REFERAT Sagsbehandler: Hanna Voermanns J.nr.: 6.kt. 2008/000590 MØDE I TURNUSUDVALGET 27. MAJ 2010 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 1. juli 2009 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra myndigheder 4. Status på karrieresamtaler 8. Eventuelt Deltagere: Afdelingschef Laila Reenberg Kontorchef Anders Jakobsen Specialkonsulent Jeppe Søndergaard Pedersen Kontorchef Susanne Kærup Fuldmægtig Christian Elander Rasmussen Kontorchef Thomas Molin Chefkonsulent Henriette Brandstrup Fuldmægtig Otto Klitgaard Jensen Chefkonsulent Marianne Brynfeldt Chefkonsulent Court Møller Fuldmægtig Morten Sørensen Fuldmægtig Hanna Voermanns Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Personeltjeneste Farvandsvæsenet Forsvarets Efterretningstjeneste Beredskabsstyrelsen Sekretær i udvalget 1. Godkendelse af referat fra mødet den 1. juli 2009 Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 23. august 2009 samt 25. maj 2010. Referatet blev godkendt.
Der var ingen bemærkninger til det endelige referat eller til dagsordenen for dagens møde. 2. Orientering fra formanden Laila Reenberg gennemgik afgang/rokering under turnusordningen fra perioden juni 2009 til juni 2010. Afgangen af fuldmægtige er halveret siden forrige møde. Siden juni 2009 har i alt 28 fuldmægtige forladt ordningen, herunder 21 fuldmægtige, der helt har forladt Forsvarsministeriets område. De resterende 7 er enten rokeret til interne konsulent stillinger eller har fået tjenestefrihed uden løn grundet deltagelse på VUTII. Der ses ikke at være myndigheder, der er særlig ramt af afgang i indeværende periode. Siden juni 2009 har der været 35 rokeringer af fuldmægtige. Susanne Kærup bemærkede, at rokeringerne kunne være foranlediget af afdelinger/stillinger, der blev nedlagt/oprettet. Laila Reenberg oplyste, at der fortsat er fokus på både rokeringer og fuldmægtige, der forlader ordningen. Laila Reenberg gennemgik principperne for tildeling af tjenestefrihed uden løn (TUL). Tidligere fik turnusfuldmægtige automatisk TUL ved overgang til eksterne stillinger. I dag ydes TUL på baggrund af en konkret vurdering. I vurderingen indgår en række momenter, som f.eks. det nuværende arbejdsområdes karakter, den hidtidige præstation (faglige og personlige kompetencer), hvor længe den pågældende medarbejder har været ansat, i hvilket omfang det vil være muligt at genplacere medarbejderen, når denne kommer tilbage samt karakteren af det nye arbejde. Grundet den økonomiske situation og omstruktureringerne i forsvaret har Forsvarsministeriet anlagt en relativ restriktiv praksis. Thomas Molin tilføjede, at stramningerne i praksis vedrørende TUL ikke kun gjaldt turnusfuldmægtige, men også andre medarbejdergrupper i forsvaret. Susanne Kærup bemærkede hertil, at en stramning på området burde prioriteres, og at det ud fra en tjenestestedsbetragtning var godt at udvise tilbageholdenhed, idet stillinger ofte står tomme under medarbejderens TUL. Henriette Brandstrup spurgte, om der endnu konkret var givet afslag på TUL til nogen turnusfuldmægtige. Anders Jakobsen bekræftede dette. Thomas Molin understregede, at TUL er en favorabel ordning, idet der på andre områder højst gives TUL i 3 måneder. Otto Klitgaard Jensen spurgte, om der normalt gives TUL i 2 eller 4 år til turnusfuldmægtige. Anders Jakobsen svarede, at udgangspunktet er 2 år. Jeppe Søndergaard Pedersen bemærkede, at TUL efter hans synspunkt ofte er en gratis omgang for arbejdsgiver, idet få benytter sig af tilbagegangsretten. Han betragter TUL som et medarbejdergode og mener derfor ikke, at arbejdsgiver bør være for restriktiv i vurderingen. Side 2/2
Court Møller understregede, at Beredskabsstyrelsen var meget tilfreds med den mere restriktive tilgang til TUL, og at det var godt for turnusordningen at udvise tilbageholdenhed. Laila Reenberg oplyste, at staten har indkøbt et e-rekrutteringssystem, som nu er tilgængeligt for samtlige statslige institutioner. Der er mange fordele forbundet med systemet, der bl.a. håndterer jobansøgninger elektronisk. Den administrative byrde, der er forbundet med bl.a. at bekræfte ansøgninger, lettes, da dette sker automatisk i systemet. På den måde sikrer man i højere grad en ens behandling af ansøgningerne og dermed af ansøgerne. Forsvarsministeriet regner med at tage systemet i brug i efteråret 2010. Court Møller kunne dertil oplyse, at Beredskabsstyrelsen tager systemet i brug i september måned 