Møde den: 7. november 2011 Aarhus Universitet, AU Herning, Birk Centerpark 15, 7400 Herning Bestyrelsesmøde i AU Herning Alumni REFERAT Til stede: Tina Buur Mikkelsen (TBM), Diana Køhler (DK), Søren Kempel (SK), Søren Hejne Hansen (SHH), Vesna Mircewska Gaardsvig (VMG), Niels Peter Nørgaard (NPN), Jacob Jensen (JJ), Jan Laursen (JL) og Winnie Axelsen (WA) Fraværende: Alberto Moreno (AM) 1. Velkommen Dato: 10. november 2011 Side 1/6 2. Opfølgning på generalforsamlingen den 5. oktober 2011 3. Konstituering af den nye bestyrelse 4. Status og opdatering siden sidste bestyrelsesmøde i maj 5. Opfølgning på Surveymonkey-undersøgelse 6. Præsentation af AU Alumni 7. Samarbejdet med AU Alumni fremover 8. Flere platforme i spil? 9. Rekruttering til alumneforeningen 10. Kommende arrangementer 11. Næste møde 12. Eventuelt 1. Velkommen Formand for alumneforeningen NPN bød velkommen til nye såvel som gamle ansigter, og alle mødets deltagere præsenterede sig selv. 2. Opfølgning på generalforsamlingen den 5. oktober 2011 NPN fulgte op på generalforsamlingen og valgte at fremhæve punkt 4 og 6 fra referatet. Omkring punkt 4 fortalte NPN, at der til generalforsamlingen havde været en dialog omkring, hvorvidt LinkedIn er det rigtige medievalg som platform for AU Herning Alumni. I den forbindelse benyttede NPN lejligheden til at spørge JJ, der var gæst til bestyrelsesmødet fra AU Alumni, om, hvad der er af erfaringer fra AU. JJ orienterede om, at han har erfaring fra det tidligere ASB, hvor de har haft deres eget it-system, som de har suppleret med både AU Herning Alumni Aarhus Universitet Birk Centerpark 15 7400 Herning E-mail: alumni@hih.au.dk www.hih.au.dk
Side 2/6 LinkedIn, Facebook og Twitter. Det overvejes dog, om det er værd at bruge ressourcer på sidstnævnte. JJ understregede, at det aller vigtigste efter hans erfaring er at få indsamlet mailadresser/grunddata og få indbudt alumnerne personligt til at blive en del af alumnenetværket. JJ fortalte desuden, at AU Alumni arbejder på en strategi for at bruge de sociale medier som markedsføringskanal. Punkt 6 fra referatet fra generalforsamlingen er omtalt senere i referatet. 3. Konstituering af den nye bestyrelse NPN blev genvalgt som formand og VMG som næstformand for alumneforeningen. Det blev desuden besluttet, at de nyvalgte suppleanter fremover må deltage i alle bestyrelsesmøder og bestyrelsesarbejdet generelt, da de ellers får svært ved at følge med i, hvad der foregår. 4. Status og opdatering siden sidste bestyrelsesmøde i maj WA berettede, at der pt. er 589 medlemmer på LinkedIn. Der er en støt stigning i antallet af medlemmer, der melder sig ind i alumneforeningen via LinkedIn. Man kan altid diskutere, om det går hurtigt nok, men indsatsen på området er lidt hæmmet af, at vi afventer at kunne overgå til et nyt fælles AUadministrationssystem, der gør håndteringen af data om medlemmerne lettere. WA berettede desuden, at der løbende er aktivitet på LinkedIn, og der kommer mere og mere gang i dialogen, så det går den rigtige vej. 5. Opfølgning på Surveymonkey-undersøgelse WA orienterede om, at AU Herning har udført en online spørgeskemaundersøgelse blandt alumneforeningens medlemmer på LinkedIn for at afdække ønsker til foreningen, afviklingen af arrangementer og markedsføring af foreningen. Der kom 74 besvarelser af 589 mulige. De væsentligste konklusioner er som følger: De adspurgte ønsker at bruge foreningen til at hente faglig viden og/eller til en kombination af faglige og sociale arrangementer fx gennem kontakt til andre tidligere studerende og networking. Det passer de adspurgte bedst at deltage i arrangementer om aftenen eller næstbedst sen eftermiddag (ikke formiddag eller tidlig eftermiddag). De adspurgte havde ikke tydelige præferencer i forhold til en bestemt ugedag, og de adspurgte vil gerne have information om et arrangement en måned før. Der var enighed om, at det er værd at være opmærksom på konklusionerne fra undersøgelsen, når vi næste gang skal arrangere et alumnearrangement. 6. Præsentation af AU Alumni JJ fra AU Alumni orienterede om, at AU Alumni er i gang med et stort projekt, hvor de er ved at flytte alle alumner over i et nyt fælles it-system (Gerda opkaldt efter den første alumne på AU). Så det er lidt en speciel situation, hvor systemet er kommet i gang og blevet blødt markedsført, men Gerda skal
