I reform til fremtiden Nyhedsbrev for Danmarks Domstole 8. maj 2006 1. Ønskerunden 2. Annoncering efter ledige lokaler 3. Inventar- og bogbørs på intranettet 4. Journal- og arkivforhold 1. Ønskerunden Personalekontoret behandler for tiden ønskerne om den fremtidige placering for medarbejderne ved byretterne. Indtil videre er der ved at danne sig et billede over situationen på kontorområdet og på området for retsbude m.fl. Øvrige jurister er endnu ikke behandlet. Det overordnede billede af ønskerunden er positivt, da ønskerne fra kontorpersonalet og fra øvrige medarbejdere tyder på, at langt den overvejende del af personalet vil kunne få opfyldt deres 1. prioritet. Der er dog også områder, hvor søgningen er for lav, og der er i særdeleshed tre steder: Således har kun ca. 30 medarbejdere ønsket placering i de 120 stillinger i Tinglysningsretten. Ved den nye Retten i Sønderborg og den nye Retten på Frederiksberg er der ligeledes ledige kontorstillinger. Ved sidstnævnte ret bør de ledige stillinger blandt andet besættes med medarbejdere fra Københavns Byret. Den lave søgning kan således medføre, at der i disse områder vil være medarbejdere, der ikke kan få deres 1. prioritet opfyldt, og på lidt længere sigt vil det for Tinglysningsrettens vedkommende kunne medføre, at medarbejdere i rimelig afstand fra Hobro vil blive placeret ved Tinglysningsretten. For at undgå dette vil styrelsen tage initiativer for at øge søgningen til Tinglysningsretten, og her og nu håber vi meget, at der er medarbejdere, som ved at læse dette vælger at omgøre deres ønske med henblik på at fremsætte et nyt ønske om at blive placeret ved en af ovennævnte tre retter. I givet fald kan du inden den 16. maj 2006 sende dit nye ønske til os på mail til: nsp@domstolsstyrelsen.dk Retur til top 2. Annoncering efter ledige lokaler For at sikre at byretterne får de bedst egnede bygninger inden for den givne økonomiske ramme, er det afgørende, at der foretages en tilbundsgående afdækning af ejendomsmarkedet i de enkelte retskredse. Det er desuden væsentligt, at Domstolsstyrelsen er i stand til at dokumentere, at der er foretaget en tilbundsgående undersøgelse af markedet, inden der træffes beslutning om, hvilken bygningsmæssig løsningsmodel der arbejdes hen imod i de enkelte retskredse. Domstolsstyrelsen har derfor sammen med Slots- og Ejendomsstyrelsen besluttet at annoncere efter ledige lejemål i samtlige
Side 2/5 de byer, der er foreslået som hovedtingsteder, bortset fra København, Århus, Aalborg og Rønne. Grunden til, at der ikke annonceres i disse fire byer, er, at Domstolsstyrelsen forventer, at retterne her kan samles i de eksisterende retsbygninger. Der skal desuden annonceres efter ledige lokaler i Hobro, hvor Tinglysningsretten er foreslået placeret. Styrelsen har ønsket, at denne annoncering fandt sted tidligere på foråret, men det har ikke været muligt at gennemføre. Det skal understreges, at der udelukkende annonceres efter eksisterende lejemål og ikke byggeprojekter. Det skyldes, at nybyggeri er omfattet af EU s udbudsdirektiv og derfor kræver iagttagelse af særlige regler. Annoncen indrykkes i Jyllands-Posten, Berlingske Tidende og Børsen. Annoncerne bliver indrykket i dagspressen i uge 19. Potentielle udlejere vil få en frist på to uger til at melde tilbage med eventuelle tilbud. Domstolsstyrelsen og Slots- og Ejendomsstyrelsen vil efterfølgende gennemgå det modtagne materiale. I forbindelse med besigtigelserne i januar-februar blev styrelsen - og de pågældende retter - i nogle byer opmærksomme på eksisterende ejendomme, som forekommer meget velegnede som retsbygninger. I disse byer vil styrelsen sideløbende med annonceringen tage kontakt til udlejerne med henblik på en mere konkret drøftelse af muligheden for at leje ejendommene. Domstolsstyrelsen forventer, at det for hovedparten af retskredsene inden sommerferien 2006 er afklaret, hvilken bygningsmæssig løsningsmodel der arbejdes hen imod. Retur til top 3. Inventar- og bogbørs på intranettet Som bekendt forudsættes retternes eksisterende inventar så vidt muligt genanvendt i forbindelse med den fysiske organisering i de nye retskredse. I forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen af flytningerne må det imidlertid forventes, at der vil være inventar, bøger og tidsskrifter, som retterne finder behov for at skille sig af med. Behovet kan eksempelvis opstå i forbindelse med, at man forud for en flytning rydder op i rettens eksisterende lokaler herunder depotlokaler - eller som følge af, at der er et overskud af inventar efter gennemførelsen af en sammenflytning. Ligeledes kan der vise sig at være et overskud af bøger, når flere biblioteker slås sammen til ét bibliotek i forbindelse med en sammenflytning. På den baggrund er der oprettet en inventar- og bogbørs på intranettet. Inventar- og bogbørsen giver retterne mulighed for på en let og
