Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 15. december 2014, kl. 16.00 KAB, Mødelokale 3, Studiestræde 38, København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Daniel A. Mangold, Helle Marianne Rasmussen, Henning Andersen, Jette Bergenholz Bautrup, Karen Levin Nielsen, Mikkel Warming, Omar Abachri og Rasmus Riley Revisor René Hattens, Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab KAB Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Jonas M. Cohen, forretningsfører Ulrik Hjort og udlejningschef Finn Larsen Gæster fra KAB Gæst fra promentum a/s Konsulenterne Anna Jepsen Isholdt, Christina Lundbye og Rasmus Overgaard Konsulent Christian Berg Larsen 1/21
Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 29. september 2014 og den 29. oktober 2014... 4 2. Revisionsprotokol... 4 3. Meddelelser... 4 4. Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen... 4 SAGER TIL BESLUTNING... 4 Nybyggeri... 4 5. Følager specialplejehjem... 4 Renovering og fremtidssikring... 5 6. Afdeling 1041, Øbrohus Nyt it/tv-anlæg... 5 7. Afdeling 1041, Øbrohus Højvandslukkere... 6 8. Afdeling 1021, Jagtvej, Karré 1 Renovering af brugsvandsinstallationer, byggeregnskab til godkendelse... 7 9. Afdeling 1061, Nansensgade Byggeskadesag, byggeregnskab til godkendelse... 8 Økonomi... 9 10. Afdeling 1055, Maribovej - Økonomisk redegørelse, budget 2015... 9 11. Jagtvejskarréerne, skybrud i 2011 økonomisk udredning... 11 Målsætning... 11 12. Partnerskabsaftale om Sydhavnen mellem Københavns Kommune og AKB, København... 11 Administration... 12 13. Udlejningsaftale mellem Københavns Kommune og BL s 1. kreds... 12 14. Styringsdialog 2014... 14 15. Bestyrelsesseminar... 15 16. KAB s beboerhøjskoler 2015... 15 SAGER TIL ORIENTERING... 16 Målsætning... 16 17. Designlinje for lokale kontorer... 16 18. Ensretning af syn... 17 Administration... 18 19. Skabeloner til vedligeholdelsesreglement, husorden, råderetskatalog og installationsret... 18 20. Organisationsbestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder... 19 21. Mødekalender 2015... 21 2/21
Bilag 1: Orientering til beboerne i Ørestad Plejecenter... 4 Bilag 2: Tidsplan Følager... 5 Bilag 3: Byggeregnskab Jagtvej, Karré 1... 7 Bilag 4: Byggeregnskab... 9 Bilag 5: Justering af henlæggelser... 10 Bilag 6: Beregning af fremtidig husleje... 10 Bilag 7: Udkast til partnerskabsaftale... 11 Bilag 8: Udlejningsaftalen med bilag... 14 Bilag 9: Indplacering af AKB, Københavns afdelinger... 14 Bilag 10: Referat af styringsdialogmøde 2013... 14 Bilag 11: KAB s beboerhøjskoler 2014... 16 Bilag 11: Skabelon til husorden... 19 Bilag 12: Skabelon til vedligeholdelsesreglement... 19 Bilag 13: Skabelon til råderet... 19 Bilag 14: Skabelon til installationsret... 19 3/21
1. Protokollat fra møde den 29. september 2014 og den 29. oktober 2014 2. Revisionsprotokol 3. Meddelelser Jonas M. Cohen vil orientere om:./. En henvendelse fra et tysk boligselskab Ørestad Plejecenter Pressesag, fejl og mangler Bilag 1: Orientering til beboerne i Ørestad Plejecenter 4. Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen SAGER TIL BESLUTNING Nybyggeri 5. Følager specialplejehjem Tidsplan Vi har valgt at strukturere den kommende proces med en indledende programmering fortaget af en bygherrerådgiver, efterfulgt af en totalentreprise konkurrence, hvor den konkrete arkitektur bliver fastlagt og til sidste projektering og udførelse. Der er udarbejdet et udkast til en tidsplan med byggestart i sommeren 2016 og ibrugtagning primo 2018. Valg af bygherrerådgiver Bygherrerådgiver vælges blandt de 6 firmaer, som har indgået rammeaftale med KAB: Moe, Dominia, Rambøll, Holte Projekt, Wissenberg og Kuben Management. Efter gennemgang og bedømmelse af de 6 indsendte tilbud, indstilles hermed Dominia, som vinder af udbuddet. anmodes om godkendelse af, at der indgås rådgiveraftale med Dominia med hensyn til bygherrerådgivning. Oprettelse af følgegruppe som del af en styregruppe Projektet er organiseret i en struktur med en styregruppe og en projektgruppe. AKB, København vil indgå i styregruppen sammen med repræsentanter fra KAB, Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning (SUF) og plejehjemmene Solterrasserne og Solgaven. Det anbefales, at AKB København udpeger to medlemmer af organisationsbestyrelsen. Økonomi Til organisationsbestyrelsesmøde den 22. august 2013 blev bevilget 500.000 kr. til programmering, dispositionsforslag og afvikling af totalentreprise konkurrence til brug for ansøgning om skema A tilsagn. Efterfølgende er en aftale med SUF kommet på plads, hvor SUF ligele- 4/21
des bidrager med 500.000 kr. SUF betingede sig af, at såfremt udlægget frem til skema A tilsagn bliver større, bidrager SUF og AKB, København solidarisk, dvs. 50/50, og at en eventuel merbevilling kun ville kunne godkendes en gang. Udgifterne til denne fase vil blive præciseret i samarbejde med bygherrerådgiver. Skema A tilsagn er i den vedlagte tidsplan sat til december 2015../. Bilag 2: Tidsplan Følager Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt - godkender, at der indgås rådgiveraftale med Dominia mht. bygherrerådgivning - udpeger to medlemmer af organisationsbestyrelsen til at indgå i følgegruppen - godkender de økonomiske rammer frem til skema A tilsagn, på samme vilkår og i samarbejde med SUF. Renovering og fremtidssikring 6. Afdeling 1041, Øbrohus Nyt it/tv-anlæg Punktet har været sendt i høring den 7. november 2014 med nedenstående indhold til godkendelse i bestyrelsen: Kære medlem af organisationsbestyrelsen for AKB, København Øbrohus har på et afdelingsmøde afholdt den 27. juni 2014 og på efterfølgende ekstraordinært afdelingsmøde afholdt den 28. oktober 2014 vedtaget at etablere nyt internet/tv anlæg og indgå i en aftale med firmaet Fibia. Der er desværre sket det, at hverken projektleder eller ejendomsleder har været opmærksom på, at projektet og finansiering af udgifter til udbud, rådgiver mv. ikke har været forelagt organisationsbestyrelsen til godkendelse. Nu står afdelingen i den situation, at beboerne skal varsles senest den 14. november 2014, og kontrakten med Fibia underskrives senest samme dato, for at projektet kan forløbe som planlagt og for at beboerne ikke står uden internet og tv i en længere periode. Vi skal derfor indstille vedhæftede oplæg til bestyrelsens godkendelse. Såfremt vi ikke har modtaget indvendinger fra bestyrelsens medlemmer senest onsdag den 12. november 2014, vil vi betragte indstillingen som godkendt 5/21
