Trafikdage 23. August 2016 Risikostyring i et megaprojekt Bo Nygaard Sørensen
Risikostyring i et verdensklasse projekt Et verdensklasse projekt verdens længste bil- og jernbane(sænke)tunnel på 18 km med stor bevågenhed, mange holdninger, følelser og svær kommunikation Femern-forbindelsen forbinder ikke bare Danmark med Tyskland men Skandinavien med Europa bns 2
Risikostyring - målsætning Femern A/S risikostyring har en målsætning om at identificere, kvantificere, vurdere, behandle og styre trusler og muligheder på en måde, som sikrer, at der sker en understøttelse af projektets målsætninger For at sikre en tværgående, ensartet identifikation, vurdering og risikostyring er der etableret en struktur, hvor Risk Management har til opgave at assistere de respektive afdelinger med opgaven, blandt andet afholdes risikoworkshops, hvor risikobilledet gennemgås og diskuteres, og hvor nye risici bliver identificeret, vurderet og registreret i risikostyringsdatabasen for videre håndtering Og ikke mindst, at trækket på den afsatte risikoramme minimeres mest muligt og anlægssummen ikke overskrides!! Risikostyring er top-of-mind hos alle medarbejdere for anlægs-fasen (Økonomi, Tid og Risiko) Klart definerede processer, roller og ansvar ensartet på tværs af organisationen og på alle niveauer Én datamæssig indgang til systematisk og struktureret dokumentation Transparens og fyldestgørende bns 3
Finansielle analyse 2016 Kyst til kyst-forbindelsen - Basisbudget - Reserver Grundlag i anlægsloven, februar 2015 51,4 mia. kr. 3,7 mia. kr. Finansiel analyse, februar 2016, ved byggestart primo 2018 og åbning medio 2026 44,9 mia. kr. 7,3 mia. kr. Finansiel analyse, februar 2016, ved byggestart primo 2020 og åbning medio 2028 45,3 mia. kr. 7,3 mia. kr. Samlet anlægsbudget, kyst til kyst-forbindelsen 55,1 mia. kr. 52,6 mia. kr. 52,6 mia. kr. Danske landanlæg - Basisbudget - Reserver Samlet anlægsbudget, danske landanlæg 7,3 mia. kr. 2,2 mia. kr. 7,3 mia. kr. 2,2 mia. kr. 7,3 mia. kr. 2,2 mia. kr. 9,5 mia. kr. 9,5 mia. kr. 9,5 mia. kr. Tilbagebetalingstid 39 år 36 år 36 år bns 4
Risikostyringen 2 spor - Tilbagebetalingstiden Finansielle analyse: Transportprognosen (Anne Martens indlæg) Projekt analyse : Anlægssummen 52,6 mia.kr. EU-støtten Tildelt 4,4 mia. kr. og et forsigtigt skøn er en yderligere støtte på 1,5 mia. kr. Heraf risikoreserve 7,3 mia. kr. Drift & Vedligehold På baggrund af bl.a. erfaringer fra andre tunnelforbindelser er programmet for vedligehold og reinvesteringer på kyst til kyst-forbindelsen blevet effektiviseret. Der arbejdes fortsat på at optimere driftsindsatsen i lyset af erfaringerne fra Øresund og Storebælt samt synergimulighederne Real renten Forsigtig forudsætning om en gennemsnitlig realrente på 3 pct. over hele perioden bns 5
Risikostyring afgrænsning i den videre præsentationen Den finansielle risikostyring er håndteret i Femern A/S finansielle analyse, som tidligere omtalt, så indlægget vil fokusere på hvorledes risikostyringen historisk er varetaget ift. projektfasen, hvordan det håndteres i Contract Management-fasen og anlægsfasen således Femern-forbindelsens ramme for økonomi, tidsplan og kvalitet overholdes. bns 6
Risikostyring - styringsmodellen Femern A/S styringsmodel tager udgangspunkt i tre styringsdimensioner tid, risiko og økonomi. Sammenhængen mellem disse tre grundlæggende dimensioner er central i styringskonceptet for anlægsfasen. Formålet med modellen er hovedsagligt: At skabe transparens omkring Femern A/S governance og styring for de tre styringsdimensioner økonomi, risiko og tid At sikre sporbarhed mellem beslutninger, aktiviteter og opfølgning igennem Femern-projektets faser At etablere ét fælles referencedokument for Femern A/S, så der undgås afvigelser fra styringsmodellen igennem Femern-projektets faser Hovedfokus i styringsmodellen er på Femern A/S styringsaktiviteter, det vil sige de aktiviteter, Femern A/S som bygherre har til rådighed ved styringen af anlægsaktiviteterne, herunder mødestruktur, rapportering og underliggende processer. bns 7
Risikostyring - styringsmodellen Styringsdimensionen risiko er kvalitetssikret og dokumenteret ved ekstern gennemgang af Qvartz Ud over de primære styringsdimensioner økonomi, risiko og tid styrer Femern A/S også dimensioner såsom kvalitet, miljø og health and safety. Disse dimensioner er håndteret i separate styringsmodeller men alle kendte risici relateret til kvalitet, miljø og health and safety er indeholdt i Femern A/S risikoregister og håndteres i overensstemmelse med den fastlagte risikostyringsproces De overordnede styringsaktiviteter i selve risikostyringsmodellen består af 7 aktiviteter med klare roller og ansvar, som alle dokumenteres i risikoregisteret løbende: Identifikation og registrering Analyse og evaluering mitigering Handlingsidentifikation Handlingsanaly se og - evaluering Risiko- Måling og opfølgning Opgørelse og realisering bns 8
