Møde i ph.d.-udvalget. Forum. Møde afholdt: 7. december 2016 kl :00. 15B Sted: Mia Dabelsteen. Referent:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 7. DECEMBER 2016 Forum Møde i ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 7. december 2016 kl :00. KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 15B.0.07 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, ph.d.-skoleleder, formand for ph.d.-udvalget, INSS, Mia Dabelsteen, specialkonsulent, sekretær for udvalget, Henrik Reeh, stedfortrædende formand for udvalget, IKK, Michael Lerche Nielsen, NFI, Pia Borlund, IVA, Inge Birgitte Siegumfeldt, Engerom, Trine Brox, ToRS. phdschool@hum.ku.dk REF: MD Mads Damgaard, Næstformand i ph.d.-udvalget, Ph.d.-studerende, ENGEROM, Jes Heise Rasmussen, Ph.d.-studerende ToRS, Nicklas Freisleben Lund, Ph.d.-studerende, IKK, Maria Skou Nicolaisen, Ph.d.-studerende, IVA, Astrid Ravn Skovse, Ph.d.-studerende, NFI, Sofie Rosengaard, Ph.d.-studerende, MEF, Ismar Dedovic, suppleant, ph.d.-studerende, SAXO Afbud: Anne Jerslev, MEF, Dorthe Gert Simonsen, SAXO,

2 Claus Povlsen, NFI/CST, Thomas Rørbeck Nørreby, Ph.d.-studerende INSS, Jesper Vestermark Køber, Ph.d.-studerende SAXO. SIDE 2 AF 6 Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Orientering om genopretningssamtaler ved Inge-Lise Damberg, Special konsulent, HR. 3) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. 4) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. 5) Kan minimumstiden fra modtagelse af den foreløbige indstilling til forsvarets afholdelse sættes op? (Se bilag 2) 6) Drøftelse af ph.d.-koordinatorfunktionen, -opgaver og -varetagelse (Fortsat fra sidste møde - se bilag 1a-d). 7) Evt. Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2) Orientering om genopretningssamtaler ved Inge-Lise Damberg, Special konsulent, HR. Inge-Lise Damberg, Specialkonsulent, HR og Personale, var inviteret til dette ph.d.-udvalgsmøde for på opfordring fra de ph.d.-studerende i ph.d.- udvalget, at orientere om ph.d.-skolens praksis og regler i forbindelse med genopretningssamtaler. Sune understregede indledningsvist, at genopretning sker yderst sjældent. I de seks år Sune har været ph.d.-skoleleder har ph.d.-skolen givet færre end fem genopretningstilbud. Inge-Lise redegjorde derpå for ph.d.-skolens praksis og regler i forbindelse med genopretningssamtaler og undervejs stillede ph.d.-udvalgets medlemmer en række spørgsmål, som hun og Sune besvarede 1. Redegørelsen kan opsummeres således: 1 Det blev herunder understreget, at en eventuel forsinkelse hos ph.d.- administrationen i behandlingen af evalueringsrapporterne ikke kan blive årsag til en genopretning. 2

