Fraværspolitik Sundheds- og Omsorgsforvaltningen
Indledning Fravær og nærvær har længe fyldt dagsordenen både i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, i hele kommunen og nationalt set. Derfor har forvaltningen fundet anledning til at revidere fraværspolitikken for at bringe den i overensstemmelse med de ændrede regler på området og for at skabe mere retning og fokus i arbejdet med fravær. Fraværspolitikken er den naturlige ramme om arbejdet med fravær og nærvær og skal understøtte kommunens og forvaltningens værdier og implementeringen af lovgivningsmæssige krav og reguleringer. Nedbringelsen af sygefraværet er et fælles ansvar for ledelse og medarbejdere. Forvaltningen skal være kendt som en velfungerende og attraktiv arbejdsplads. Et lavt fravær er et pejlemærke i relation hertil. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ønsker at være en rummelig arbejdsplads og fraværspolitikken er et naturligt element heri. Mål med fraværspolitikken Målet med fraværspolitikken er at skabe nærvær og attraktive arbejdspladser for derigennem at medvirke til at forebygge fravær. Fraværspolitikken skal bidrage til at fremme trivsel og et godt arbejdsmiljø i forvaltningen og skal ligeledes medvirke til at fraværet nedbringes, således at forvaltningen kan leve op til kommunens værdier og måltal på området. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er arbejdsmiljøcertificeret med en grøn smiley. Dette medvirker til, at tilrettelæggelsen af arbejdsmiljøindsatsen struktureres på en sådan måde, at arbejdsmiljøet løbende forbedres. Den konkrete organisatoriske indsats på fraværsområdet vil således naturligt indgå i Grøn Smiley-indsatsen. Fraværspolitikken skal understøtte en god og konstruktiv dialog og en tidlig indsats på arbejdspladserne i forbindelse med fravær. Formålet med politikken er at sætte den overordnede retning for arbejdet med fravær og nærvær i forvaltningen. I dette arbejde er der forskellige aspekter, der er vigtige: Forebyggelse af fravær Tidlig indsats både ved længere tids fravær men også ved kortvarigt fravær eller hyppigt fravær Åbenhed om fravær Synlighed omkring fravær 2
Tæt opfølgning både på individ niveau og i organisatorisk sammenhæng Fraværspolitikken er således et redskab, der skal medvirke til at skabe de bedst mulige rammer for, at den enkelte arbejdsplads i forvaltningen kan støtte op om deres medarbejdere i forbindelse med fravær. Fraværspolitikken skal derfor skabe vilkår for at støtte den enkelte medarbejder i en fraværsperiode på en aktiv og værdig måde. Arbejdspladser, der af forskellige grunde er kommet ind i en periode med højt fravær skal - udover at arbejde med støtte til medarbejdere, der er fraværende - også arbejde i et organisatorisk spor og sikre, at der udarbejdes en handleplan for nedbringelse af fraværet generelt på arbejdspladsen. Fraværet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Fraværet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er nedbragt i overensstemmelse med Københavns Kommunes bestræbelser på at nedbringe sygefraværet, men det er fortsat højt. Et højt fravær belaster på mange måder: Det er et problem for borgerne, der må undvære deres faste og velkendte personale til pleje- og omsorgsopgaverne. Det er et problem for de ansatte, der er på arbejde, da de udsættes for et større arbejdspres. Det er et problem for de langtidsfraværende/-sygemeldte bl.a. fordi de kan risikere udstødning af arbejdsmarkedet. Et højt fravær kræver mange ressourcer, som kunne være brugt bedre. Et højt fravær kan være tegn på mistrivsel, sociale forhold, problemer i arbejdsmiljøet, dårligt samarbejde eller dårlig ledelse. Et lavere fravær vil have positive effekter for både borgere, medarbejdere og økonomien i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Alle ansatte på forvaltningens arbejdspladser udfylder vigtige og betydningsfulde funktioner, så det kan mærkes, når de er fraværende. 3