Side 3/5 overskuelig måde at annoncere med overskydende, brugt inventar og kasseret litteratur, som andre retter kan være interesseret i at overtage vederlagsfrit. Inventar- og bogbørsen er inddelt i følgende kategorier: Borde og stole Sofaer og lænestole Reoler og skabe Retssalsinventar Andet inventar Bøger og tidsskrifter Alle, der har adgang til intranettet, kan oprette annoncer på inventar- og bogbørsen. Retur til top 4. Journal- og arkivforhold Vi har nu aftalt en række punkter med Statens Arkiver om de verserende sager, herunder Almindelig Journal-sagerne, om arkivdannelsen, flytningen og aflevering af arkivalier m.v. Verserende sager For de sager, der verserer ved årsskiftet 2006/07 har vi aftalt følgende: De verserende sager beholder deres nuværende sagsnummer og tilføjes det gamle retskredsnummer foran sagens journalnummer De verserende sager kan under dette retskreds-journalnummer færdigbehandles i den nye byret Når sagerne afsluttes i den nye byret, skal de arkiveres i den gamle retskreds` fysiske arkiv i den sædvanlige nummerorden. I det gamle arkiv kan de sager fra den oprindelige ret, der er afgjort i den nye ret, således genkendes på det gamle retskredsnummer foran sagsnummeret. Statens Arkiver er indstillet på, at denne overgangsordning kan vare i ca. et halvt år. Sager, der ikke er afsluttet efter ca. et halvt år, skal sluttes, kopieres og arkiveres i den gamle retskreds` arkiv. I kopiform oprettes sagen herefter som en ny sag i den nye ret Når det er klart hvilken retskreds en verserende sag skal overføres til, kan det være praktisk for den kommende pakning og flytning, at retten på sagsomslagene tydeligt skriver den nye retskreds på. Det kan praktisk ske, når retten alligevel har sagen fremme i forbindelse med berammelse m.v. Færdigbehandlingen af de verserende sager: Om færdigbehandlingen af sagerne fra de oprindelige retter er følgende
Side 4/5 med aftalt Statens Arkiver: De verserende sager kan sagsbehandles i den gamle retskreds sagsbehandlingssystem, hvis det er hensigtsmæssigt. Hvis det er mere hensigtsmæssigt at behandle dem i den nye retskreds sagsbehandlingssystem, skal oplysningerne overføres til det gamle system, når det halve år er gået, og de resterende sager er kopieret og overført til den nye ret. Hvis sagerne behandles i den nye rets sagsbehandlingssystem, skal oplysningerne, når de er tilbageført til den gamle rets system, slettes fra den nye rets system. Data skal være slettet inden afleveringen af den aktuelle periode til Statens Arkiver. Om det er mest hensigtsmæssigt at behandle sagerne i den gamle retskreds sagsbehandlingssystem eller overføre data til den nye rets system, afhænger af den it-løsning, der vælges. Dette spørgsmål er endnu ikke helt afklaret. It-kontoret orienterer om dette punkt så snart, de tekniske forhold er endelig afklaret. De fysiske arkiver I forbindelse med flytningen af den enkelte af de gamle retskredse, bliver arkivalierne også flyttet. I denne forbindelse er følgende aftalt med Statens Arkiver: I de tilfælde, hvor den oprindelige ret bliver delt imellem to eller tre af de nye retter, skal den oprindelige rets samlede arkiv flyttes til én af de retter, den deles imellem. Hvilken af de nye retten, der skal modtage den oprindelige rets arkiv, er endnu ikke fastlagt. Den ret, der opbevarer arkivet, får samtidig ansvaret for den senere aflevering til Statens Arkiver. Denne ret har samtidig ansvaret for at arkivere de sager med retskredsnummer, som færdigbehandles i den anden nye ret. Aflevering til Statens Arkiver Statens arkiver er indstillet på at modtage de nuværende retters arkivalier til og med ca. 1990. I et vist omfang er Statens Arkiver indstillet på at modtage yderligere arkivalier, men i mindre omfang. Hvilke arkivalier, der yderlige kan afleveres, aftales formentlig først når flytningen bliver aktuel. Skiftesager og testamenter, der er yngre end 40 år, kan dog ikke afleveres. Almindelig Journal- sager Almindelig Journal-sager løber i perioder på fem år, og den nuværende periode udløber ved årsskiftet 2006/07. Alle sager skal derfor afsluttes
Side 5/5 ved årets udgang. De sager, der skal fortsætte i den nye ret, skal oprettes som en ny sag i den nye periode. De sluttede sager, der skal fortsætte, kan eventuelt udlånes til den nyoprettede sag, men i en lang række sager er det formentlig mere praktisk at kopiere relevante akter til den nye sag, og derefter arkivere den lukkede sag. Almindelig Journal i de nye retter I Almindelig Journal skal blandt andet sager om rettens organisation m.v. journaliseres. Vi arbejder derfor på en it-teknisk løsning, så retspræsidenterne fra ca. 1. september 2006 kan oprette og journalisere sager i de nye byretters journalsystem. De nye retters Almindelig Journal-periode vil derfor løbe fra ca. 1. september 2006 og fem år frem. Arkivregistranten Sagerne henlægges i dag på arkiv efter Statens Arkivers bevarings- og kassationsplan. Bevarings- og kassationsplanerne videreføres, men vi har bedt Statens Arkiver om at tilføje bestemmelser om de sager, der overføres imellem byret og landsret og Sø- og Handelsretten. Så snart tilføjelserne er modtaget i Domstolsstyrelsen, vil vi orientere om dem. Retur til top