Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri 1AFD_1KT Sagsnr.: 168 Strategi for effektbaseret styring i Fødevareministeriet 2010-2013 Oktober 2009 1
1. En indsats skal vise effekt Fødevareministeriets strategi om effektbaseret styring fastlægger målsætningerne og principperne for at anvende effektbaseret styring i perioden 2010 2013. Strategiens formål er fremhævet i boksen. Formålet med effektbaseret styring er, at Fødevareministeriet kan påvise, at den indsats, der gennemføres, har en effekt, som medvirker til at realisere de politisk opstillede mål. De strategiske udfordringer er: At vi kan vise, at vi gør en forskel. At vi ønsker at opnå tilstrækkelig viden om virkningen af vores indsats i forhold til de politiske målsætninger. At skabe arbejdsglæde gennem en værdifuld indsats. Ambitionen er, at ministeriets relevante ordninger 1 er omfattet af effektbaseret styring ved udgangen af 2013. I implementeringen prioriteres ordningerne efter væsentlighed og volumenen. 2. Missionen angiver retningen Fødevareministeriets effektbaserede styring tager udgangspunkt i de overordnede målsætninger, som består af ministeriets mission, institutionens mission og målsætningerne for ordningen. Ministeriets mission er: At skabe rammerne for et udviklings- og vækstorienteret fødevareerhverv En ansvarlig forvaltning af naturressourcer Fødevaresikkerhed, forbrugernes valgmuligheder og sunde kostvaner Effektbaseret styring er en ramme for arbejdet i Fødevareministeriet, og skal fremme realiseringen af ministeriets mission ved: 1. At indsatsen bliver fokuseret på at opfylde de politiske og strategiske målsætninger. 1 Begrebet ordninger dækker alle sider af ministeriets virksomhed rettet mod borgere og virksomheder. Dvs. egentlige tilskudsordninger, institutionernes virksomhed inden for driftsrammen m.v. 2
2. At opstille kvantitative mål for effekten af indsatsen. 3. At fokusere tilrettelæggelse af indsatsen, så det forud for gennemførelse af indsatsen sandsynliggøres, at effekten bliver opnået. 4. At effektbaseret styring indgår i det lovforberedende arbejde forud for implementering af en lov eller bekendtgørelse. 5. At prioritere og justere indsatsen på baggrund af en dokumenteret viden om effekten af en indsats. 6. At blive bedre til at udarbejde realiserbare oplæg til politiske forhandlinger med angivelse af omkostninger for at opnå en given politisk målsætning. 7. At anvende opnåede resultater og virkninger i formidlingen over for beslutningstagere og offentligheden, med henblik på at Fødevareministeriet fremtræder åbent og troværdigt. Udvikling af effektbaseret styring omfatter eksisterende ordninger og opgaver, lovforberedende arbejde i Danmark og EU og administrative omlægninger af indsatsen inden for et fagligt område. Effektbaseret styring vil i de kommende år blive indarbejdet i resultatkontrakterne, som er den overordnede styringsramme i Fødevareministeriet. Ønsket om at opnå viden og inddrage erfaringer med at opgøre effekter, vil i de kommende år være centrale elementer i aftalerne med Københavns Universitet, Århus Universitet og Danmarks Tekniske Universitet. 3. Indførelse af effektbaseret styring Fødevareministeriet indfører effektbaseret styring for at tilvejebringe dokumentation for effekten af en given indsats. Hvis en indsats ikke virker som tilsigtet, vurderes og tilpasses indsatsen, så den fastlagte målsætning nås. Alternativt skal der tages stilling til, hvorvidt indsatsen skal udføres fremover. Ved implementering af effektbaseret styring skal forholdet mellem nytteværdien og de anvendte ressourcer løbende vurderes. Ambitionsniveauet tilpasses således ordningens væsentlighed og hvad der er praktisk muligt. Det gælder bl.a. indsamlingen af data, hvor målet er kun at indsamle de nødvendige data. Arbejdet med at realisere denne strategi vil medføre et betydeligt ressourceforbrug. Det gælder timeforbrug hos medarbejderne og især til data- og IT-systemer, eventuelle systemtilpasninger samt brugerundersøgelser. Fødevareministeriet indfører effektbaseret styring for alle væsentlige og relevante ordninger med udgangspunkt i 7 faser: 3