Fælles udfordring - fælles ansvar Fravær er et fælles anliggende på arbejdspladsen: For den enkelte medarbejder For det enkelte team For ledelsen For Arbejdsplads-MED Arbejdsplads-MED skal løbende drøfte fravær For Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er det afgørende, at indsatsen for at nedbringe fraværet sker i samarbejde med Arbejdsplads-MED i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Derfor skal alle Arbejdsplads-MED løbende drøfte årsager, omfang og løsninger i forhold til fraværet. Dette skal ske mindst en gang årligt. Det er ledelsens ansvar at sikre, at de lokale MED har viden om fraværets størrelse via en institutionsbaseret sygefraværsstatistik. Sygefraværsstatistikken udarbejdes på baggrund af de sygefraværsregistreringer, som allerede finder sted på de enkelte institutioner. I Københavns Kommune fremgår sygefraværstallene af systemet RUBIN. Det er ledelsens ansvar at forholde sig til og håndtere den enkelte medarbejders fravær, ligesom det er ledelsens ansvar at sørge for, at det bliver registreret korrekt. Lokal fraværspolitik Alle enheder skal udarbejde lokale fraværspolitikker. Det skal ske i Arbejdsplads-MED. Det er op til de enkelte arbejdspladser at fastlægge indholdet i de lokale fraværspolitikker. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har dog besluttet, at der er nogle temaer, som skal være med i den lokale fraværspolitik på alle arbejdspladser: Første fraværssamtale skal som udgangspunkt afholdes efter 14 dages sygefravær og senest inden 4 ugers sygefravær Der skal afholdes opfølgningssamtaler under hensyn til medarbejderens tilstand og fraværets varighed. Arbejdsplads-MED skal træffe beslutning om rammer for, hvornår og hvordan en fraværende medarbejder skal kontaktes. Arbejdsplads-MED skal kende fraværets omfang og sammensætning og følge fraværets udvikling løbende jf. MED-aftalens bestemmelser herom. 4
Hvis der er forhold i arbejdsmiljøet, der skaber fravær, skal det behandles i APV. Der skal udarbejdes handleplaner for, hvordan fraværet skal nedbringes i de tilfælde, hvor fraværet er højere end det accepterede niveau. Sørg for, at fravær og sygdom ikke bliver et tabu på arbejdspladsen - tal åbent om det. Der skal udarbejdes lokale retningslinjer for syge- og raskmeldinger. Ved langtidsfravær skal medarbejderen tilbydes en samtale forud for genoptagelse af arbejdet. Fraværssamtaler I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er det besluttet, at lederen skal indkalde medarbejderen til en fraværssamtale efter en vis fraværsperiode, som udgangspunkt efter 14 dages fravær/sygdom eller hvis medarbejderen har haft 3 fraværsperioder inden for tre på hinanden følgende måneder. Dette udgangspunkt kan kun fraviges i helt åbenlyse situationer, hvor dette ikke giver mening. Ved længerevarende sygefravær skal lederen afholde en sygefraværssamtale med den sygemeldte, inden der er gået 4 uger i henhold til sygedagpengelovens 7a. (Dette gælder dog ikke, hvis medarbejderen er i opsagt stilling, og fratræden sker inden otte uger efter første sygedag.) Sygefraværssamtalen skal handle om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet, fx hvornår medarbejderen kan vende gradvist tilbage, hvornår der skal trappes op i arbejdstid, skånehensyn m.v. Læs mere om sygefraværssamtaler og tjenstlige samtaler i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vejledning til fraværspolitikken. Fastholdelsesplan/Handleplan Hvis det ikke forventes, at den sygemeldte medarbejder kan vende tilbage til arbejdet inden for otte uger, kan medarbejderen i henhold til sygedagpengelovens 7 b anmode om at få udarbejdet en fastholdelsesplan. Fastholdelsesplanen suppleres af handleplanen i KTO-aftalen om sundhed og trivsel. Se nærmere om udarbejdelse af fastholdelsesplan og handleplan i vejledningen til fraværspolitik. I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil det være i overensstemmelse med intentionerne bag fraværspolitikken som hovedregel at imødekomme medarbejdernes ønske om fastholdelsesplan. 5
Det lokale MEDs behandling af sygefravær Arbejdsplads-MED skal inden for de ovenstående retningslinjer træffe beslutning om de konkrete rammer for, hvornår og hvordan en fraværende medarbejder skal kontaktes Det er den enkelte arbejdsplads, der beslutter hvordan og hvornår, der indgås dialog om fraværet med sygemeldte ansatte. MED-udvalget på arbejdspladsen skal træffe beslutning om: Retningslinjer for, hvornår lederen skal kontakte en fraværende medarbejder. Hvordan og hvornår der indgås dialog om sygefravær Fraværssamtalen skal være konstruktiv og have til hensigt at løse problemet og derved fastholde den ansatte i arbejdsforholdet. En fraværssamtale er ikke det samme som en tjenstlig samtale. Se nærmere herom i vejledningen til fraværspolitik. Det er lederen, der har ansvaret for, at der etableres en dialog med den sygemeldte. De lokale retningslinjer for, hvornår en medarbejder skal kontaktes, skal ligge indenfor såvel den overordnede fraværspolitik som sygedagpengelovens krav om, at en medarbejder har ret til en fraværssamtale, inden der er gået 4 uger. Tillidsrepræsentanten (TR) kan ofte med fordel for alle parter inddrages i dialogen med den sygemeldte. Det er den sygemeldtes afgørelse, om tillidsrepræsentanten skal inddrages. Kend omfanget af fraværet og dets sammensætning Arbejdsplads-MED skal kende fraværets omfang og sammensætning f.eks. fordeling på kort- og langtidsfravær. Ledelsen har ansvaret for, at denne viden er tilgængelig for Arbejdsplads-MED. Arbejdsplads-MED skal udelukkende arbejde med det samlede fravær på arbejdspladsen og ikke drøfte enkeltpersoner. Det kan anbefales, at hele arbejdspladsen har adgang til oplysningerne om det samlede fravær og ikke kun Arbejdsplads-MED. Er der forhold i arbejdsmiljøet der skaber fravær, skal det behandles i APV Er der et mønster i årsagerne til fraværet? Er der forhold på arbejdspladsen, som skaber fravær? 6
Det enkelte Arbejdsplads-MED skal drøfte, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der kan have betydning for fraværet. Hvis der er arbejdsmiljøproblemer, der kan give anledning til fravær, skal det behandles i enhedens arbejdspladsvurdering (APV). Find inspiration til, hvordan der arbejdes med fravær i APV i Arbejdsmiljø Københavns pjece APV, fravær og nærvær. Udarbejd handleplaner for hvordan fraværet skal nedbringes Lav handleplaner for indsatserne og følg dem løbende i Arbejdsplads-MED. Brug statistik og trivselsmålinger. Der skal udarbejdes handleplaner i de organisationer, der har et højt fravær. Hvis der er brug for hjælp til indsatserne, er der hjælp at hente. Se mere herom i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vejledning til fraværspolitikken. Sørg for at fravær ikke bliver et tabu og vis omsorg for hinanden Sørg for, at fravær og sygdom ikke bliver et tabu. Tal åbent om det. Sørg for at vise omsorg for en fraværende medarbejder. Det gælder både leder til medarbejder og kolleger imellem. Der kan være forhold i privatlivet, som skaber fravær og i disse tilfælde er det særligt vigtigt, at der er en åben og respektfuld dialog, så arbejdspladsen kan støtte den ansatte i at komme gennem krisen. Inddrag eventuelt SYFO i sådanne situationer. Udarbejd retningslinier for syge- og raskmeldinger I de lokale fraværspolitikker skal der som minimum vedtages retningslinier for hvor, hvordan og hvornår den enkelte medarbejder skal hhv. syge- og raskmelde sig, f.eks. stillingtagen til, om sygemelding kan ske pr. sms eller mail. Som udgangspunkt er det den nærmeste leder, som skal have besked om fravær/sygdom, og besked herom gives ved arbejdstids start. Raskmeldinger gives i videst muligt omfang dagen før arbejdet påbegyndes. 7
Langtidsfravær Langtidsfravær kræver ofte en særlig indsats: Vær opmærksom på de redskaber, der følger af sygefraværsreformen i form af, mulighedserklæringer, fastholdelsesplaner samt lovkrav om sygefraværssamtaler og samarbejde med Jobcenteret Vær opmærksom på rammeaftalen om det sociale kapitel, der blandt andet har til formål at undgå afskedigelse af medarbejdere, hvis arbejdsevne er blevet begrænset Tilstræb, at medarbejderen opretholder sine arbejdsfunktioner, så længe helbredet tillader det. Leder og kolleger skal sikre rimelige arbejdsvilkår mht. omlægning af arbejdsopgaver, nedsættelse af arbejdstiden m.m. Brug delvise syge- og raskmeldinger. Læs mere i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vejledning til fraværspolitikken. Forvaltningen opfordrer til åbenhed om alvorlige sygdomme på så tidligt et tidspunkt som muligt Vær opmærksom på og gør brug af tilbud til ledere og medarbejdere fra Arbejdsmiljø København og SYFO. Kontakt SYFO på 3366 5720 eller Fraværshotlinen på 2630 0444. Læs nærmere på www.amk.kk.dk/ti og www.amk.kk.dk/syfo Der kan hentes yderligere vejledning om langtidsfravær i CFOs guide: Lederens ansvar for håndtering langtidssygefravær. Medarbejdere med langtidsfravær skal tilbydes en samtale forud for genoptagelse af arbejdet. Ved hel eller delvis genoptagelse af arbejdet skal det tilstræbes, at arbejdet tilpasses medarbejderens formåen. Derfor skal en langtidsfraværende/-sygemeldt medarbejder tilbydes en samtale, inden arbejdet genoptages. Hav fokus på arbejdstilrettelæggelse og vagtplan i den henseende. Der kan være situationer, hvor afskedigelse af medarbejderen vil kunne forekomme. Gyldighed Fraværspolitikken er vedtaget i HSU den 1. november 2006 og revideret af SUF MED den 12. november 2012. Fraværspolitikken behandles igen i SUF MED i løbet af 2014 med henblik på at vurdere, om der er behov for revision af politikken. 8