Risikostyringen fokuserer på Projektfasen (fortid) - Opbygning af risikoregister med procedurer for identifikation og vurdering af risici, herunder mitigerende handlinger - Risikostyringsprocessen i overensstemmelse med ISO31000:2009 Risk Management Principles and guidelines, Transport- og Bygningsministeriets Mega-projekter og kvalitetssikret gennem ekstern audit* - Myndighedsgodkendelser - Udbudsmateriale og kontrakter (de større kontrakter) * Ekstern audit bns 9
Risikostyringen fokuserer på Contract Management fasen (nutid) - Videreførelse af risikostyringen i udbudsmaterialet til de mindre kontrakter - Den tyske myndighedsgodkendelse - Kontinuerlig overvågning og kontrol af projektets risici - Holdningsbearbejdning så Risk bliver top-of-mind - Koordinering med entreprenører og kontrol af deres risikostyringsproces Anlægsfasen (fremtid) Overvågning og kontrol af projektets risici i tæt samarbejde med de udførende parter bns 10
*Ekstern audit: Ved et tredjeparts review i 2016 kvalitetssikrede EY risikoarbejdet i Femern A/S og konkluderede med udgangspunkt i fire hovedspor 1) risikofordelingen mellem bygherre og entreprenører i kontrakterne 2) risikofordelingen set i forhold til internationale anlægsprojekter 3) risiciene i forhold til den tyske myndighedsgodkendelsesproces samt 4) reservebehovet i anlægsbudgettet at de resultater som Femern A/S tidligere er kommet frem til, både for så vidt angår reserver, risikofordeling og risikostyring er retvisende Det arbejde der var gjort inden for risikostyringen blev anderkendt som værende indenfor rammerne af Transportog Bygningsministeriets Mega-projekter (McKinsey-modellen) bns 11
Risikostyringen lidt tal og historie Risikoregisteret har historisk set indeholdt mere end 1000 registreret risici Er blevet nedbragt til ca. 350 registreret risici gennem de sidste par år De største risici relaterer sig til konsekvenserne af forsinkelser som følge af den manglende tyske myndighedsgodkendelse De 20 største risici udgør omtrent 50 % af den disponerede reserve De 80 største risici udgør omtrent 80 % af den disponerede reserve Reserven er på 7,3 mia. kr. (Anlægsbudgettet kyst til kyst er kr. 45,3 mia. kr.) bns 12
Risikostyringen lidt tal og historie Udbud, tilbud og penge - I september 2015 var der indhandlet priser som var ca. 7 mia. kr. lavere end først modtaget med en mere robust risikoreserve (fra 3,7 mia kr. til 7,3 mia. kr.) og et lavere anlægsbudget (52,6 mia. kr.) end anlægsloven udstak (55,1 mia. kr.) som resultat - Det oprindelige udbudsmateriale beskrev et meget stramt projekt, en kort tidsplan og risici var for en stor del placeret hos entreprenørerne (også dem som de ikke reelt havde indflydelse på) - Kun 10-15 pct. af prisreduktionen i de endelige tilbud skyldtes en ændret risiko-fordeling. 85-90 pct. skyldtes ændringer i opgavens omfang (færre opgaver) og tid (forlænget anlægsperiode) - Femern A/S har herved påtaget sig risici der ligger uden for entreprenørernes indflydelse, fx myndighedsbehandlinger, ekstreme vejrforhold osv. Risici skal placeres der hvor de bedst håndteres! bns 13
Risikostyringen - risikoregisteret Femern A/S benytter risk management softwaren Predict! fra Risk Decision Ltd. - Alle steps i risikostyringsprocessen dokumenteres i Predict! - Kategorisering iht. modellen for mega-projekter - Nemt at overvåge den enkelte risiko og kontrollere handlinger - Forholdsvist let at trække relevant data ud af registeret - Overvåger risikobilledet og derved reserven - Kan samkøres med tidsstyringsprogrammet som Femern A/S bruger - God brugerflade - Kendt blandt de helt store entreprenører i EU krav at de udførende parter bruger programmet lettere kontrollen i anlægsfasen bns 14
Risikostyringen - risikoregisteret Der registreres en lang række informationer i risikoregisteret på den enkelte risiko, herunder; Navn Kategorisering Baggrund/årsag for risiko Beskrivelse Vurdering herunder sandsynlighed og konsekvens beregning Mitigeringsforslag Ansvarlig risikoejer Handlingsplan for mitigerende tiltag Deadline for implementering af mitigerende tiltag Cost-benefit analyse af mitigerende tiltag Dato for næste kontrol/vurdering Alle registrerede risici bliver blandt andet kvalitetskontrolleret af RM som også sikrer sig, at deadlines overholdes bns 15
Risikostyring hvad så nu Videreudvikle og implementere risikostyringsprocesser På ledelses- og medarbejderniveau Fuld integreret del af alle processer En disciplin, der giver værdi for den enkelte medarbejder og organisationen gennem en sikring af, at der ikke dukker uforudsete overraskelser op (og ikke bliver en bureaukratisk stopklods for den enkelte medarbejder) Implementeret på alle niveauer i organisationen På tværs af alle afdelinger og discipliner således der ikke sker en silo-tænkning inden for risiko, idet risici som oftest ikke er afgrænset til kun at påvirke et lille afgrænset område. bns 16
Risikostyring i et verdensklasse projekt Mens vi venter på den tyske myndighedsgodkendelse Er risikostyringen på et verdensklasse projekt en meget vigtig del af alle de opgaver der skal udføres med stor bevågenhed, mange holdninger, følelser og svær kommunikation.også i de kommende år bns 17
Appendix bns 18