Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: +45 6543 2030 E-mail khs@medcom.dk www.medcom.dk Dato 5. September 2016 REFERAT af 4. møde i FMK-ERFA-gruppen Dato og tidspunkt: Mandag, den 5. september 2016, kl. 10.00-15.00 Sted: Deltager MedCom, Forskerparken 10, MedCom- Mødelokale C, 5230 Odense M Kirsten Damgaard, Aalborg Kommune, afbud Janni Bøgsted Kjærgaard, Aalborg Kommune Jan P. Larsen, Skive Kommune Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune, afbud Brita Langvad, Haderslev Kommune Liselotte Johansen, Assens Kommune Lene T. Olsen, Kalundborg Kommune, afbud Preben Hilligsøe, Roskilde Kommune Merete Halkjær, Københavns Kommune, afbud Pia Wisbøl, Herlev Kommune, afbud Pia Mathiassen, Halsnæs Kommune Poul Erik Kristensen, KL, afbud Karina Hasager Hedevang, MedCom Marianne Nielsen, MedCom Iben Søgaard, MedCom, afbud Pia Reinhardt Juel, MedCom (referent) Dagsorden: 1. Velkomst Karina bød velkommen. 2. Kort status fra MedCom, hvad er der sket siden sidst? o Kommissorium for gruppen godkendt Karina har udsendt kommissorium til FMK ERFA-gruppen. Hovedpunkterne i kommissoriet er: MedCom informerer alle 98 kommuner. Materialet må gerne videredistribueres.
Man repræsenterer sit eget EOJ-system i ERFA-gruppen. 4 årlige møder, hvor der udveksles kommunale synspunkter. Hvad skal med til KL og hvad skal med i de enkelte grupper i den nye governancestruktur. Merete er gået ud af gruppen og har selv udpeget Pia Wisbøll. Fremover vil MedCom dog gerne selv udpege repræsentanter. o Roadmap 2016-2018 delvist godkendt Skulle gerne blive godkendt på styregruppemødet i dag. Der er rettelser FMK 1.4.0 lukkes 01.06.17 1.4.4 skal tages i brug i år. Det stemmer ikke overens, så ibrugtagningen af denne version forventes udskudt til 30.06.17. KL og MedCom vil se en implementeringsplan/udrulningsplan fra leverandørerne inden næste FMK EOJ-leverandørmøde, så vi sikrer, at alle systemerne er klar. Pia der udvikles kun til Nexus og ikke til Avaleo. 1.4.4. Extensions dosis pixibøgerne ligger i 1.4.4, så vi ikke skal vente til 1.4.6. Udfordringen er, at der er længe til 2018. Regionerne skal melde tilbage i dag om de kan være klar før 30.06.18. o Opdatering af Anbefalede arbejdsgange Karina - Arbejdsgangene er tilrettet, men mangler beskrivelsen af håndkøb. Alle kommentarer er ikke taget med, idet nogle af dem var systemspecifikke. Det er ikke tanken, at arbejdsgangene skal sendes ud igen som nyt materiale, men skal bruges, når vi går i gang med implementering af FMK på social- og misbrugsområdet, så vi har noget at tage udgangspunkt i. Pia Cpr.nummer på dosisposer hvordan skal det takles når de skal bortskaffes? Det står ingen steder og er et problem på fx plejecenter. Marianne vejledninger i forhold til håndtering af dosisposer er ikke noget der hører under vejledninger fra MedCom. De vil kun være FMK relateret. Karina er der nogen, der kan sikre at det ikke står på forskellige måder det skal ensrettes. Brita der skal hele tiden refereres til, hvilken vejledning der er benyttet. Jannie vi forsøger at tage udgangspunkt i de anbefalede vejledninger, men det er svært. Og de regionale aftaler skal overholdes. Jan de regionale, skal afspejle de kommunale som skal afspejle de lokale aftaler Karina mener at Styrelsen for Patientsikkerhed burde have en plads i den nye governancestruktur. Hvis ikke burde SDS sikre, at de også er blevet hørt ift. nye tiltag omkring medicinhåndtering. Marianne I må ikke have en forventning om, at vejledningerne går udover FMK relaterede spørgsmål. Vejledningerne herfra har egentlig kun været til hensigt, at de skulle bruges i den kommunale del ikke at de skulle distribueres bredt ud. Brita der er system i indmeldingerne til Marianne, hvilket er godt Karina kan vi aftale, at hvis I falder over noget som står anderledes i lokale/tværsektorielle vejledninger i forhold til MedComs vejledninger så meld ind, så det kan blive tilrettet. 2