Beklager den meget korte svarfrist, som situationen har gjort nødvendig. Oplæg: ------------------------------------- Forslaget vedrører etablering af nyt antenneanlæg, hvor der trækkes nye fiberkabler op til hver lejlighed. Herefter bliver der mulighed for individuel tv-pakke - i modsætning til den nuværende situation, hvor alle beboere er pålagt den fulde tv-pakke. Der er et stort ønske fra beboernes side om, at anlægget kan ibrugtages pr. den 1. april 2015, i det at der jævnligt opstår driftsforstyrrelser på det nuværende anlæg. Økonomi Rådgiver KAB Revision Diverse I alt (lån i egne midler over 10 år) Dette giver en årlig ydelse på 290.000 kr. 112.743 kr. 10.000 kr. 50.000 kr. 462.743 kr. 46.274 kr. Ovenstående forslag om etablering af nyt IT/TV-anlæg blev vedtaget den 27. juni 2014 på et afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektet og dets finansiering. Bestyrelsen godkendte projektet og dets finansiering. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter beslutningen. 7. Afdeling 1041, Øbrohus Højvandslukkere Da kraftige regnskyl forårsager kloak-oversvømmelser i Øbrohus kælder er der behov for etablering af højvandslukkere på 7 afløb i kælderen til en pris af i alt 150.000 kr. 6/21
Finansiering I alt (lån i egne midler, afdrages over 10 år) 150.000 kr. Ovenstående forslag om højvandslukkere blev vedtaget d. 28. oktober 2014 på et afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektet og dets finansiering. 8. Afdeling 1021, Jagtvej, Karré 1 Renovering af brugsvandsinstallationer, byggeregnskab til godkendelse Sagens omfang Udskiftning af alle brugsvandsstigstrenge og vandrette fordelingsrør i kælder. Renoveringen blev udført efter samlet udbud af renovering af brugsvands- og centralvarmeanlæg - ændring til 2-strengsanlæg med radiatorplacering ved facaden inkl. isolering af vinduesbrystninger. Henrik Larsen rådgivende ingeniørfirma A/S har forestået udbud og tilsyn på sagerne. Byggesagen blev afleveret den 26. marts 2013, og byggeregnskabet blev godkendt af afdelingsbestyrelsen den 2. juli 2013. Finansiering ved henlagte midler for årene 2011 og 2012 uden tilskud af LBF-midler. Besparelserne/mindreforbrug på sagen hidrører primært fra byggelån, øvrige finansieringsudgifter og håndværkerudgifter/uforudsete udgifter. Byggeregnskabet er som følgende: Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 4.306.182 4.630.134-323.952 Omkostninger og gebyrer 914.684 1.159.000-244.316 Samlet anskaffelsessum 5.220.866 5.789.134-568.268_ Finansiering: Regnskab Budget Henlæggelser 5.220.866 5.789.134 5.220.000 5.789.134./. Bilag 3: Byggeregnskab Jagtvej, Karré 1 7/21
Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående byggeregnskab med en anskaffelsessum på 5.220.866 kr. og med en mindre besparelse på 568.268 kr. 9. Afdeling 1061, Nansensgade Byggeskadesag, byggeregnskab til godkendelse I januar 2012 blev følgende byggeskader anmeldt til Byggeskadefonden: Fugtskadet murværk omkring kvistaltanerne i familieboligerne, Nansensgade 27-31, 5. sal Fugtskadet murværk i nær murkroner og vandskader på loft i øvre boliger, i Nansensgade 25 (ældreboligerne). I januar 2013 meddelte fonden deres anerkendelse af forholdet vedrørende de skadede murkroner i nr. 25, men afviste ved samme lejlighed forholdet vedrørende skaderne omkring kvist-altanerne i nr. 27-31. I perioden september-november 2013 blev skaderne samt årsagerne hertil udbedret - både de anerkendte og de afviste forhold. I forbindelse med arbejderne konstaterede man, at dele af murværket over de øverste vinduer på i ældreboligbygningen manglede murbindere. Dette blev med det samme medtaget i skadesagen og udbedret ved samme lejlighed, men fordyrede til gengæld projektet med ca. 145.000 kr. Status Der er udarbejdet byggeregnskab med skæringsdato den 9. december 2013. Der har efterfølgende været nogle uoverensstemmelser med Byggeskadefonden omkring udformningen af regnskabet, hvilket nu er faldet på plads. Regnskabet for sagen er opgjort således: Dispositionsfond Nansensgade Budget Regnskab Budget Regnskab Eget bidrag (fradrag for sparet 185.000 kr. 185.000 kr. vedligehold) Udlæg for fondens dækning (585.000 kr.) (693.396 kr.) Afhjælpning af afviste skader 26.000 kr. 17.975 kr. Afholdte udgifter til forundersøgelser 22.500 kr. 25.313 kr. Selvrisiko: 30.000 kr. 36.494 kr. KAB-honorar 45.000 kr. 45.000 kr. Tryk og forsikringer 3.758 kr. Udgift i alt: 123.500 kr. 128.540 kr. 185.000 kr. 185.000 kr. 8/21
Som det kan aflæses af ovenstående samt af vedlagte regnskab, har dispositionsfonden haft et merforbrug på sagen på i alt 5.040 kr. i forhold til budget godkendt på bestyrelsesmødet den 23. april 2013. Merforbruget skyldes, at selvrisikoen blev øget i forbindelse med, at skadesagen blev udvidet til også at omfatte de manglende murbindere. I Byggeskadefondens sager udgør selvrisikoen altid 5 % af de dækningsberettigede udgifter../. Bilag 4: Byggeregnskab Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet pr. 9. december 2013. Økonomi 10. Afdeling 1055, Maribovej - Økonomisk redegørelse, budget 2015 Baggrund Som det er organisationsbestyrelsen bekendt er der store økonomiske udfordringer i afdeling 1055, Maribovejs økonomi. Udfordringer i økonomien skyldes en række faktorer, hvoraf ejendomsskatten er den mest centrale årsag. I det følgende beskrives afdelingens økonomiske udfordringer. På afdelingsmødet den 22. september 2014 var 19 lejemål ud af 56 repræsenteret. Beboerne stemte enstemmigt nej til driftsbudget 2015 med følgende begrundelse: Afdelingen er på nuværende tidspunkt nået op på en husleje på ca. 950 kr. pr. m² om året, og var derfor blevet lovet en nul-stigning i 2015. I budgettet for 2015 manglede der ca. 300.000 kr., for at det kunne balancere, og det eneste sted, de kunne tages, var fra henlæggelserne på konto 116, som blev nedsat fra 815.000 kr. til 518.000 kr. om året. Samtidigt vil det også betyde, at budgettet fra 2018 til drift- og vedligeholdelsesplanen går i minus med 23.000 kr. uden anden finansiering. Driften vil være skåret helt ind til benet se vedlagte bilag. Maribovej er stærkt plaget af store udgifter til ejendomsskat, og hvis vi tager udgangspunkt i den afdeling (Frederiksholm Karré 3), som er den dyreste i AKB, København, betaler Maribovej i 2015, 118,87 kr./m² mere. Set i forhold til gennemsnittet i AKB, København på 89,38 kr./ m², betales der 176,33 kr. mere kr./m² i 2015, svarende til ca. 100 %. Oplæg på kort sigt Boligorganisationen yder et tilskud på 2.960.00 kr. i alt for perioden 2015 til 2020, således at den fremtidige huslejestigning kun bliver omkring 2 %, hvorved afdelingen vil ende med en 9/21
husleje i 2020 på 1.040,01 kr. pr. m² i stedet for 1.166,04 kr. pr. m². Afdelingens problem er, at hvis ejendomsskatten bliver ved med at stige med omkring 6,4 % om året vil huslejen allerede i 2018 ligge omkring 1.100 kr. pr. m², og derved vil det blive vanskeligt at udleje boligerne - se vedlagte bilag. Oplæg på lang sigt Med en fredningsperiode på 6 år, hvor huslejen kun stiger med ca. 2 % om året, får ejendomsleder og administrationen tid til at finde en løsning på problematikken omkring ejendomsskatten. Det skal undersøges, hvorvidt det er muligt at få ændret afdelingens status fra parcelhusstatus til etagebyggeri. Hvis