1. Vurdering af en ordnings relevans. 2. Effekt i nye love og bekendtgørelser. 3. Opstilling af målhierarki. 4. Udarbejdelse af forandringsteori. 5. Fastlæggelse af præcise indikatorer. 6. Måling og formidling af data. 7. Vurdering af indsatsen og evt. justeringer. Ressourceindsatsen i de enkelte faser vil bero på en konkret vurdering af, hvad der er nødvendigt for at skabe grundlaget for en hensigtsmæssig og kontinuerlig styring efter effekter for den valgte ordning. Fase 1 5 betegnes som udviklingsfaserne, mens fase 6-7 betegnes som driftsfaserne, hvor der foretages måling og justeringer af indsatsen. De 7 faser er kort uddybet nedenfor. Faserne i modellen er nærmere beskrevet i Fødevareministeriets vejledning om effektbaseret styring. Fase 1: Den effektbaserede styring omfatter relevante ordninger. Det omfatter både eksisterende og nye ordninger, f.eks. som følger af nye love eller bekendtgørelser. Ved implementeringen vil nye og ændrede ordninger have første prioritet. Styringen af indsatsen i institutionerne vil tilsvarende rette sig mod effekten af indsatsen over for borgere og virksomheder. Effektbaseret styring kan tage udgangspunkt i en gruppe sammenhørende ordninger. Ordningerne udvælges efter følgende kriterier: Ordningens indflydelse på realiseringen af ministeriets eller institutionens mission og politiske målsætninger. Den politiske interesse for området. Fødevareministeriets mulighed for at påvirke effekten gennem sin indsats. Ordningens økonomiske omfang. Ordningens betydning i forhold til de ressourcer, der anvendes til effektbaseret styring. Fase 2: Forud for vedtagelse af love og bekendtgørelser, skal der foretages en effektvurdering i det lovforberedende arbejde, så der kan opgøres effekter af nye love og bekendtgørelser. Proceduren for effekt i det lovforberedende arbejde bevirker, at målsætningerne er operationelle, så effekten af indsatsen kan opgøres. Fase 3 5: Implementering af effektbaseret styring omfatter udarbejdelse af målhierarki, forandringsteori og indikatorer samt indsamling af oplysninger og identifikation af systemunderstøtning. Ambitionsniveauet for arbejdet fastlægges udfra hvad der er praktisk muligt og med en afvejning i forhold til omkostningerne. 4
Fase 6: Når implementeringen er gennemført, er der etableret et grundlag for at registrere data om indsatsen på de udvalgte indikatorer. Registreringerne anvendes til at måle indsatsen. Her indsamles oplysninger om resultater og virkninger af indsatsen. Målingens omfang og hyppighed afhænger af indsatsens økonomiske omfang, politiske betydning og omkostningerne ved gennemførelse af måling. Indsamling af data fra indikatorerne til måling af indsatsen omfatter bl.a.: Data for indsatsen, dvs. institutionens produktion, f.eks. kontrolresultater, antal udbetalte tilskud til tiden eller andre kvantitative mål. Data for resultater, dvs. effekter på kort sigt, sædvanligvis inden for 1 år. Data for forventede virkninger, dvs. effekter på længere sigt, sædvanligvis over 1 år eller mere. Fase 7: Målingen af indsatsen vil danne grundlag for en faglig og ledelsesmæssig vurdering af resultaterne. Målingen skal dokumentere, om indsatsen har en effekt, eller om der er grundlag for at foretage en justering af indsatsen. Alternativt skal målhierarki, forandringsteori eller indikatorer tages op til overvejelse eller indsatsen skal ophøre. 4. Ansvaret følger opgaven Det overordnede princip for effektbaseret styring er, at ansvaret følger indsatsen. Princippet udmøntes i følgende fordeling af ansvar og organisering. FAL har det overordnede ansvar for indførelsen af effektbaseret styring. Institutionens ledelse har ansvar for udarbejdelse af en plan for implementering og måling i institutionen, som er baseret på de politisk strategiske kriterier for udvælgelse af ordninger. Institutionens ledelse beslutter, hvilke ordninger der skal effektvurderes. Departementets fagkontorer bidrager til implementeringen og har generelt et medansvar for den politiske og strategiske prioritering af ordninger og opgaver i institutionerne. Institutionens enheder har ansvar for gennemførelse af udviklingsfaserne og måling af ordninger og opgaver inden for fagområdet. Departementets økonomikontor har ansvar for planlægning, koordinering, opfølgning, begreber, metoder og skabeloner. FFK har ansvar for formidling på det fælles intranet og evt. eksternt. Institutionerne har ansvaret for udbredelse og forankring af effektbaseret styring. Planen for udbredelse af effekt udarbejder institutionen i dialog med departementet. Departementet koordinerer og tager initiativ inden for bl.a. uddannelses- og kommunikationsaktiviteter. 5