Kommunikationspolitik

Transkript

1 Kommunikationspolitik for Undervisningsministeriets koncern Sammen arbejder vi for et dygtigere Danmark Sammen arbejder vi for et dygtigere Danmark

2 Indhold Hvorfor en kommunikationspolitik? 2 Mål 3 Målgrupper 4 Sådan gør vi 5 Kommunikationskanaler 6 Roller og ansvar 6 Opfølgning 6 1

3 Hvorfor en kommunikationspolitik? Undervisningsministeriets mission er at skabe uddannelser i verdensklasse. Og ministeriets vision er, at danske uddannelsesinstitutioner skal tilbyde uddannelser af høj faglig kvalitet på alle niveauer til alle uanset faglige, personlige eller sociale forudsætninger. Vi arbejder for, at alle borgere har mulighed for at tage en god uddannelse og på den måde dygtiggøre sig. Derfor skal Undervisningsministeriets overordnede budskab til omverdenen være: Sammen arbejder vi for et dygtigere Danmark Udtrykket sammen rummer både, at vi internt i koncernen arbejder mod ét fælles mål, og at vi inddrager vores målgrupper. Realiseringen af ministeriets mission og vision forudsætter samarbejde og kommunikation eksternt såvel som internt. Den eksterne kommunikation er kommunikationen mellem ministeriet og eksterne brugere og samarbejdspartnere samt offentligheden generelt. Den interne kommunikation er kommunikationen mellem de ansatte i koncernen. En forudsætning for realiseringen af vores mission og vision er for det første, at vores budskaber når de målgrupper, som skal føre de politiske beslutninger, målsætninger, initiativer mv. ud i livet. For det andet er det en forudsætning, at vi lytter til vores målgrupper for at få et indblik i hverdagen i uddannelsesverdenen. Og for det tredje er det en forudsætning, at den interne kommunikation er velfungerende, så ministeriet kan levere de bedst mulige resultater. Med denne kommunikationspolitik ønsker Undervisningsministeriets ledelse at give retningen for, hvordan vi kommunikerer i Undervisningsministeriet. I forhold til de enkelte målgrupper og kommunikationskanaler fastlægger departementet og styrelserne selv mere konkrete strategier og handlingsplaner, der tager udgangspunkt i den fælles kommunikationspolitik. Undervisningsministeriets fælles kommunikationspolitik er vedtaget af ministeriets ledelse i februar 2010 og gælder for hele koncernen i perioden Herefter evalueres politikken med udgangspunkt i en eller flere brugerundersøgelser. 2

4 Mål For at realisere ministeriets mission og vision samt udbrede vores hovedbudskab til vores målgrupper arbejder vi mod at nå følgende mål med vores kommunikation: 1. Vores kommunikation afspejler et stort kendskab til uddannelsesområdet generelt og til vores målgruppers hverdag. Vi skal løbende opsøge viden om undervisning, uddannelse og institutionsdrift, så vi får et stort kendskab til uddannelsesverdenen. Vores kommunikation med vores målgrupper skal afspejle dette kendskab Vores målgrupper oplever, at vi lytter til dem. Vi skal i høj grad lytte til vores målgrupper for at få et godt indblik i deres situation og sikre det bedst mulige samarbejde. Vores kommunikation afspejler et stort engagement. Vi skal være fagligt og menneskeligt engagerede i vores arbejde. Og det skal vi vise vores målgrupper, at vi er. 3

5 Målgrupper Undervisningsministeriet er en stor organisation med mange forskellige målgrupper. Derfor er der også stor forskel på, hvem vi kommunikerer med. Blandt målgrupperne for vores kommunikation er: Eksterne målgrupper Borgere Institutioner og videnscentre Medier Folketing, regering, regionale og kommunale politikere Interesseorganisationer og arbejdsmarkedets parter Virksomheder Statslige, regionale og kommunale myndigheder, internationale organisationer og EU Råd, nævn og udvalg Kommende ansatte i Undervisningsministeriets koncern. Interne målgrupper Alle ansatte i Undervisningsministeriets koncern, det vil sige i Undervisningsministeriets departement, Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte, UNI C og Styrelsen for Evaluering og Kvalitetsudvikling af Grundskolen. 4

6 Sådan gør vi For at nå vores mål og for at kommunikere bedst muligt med vores målgrupper tager vi udgangspunkt i otte værdier. Værdierne er nedenfor konkretiseret i en række principper for vores kommunikation, som vi arbejder ud fra: 1. Dialog: Vi går i positiv dialog med vores målgrupper. 2. Kvalitet: Vi har et klart budskab, vi vælger den rette kommunikationskanal, og vi kommunikerer i et levende og korrekt sprog, der er tilpasset målgruppen. 3. Vidensdeling: Vi fremmer gode historier og eksempler, og vi vidensdeler med hinanden. 4. Troværdighed: Vi sørger for, at der er en klar sammenhæng mellem ord og handling. 5. Tilgængelighed: Vi er til at komme i kontakt med og yder god service. 6. Åbenhed: Vi er åbne og ærlige over for vores målgrupper. 7. Opfølgning: Vi måler og evaluerer vores kommunikationsindsatser. 8. Relevans: Vi planlægger og målretter al kommunikation i forhold til modtagerne og deres informationsbehov. 5

7 Kommunikationskanaler Kommunikationspolitikkens værdier skal gennemsyre alle Undervisningsministeriets interne og eksterne kommunikationskanaler for eksempel hjemmesider, intranet, s, taler, pressemeddelelser, indlæg, ugebrev, publikationer, breve, telefonsamtaler, møder, sagsbehandling og jobannoncer. Alle disse kommunikationskanaler skal udvikles, så de til stadighed lever op til vores målgruppers voksende krav og forventninger. Roller og ansvar Alle ansatte i Undervisningsministeriet har ansvar for at efterleve kommunikationspolitikken. Ansvaret for kommunikationen følger ansvaret for opgaveløsningen. Ledelsen har et særligt ansvar for at skabe og opretholde rammerne for god kommunikation. Ledelsen skal give de ansatte mulighed for at udvikle deres kommunikationskompetencer, blandt andet gennem efterud- dannelsestilbud og interne kurser. Desuden skal ledelsen sikre, at kommunikation indgår i opgaveløsningen i hele koncernen, og vise vejen for medarbejderne ved selv at prioritere kommunikationen samt ved at kommunikere forbilledligt på baggrund af kommunikationspolitikkens mål og værdier. Kontorcheferne spiller en vigtig rolle, da de har den daglige kontakt med medarbejderne og udgør den primære kommunikationskanal i forhold til medarbejderne. Medarbejderne har ansvar for at tænke kommunikation ind i enhver opgaveløsning, for at opsøge viden og for at bidrage til at dele viden om egne sagsområder i såvel egen enhed/afdeling som på tværs af arbejdsområder. Opfølgning For at sikre kvalitet i ministeriets kommunikation skal vi som hovedregel evaluere udvalgte kommunikationsindsatser. Fokusgrupper, følgegrupper og anden brugerinddragelse skal sikre, at ministeriets budskaber når de rette modtagere. Effektog tilfredshedsundersøgelser skal desuden sikre, at ministeriet kommunikerer så effektivt som muligt. 6