3 Det overordnede formål for ph.d.-skolen er, at få de ph.d.-studerende godt igennem uddannelsen. Regelgrundlaget for ph.d.-studiet er fastsat i Ph.d.- bekendtgørelsen, KUs Fælles regler og retningslinjer for ph.d.-uddannelsen og Regelhåndbog for ph.d.-uddannelsen på Det Humanistiske Fakultet. Det er bestemt, at der ved studiestart skal afleveres en ph.d.-plan og derefter efter hhv. 10, 22 og 30 måneder en evalueringsrapport. Formålet med evalueringerne er at sikre, at den ph.d.-studerende følger sin ph.d.-plan og at det går godt. Hvis det konstateres, at der er noget galt enten via evalueringerne eller mellem evalueringerne, er det ph.d.-skolelederens ansvar at gribe ind. Hvis en evaluering er negativ eller vejleder retter henvendelse til ph.d.- skolelederen om, at et forløb ikke er på sporet længere - og ph.d.- skolelederen på det grundlag vurderer, at den studerende ikke følger ph.d.- planen, trods eventuelle justeringer, giver ph.d.-skolelederen den studerende tre måneder til at rette op på forholdet. Et tilbud om genopretning efter ph.d.-bekendtgørelsens 10, stk. 2 kan kun gives én gang under den samlede ph.d.-uddannelse og det skal klart fremgå af tilbuddet, hvad den ph.d.- studerende skal have løst inden for genopretningsperioden. Proceduren er, at den ph.d.-studerende bliver indkaldt til en genopretningssamtale med ph.d.- vejleder, ph.d.-skoleleder og evt. en bisidder efter eget valg. SIDE 3 AF 6 Ved samtalen præsenteres den ph.d.-studerende for ph.d.-skolelederens vurdering og baggrund for, at der skal indledes en sag om genopretning, samt det tilbud om genopretning, som efterfølgende sendes skriftligt til den studerende med en frist for at acceptere tilbuddet. Den ph.d.-studerende får også selv mulighed for at fremsætte bemærkninger til sit forløb og til genopretningen. Der tages referat af samtalen, som sendes ud til godkendelse af den ph.d.-studerende inden genopretningen iværksættes. Når den ph.d.-studerende har accepteret tilbuddet har vedkommende tre måneder til at rette op på forholdet, jf. tilbuddet. Efter udløbet af de tre måneder, vil der ske en evaluering af forløbet, hvor ph.d.-skolelederen på baggrund af vejleders udtalelse foretager en ny vurdering. I den forbindelse får den ph.d.-studerende mulighed for inden for en frist på mindst 2 uger at komme med bemærkninger til vurderingen efter ph.d.- bekendtgørelsen 10, stk. 3, jf. stk. 1. Hvis vurderingen bliver negativ ophører indskrivningen i medfør af ph.d.- bekendtgørelsen 10, stk. 4. Det medfører samtidig, at ansættelsen som ph.d.-stipendiat også ophører. 3

4 Den ph.d.-studerende får mulighed for at klage over ph.d.-skolelederens afgørelse til dekanen inden for en frist af 2 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt den studerende. SIDE 4 AF 6 Desuden kan den studerende klage til Styrelsen for Videregående Uddannelser over retlige forhold, efter ph.d.-bekendtgørelsens 29, stk. 1. Ad 3) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. Sune meddelte, at ph.d.-skolens administration har optalt antallet af de ph.d.-studerendes anvendte arbejdsforpligtelsestimer og har fundet, at der på fakultetet samlet set i gennemsnit er 100 timer pr. ph.d.-studerende, der ikke anvendes af institutterne. Sune vil derfor plædere for, at den tutor-ordning, som institutlederne tidligere på året ikke ønskede at indføre, fordi der ikke var timer til det, nu genovervejes og indføres. Han vil derfor indstille dette til direktionen på ny. Idéen med ordningen er, at erfarne ph.d.-studerende kan få nogle timer af deres arbejdsforpligtelsestid for at introducere nye ph.d.-studerende på deres institut til det at komme godt i gang som ph.d.- studerende og til det sociale og faglige liv på instituttet. Dette fik opbakning af ph.d.-udvalget. Sune meddelte yderligere, at der i forbindelse næste introseminar den februar 2017deltager omkring 20 ph.d.-studerende, som alle er finansierede af eksterne midler. Det er glædeligt, og det er ikke sket før, at der er startet så mange ph.d.-studerende i foråret og at ph.d.-skolen derfor afholder et todages seminar på dette tidspunkt af året. Sune mente også, at det tegner godt med hensyn til at nå måltallet for Dernæst meddelte Sune, at de 16 frie stipendier er slået op med frist den 22. januar De er slået op for hhv. IKK, IVA, SAXO og TORS. Der er dog en forsinkelse på et nyt it-system HR manager, som gør, at dette optag mod forventning må køres i det gamle it-system People XS. Det har dog ikke større betydning for ansøgerne. Han nævnte videre, at det endnu er uvist, hvordan næste runde i 2018, vil komme til at se ud. Derudover oplyste Sune, at det som led i de spareøvelser, der kører på tværs af KU, hvor to arbejdsgrupper har arbejdet på at finde ud af, hvordan der kan effektiviseres og spares på HR og ph.d.-området, nu er truffet beslutning om at lægge HR sammen til tre HR centre. Et hver for SUND og Science og et for de fire tørre fakulteter. Ph.d.-området hører på de tørre fakulteter allerede under HR og det er netop besluttet af LT ikke at ændre på dette, hvorfor ph.d.-administrationen på de fire tørre fakulteter også vil skulle slås sammen og lægges ind i det nye HR center for de tørre fakulteter. Der arbejdes på at kortlægge den nye organisering, som skal være på plads til ef- 4