3. Orientering fra de nationale FMK-grupper (Governance) o Orientering fra driftsgruppemøde samt programgruppemøde Jannie er med i FMK Nationale driftsgruppe de småproblemer brugerne har, kommer aldrig op i denne gruppe hvordan får vi de emner med? Det syntes Jannie er svært. Hvordan skal vi sikre input for alle kommuner? Hvordan skal vi bruge dette møde som input til driftsgruppemøderne? Det er svært at få de små problemer op på dette niveau hvad er det der skal kigges på, så det hele ikke bare ser godt ud. Brita - i forhold til drift er der så mange forskellige parametre at tage hensyn til. Det må løses internt i kommunen. Måske er konklusionen bare at punkter skal tages overordnet i gruppen. Brita det kan måles på nationale opkald og hvordan det ser ud kommunevis. o Hvordan orienterer vi hinanden, og hvordan sikrer vi, at vi får emner med, som skal behandles i de respektive grupper? Karina fremover kommer det med som et fast punkt på ERFA gruppemøderne så Janni melder ind hvis der er punkter der skal behandles, ift. driftsgruppen. Karina er repræsenteret i alle de andre grupper. Så er det hovedpunkter fra referatet som kommunerne skal informeres om, skal dette trækkes ud og sendes i et nyhedsbrev til kommunerne. Programgruppemøde Karina sidder som KL s repræsentant. Vi har ingen indflydelse på de i gang værende projekter. Pt. har vi kun mulighed for at melde ind med høringssvar på pixi bøgerne til dosisdispensering. Alle andre projekter er godkendt tidligere. Det er vigtigt, at alt er clearet med både EOJ-leverandørerne og denne ERFA-gruppe, inden det gives videre til Poul Erik, der så trækker af på tingene i FMK programstyregruppen. KL har ønsket transparenthed i forhold til de ønsker der meldes ind. Hvor kan det ses at det er meldt ind? Dosisbøger der afholdes workshop hvor bøgerne vil blive gennemgået. Sundhedsdatastyrelsen har udviklet en FMK borger app tilgængelig 1. oktober. Der er pt. udfordringer omkring fjernelse af klokkeslæt i FMK version 1.4.4. KL har bedt om at deltage i udredningsarbejdet. 4. Dosisdispensering o SDS har udarbejdet pixi-bøger, der beskriver, hvordan kommunerne kan håndtere dosisdispensering. Udsendt til ERFA-gruppen Tilbagemeldinger fra ERFA-gruppen på det fremsendte materiale Hvis der er mange tilbagemeldinger, så send dem til Karina. Lene har ønske om, at der på side 7 i den til hjemmeplejen (2 eksempler skal fjernes). Dette er gruppen ikke enig i. Brita ønske om at undersøge om hvor tit det på landsplan sker at dosispakkeapoteket ændrer og udleverer anden dosis end det, der er 3
ordineret fx 1 x 10 ændres til 2 x 5. Snak om dosiskort i EOJ-systemet og hvordan vi sikre os, at kommunerne ikke skal vedligeholde både dosiskort og medicinkort lokalt i EOJ. Jan det er forholdsvis nemt at rette i systemet. Hvis EOJ-systemet ikke henter et men to steder (dosiskort og FMK-online). Det skal vi ikke ud i og det er lovgivningsmæssigt heller ikke lovligt, da lægen skal inddrages. Alt skal kun registreres ET sted. Marianne mener at det slår igennem i systemerne, men hun undersøger det, for at være helt sikker. Jannie Er det er stadig kommunen, der skal håndtere/informere lægen, når en dosisrecept udløber? Ja, det er det. Vi har diskussion igen om, hvem der beder om fornyelse af dosisrecepter. Dette må drøftes på EOJ-leverandørmøde, hvordan det kan håndteres. Marianne hvordan håndteres dosisudlevering og sidedosering? Man får en ekstra recept, så der vil være tale om to udleveringer. Brita ved sidedosering af dosis der er kommunen nød til at udarbejde arbejdsgange/aftaler omkring dette. Marianne Skal seponeret lægemiddelordination fremgå af FMK, indtil kommunen kvitterer for ændringen? Jannie side 10, fase B øvrige ordinationer, der ikke er ordineret af lægen. Ønske om at lægen skal kunne håndtere og godkende dette. Britta syntes at vi skal stræbe efter så flydende arbejdsgange i hjemmeplejen. Karina forventer ikke, at vi kan gøre særlig meget ift. de læger der tager borgerne af dosisdispensering. Birgit har indsendt mange eksempler, da KL bad om dette. Karina mener dog alligevel, at vi skal tage punktet med på næste KKR-møde. 5. Medicinhåndtering i forhold til embedslægetilsyn (8) o Usikkerhed omkring krav, der er fra embedslægen i forhold til medicinhåndtering, f.eks. ved