STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT

Transkript

1 STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT Dato I forbindelse med fokusområdet blev der i juni måned udarbejdet kommissorium for arbejdet (bilag 1). Kommissoriet har følgende formål: 1. at evaluere og analysere den nuværende struktur i Økonomi og Løn, herunder præcisering af teamledernes kompetencer og ansvar 2. udarbejde arbejdsgangsanalyser som beskriver arbejdsgange på væsentlige områder, eksempelvis hjemtagelse af refusioner, mellemkommunale regninger og dyre enkeltsager 3. udarbejde procedure for budgetlægningen, herunder ansvar og kompetencebeskrivelser i forhold til fagchefer og Økonomi og Løn 4. udarbejde årsplan for opgaverne i Økonomi og Løn Som ansvarlige for udførelse af ovenstående blev der nedsat en projektgruppe bestående af følgende medlemmer: Gitte Clemmensen projektleder Gitte Dyreborg Peter Nimann Flemming Gitz Bjarne Rasmussen Louise Rasmussen Flemming Schultz Henrik Jakobsen Projektgruppen har i perioden afholdt 3 møder og arbejdsformen har været, at Økonomi og Løn enten har udarbejdet forslag til debat, eller der har været en arbejdsgruppe, der har undersøgt sagen og lavet en afrapportering til projektgruppen Projektgruppen startede med en drøftelse af ordet økonomistyring for at få en fælles referenceramme omkring emnet, og det kunne konstateres, at følgende elementer var utroligt vigtige i drøftelsen af økonomistyringen: valide forbrugsprocenter optimering af de forskellige områder samt beskrivelse af kompetencerne, og hvem gør hvad uklare kompetencer på det administrative område drøftelse af beregnings- og registreringsmetoder for barsler, statsrefusioner mm. større fællesskab mellem fagchefer og Økonomi og Løn omkring budgetopfølgningsmateriale og økonomisk sagsbehandling gensidig informationspligt fælles indsatsområder skal prioriteres Sagsnummer: Udarbejdet af: Gitte Clemmensen Side 1 af 5

2 Evaluering og analyse af den nuværende struktur i Økonomi og Løn Økonomi og Løn har lavet en beskrivelse af opgaverne i afdelingen, og samtidig er der lavet en beskrivelse af de fokusområder, som der arbejdes med i 2009 og Se beskrivelsen i bilag: Beskrivelse Økonomi og Løn. Organisationen har været drøftet dels i projektgruppen, dels med Direktionen og det har affødt at organisationen nu ser således ud: Økonomi og Løn pr. september 2009 Økonomichef 1,0 Direktionssupport Budget 5,9 stilling Regnskab 7,6 stilling Løn 7,0 stilling Intern service 3,9 stilling Dette betyder, at der under Økonomichefen er 4 teamledere med hvert sit ansvarsområde. Ovenstående 25,4 fuldtidsstillinger er incl. lederne, men eksklusiv kontorelever og eventuelle jobtræningsstillinger. Arbejdsgangsanalyser Projektgruppen startede med at debattere Økonomi og Løn s forslag til Principper for Økonomistyring og med udgangspunkt heri at definere hvilke bilag, der var behov for at få beskrevet. Principperne for økonomistyringen suppleres af en række bilag, og i forbindelsen med udarbejdelsen af bilagene er der lagt vægt på, at der skulle være en klar og entydig beskrivelse af kompetencerne, samt hvem gør hvad. Side 2 af 5

3 Projektgruppen har på nuværende tidspunkt indstillet følgende bilag til Direktionens godkendelse A-bilag godkendes af Økonomiudvalg eller Kommunalbestyrelse A8 Tidsplan for regnskabsafslutningen B - bilag godkendes af Direktionen Budgetopfølgning Retningslinier for bogføring Ledelsestilsyn Retningslinier for afstemning af statuskonti Retningslinier for opkrævning og afskrivninger Retningslinier for mellemkommunale betalinger Generelt skal der forud for hver budgetopfølgning vurderes på validering af forbrugsprocenter o dels ved at indføre disponeringsbogholderi således at bogføringen udtrykker et mere reelt forbrug for perioden o dels ved at kvartalets restrefusion er bogført i den rigtige periode, således at tilgodehavende eller gæld er registreret indenfor kvartalet o dels ved at rapporterne suppleres med forbrugsprocenten for den tilsvarende periode sidste år o dels ved at der i løbet af 2010 arbejdes med valide månedsbudgetter 1. Budgetopfølgning Dokumentet indeholder en beskrivelse af generelle arbejdsopgaver med klar præcisering af, hvem der gør hvad. Fagchefen har det økonomiske ansvar og skal sikre, at alle aktivitetsoplysninger er korrekte, og Økonomi og Løn omsætter aktivitetstallene til økonomi. Samtidig er der en beskrivelse af den løbende rapportering til Økonomiudvalget og et forslag om, at fagudvalgene kun får regnskabsrapporter i forbindelse med budgetopfølgningen. 2. Retningslinier for bogføring Dokumentet indeholder en beskrivelse af kompetencer i forbindelse med bogføringen. Herunder at Nordfyns Kommune kun modtager regninger i elektronisk form, samt at alle betalinger som hovedregel foretages til en Nemkonto. Betalingsbetingelser er som standard fakturadato + 30 dage, og har leverandøren en anden dato, da skal betalingsbetingelserne rettes af Økonomi og Løn. Dokumentet indeholder også en beskrivelse af elektroniske indkøb. Side 3 af 5