2010. Thomas Molin oplyste i forlængelse deraf, at Forsvarets Personeltjeneste endnu har kontrakt med EasyCruit, og at de derfor venter med at tage statens E-rekruttering i brug. Anders Jakobsen anbefalede, at alle myndigheder implementerer statens E-rekruttering hurtigst muligt. Laila Reenberg fortalte, at der på turnusudvalgsmødet i juli blev besluttet at oprette et internt jobunivers inden for Forsvarsministeriets område. Fremover vil turnusstillinger, faste fuldmægtigstillinger og konsulentstillinger blive slået op ét sted, således at det er nemt for akademiske medarbejdere at holde sig orienterede om ledige stillinger inden for ministerområdet. Det blev imidlertid dengang besluttet, at jobuniverset skulle afvente Forsvarsministeriets nye hjemmeside. Den nye hjemmeside ( sølvmodellen ) blev lanceret i slutningen af april 2010. Den nye version af hjemmesiden ( guldmodellen ) er planlagt til at gå i luften tirsdag d. 14. sep. 2010. Her vil også myndighedernes beskrivelse af myndighedsområdet til brug for Fuldmægtignet blive lagt på. Jobuniverset forventes at være på plads samtidig. Efter den nye hjemmeside (sølvmodellen) er blevet lanceret, er det nu muligt at oprette en nyhedsgruppe, hvor brugere kan tilmelde sig at modtage nyheder om ledige stillinger. Dette arbejder HR- og administrationskontoret på. Laila kunne endeligt oplyse, at HR- og administrationskontoret i løbet af efteråret vil besøge de enkelte myndigheder for at fortælle turnusfuldmægtige, chefer og andre ansatte om den nye turnusordning og det større jobmarked inden for Forsvarsministeriets område. Laila Reenberg fortalte, at som følge af Turnusordningens nye retningslinjer, der trådte i kraft 1. november 2009, har turnusfuldmægtige, der har været ansat 10 år eller mere, som en overgangsordning mulighed for at komme til samtale på turnusstillinger indtil første stillingsskift, idet de ikke længere har fortrinsret til stillinger efter dette tidspunkt. Revisionen af ordningen har foreløbig ikke givet anledning til bemærkninger, men det er vigtigt at være opmærksom på fordelingen af fuldmægtige ved de forskellige myndigheder i fremtiden. Der skal være et vist flow, men samtidig under hensyntagen til, at der også skal være en periode med gavntjeneste. Laila kunne videre oplyse, at der på sidste møde blev lovet en statistik på ancienniteten i fuldmægtiggruppen. Der er pt. 190 turnusfuldmægtige ansat under FMN område. Såfremt ancienniteten beregnes fra eksamensdatoen, er der således 34 fuldmægtige, der har 10 års anciennitet eller mere, 53 fuldmægtige, der har 5-10 års anciennitet samt 103 fuldmægtige, der har 0-5 års anciennitet. Såfremt det beregnes fra ansættelsesdatoen under Forsvarsministeriets område, er der 13 fuldmægtige, der har 10 års anciennitet Side 3/3
eller mere, 20 fuldmægtige, der har 5-10 års anciennitet samt 157 fuldmægtige, der har 0-5 års anciennitet. Otto Klitgaard Jensen spurgte i den forbindelse, om ekstern ansættelse tæller med i vurderingen af antal turnusstillinger. Anders Jakobsen svarede, at den konkrete erfaring fra den eksterne stilling vurderes, men at ekstern ansættelse som hovedregel tælles med. Susanne Kærup bemærkede, at det er vigtigt, at turnusordningen administreres fleksibelt i forhold til antallet af rokeringer i løbet af de 10 år, og at der sker en individuel vurdering. Henriette Brandstrup oplyste dertil, at Farvandsvæsenet har flere ældre og erfarne medarbejdere, og at der derfor ikke er så mange rokeringer på Farvandsvæsenets område. Laila Reenberg gav en status på fuldmægtiguddannelsen. Siden sidste møde i juli 2009 er der oprettet 3 nye fuldmægtighold (hold 1-3), der alle har været på introduktionskursus. Hold 1 og 2 har derudover færdiggjort 2. modul. De to hold afslutter 3. og sidste obligatoriske modul i juni måned. Hold 3 afslutter 2. modul til august. På sidste møde blev det fremhævet, at der var en del fuldmægtige, der udeblev fra fuldmægtiguddannelsen. Det er ikke længere tilfældet, fuldmægtigene er blevet gode til at bytte internt, når de er forhindrede i at deltage. I de tilfælde, hvor afbud ikke meddeles senest 3 uger før kursets afholdelse, sendes regningen for medarbejderens deltagelse til den relevante myndighed. Flere mødedeltagere var enige om, at fuldmægtiguddannelsen og modulerne er rigtig gode. Morten Sørensen mente dog, at første modul virker lidt tungt, da det er ensformigt at høre på så mange oplæg fra myndighederne i træk. Morten