning af tag over karnapperne i Hindegade og reparationer af revner/pudsafskalning på karnapperne.
E/F Store Kongensgade 83/Hindegade 1-5 - Referat af ordinær generalforsamling 26.01.2016 side 2 Den nye tilstandsrapport er ved at være færdig og vil være et godt arbejdsredsskab for den kommende bestyrelse. Et udvalg under bestyrelsen har arbejdet med klimasikring med fokus på sikring af foreningens fællesarealer; særligt cykelkælderen. Hertil er der indkøbt pumpe, vandstøvsugere, svabere og sandsække, og der er blevet udgravet en pumpebrønd til opsamling af vand i cykelkælderen. Varmecentral er blevet renoveret. I forbindelse med en udslamning af varmtvandsbeholderen i varmekælderen har vi fået lavet en fast aftale med vvs-firmaet Mankov om et regelmæssigt tilsyn med installationerne der. Der er i bestyrelsen også brugt tid på at diskutere udlejning. Flere tilladeler er blevet givet, og forhåbentlig hjælper vores påmindelser om, at udlejning kun kan ske med bestyrelsens godkendelse, jf. vedtægerne. Udlejning fungerer heldigvis godt i en række tilfælde, men særligt den kortere udlejning kan indebære problemer i forhold til fx husordenen. Det er vigtigt at udlejere overholder vedtægterne og indskærper husordenen for lejerne fx er der eksempler på at korttidslejere ikke kan finde affaldscontainerne, hvilket skaber nogle meget generende situationer for resten af ejerforeningens beboer. I tilknytning til bl.a. ovenstående har bestyrelsen flere gange talt om beboeransvar. Efterladt affald, cigaretskodder i gården, tilfældig hensættelse af storskrald etc. giver ud over at være til gene ekstra arbejde til de andre beboere og bestyrelsen. Bestyrelsen minder om, at det er et fælles ansvar, og at vi må påtale det over for hinanden, når noget ikke fungerer. Den diskussion har også fået os til at tale om uddelegering af arbejdsområder til beboere uden for bestyrelsen. Se senere i referatet. Bestyrelsen har også arbejdet på at skabe en lettere (digital) kontakt til foreningens medlemmer. Man kunne forestille sig, at referaterne blev sendt direkte til medlemmernes mail-adresse, eller at post fra Boligeksperten ikke blev sendt med vanlig post, men kom som e-mail. Muligheden for den service findes allerede. Senere på mødet var der mulighed for at melde sig til e-kontakt via Boligeksperten. Herefter fremkom følgende: Fælles ansvar for alle i ejerforeningen i forbindelse med skybrud og oversvømmelser. Det vil sige, at de indkøbte sandsække skal bruges og placeres ved kældernedløb. At sørge for, at den indkøbte pumpe placeres i pumpebrønden og tændes. Pumpe og sandsække findes i vindueskarmen i cykelkælderen. En hurtig indsats fra beboer, som er hjemme, når oversvømmelsen udvikler sig, kan spare ejerforeningen for mange tusindende kr. Efter uhensigtsmæssig etablering af brosten/kantsten medfører det, at især regnvand fra Borgergade danner søer ved Hindegade/St. Kongensgade. Beretningen blev taget til efterretning. 3. Forelæggelse af årsbudget med revisors påtegning til godkendelse. Morten Kierkegaard forelagde årsrapporten i hovedtal.
E/F Store Kongensgade 83/Hindegade 1-5 - Referat af ordinær generalforsamling 26.01.2016 side 3 Ejerforeningen har i 2014/2015 haft indtægter for kr. 820.085,- og udgifter for kr. 624.720,- hvilket giver, efter de finansielle indtægter (kr. 42,-), et overskud på kr. 195.407,- som overføres til næste år. Foreningens egenkapital er positiv med kr. 246.509,- Årsrapporten blev enstemmigt godkendt. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen. Mads Buhl forklarede kort, at der arbejdes på vedligeholdelsesplanen, og denne forventes at blive fremlagt på en ekstraordinær generalforsamling senere i 2016. På sidste års generalforsamling blev der vedtaget renoveringsopgaver, hvoraf en stor del af kælder er udbedret. Desværre har renovering af gavl endnu ikke kunnet opstartes. Arbejdet forventes dog påbegyndt snarest og afsluttet i 2016. 5. Forslag fra bestyrelse og medlemmer. Der var ikke fremkommet forslag, hvorfor punktet udgik. 6. Forelæggelse af driftsbudget til godkendelse. Morten Kierkegaard gennemgik budgettet for 2015/2016 med et negativt resultat på kr. 89.994,- grundet ekstraordinær post på samlet kr. 125.000,- og uændret fællesbidrag. Der blev efterlyst muligheder for besparelse på foreningens drift, og især udgift til vand blev diskuteret, og at overgå til vandregnskab, enten helt eller delvis. Administrator lovede dels at undersøge priser for etablering af individuelle vandmålere, og dels til nærværende referat at oplyse vandforbrug de seneste år. Foreningens samlede m3 vandforbrug er langsomt stigende gennem de seneste år, fra 2.143 m3, 2.337 m3, 2.399 m3 og til seneste forbrug på 2.611 m3 En ejendoms forbrug falder i gennemsnit med op til 35% efter etablering af individuelle vandmålere. Administrator oplyser at en enkelt måler i gennemsnit koster ca. kr. 900,- incl moms og montering af måler. Det anbefales at kontakte vvs firma for konkret tilbud. Et andet punkt som blev diskuteret, er udgift til papir og porto, herunder at det i porto alene koster 34,- at udsende indkaldelse til denne generalforsamling. På næstkommende generalforsamling vil der være forslag om muligheden for, at fremtidige udsendelser af indkaldelse til generalforsamlinger, referater m.m. sendes som mail. De ejere, som allerede nu ønsker at modtage ovenstående fra administrator, blev opfordret til
E/F Store Kongensgade 83/Hindegade 1-5 - Referat af ordinær generalforsamling 26.01.2016 side 4 at sende deres mail til: michael@boligexperten.dk Budget blev enstemmigt godkendt. 7. Valg af formand for bestyrelsen. Niels Roesgaard Mose blev valgt som foreningens formand. 8. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. Michael Cederfeld, Morten Kierkegaard, Lise Halkier, Jens Kristian Kragholm og Mads Buhl ønskede alle at genopstille og blev alle valgt. Bestyrelsen ser herefter således ud: Niels Roesgaard Mose, formand. Hindegade 5, 1. tv. Morten Kierkegaard, kasserer Hindegade 3, 4. tv. Michael Cederfeld, ad hoc opgaver Hindegade 5. 4. th. Lise Halkier: affald, storskrald og trapperengøring. Hindegade 3, 3. th. Jens Kristian Kragholm, ad hoc opgaver Store Kongensgade 83, 3. th. Mads Buhl, teknisk ansvarlig Store Kongensgade 83, 1. tv. 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Jesper Schultz blev valgt som suppleant. 10. Valg af revisor. DataRevision FRR blev enstemmigt genvalgt.