dosering af substituerbare præparater Halsnæs har fået anmærkning fra embedslægen, hvor der skal doseres til 14 dage hos borger. Der er til 2 dage med Pinex og derefter doseres panodil. På printet medicinkort står panodil anført til hele perioden. Det er en fejl ifølge embedslægen. Hvad gør I andre? Lise-Lotte: udleveringer skal først bruges, når medicinen hældes op. Der ændres på udlevering, når et nyt glas tages i brug. Brita: Hvis det er rigtigt, skal restmedicin til 2 dage destrueres og i stedet hældes panodil op til alle 14 dage i dette tilfælde. Jannie: det kan løses i KMD, at der angives på dage, hvilken medicin som er hældt op. Det bliver også et krav til Systematic, at udlevering kan angives på dage. Vi tager dette op på næste EOJ-leverandørmøde. 4
6. Indberetninger til opsamlingsfunktionen og andre udfordringer i FMK (9) o FMK-ændringer, der ikke er der Kommunerne vil, når de abonnerer på advis ved ændringer af en ordination, opleve at de modtager advis om ændringer, trods der f.eks. blot er tilføjet en tilskudsmarkering på den pågældende ordination. Der modtages ikke kun advis, når der er sket ændringer i styrke, dosering og lign. men ved ENHVER ændring af en ordination. Det tages op på næste EOJ-leverandørmøde, om der kan sorteres på adviser, så kommunerne ikke drukner i ikke relevante adviser. Der ønskes kun advis på ændringer på lægemiddelordination fx dosisændring, tidspunkt for dosering osv. Samtidig en snak om, hvordan det kan løses uden at man kun tænker på eget system. o Manglende FMK-adviser, selvom der er driftsproblemer Hvad sker der ved nedbrud? Beskrivelse fra Janni herunder: FMK adviser ved driftsmæssige problemer http://services.nsi.dk/en/services/fmk.aspx Servicedeklaration - specifikke vilkår for service Servicen udstilles med følgende tilgængelighed (oppetid) og svartider Svartider Der gives ikke garanti for svartider til adviserings service. Service afvikles i sammenhæng med den centrale NSP, overvågning og optimering sker i sammenhæng med NSP løbende drift og vedligehold. Tilgængelighed og leverancesikkerhed for adviseringer I perioden fra kl. 0.00 kl. 24.00 skal tilgængeligheden af adviseringsservice minimum være 99,5%. Tilgængeligheden beregnes over en periode på en kalendermåned. Planlagt servicevinduer medregnes ikke som nedetid. Adviseringsservice garanterer ikke leverancesikkerhed for de tilsluttede adviseringsudbydere. Det påhviler den enkelte adviseringsudbyder at etablere og opretholde en kø-funktionalitet i tilfælde af kvalitetsforringelse i adviserings service. Den enkelte adviseringsudbyder er selv ansvarlig for adviseringsleverancen. SDS stiller ikke garanti for, at adviseringer bliver dannet eller fremsendt i tilfælde af teknisk nedbrud ved eller forringelse i leverancekvalitet fra den enkelte adviseringsudbyder. o Udfordringer, der ikke bliver løst, hvordan håndterer vi dem?? Brev sendt fra Brøndby Kommune til SDS MedCom oplever, at nogle tekniske udfordringer meldes som sag igen og igen. Hvordan kan vi løfte udfordringer, som EOJ-leverandør selv kan løse. På næste EOJ-leverandørmøde tages det op, hvordan leverandørerne tænker, at receptbestilling kan løses bedre. Evt skal vi afvente og se efter 5
end-to-end testen og stille krav, hvis der viser sig udfordringer, som skal løses af EOJ. Det er svært at få SDS til at tage ansvar, når det ikke fungerer optimalt. KL må også tage ansvar og stille krav til SDS og EOJ-leverandør. Pia Halsnæs melder, at de har en regional brugergruppe, hvor de har meldt ind samlet til EOJ-leverandør. Her oplever de, at blive lyttet til af EOJleverandør. Så det er måske vejen frem, at kommunerne melder ind samlet. 7. Dokumenter omkring FMK (6) o Der er mange dokumenter, både fra MedCom, regionale og kommunale retningslinjer, FAQ er m.m., der skal ageres ud fra. Kan vi på nogen måde ensrette og samle informationen? Er diskuteret tidligere under punkt 2. 