Side 3/6 relanceres i januar 2012 med et nyt design i stil med AU s hjemmeside ( Gerda i nye klæder ). AU har 11.000 aktive alumner i deres eget system. JJ fortalte desuden, at AU Alumni arbejder på at integrere et mentormodul i Gerda-systemet, og at de overvejer at give alle nye alumner en slags netværksbog med tips og tricks som velkomstgave til alumnenetværket. Desuden fortalte JJ, at de på det tidligere ASB har gjort meget for at rekruttere alumner allerede, mens de er studerende, og samtidig benyttet enhver mulig lejlighed til at informere om alumnenetværket til de nuværende studerende, så de allerede i løbet af studietiden lærer konceptet at kende. På det tidligere ASB har de i forbindelse med tilmelding til dimission haft en afkrydsningsboks, som man let kunne krydse af og dermed blive medlem af alumnenetværket. Det blev besluttet, at AU Herning Alumni fremadrettet vil gøre det samme og arbejde på at få nuværende studerende til at melde sig ind i alumneforeningen, mens de er studerende. Når AU Herning Alumni har fået mange af de nuværende studerende som medlemmer af foreningen, skal det fejres med et brag af et arrangement. SHH spurgte, hvad JJ har af erfaring med at afholde arrangementer for alumnerne. JJ fortalte, at det tidligere ASB Alumni har gjort meget ud af at invitere til arrangementer, der alligevel foregår eksisterende arrangementer som kan rumme ekstra deltagere. De har haft stor succes med at afholde et arrangement i samarbejde med karrierecentret om præsentationsteknik. Pt. overvejer JJ at lave noget om networking i den kommende tid. 7. Samarbejdet med AU Alumni fremover JJ fortalte, at meningen med det nye Gerda-administrationssystem er at have både fælles og lokale sider fx fælles AU-sider og lokale AU Herning-sider. Der kan være kalenderfunktion, grupper mv. Det er helt lovligt, da alumnerne selv melder sig ind og giver oplysningerne om dem selv. Gerda-systemet skal i fremtiden kunne trække oplysninger via AU s studieadministrative system STADS, som trækker info fra CPR-registret. På den måde har vi altid de korrekte adresser på alumnerne. Alle undtagen AU Herning bruger nu det nye STADS. En af de største udfordringer er netop at få styr på grunddata over alle tidligere studerende. Det smarte er, at vi med det nye Gerda-system får en fælles database, hvor alle på universitetet kan hente kontaktinfo på tidligere studerende, og for de tidligere studerende bliver der ét sted, hvor man som alumne kan hente relevant info. JL pointerede, at vi på AU Herning har brug for at bibeholde den lokale forening, og at det hele ikke bare bliver centraliseret. Hvortil JJ supplerede, at hans erfaring fra AU og det tidligere ASB er, at det netop er godt at have lokale aktiviteter suppleret med en pulje af centrale tilbud, der ikke kræver den store administration. Der var enighed om, at det er værd at være opmærksom på, om der kommer arrangementer i AU Herning Alumni, hvor det er muligt at indbyde mere
Side 4/6 bredt til andre i AU Alumni-regi og omvendt. Vi kan lige så godt hjælpe og bakke op om hinanden i det omfang, som det er muligt. 8. Flere platforme i spil? Det blev drøftet, hvorvidt alumneforeningens aktivitet skal spredes ud på flere platforme eller ej eksempelvis Facebook (FB) og hvorvidt FB-siden skal gøres mere aktiv. VMG argumenterede for, at man på FB har mulighed for at søge efter personer, der har registreret, at de har studeret på AU Herning. DK satte spørgsmålstegn ved, om man er et aktivt medlem, bare fordi man er medlem af en gruppe eller synes godt om en side på et socialt medie. DK pointerede, at folk generelt er dovne og skal have info direkte i stedet for selv aktivt at skulle finde det. DK foreslog også, om man kunne fortælle nogle succeshistorier om tidligere studerende eller lave et nyhedsbrev for alumnerne. Der er dog ikke nok aktivitet i foreningen på nuværende tidspunkt til, at et nyhedsbrev er realistisk. Og vi må i første omgang afvente og se, hvad Gerda-systemet kan, før vi kaster os ud i andre løsninger. NPN kommenterede, at han synes, at det er en god idé at gøre mere ved FBområdet og køre det parallelt med LinkedIn (LI) med samme info, og stillede spørgsmålet: Hvem skal skabe aktiviteten på de sociale medier? AU Herning vil fremadrettet lægge info på FB parallelt med LI. JJ supplerede med, at det måske er en god idé at få en tilmeldingsformular lagt ud, så det er muligt formelt at tilmelde sig med CPR-nummer og navn eller som minimum en e-mail. På den måde har vi en direkte og personlig kontakt/kanal til folk, som vi kan benytte. 