E/F Store Kongensgade 83/Hindegade 1-5 - Referat af ordinær generalforsamling 26.01.2016 side 5 11. Eventuelt. Der var enkelte som ønskede ordret: Tilmelding til nyhedsmail. På foeningens egen hjemmeside, http://stk.bxpweb.dk/, er der bl.a. dokumentarkiv, hvor referater fra bestyrelsesmøder m.m. findes. Ejere opfordres til at tilmelde sig nyhedsmail for løbende at blive holdt ajour. Flere ønskede på generalforsamlingen at blive tilmeldt, hvilket allerede er sket. Ønsker du at blive tilmeldt, så send gerne en mail til bestyrelsen: ejd218@gmail.com eller til administrator: Michael@boligexperten.dk Mulighed for etablering af fransk-altan blev også vendt. Sådan et forslag skal fremlægges til en generalforsamling, da det betyder ændring af ejerforeningens fællesareal. Bestyrelsen ønskede tilkendegivelser omkring korttidsudleje af lejligheder især gennem Airbnb. Det medfører ofte gener, i form af manglende forståelse for, hvordan foreningen fungerer, herunder håndtering af affald og larm. Da det ikke skal være bestyrelsens opgave at rydde op efter disse, kunne et forslag til den kommende generalforsamling være, at der ved gentagne korttidslejer bliver opkrævet enten et depositum hos ejer eller et kontant beløb til sikkerhed for betaling af udgifter, som dette medfører. Ansvarspersoner til arbejdsopgaver i ejendommen: Bestyrelsen søgte om hjælp til arbejdsopgaver, så foreningen ikke pålægges yderligere fællesudgifter, og bestyrelsen ikke skal fungere som viceværter. Bestyrelsens mål er, at alle beboere (minus beboere, der ikke har mulighed på grund af alder, helbred eller lignende) bidrager til opgaver i ejendommen. En eller to ansvarspersoner søgtes til hver af nedenstående opgaver, og følgende meldte sig: Indkøb af elpærer til opgang og gård. Ingen meldte sig, men der var forslag om Mette St. Kongensgade, der ikke var til stede. Jens Kristian kontakter hende. Pasning, opbinding og beskæring af roser i Hindegade: Ingen meldte sig. Forslag om at fjerne dem, hvis ingen vil stå for pasning. Hjælp til sommerferievanding på tagterrassen: Line fra Hindegade 5, 4. tv Åbning for og nøgleudlevering til håndværkere, når bestyrelsen er forhindret. Alice fra Hindegade 5 (når hun er hjemme) Pudsning af messingdørskilte foran hoveddøre en gang årligt. Susanne fra St. Kongensgade Oprydning på loft én gang årligt: Ingen meldte sig.
E/F Store Kongensgade 83/Hindegade 1-5 - Referat af ordinær generalforsamling 26.01.2016 side 6 Den afgående bestyrelse blev takket for det meget store arbejde i det forgangne år. Dirigenten takkede for god ro og orden og afsluttede generalforsamlingen kl. 20.30. Referatet er udarbejdet af: Michael Raft, København, 31. januar 2016. Dirigent: Michael Raft I bestyrelsen: Niels Roesgaard Mose, formand Morten Kierkegaard Michael Cederfeld Lise Halkier Jens Kristian Kragholm Mads Buhl
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift Michael Raft dirigent Serienummer: CVR:21397245-RID:17931709 IP: 89.233.6.242 13-04-2016 kl. 09:14:24 UTC Morten Kierkegaard Serienummer: PID:9208-2002-2-071922168614 IP: 87.63.68.187 14-04-2016 kl. 15:11:25 UTC Jens Kristian Kragholm Serienummer: PID:9208-2002-2-558453327923 IP: 128.0.73.3 15-04-2016 kl. 10:44:14 UTC Niels Roesgaard Mose formand Serienummer: PID:9208-2002-2-007905468094 IP: 2.108.174.185 17-04-2016 kl. 14:52:00 UTC Mads Buhl Jørgensen Serienummer: PID:9208-2002-2-412249058632 IP: 195.215.168.214 28-04-2016 kl. 08:55:26 UTC Lise Halkier Serienummer: PID:9208-2002-2-145660782826 IP: 87.63.69.118 15-04-2016 kl. 21:27:51 UTC Hans Christian Michael Cederfeld de Simonsen Serienummer: PID:9208-2002-2-027142564525 IP: 5.179.80.69 21-04-2016 kl. 16:47:46 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate