STATENS ADMINISTRATION Møde i kundeforum OKTOBER 2011
Velkommen Kort præsentation Ikke mulighed for nærmere drøftelse af betalingsmodellen i dag Næste møde er tirsdag den 28. februar 2012 kl. 14.00 16.00
Dagsorden 1. Hvordan går det, herunder hvor langt er vi med opfyldelsen af business case? 2. Kort driftsstatus og særlige initiativer den kommende tid: a. Lønafstemninger b. Anlæg c. Projekt om god økonomistyring d. Årsafslutning e. Ressortændringer 3. Kundeaftaler 4. Fremtidige kundemøder 5. Kundeundersøgelse 6. Eventuelt
Status Etableringen af SAM er på plads. Mangler ESDH Lidt udfordringer med skabeloner m.v. Organisation: Klaus Andresen er fratrådt 1. september Helle Aslak (regn 6) er tilbage fra barsel og ny teamleder Karen (regn 8) er teamleder Signe W. (regn 10) er på barsel Hvordan går det: Vi har rigtig mange ting vi arbejder på. Og vi er ikke til et tilfredsstillende niveau for alle processer og/eller for alle kunderne endnu Derudover, så synes vi faktisk det går godt og hele tiden bedre
Servicemål Servicemål for september 2011 Servicemål Antal Regnskab Kreditorfaktura 98% 62.085 Salgsfaktura 98% 32.900 Posteringer 100% 4.902 Stamdata og finanskonti 98% 3.802 Udarbejd perioderegnskab 100% 254 Rejser Rejseafregning 99% 6.768 Løn Lønudbetaling Kontrol af lønudbetaling
Servicemål Regnskab Køb Antal købsfaktura og købskreditnotaer modtaget i alt 62.085 Antal faktura modtaget i alt 60.653 Antal modtaget mindst 5 dage før forfaldsdato 27.443 Andel bogført før forfaldsdato 96% Antal modtaget mindre end 5 arbejdsdage før forfaldsdato 9.005 Andel bogført før forfaldsdato 84% Antal modtaget på forfaldsdato 7218 Andel bogført på forfaldsdato 57% Antal modtaget efter forfaldsdato 16.987 Andel modtaget efter forfaldsdato 28%
Årsværk 370 ÅV Før ØSC: gnms. 425 ÅV Budget 2010: gnms. 345 ÅV Budget 2011: gnms. 307 ÅV Budget 2012: gnms. 225 ÅV 225 ÅV 50 ÅV Kendt afgang = 31 ÅV Personaleomsætning 5 % = 13,5 ÅV Medio 2012: 225 ÅV Medio 2011: 275 ÅV Medio 2010: 340 ÅV Medio 2009: 370 ÅV 2009 2010 2011 Her er vi! 2012 Her ender vi!
Status Leverer driften. Vi holder i store træk vores servicemål Regnskabserklæringerne: Godt grundlag for økonomistyring i institutionerne, en jævn afstemning og vurdering af forskellige poster hen over året, godt grundlag for den faglige dialog med kunderne. Rigsrevisionen mener der er sket mærkbar forbedring, stadig med mulighed for yderligere forbedringer Rigsrevisionen anvender regnskabserklæringerne ved revisionen Standardiseret: Brugerrettigheder, Anvendelsen af Nemkonto, lønopsætning (åremål, særlig ferie, tjenestemænd). Mere robuste arbejdsgange Hvad arbejder vi på: Stribe af indsatser som vi skal drøfte i dag Bedste praksis Mere værdi for kunderne: Helhed i processerne, bedre service
Lønafstemninger Oprydning Efteråret er præget af oprydning af gamle lønposter med henblik på at samtlige regnskaber er gennemgået inden årsafslutningen Der vil for en række kunder, kunne blive behov for afskrivning en række typiske mindre beløb I vil blive kontaktet såfremt det bliver aktuelt Overdragelse til lønområdet Ny bedste praksis udarbejdet afstemningen af lønrelaterede konto (10 konti) Løn har fremadrettet ansvar for afstemningen, og giver bemærkninger i SKS på linje med praksis for de øvrige konti Konti skal afstemmes via afstemningsmodul i Navision Stat indtil næste sommer vil en række konti blive afstemt via Excel Overdragelse af opgaven i fuld gang herunder oplæring af medarbejdere
Sanering af anlægsområdet Udfordring: Behov for kompetenceløft på området Behov for gennemgang af alle kunders anlæg før bedste praksis kan implementeres Løsning: Opbygning af kompetencer ved intern vidensdeling og sidemandsoplæring Gennemgang af alle kunders anlæg og sideløbende kompetenceløft Taskforce (primære deltagere) som kommer rundt i alle teams, der selv bidrager med sekundære deltagere