4 3. Ledelsestilsyn Der er udarbejdet en beskrivelse af det økonomiske ledelsestilsyn, som alle ledere skal foretage. Som supplement til beskrivelsen er der udarbejdet en checkliste, igennem hvilken alle ledere skal kunne dokumentere, at der minimum er foretaget 4 ledelsestilsyn på et år. Alle lederne er introduceret hertil igennem undervisningsforløbene, som Økonomi og Løn har afholdt i perioden oktober og november. Revisionen har godkendt bilaget. 4. Retningslinier for afstemning af statuskonti Der er lavet en beskrivende præcisering af, at det er fagchefens ansvar at konti afstemmes, men at Økonomi og Løn er behjælpelige hermed samt fører kontrol hermed. I forbindelse med den daglige styring tilstræbes en så fin mellemregning som muligt. 5. Retningslinier for opkrævning og afskrivning Der er lavet en beskrivelse af området, samt hvad Økonomi og Løn gør med hensyn til at rykke for tilgodehavender. Der er beskrevet kompetencer i forhold til afskrivninger med følgende beløb: kr. Økonomichefen kr. Direktion og borgmester over kr. Økonomiudvalget. 6. Retningslinier for mellemkommunale betalinger Projektgruppen udpegede en arbejdsgruppe, der skule drøfte, hvad der blev gjort i forhold til mellemkommunale betalinger. Det kan konstateres, at der efterhånden er godt styr på området. Der er lavet en beskrivelse af proceduren, når en af vores borgere bor udenfor kommunen, idet der er en særlig blanket, der skal bruges i forhold til den andens kommunes Folkeregister. Der samles op herpå i forhold til betalingskommune indbyggertal. Årsplan Årsplanen for de samlede opgaver i Økonomi og Løn er fortsat under udarbejdelse, idet hovedvægten indtil nu har været lagt på samarbejdet imellem fagchef og Økonomi og Løn. For at optimere samarbejdet imellem fagchefen og Økonomi og Løn omkring hvad der forventes af den enkelte, er der udarbejdet et årshjul (bilag) Årshjulet udarbejdes i december måned imellem fagchefen og Økonomi og Løn og præciserer væsentlige samspilsområder for det kommende år, herunder Side 4 af 5

5 månedsmøder for at drøfte kommende sager med økonomisk betydning regnskabsaflæggelse budgetopfølgninger ressourcetildelinger opfølgning i forhold til decentrale ledere Det er teamlederen for Budget, der er ansvarlig for udarbejdelsen af årshjulene. Områder der fortsat analyseres Der analyseres fortsat på følgende områder, eller det er områder som efterfølgende vil blive analyseret: Tilskud og udligning I Administrationen arbejdes der med datagrundlaget for de forskellige tilskudsparametre. Herunder er der blevet vurderet på kommunens grunddata i BBR-registret sammenholdt med Folkeregistret, og alle mulige fejlkilder er blevet tilrettet. Ultimo året modtager kommunen en liste over Betalingskommuneindbyggertallet og denne liste vil blive nøje gennemgået med forankring i Økonomi og Løn for at sikre et korrekt datagrundlag. Statsrefusioner Der arbejdes fortsat med en beskrivelse heraf. Lønsagsbehandling Dette er et af de kommende analyseemner. Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 kommissorium for projektet Økonomi og styringskoncept beskrivelse af Økonomi og Løn Budgetopfølgning Retningslinier for bogføring Ledelsestilsyn Retningslinier for afstemning af statuskonti Retningslinier for opkrævning og afskrivninger Retningslinier for mellemkommunale betalinger Eksempel på et årshjul Side 5 af 5