Notat Til: Til: Kopi til: Direktørgruppen Godkendelse Bilag 5 Den 16. november 2010 Århus Kommune Borgmesterens Afdeling Opdrag I forbindelse med indgåelse af Forliget om budgettet for 2011 med overslagsårene 2012-2014 blev det af forligsparterne besluttet, at der skulle igangsættes et analysearbejde med henblik på i videst muligt omfang at overgå til forudbetaling, når borgere og virksomheder handler med Århus Kommune. Det fremgår således af Forliget om budgettet for 2011 med overslagsårene 2012-2014 at: Med inspiration fra Kolding Kommune ønsker forligspartierne at igangsætte et analysearbejde med henblik på i videst muligt omfang at gå over til forudbetaling, når borgere og virksomheder handler med kommunen. Erfaringerne fra Kolding viser, at man herved kan nedbringe antallet af restancesager, der er dyre at administrere og til tider må afskrives. Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2010/03087 Sagsbehandler Vivi Knudsgaard Helstrup Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 2813 Telefax 8940 2121 E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte vkh@aarhus.dk Forligspartierne ønsker også, at analysen vurderer mulighederne for ligesom Kolding at oprette en web-butik, hvor borgere og virksomheder i endnu videre omfang end tilfældet er i dag, kan handle digitalt med kommunen. Baggrund Der har med baggrund i forligspartiernes beslutning været nedsat en midlertidig tværmagistratslig arbejdsgruppe med repræsentanter for samtlige magistratsafdelinger med henblik på at afdække et eventuelt potentiale ved øget brug af forudbetaling.
I henhold til regnskabet for 2009 for Århus Kommune, har Århus Kommune følgende indtægter: I mio. kr. Indtægt Betalingsprincip Egne huslejeindtægter 326 Á conto Betalinger fra stat og kommuner 697 Bagudrettet*** Salg af produkter og ydelser - BA - Social- og beskæftigelsesområdet (MSB) - Forsyningsvirksomhed (MTM) - Forsyningsvirksomhed øvrige (MTM)* - Vand (MTM)** - Ældreboliger m.v. (MSO) - MKB - Dagtilbud m.v. (MBU) 5 42 1.217 1.050 486 168 38 795 Á Conto/forudbetaling Á conto/forudbetaling Bagudrettet Á conto/forudbetaling Á conto/forudbetaling Á conto/forudbetaling Á conto/forudbetaling Øvrige indtægter - BA - MSB - MTM - MSO - MKB - MBU 22 107 222 47 113 24 Forud-/bagudrettet Forud-/bagudrettet Forud-/bagudrettet Forud-/bagudrettet Forud-/bagudrettet Forud-/bagudrettet Anlæg 255 I alt 5.614 * Der ikke korrigeret for dobbelt salg i relation til varmeplan. **Fra og med 2010 er aktiviteterne vedrørende vand udskilt i et separat selskab. ***Dog modtager MSB årligt á conto betalinger fra regionerne for ca. 21 mio. kr. år vedrørende respiratorbrugere. En gennemgang af Århus Kommunes indtægter (regnskabsåret 2009) viser, at der for mindst 85% af Århus Kommunes indtægter er etableret en systemunderstøttet opkrævning. Når der ses bort fra de mellemkommunale og statslige betalinger vurderes det, at der for størstedelen af de systemunderstøttede indtægter er opkrævningen digitaliseret, automatiseret med automatisk procedure for 1. og 2. rykker. Endvidere vurderes det, at der for størstedelen af disse indtægtskate- Side 2 af 14
gorier tillige er knyttet et betalingsprincip, som indebærer á conto og/eller forudbetaling. De mellemkommunale betalinger er hovedsagligt systemunderstøttede og opkræves i alt overvejende grad bagud med 30 dages betalingsfrist. Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg samt Magistratsafdelingen for Børn og Unge, som håndterer størstedelen af de mellemkommunale betalinger vurderer, at en omlægning til forudbetaling vil medføre en betydelig forøgelse af ressourceforbruget til håndtering af efterreguleringer. Endvidere er der ikke tab på mellemkommunale betalinger og en ændret opkrævningspraksis til forudbetaling vil formentlig betyde, at andre kommuner vil overgå til, at opkræve forudbetaling hos Århus Kommune. Opkrævningsfunktionen i Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice varetager de af Århus Kommunes opkrævninger, der håndteres via Debitorsystemet. Opkrævningsfunktionen varetager således hele eller dele af opkrævningen for hovedparten af magistratsafdelingerne. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø varetager egne opkrævninger, dog er det alene Opkrævningsfunktionen, som varetager overførelsen af Århus Kommunes tilgodehavender til inddrivelse hos SKAT. Der er af Opkrævningsfunktionen udarbejdet særskilt notat om restancemassen i Århus Kommune. I nærværende notat gengives alene enkelte hovedtal. I september 2010 havde Opkrævningsfunktionen en restancemasse på ca. 622 mio. kr. fordelt på godt ca. 69.308 debitorforhold. Af restancemassen på ca. 662 mio. kr. udgør eksempelvis underholdsbidrag ca. 415 mio. kr. og bistand ca. 75 mio. kr. En betydelig del af restancemassen vedrører forhold, hvor der er hel eller delvis statslig refusion af kommunens tab. Opkrævningsfunktionen har således videresendt ca. 525 mio. kr. af restancemassen til opkrævning hos SKAT. Opkrævningsfunktionen bruger ca. 10 årsværk til indbetaling og betalingskontrol, opkrævning af restancer samt overdragelse af restancer. Der er i Århus Kommune et igangværende analysearbejde med henblik på at afdække mulighederne ved at samle alle opkrævningsfunktionerne i Århus Kommune dette emne er således ikke fokus for nærværende notat. Århus Kommunes indtægter består således for størstedelens vedkommende af en række indtægtskategorier (husleje, varme, ejendomsskatter m.v.) hvor det ved lov er fastlagt, at der opkræves á Side 3 af 14
conto og/eller forudbetaling samt en række mellemkommunale og statslige betalinger. Det er ikke opkrævningen vedrørende disse indtægtskategorier, som er i fokus i nærværende analyse. Den resterende del af Århus Kommunes indtægter, der udgør fokus for denne analyse, har hovedsagligt et bagudrettet betalingsprincip og omfatter indtægtskategorier som udleje af lokaler, salg og servicering af brandmateriel etc. De resterende indtægter opkræves hovedsagligt systemunderstøttet via Opus. Endvidere bliver der for de resterende indtægter i et vist omfang anvendt forudbetaling men det skal bemærkes, at en betydelig del af disse indtægter er genereret ved forbrugsafhængige engangssalg eller lejlighedsvise salg af varer, ydelser og lignende, hvor magistratsafdelingerne har vurderet, at det for en dels vedkommende vil være vanskeligt at indføre forudbetaling. Nedenfor gennemgås hovedpunkterne for de enkelte magistratsafdelingers øvrige indtægter, afskrivninger m.v. men henblik på at vurdere hvorvidt magistratsafdelingerne øvrige indtægter med fordel kan omlægges til forudbetaling eventuelt via en NetButik. Det skal for god ordens skyld bemærkes, at en del af magistratsafdelingerne har oplyst, at de teknisk set ikke har haft mulighed for at opgøre restancemassen aktuelt eller historisk. Borgmesterens Afdeling Borgmesterens afdeling (BA) udsender alene et beskedent antal eksterne fakturaer. Den 30. juni 2010 havde BA således alene 8 eksterne tilgodehavender, hvoraf de 4 havde en offentlig debitor. BA har ikke haft afskrivninger/tab på debitorer i de seneste 3 år. En omlægning af BA s fakturaer til forudbetaling forventes ikke at kunne bidrage til lavere ressourceforbrug til restancehåndtering og/eller færre restancer. Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse (MSB) har oplyst, at magistratsafdelingen i 2009 havde øvrige ikke forudbetalte eksterne indtægter i 2009 på ca. 22 mio. kr. vedrørende momsregistreret virksomhed ved produktion af varer ved jobprøvning i Beskæftigelsesforvaltningen og aktivitetstilbud til psykisk og fysisk handicappede i Socialforvaltningen. Derudover har MSB indtægter ved kursus- Side 4 af 14