foreslog, at deltagerne eventuelt selv kunne præsentere deres myndigheder. Anders Jakobsen nævnte, at det er vigtigt, at alle myndigheder bliver præsenteret på fuldmægtiguddannelsen, men at det sikkert var muligt at gøre det bedre. Laila Reenberg mente, at det kunne være en god idé at udstikke kriterier til oplægsholderne, så oplæggene kunne blive mere ensartede. Susanne Kærup understregede, at det generelle indtryk af fuldmægtiguddannelsen er rigtig godt. Anders Jakobsen nævnte, at uddannelsen generelt får gode evalueringer af turnusfuldmægtigene, som er glade for dagen i sin helhed. Et af de primære formål med uddannelsen er i øvrigt netværksdannelse. Henriette Brandstrup foreslog muligheden for, at et af modulerne besøger Gedser og kystredningstjenesten, hvor det bl.a. er muligt at sejle med redningsfartøjerne. Mødedeltagerne bifaldt ideen. 3. Orientering fra myndighederne Side 4/4
Susanne Kærup kunne oplyse, at Forsvarskommandoen evaluerer afgang af medarbejdere hvert halve år. Der har ikke været nogen nævneværdig afgang. Henriette Brandstrup oplyste, at Farvandsvæsenet har ansat 5 nye turnusfuldmægtige, hvilket skyldes, at et antal fuldmægtige er blevet udnævnt til konsulenter. Court Møller fortalte, at der i Beredskabsstyrelsen er ansat færre fuldmægtige, og at der pt. var ledige/vakante stillinger. Marianne Brynfeldt meddelte, at der i Forsvarets Efterretningstjeneste var ansat 8 turnusfuldmægtige, og at der ikke generelt er nævneværdig afgang på området. Thomas Molin oplyste, at Forsvarets Personeltjeneste generelt modtager få opsigelser, og at der er en række ubesatte stillinger. Sidstnævnte kan muligvis hænge sammen med, at myndighederne selv har overtaget lønsumsansvaret, hvilket muligvis kan få betydning for turnusordningen. Vedrørende forliget havde Forsvarets Personeltjeneste endnu ikke noget endeligt overblik, men der må forventes afskedigelser. Turnusfuldmægtige vil formentlig ikke blive særlig hårdt ramt, men det er svært at sige umiddelbart. For så vidt angår civiles deltagelse på VUTII kunne Thomas oplyse, at grundet den økonomiske situation vil civile ikke deltage i ordningen fremover, ligesom den militære deltagelse på holdet tillige vil blive skåret ned. Laila Reenberg tilføjede, at ordningen med civil deltagelse på VUTII efter hendes mening er at skyde over målet, og at ordningen bør ophøre. Thomas Molin kunne tilføje, at forsvarschefen havde samme opfattelse. Susanne Kærup erklærede sig enig i ovenstående og tilføjede, at ordningen skaber mange frustrationer for de civile deltagere for så vidt angår deres fremtid i systemet efterfølgende. Deltagelse på VUTII bygger forventninger op, som er svære at indfri efterfølgende. Thomas Molin understregede, at der var gjort alt for at nedtone deltagernes forventninger forud for deltagelsen. Henriette Brandstrup spurgte, hvilke overvejelser, der lå til grund for optagelse af civile på uddannelsen. Thomas Molin svarede, at den civile deltagelse blandet andet havde til formål at få en bredere forståelse af den militære strategiske tankegang. Side 5/5
4. Status på karrieresamtaler Hanna Voermanns oplyste, at departementet er i gang med at afholde karrieresamtaler for de fuldmægtige, der ønsker det. Der er tredje gang, der afholdes samtalerunde. Samtalerne sker på baggrund af et nyt samtaleværktøj, som tager udgangspunkt i Personalestyrelsens karriereportal. Court Møller nævnte, at der ikke har været afholdt karrieresamtaler i Beredskabsstyrelsen, og at han var i tvivl om formålet. Court nævnte desuden, at ensretning på området er ønskeligt. Hanna Voermanns svarede, at samtalen tager udgangspunkt i kompetencer, potentiale og den enkeltes ønske til fremtidig stilling, men at det under samtalen altid blev gjort klart, at den enkelte selv har ansvaret for egen karriere. Samtaleskemaet blev desuden udleveret i kopi til mødedeltagerne. Anders Jakobsen forklarede, at samtalerne ligeledes har til formål at afdække talentmassen i et koordinerende forum mellem myndighederne, og at samtalerne blev holdt i forlængelse af formøder med de nærmeste chefer. Ideer til samtalernes gennemførelse, samtaleskemaer mv. er oprindeligt blevet udarbejdet i et samarbejde mellem myndighederne bl.a. ved en workshop for ca. 2 år siden. Hvis der er behov herfor, vil en lignende koordinering kunne finde sted igen i efteråret. 5. Eventuelt Det blev aftalt, at næste møde i Turnusudvalget finder sted i januar 2011. Side 6/6