9. Rekruttering til alumneforeningen NPN spurgte, hvordan muligheden er for at få tilknyttet en ICM-studerende til foreningen et semester som led i uddannelsen. WA fortalte, at der er mulighed for det i efterårssemestret på ICM-uddannelsen. Der bliver arbejdet videre med forslaget fra AU Hernings side. Tidligere har det været på tale, at det kunne være en idé at involvere nogle klasserepræsentanter i rekrutteringen af alumner. Men dette forslag har ikke længere relevans, når vi begynder at rekruttere og markedsføre foreningen for nuværende studerende som aftalt under punkt 6. Det blev desuden drøftet, om det kunne være en idé at samarbejde med foreningerne på AU Herning i forhold til rekrutteringsarbejdet. Idéen er noteret og kan tages op på et senere tidspunkt. TBM foreslog, om det ikke var en mulighed, at bestyrelsesmedlemmerne hver især kunne rekruttere deres studiekammerater invitere dem til at blive medlem af LI-gruppen og sende link til FB-siden mv. Der var tilslutningen til forslaget.
Side 5/6 10. Kommende arrangementer NPN spurgte, om det var en mulighed at koble AU Hernings mentorvirksomheder på alumneforeningen. Kunne der være en idé i at spørge dem, om de kan se en fordel (win-win) i at være en del af vores alumnenetværk. Vi skal dog passe på ikke at forlange for meget af mentorvirksomhederne, så de bakker ud af samarbejdet. En idé kunne være at tage kontakt med nogle af de ny dimitterede ude i virksomhederne. Typisk er det på ledelsesniveau, at kontakten omkring AU Hernings mentorordning foregår. Så på den måde kan man sprede samarbejdet med mentorvirksomhederne ud, så belastningen ikke kun er et sted i mentorvirksomheden. Idéen er noteret, men bliver ikke fulgt op i første omgang. SHH tilføjede, at han mener, at vi bør arbejde fokuseret og blive klare omkring, hvad vi satser på, og ikke skyde med spredehagl. JL tilføjede, at vi skal huske, at alumneforeningen er sat i verden for at facilitere netværk, og det er vores fokus. DK foreslog, at et potentielt foredrag kunne handle om, hvordan det er at arbejde i udlandet. Det blev besluttet, at bestyrelsesmedlemmerne inden 1. december 2011 indberetter nogle forslag til WA til et kommende arrangement. Derefter taler WA og NPN sammen om idéerne, og AU Herning arbejder så videre på en plan for et arrangement på den baggrund. Vi arbejder hen imod at afholde et arrangement i foråret 2012 (primo marts fx). Af idéer blev yderligere nævnt: Kombination af international karriere og præsentationspsykologi, positiv psykologi (meget populær forelæsning i Folkeuniversitetet), oplæg om tidligere studerendes karriere, Georg Sørensen fra MCH mv. SK tilføjede, at der skal være et trækplaster af en art, og så kan man evt. supplere med tidligere studerende eller andet. JL nævnte, at vi måske kan samarbejde med karrierecentret og andre kollegaer fra AU Herning og finde et godt koncept på den måde. 11. Næste møde Næste møde blev fastlagt til mandag den 7. maj 2012, og hvis der er behov for at mødes inden, bliver der indkaldt til et ekstraordinært møde. 12. Eventuelt SHH foreslog, om vi kunne arbejde på nogle forslag/små opgaver, som vi kunne have klar til næste møde, så vi på den måde kan være lidt mere effektive i arbejdet med arrangementer, mål osv. SHH nævnte desuden, at han havde talt med Tina Madsbjerg, der havde sagt, at vi endelig måtte sige til, hvis hun kunne hjælpe med noget. Der var enighed om, at det er værd at være opmærksom på sådanne tilbud og udnytte dem, så vi hurtigere kan komme fremad med alumneforeningen. SHH pointerede derudover, at AU Herning Alumni har været i en opstartsfase, men nu bør overgå til en modningsfase, og derfor kunne det måske være
Side 6/6 en idé at få nedfældet et par sider med mål hvad vil vi eksempelvis nå? SHH lovede at skrive sine tanker ned og sende dem rundt i gruppen, som supplerer og kommenterer på forslaget. Der blev desuden taget foto af TBM, så der nu er billeder af alle bestyrelsesmedlemmer til AU Hernings hjemmeside.