aktiviteter, forældrebetaling af kost m.v., aktivitetsbetalinger og salg af ydelser i ca. 50 institutioner. I henhold til regnskabet for 2009 har MSB i 2009 afskrevet ca. 12,7 mio. kr., hvoraf magistratsafdelingen oplyser, at alene 0,2 mio. kr. kan henføres til handler mellem borgere/virksomheder og Århus Kommune. Primært som følge af konkurs hos handelspartnere. MSB har gennemgået magistratsafdelingens øvrige eksterne indtægter (ikke mellemkommunale afregninger) og foreslår på den baggrund, at der kan arbejdes videre med omlægning fra bagudrettet til forudbetaling for så vidt angår følgende: Opkrævning af fleksbidrag Kursusaktiviteter i CSU opkræves i dag primært forud via faktura Forældrebetalinger af kost m.v. Deltagerbetalinger ved aktiviteter Indtægterne udgør imidlertid en samlet set beskeden andel af magistratsafdelingens samlede indtægter, hvorfor omlægningen ikke kan kvantificeres til et egentligt besparelsespotentiale. MSB vurderer imidlertid, at der bør ligger en mindre ressourcebesparelse ved anvendelse af Netbutik, idet MSB har stor nærhed til debitorer, som ofte betaler direkte til institutionerne, som så efterfølgende skal registrere korrekt i debitorsystemet. Derudover vil det være stor en lettelse for mange debitorer. MSB anvender aktuelt ca. 2,0 årsværk til alle opgaver efter dannelse af fakturaerne, det vil sige kontrol, afstemninger, fejlrettelser, debitorhenvendelser primært fra andre kommuner, rykkere m.v. Vedrørende kommunale/regionale opkrævninger anvendes 1,3 årsværk samt 0,7 årsværk vedrørende øvrige eksterne opkrævninger (heraf 0,3 centralt). Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM) har oplyst, at magistratsafdelingen i 2010 forventer samlet set at have øvrige ikke forudbetalte eksterne indtægter i størrelsesorden 584 mio. kr. (De 222 mio. kr. som fremgår af tabellen ovenfor er eksklusiv det takstfinansierede område de 584 mio. kr. er inklusiv dele af det takstfinansierede område). De øvrige eksterne indtægter vedrører for hovedpartens vedkommende salg af varer og tjenesteydelser herunder salg af el, salg af Side 5 af 14
varme til varmeværker udenfor Århus Kommune, p-indtægter, retableringsarbejder m.v. hvor betalingen er bagudrettet. I henhold til regnskabet for 2009 har MTM i 2009 afskrevet ca. 0,4 mio. kr., hvilket primært er et resultat af forgæves inddrivelse af flytte- og forbrugsopgørelse i ejendomsforvaltningen samt uerholdelige tilgodehavender vedrørende miljøgebyrer og miljøvagtssager. MTM har gennemgået betalingsprincipperne for magistratsafdelingens øvrige indtægter, og foreslår på den baggrund, at der kan arbejdes videre med omlægning fra bagudrettet til hel eller delvis forudbetaling for så vidt angår følgende eksterne indtægter: Stilladsreklamer* Salg af P-kort* Arrangementsindtægter* Kursusaktiviteter og brandøvelser* Udlejning af kursuslokaler* Modtagestation for farligt affald Klinisk risikoaffald Erhvervskonsulenter Erhvervsgebyr, Genbrugsstation Samt følgende eksterne indtægter, hvor der muligvis kan laves aftaleændring til hel eller delvis forudbetaling for så vidt angår følgende eksterne indtægter: Leasing af vejbelysningsanlæg Drift af snesmeltningsanlæg Pasning af grønne områder Salg og servicering af brandmateriel Salg og eftersyn af nøglebokse Samlet set forventer MTM, at indtægterne fra de indtægtskategorier, som MTM anbefaler, at der arbejdes videre med, udgør ca. 70 mio. kr. i 2010. De resterende indtægtskategorier med bagudrettet betaling har MTM vurderet, at det ikke vil være muligt at omlægge til forudbetaling, primært fordi størrelsen af betalingerne opgøres efter forbrug. For så vidt angår de med * markerede indtægtskategorier (svarende til en forventet indtægt i 2010 på knap 8 mio. kr.) vurderer MTM, at disse med fordel kan forudbetales via en NetButik. MTM arbejder kon- Side 6 af 14