Hvad skal gøres? Alle kunder skal igennem 5 trin: 1. Gennemgang institutionens opsætning af anlægskort, kontoplan og anlægsbogføringsgrupper og udarbejdelse af ændringsforslag til præsentation for kunden. 2. Orientering til ministerområdets departement (og mulig godkendelse, hvis nødvendigt) 3. Præsentation af ændringsforslag for kunden ift. bedste praksis og gældende regler. 4. Praktisk udførelse af saneringen i teamet (nærhedsprincip). 5. Informationsmøde for kunder om, hvordan anlægsmateriale skal indsendes til ØSC for at bedste praksis kan udøves optimalt og kunderne får vedvarende gavn af saneringen
God økonomistyring Fokus på bedre regnskaber, der aflægges hurtigere Regnskabserklæringer fra ØSC skal være grundlaget for institutionernes regnskabs- og budgetopfølgning Fokus på fremrykket regnskabsaflæggelse Tiltagene har betydning for både kundernes og ØSC s forretningsgange
Årsafslutning Tværgående arbejdsgruppe mellem Økonomistyrelsen og ØSC Koordineret tidsplan Årsafslutning drøftes på kundemøder efter behov
Ressortændringer Kunden er ansvarlig for ressortændringer Fælles drejebog for ØS og ØSC ØSC teamledere med til alle opstartsmøder Løbende statusmøder mellem ØS og ØSC for at sikre fremdrift
Kundeaftaler Status på kundeaftaler Kundeaftalen mangler sidste godkendelse forventes klar til brug ultimo oktober. Hvad er nyt? Faktuelle rettelser (ØS SAM) Nye og færre bilag (fx indberetning via HR-løn/webservices) Alle midlertidige afvigelser (jf. gamle handlingsplan) skal afvikles Systemunderstøttelse via EpiCenter Ny kundedatabase i EpiCenter alle kunder er oprettet med relevante stamdata Permanente og midlertidige afvigelser og dispensationer er gennemgået og dokumenteret i systemet. Systematisk fokus på fremadrettede kundemøder.
Årshjul kundehåndtering ØSC 3. Ultimo nov. dec. Individuelle møder med 19 DEP (JUL og kundeansvarlig KC fra SAM) Drøfte resultater af kundeundersøgelsen 2. Ultimo oktober Spørgeskemaundersøgelse På institutionsniveau 1. Primo oktober Kundeforum Den kommende kundeundersøgelse Den kommende årsafslutning 4. Første kvartal Kundemøder med inst. (KC & TL) Årsafslutning/servicemål Resultater fra kundeundersøgelse 5. Februar Kundeforum Sidste nyt Årsafslutning/servicemål Gen. om resultater fra kundeundersøgelse 7. Tredje kvartal Kundemøder med inst. (KC & TL) Sidste nyt og status Servicemål 6. Juni Kundeforum Sidste nyt Bemærkninger fra koncernrevision
Kundeansvar Kontorchef Per Roos Eyd Mortensen Hans Jølver Ministerområde Økonomi og erhvervsministeriet Justitsministeriet Finansministeriet Skatteministeriet Kirkeministeriet Statsministeriet Integrationsministeriet Undervisningsministeriet Miljøministeriet Videnskabsministeriet Fødevareministeriet Klima- og energiministeriet Udenrigsministeriet Beskæftigelsesministeriet Indenrigs- og sundhedsministeriet Socialministeriet Kulturministeriet Transportministeriet Forsvarsministeriet
Kundeundersøgelsen Kundeundersøgelsen er ikke anonym Vi sender et spørgeskema vedr. henholdsvis løn og regnskab til alle kunder Lister med respondenter udleveres med henblik på at tjekke om der er oplyst de korrekte kontakt personer på henholdsvis løn og regnskab Spørgsmålene skal helst afdække: Hvordan kunderne ser leverancerne fra SAM Hvordan kunderne ser samarbejdet Hvad vi skal fastholde og udbygge Hvor vi kan gøre det bedre Kundeundersøgelsen vil være udgangspunkt for den videre drøftelse af samarbejdet
Kundeundersøgelse - tidsplan: 4. oktober Brev til departementerne om kundeundersøgelse 12. oktober: Møde i Kundeforum 25. oktober: Udsendelse af spørgeskema 3. november: Endelig frist på undersøgelse Ultimo nov. dec.: Ultimo Nov.-marts: Kundemøder med departementerne Kundemøder
Spørgsmål