5 teråret Det er endnu uvist, hvad det får af konsekvenser på ph.d.- området, men formodningen er, at den nye ph.d.-administration fortsat skal betjene fire ph.d.-skoler i det nye HR center. SIDE 5 AF 6 Herudover meddelte Sune, at ph.d.-skolen er flyttet fra Mikado House i slutningen af september og nu har til huse i bygning 23. på femte sal ved siden af INSS. Han nævnte også, at rekrutteringsteamet er oppe at køre igen, efter at Micella fik nyt job, og Anni startede. Anni og Maja er et godt team, og det fungerer virkelig godt. Endelig meddelte Sune, at det er lykkedes at få alle ph.d.-vejlederne gennem kurset i videnskabelig redelighed og at nye vejledere også vil blive mødt af dette krav fortsat. Kurset er en del af vejlederkurset og de nye datoer er lagt på ph.d.-skolens hjemmeside, hvor det er muligt at tilmelde sig. Det afholdes næste gang den august Ad. 4) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. Astrid, NFI, meddelte, at hun var blevet opfordret til at bringe det op, at det bør tydeliggøres, at der kan være problemer for ph.d.-studerende fra ikke- EU-lande i at tage på feltarbejde i mere end seks måneder. Sune sagde, at han ville bede Henriette om at præsentere reglerne for de internationale ph.d.-studerende på et møde én gang pr. semester. Dernæst efterlyste Astrid, at der blev foretaget en særkørsel for ikke-danske ph.d.-studerende angående beskæftigelse efter endt ph.d.-uddannelse. Dette var Sune enig i kunne være interessant såfremt det kan lade sig gøre og det skal derfor bringes videre til dem, der udarbejder statistikken i Ledelsessekretariatet. Mads, ENGEROM, spurgte herpå til om der var nyt fra Birgitte Grundtvig Huber, Chef for Strategienheden, der holdt oplæg om individuelle karrieresamtaler på sidste møde i ph.d.-udvalget. Mia svarede, at hun netop havde hørt fra Birgitte, at hun inden længe vil indkalde de ph.d.-studerende i udvalget til samtaler om dette. Ad. 5) Kan minimumstiden fra modtagelse af den foreløbige indstilling til forsvarets afholdelse sættes op? (Se bilag 2). Ph.d.-udvalget drøftede spørgsmålet. Der var dog enighed om, at udvalget havde behov for at drøfte problemstillingen igen og i den forbindelse også se nærmere på instruksen til bedømmelsesudvalget for at se om der er noget der, der skal justeres. Dette vil derfor blive sat på dagsordenen til næste mø- 5

6 de. SIDE 6 AF 6 Ad. 6) Drøftelse af ph.d.-koordinatorfunktionen, -opgaver og - varetagelse (Se bilag 1). Dette punkt blev på grund af tidsmangel udsat til næste møde i ph.d.- udvalget. Ad. 7) Evt. Maria, IVA, spurgte om der var retningslinjer for digitale tillæg, da hun gerne vil have mulighed for at kunne aflevere digitale tillæg til afhandlingen. Dette bekræftede Sune, at der ville kunne findes en løsning på så længe grunddokumentet kan tekstscreenes. Endelig takkede Sune det afgående udvalg for det store engagement medlemmerne har lagt i udvalgsarbejdet i årets løb. Han erklærede, at det har været en fornøjelse, og takkede for indsatsen. 6