kret med etablering af en systemløsning for så vidt angår salg af P- kort. Magistratsafdelingen vurderer, at forudbetaling ikke er mulig for de øvrige eksterne indtægter, da indtægtskravet i langt de fleste tilfælde ikke kan forudses før leveringen af ydelsen. De udvalgte indtægtskategorier belaster kun i begrænset omfang MTM s tab og afskrivninger, hvorfor en omlægning fra bagudrettet til forudbetaling ikke skønnes at ville reducere tab og afskrivninger i MTM mærkbart, men en eventuel omlægning må forventes at kunne resultere i en mindre ikke umiddelbart kvantificerbar reduktion i ressourceanvendelsen vedrørende håndtering af eventuelle restancer. Hertil kommer at et salg af ydelserne med * markering via en NetButik må forventes at kunne resultere i en mindre ikke umiddelbar kvantificerbar reduktion i ressourceanvendelsen vedrørende fakturaudskrivning. MTM har opgjort, at magistratsafdelingens samlede restancemasse pr. 30. juni 2010 udgjorde ca. 70 mio. kr. Heraf vedrører de ca. 35 mio. kr. indtægtskategorier, hvor der ikke bliver anvendt forudbetaling eller á conto afregning. Restancemassen vedrørende fakturaer udsendt via Opus er ikke korrigeret for fakturaer, hvor betalingsfristen ligger efter 30. juni 2010. MTM oplyser, at magistratsafdelingen anvender i alt 6,5 årsværk til varetagelse af magistratsafdelingens indbetalinger og betalingskontrol samt, 3 årsværk til opkrævning af restancer. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) har oplyst, at magistratsafdelingen har øvrige ikke forudbetalte eksterne indtægter i størrelsesorden 20 mio. kr. årligt. De øvrige eksterne indtægter vedrører forskellige indtægtskategorier herunder ophold på Saxild Strand (300 stk.) og fakturering vedrørende Byens Mad (400 stk.) samt svømning (250 stk.). I henhold til regnskabet for 2009 har MSO i 2009 afskrevet ca. 5,5 mio. kr. i uerholdelige tilgodehavender, hvilket er et resultat af forgæves inddrivelse via incassoafdelingen samt et lovmæssigt krav om, at uerholdelige tilgodehavender afskrives efter et givet antal år, såfremt debitors betalingsevne ikke er indtrådt eller i forbindelse med døds- Side 7 af 14
fald. Afskrivningerne vedrører hovedsagligt lån (rente- og afdragsfri), boligsikring, beboerindskud, boligydelse m.v. MSO har gennemgået magistratsafdelingens øvrige eksterne indtægter (ikke mellemkommunale afregninger) og har på den baggrund vurderet, at det ikke vil være relevant at omlægge fra bagudrettet til forudbetaling. Svømning faktureres bagud. De fleste pensionister trækkes over pensionen. Resten af pensionisterne faktureres for de antal gange de møder op til svømning. Magistratsafdelingen vurderer, at hvis der var forud betaling, vil der blive meget administrativt arbejde ved tilbagebetaling for de antal gange hvor de ikke møder op. Herudover opretter aktivitetsafdelingen svømmediagnosehold, som alene oprettes, hvis der er fyldt op på holdet. Visiterede ophold på Saxild Stand (ca. 300 stk. pr. halvår) bliver faktureret den dag borgeren ankommer på opholdet. På dette område kunne man godt forud fakturere, men i øjeblikket skrives fakturaen, når borgeren møder op til opholdet. Magistratsafdelingen vurderer, at der vil komme mange rettelser og administrativt arbejde ved afbud, da det er ældre mennesker, der kommer, og hvis de er syge eller på hospitalet, bliver man ikke faktureret. Byens Mad faktureres bagud (ca. 400 stk. pr. halvår). Bestillinger sendes elektronisk til Opkrævningen i Århus Kommune, som så fakturerer borgerne for maden. Borgeren modtager fakturaen, når maden er leveret. Magistratsafdelingen oplyser, at der ikke anvendes forud fakturering, da der kan være rettelser i deres leveringer og det vil give mere administrativt arbejde. MSO vurderer, at ovennævnte fakturaer ikke umiddelbart egner sig til opkrævning via NetButik. MSO oplyser, at magistratsafdelingen anvender i alt knap 50 timer årligt til håndtering af magistratsafdelingens restancer. Ressourcerne til håndtering af mellemkommunale betalinger indgår ikke i opgørelsen af ressourceforbruget. Magistratsafdelingen oplyser at håndteringen af mellemkommunale betalinger er meget ressourcekrævende. Side 8 af 14
Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice(MKB), har oplyst, at magistratsafdelingen i 2009 havde øvrige ikke forudbetalte eksterne indtægter i størrelsesorden 45 mio. kr. De øvrige eksterne indtægter, som ikke er forudbetalt, vedrører for hovedpartens vedkommende endelig opkrævning hos arrangører og lejere i Musikhuset, gebyrer for udlejning af kommunale idrætsanlæg, der stilles til rådighed for blandt andet idrætsforeninger samt rykkergebyrer, gebyrer for biblioteksbøder og diverse regningskrav. I henhold til regnskabet for 2009 har MKB i 2009 afskrevet ca. 1,1 mio. kr. i uerholdelige tilgodehavender, hvilket er et resultat af forgæves inddrivelse af erstatninger og bøder (bibliotekerne), fakturasalg til forestillinger under konkurs, lokaleudlån og kulturelle arrangementer m.v. MKB har foretaget en vurdering af, om hele eller dele af magistratsafdelingens øvrige ikke forudbetalte indtægter med fordel kan omlægges til forudbetaling, og magistratsafdelingen kan på den baggrund anbefale, at der arbejdes videre med omlægning fra bagudrettet til forudbetaling vedrørende: Gebyrindtægter for enkeltdagsbookinger af kommunale idrætsanlæg og lokaler. Indtægten for enkeltdagsbookinger udgør ca. 2 mio. kr. årligt. MKB vurderer, at der ikke vil være en væsentligt ressourcebesparelse for kommunen ved en sådan overgang, men det kunne være, at det var en administrativ lettelse for brugerne. En sådan løsningen kunne udmærket være via en fælles Net-Butik for kommunen som helhed. Det skal oplyses at der ikke væsentlige restancer på området. Restancerne vedr. gebyrer for Lokaleudlejning ligger i størrelsesordenen 100.000 kr. i alt, eller derunder(inkl. sæsonbookinger) MKB har vurderet, at de øvrige indtægter med bagudrettet betaling, ikke kan omlægges til forudbetaling, fordi der er tale om; Bøder Gebyrer ved for sen betaling Betalinger som opgøres efter forbrug (blandt andet Musikhuset og sæsonbookinger af idrætslokaler og andre lokaler) Side 9 af 14
MKB oplyser endvidere, at langt hovedparten af magistratsafdelingens tilgodehavender bliver betalt til tiden. MKB (ekskl. opkrævningsafdelingen) bruger ca. 0,26 årsværk til indbetaling og betalingskontrol, samt opkrævning af restancer. Det bemærkes at rykkerprocedure kører automatisk i debitorsystem med første og anden rykkerskrivelse. Magistratsafdelingen for Børn og Unge I henhold til regnskabet for 2009 har Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU) øvrige eksterne indtægter i størrelsesorden 24 mio. kr. vedrørende: Mindre kursusvirksomhed, regning fremsendes forud Manglende aflevering af bøger i folkeskolen, kan ikke opkræves forud I beskedent omfang udlejning af lokaler (25-40 stk. årligt), opkræves bagudrettet pga. tillæg for forbrug, tilkaldevagt m.v. I relation til eksterne indtægter (inklusiv mellemkommunale betalinger m.v.) oplyser MBU, at magistratsafdelingen har en restancemasse på 19,9 mio. kr., hvoraf de 99% har anden kommunal debitor. Herudover har MBU en restancemasse på 16,1 mio. kr. primært vedrørende forventet bod i forbindelse med arbejdsnedlæggelserne. Restancerne vedrører således alene i meget beskedent omfang handel mellem Århus Kommune og borgerne. I henhold til regnskabet for 2009 har MBU i 2009 afskrevet ca. 0,05 mio. kr. i uerholdelige tilgodehavender, primært vedrørende manglende indbetaling af kreditnotaer. MBU har gennemgået magistratsafdelingens øvrige eksterne indtægter (ikke mellemkommunale afregninger) og har på den baggrund vurderet, at det ikke vil være relevant at omlægge yderligere indtægter fra bagudrettet til forudbetaling idet hovedparten er forudbetalt. MBU håndterer imidlertid en række forældrebetalinger vedrørende skolefester, lejerskoler, ungdomsskolekurser m.v., hvor forældrene vurderes at ville opfatte etableringen af en NetButik som en serviceforbedrende modernisering. For visse områder et der allerede etableret NetButik (eksempelvis skolemælk, frugt m.v.). Side 10 af 14
MBU har i dag en skolebutik, hvor der årligt er netsalg for ca. 4,4 mio. kr. Netsalget er forudbetalt med mindst et kvartal, og i visse tilfælde betaler forældrene for vand, mælk og frugt et helt år forud. Hertil kommer salg i kantinerne på 4 forsøgsskoler via BUkort dk. Her har MBU mange forudbetalinger for skolemad MBU har ca. 90.000 kr. stående i forudbetaling vedrørende de 4 skoler, der indtil videre er med i forsøgsordningen. Systemet omkring disse BUKort vurderes af MBU at ville kunne bruges mange steder eksempelvis, svømmehaller, biblioteker og andre steder, hvor der er installeret dankortterminal. Såfremt systemet skal udbygges og indføres på flere skoler m.v., forudsætter det afholdelse af udbud som følge af størrelsen af udgiften til anskaffelse af programmel og udstyr til kantinerne i skolerne. MBU forventer at afholde udbud i foråret 2011 og magistratsafdelingen planlægger i nærmeste fremtid at afdække mulighederne for tværgående samarbejde med blandt andet MKB. Selve kortet er ikke dyrt og børnene/de unge kan anvende kortet alle de steder Århus Kommune giver tilladelse. NetButik i Århus Kommune I forbindelse med udarbejdelsen af nærværende analyse er der foretaget en meget overordnet afdækning af igangværende initiativer i Århus Kommune i relation til etablering af NetButik. I den forbindelse er der blevet identificeret flere initiativer i magistratsafdelingerne herunder eksempelvis kommende netbutik vedrørende knallertkørekort og ungdomsskolekurser, skolebutik og forsøg med BUkort i MBU samt P-tilladelser i MTM. Det vurderes umiddelbart, at det vil være en fordel for såvel borgerne og virksomhederne som Århus Kommune at arbejdet med udvikling af NetButikker i Århus Kommune samles ét sted (Kanalstrategi) således, at der etableres én samlet fælles NetButik for Århus Kommune. Det vurderes blandt andet med baggrund i erfaringerne fra Kolding Kommune at det vil være en relevant serviceforbedrende modernisering for borgere og virksomheder at lade etableringen af én fælles NetButik for Århus Kommune være en del af den fremtidige generelle eksterne digitalisering af Århus Kommune (for borgere og virksomheder). Det kan overvejes at sammentænke en eventuel etablering af en NetButik for Århus Kommune med Århus Kommunes hjemmeside herunder driften. Side 11 af 14
Erfaringer fra Kolding Kommune Kolding Kommune er efter en 2-årig implementeringsfase meget langt med implementering af en NetButik. Erfaringerne fra Kolding viser, at det ikke har været muligt at kvantificere og indregne en besparelse som følge af den i organisationen oplevede effekt af en NetButik men, at tilbagemeldingerne fra såvel borgerne som internt i Kolding Kommunes organisation er meget positive. De oplevede effektiviseringselementer består af en række mindre og spredte decentrale forbedringer blandt andet som følge af, at der anvendes mindre tid på restance-, opkrævning og fakturahåndtering vedrørende en lang række småsalg. Endvidere har NetButikken blandt andet medvirket til på længere sigt at muliggøre en eventuel reduktion af åbningstiderne samt overflødiggjort opbevaringen af større kontantbeløb på eksempelvis skolerne i forbindelse med skolefester, lejerskoler m.v. Kolding Kommune oplyser, at driften af en NetButik har været en tillægsydelse fra deres hjemmeside leverandør til en pris i størrelsesorden 10.000 kr. årligt hertil kommer i sagens natur et ikke opgjort ressourceforbrug internt i Kolding Kommune. Konklusion En gennemgang af Århus Kommunes indtægter (regnskabsåret 2009) viser, at der for mindst 85% af Århus Kommunes indtægter er etableret en systemunderstøttet opkrævning. Når der ses bort fra de mellemkommunale og statslige betalinger vurderes det, at der for størstedelen af de systemunderstøttede indtægter er opkrævningen digitaliseret, automatiseret med automatisk procedure for 1. og 2. rykker. Endvidere vurderes det, at der for størstedelen af disse indtægtskategorier tillige er knyttet betalingsprincip, som indebærer á conto og/eller forudbetaling. Magistratsafdelingerne har gennemgået de øvrige eksterne indtægter og vurderet, at en betydelig del af de indtægter, som har et bagudrettet betalingsprincip, er baseret på en forbrugsafhængige engangssalg eller lejlighedsvise salg af varer, ydelser og lignende, som vanskeliggør anvendelse af forudbetaling. Magistratsafdelingernes gennemgang af de øvrige eksterne indtægter har imidlertid givet anledning til at pege på et antal indtægtskategorier for hvilke det vil være relevant at arbejde videre med en omlægning fra bagudrettet til forudbetaling. Som eksempel på områder hvor det vil være relevant at arbejde videre med omlægning til forudbetaling kan nævnes: Opkrævning af fleksbidrag, Kursusaktiviteter i CSU, Forældrebetalinger af kost m.v., Deltagerbetalinger ved aktiviteter, Stilladsreklamer, Salg af P-kort, Side 12 af 14
Arrangementsindtægter, Kursusaktiviteter og brandøvelser, Udlejning af kursuslokaler, Modtagestation for farligt affald, Klinisk risikoaffald, Erhvervskonsulenter, Erhvervsgebyr, Genbrugsstation, Leasing af vejbelysningsanlæg, Drift af snesmeltningsanlæg, Pasning af grønne områder, Salg og servicering af brandmateriel, Salg og eftersyn af nøglebokse, Gebyrindtægter for enkeltdagsbookinger af kommunale idrætsanlæg og lokaler. I lighed med de seneste 2 års erfaringer fra Kolding Kommune er det imidlertid ikke muligt umiddelbart at kvantificere og indregne et eventuelt besparelsespotentiale ved omlægning af disse indtægtskategorier fra bagudrettet til forudbetaling. En omlægning må imidlertid forventes at kunne give anledning til en række mindre effektiviseringer i den decentrale organisation i de berørte afdelinger. For så vidt angår spørgsmålet om en eventuel etablering af en NetButik for Århus Kommune, så vurderes det umiddelbart som relevant at etablere en NetButik i tilknytning til Århus Kommunes hjemmeside med henblik på forbedret og moderniseret virksomheds- og borgerservice. Det kan overvejes at forankre en NetButik i Borgerservice, som sammentænkes med en eventuel samling af opkrævningsfunktionerne i Århus Kommune. Etablering af et tilbud til den decentrale organisation om anvendelse af en NetButik vil formentlig gøre det muligt for de decentrale institutioner at realisere et effektiviseringselement ved anvendelse af forudbetaling via NetButik. Effektiviseringselementet kan ikke umiddelbart kvantificeres, da det må forventes at bestå af en lang række mindre forbedringer spredt i store dele af den decentrale organisation. Etablering af en NetButik forventes at kunne medvirke til, at: Betalbare ydelser og services leveret af Århus Kommune så vidt muligt købes via en NetButik med forudbetaling Borgerne/virksomhederne oplever bedre service og én fælles NetButik for Århus Kommune vil sikre, at brugerne/borgerne og virksomhederne oplever en ensartet tilgang til NetButikken med de samme skærmbilleder når borgeren/virksomheden anvender Århus Kommunes NetButik Minimere tab på små tilgodehavender indenfor de ovennævnte indtægtskategorier Minimere ressourceanvendelsen forbundet med opkrævning og restancehåndtering Reducere fakturaudskrivning og fakturahåndtering Minimere anvendelsen af lokale indsamlingskasser Side 13 af 14
For så vidt angår spørgsmålet om hvorvidt en eventuel etablering af en NetButik på længere sigt vil give en besparelse, er dette ikke muligt at besvare entydigt på det foreliggende grundlag. Det skal endvidere bemærkes, at en eventuel udgift/ressourceforbrug internt i Århus Kommune til etablering af en NetButik vil skulle afholdes inden de forventede fordele vil kunne høstes. Fordele som formentlig vil bestå af en lang række mindre forbedringer (mindre administrative besparelser) spredt i store dele af den decentrale organisation. Anbefalinger: Det anbefales, at Magistratsafdelingerne arbejder videre med så vidt muligt at omlægge bagudrettede betalingsprincipper for øvrige indtægter til forudbetaling Det videre arbejde med en eventuel etablering af én fælles NetButik i Århus kommune indgår som en del af Eksterne digitaliseringstiltag i det videre arbejde med udmøntning af de tværgående besparelser og forankres i den tværgående arbejdsgruppe for Borgerservice. Side 14 af 14