8. Kvalitativ undersøgelse af korrekt brug af FMK (5) o Resultatet af den kvalitative undersøgelse Medicinkort er analyseret ud fra spørgeskemaet på 20 på hinanden efterfølgende patienter modtaget ved: 2 sengeafsnit, 4 ambulatorier, 3 almene praksis og 3 kommuner. Følgende konklusioner: 1. Vi kan genkende billedet 2. FMK har forbedret medicinoverblikket i høj grad. Undersøgelsen viser, at sundhedspersoner ved 75 % af medicinkortene vurderede, at de fik et retvisende billede af aktuel medicin. 3. Korrekt anvendelse af medicinkort skal forbedres - ajourføring (seneste dato for ændring stemmer ikke overnes med ajourføring) - ajourføring generelt skal vi bruge det og hvornår giver det mening af måle på det? - dobbeltordinationer skal forbedres - behandlingsslutdato (hovedparten af ukorrekte ordinationer er antibiotikakure) Marianne: SDS har et forslag om, at udløbne ordinationer stadig fremgår af medicinkort en uge efter, at de er udløbet. Det er endnu ikke besluttet. Jan: der er systemtekniske udfordringer. Disponering og ordination bliver blandet sammen. Britta: forslag om at hjemmeplejen kan arbejde i ordinationen. - åbne recepter uden ordinationer er et problem (burde være et certificeringskrav) 4. Vi har alle et ansvar for at forbedre FMK oplysningerne - kommunerne skal sikre sig, at de har hentet nyeste version af medicinkortet ind. Personalet skal lokalt huske at opdatere. Karina tager punktet op med EOJ-leverandørerne omkring en bedre teknisk håndtering af måden kommunerne henter nyest FMK version. 9. Håndtering af håndkøbsmedicin (10) o Møde med PLO og SDS før sommerferien o Møde internt i KL, endnu et møde i KL er planlagt 6
Esbjerg kommune har spurgt KL, hvordan de skal forholde sig til SUM s brev omkring håndtering af håndkøb. Der holdes et internt møde i KL i forhold til deres anbefaling. Derefter inviteres PLO og Styrelsen for Patientsikkerhed til et efterfølgende møde om ens retningslinjer. Brevet til Esbjerg kommune er efterspurgt af andre kommuner. Skal MedCom lægge det op på hjemmesiden? Det besluttes, at vi afventer, indtil efter internt møde i KL. Samtidig efterspørges om SUM`s svar kan stiles til alle kommuner, i stedet for kun til Esbjerg. Brita: Jeg mener, at vi både skal tilgodese patienter, men også kommunens medarbejdere. Er det en medarbejder, som skal have ansvaret for, om en borger skal have medicin fra nettet eller Q10? Hvad er medicin og hvad er ikke? Brita efterspørger, hvor DSR er i arbejdet med håndtering af håndkøb. Hvis kommunerne ønsker at inddrage DSR, skal de selv kontakte dem. Brita melder sig til at kontakte DSR. Ålborg oplever problemer i forhold til, at lægen ikke vil oprette laksantia på FMK. Hvordan kan PN-rammedelegation oprettes på FMK? Karina: Almen praksis kan ikke give rammedelegation til kommunen. Det er kun på sygehusene, at det kan foregå. Der pågår et arbejde omkring rammedelegation og hvordan det kan håndteres bedre på FMK mellem KL og Styrelsen for patientsikkerhed. Forventer ikke en afgørelse inden for de næste par år. 10. End2end-test (7) o Afholdes den 26. september i Fredericia Formiddagen er sat af til test af genbestilling og receptfornyelse. Eftermiddagen er sat af til Regionernes ønsker i forhold til test af op- og nedtrapning, kompliceret struktureret dosering og periodevise doseringer. Regionen står for at oprette testcases hertil. o Der er udarbejdet testcases til dagen vedr. genbestilling og receptfornyelsesanmodning MedCom har i samarbejde med Lise-Lotte, Assens kommune udarbejdet disse testcases. Det vil også være Karina, som sammen med Lise-Lotte, styrer testen om formiddagen. 11. Eventuelt o Næste møde afholdes torsdag den 17. november 2016 Jan: der ligger en masse vejledninger på MedComs hjemmeside under FMK. Kan I evt. sortere i, hvor vejledningerne er fra og så gruppere dem? MedCom vil se på det. Birgit: Sygehusene i region Midt er begyndt at skrive i indgivet. Sygehusene forventer, at kommunerne også kan skrive i indgivet. Fx hvis borger har fået antipsykotisk depotmedicin. Kommunen kan ikke indberette på FMK og i ovennævnte tilfælde fik, borger dobbelt dosis, da sygehus ikke kunne se, at borger også havde fået af kommunen. 7
Det ønskes, at kommunerne også kan angive, at de har givet medicin fx depotplastre m.m. Dette tages med i Klinikerforum. 8