byggeprocenten ikke er fuldt udnyttet, kan man måske bygge en ekstra etage på nogen af blokkene, og ellers kunne man sammenlægge boliger i stueplan og på 1. sal. Det vil umiddelbart kunne give en skattebesparelse på mellem 50 og 60 % af den aktuelle ejendomsskat. Der skal udarbejdes en fremtidssikringsanalyse for afdelingen og en efterfølgende fremtidsplan for at skabe og holde det fulde overblik over de nødvendige vedligeholdelsesprojekter samt for de kommende projekter. Den seneste, helt aktuelle, APV på afdelingen, der er udarbejdet i november 2014, påpeger endnu engang, at kontor, omklædning og spiseforhold ikke overholder arbejdstilsynets vejledninger. Det overvejes at iværksætte 100 % driftsfællesskab med afdeling 1063, Vigerslevgård, og lade ejendomskontoret for begge afdelinger ligge på Vigerslevgård, hvor alle faciliteter er i orden og godkendt. Derved kan yderligere udgifter til personalemæssige ombygninger undgås, og der vil i stedet kunne opnås en besparelse på udgifter til kontorhold og maskinpark. Afdelingen bidrager med 25 % af vejvedligeholdelsen i de to nabo grundejerforeninger, og i takt med, at udgifterne til vejvedligeholdelsen igennem årene er steget betydeligt, er det også en økonomisk tung post i driftsregnskabet. Der arbejdes derfor aktivt på at forsøge at nedbringe bidraget til grundejerforeningerne, samtidig med at fordelingsnøglen mellem Maribovej og afdeling 0902 Ålholmhjemmet søges ændret../.. Bilag 5: Justering af henlæggelser Bilag 6: Beregning af fremtidig husleje Det indstilles, at bestyrelsen godkender et tilskud på 2.960.000 kr. fra dispositionsfonden over en periode på 6 år, hvilket svarer til 494.000 kr. pr. år, samt de anbefalede tiltag for at nedbringe ejendomsskatten på lang sigt. 10/21
Endvidere indstilles det, at bestyrelsen godkender, at budget 2015 for Maribovej indsendes til vurdering i Københavns Kommune. 11. Jagtvejskarréerne, skybrud i 2011 økonomisk udredning Punktet eftersendes. Målsætning 12. Partnerskabsaftale om Sydhavnen mellem Københavns Kommune og AKB, København Punktet var på organisationsbestyrelsesmødet den 29. oktober 2014, hvor Jonas M. Cohen kort orienterede. Punktet blev udskudt til dette møde. Den samlede områdefornyelsessum for hele det gamle Sydhavnen er på 50 mio. kr., hvor Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har bevilliget 30 mio. kr. til områdefornyelse i den del af det gamle Sydhavnen, som primært består af ejer og andelsboliger. Københavns Kommune investerer 20 mio. kr. til områdefornyelsen i Frederiksholm. Heraf er 7 mio. kr. øremærket til projekter i et forpligtende partnerskab med AKB, København. Målet er at udvikle og styrke Frederiksholm. Kvarteret skal løftes i form af infrastrukturelle forbedringer, løsninger for energioptimering, organisering af erhvervslivet og med en styrket indsats for fysisk og social sammenhængskraft. Partnerskabsaftalen skal sikre et godt og målrettet samarbejde med et fælles fokus og synergi mellem indsatserne. Visionen for partnerskabet Frederiksholm skal styrkes med et særligt fokus på at skabe rammerne for en bæredygtig bydel, der hænger sammen med den resterende by. Kvarteret skal have et bæredygtigt erhvervs- og butiksliv, minimere sit energiforbrug og udvikle sig mod at have en alsidig beboersammensætning. Partnerskabets indhold er overordnet i tråd med AKB, Københavns målsætningsprogram. Lokalt ser man, at partnerskabet med områdefornyelsen kan være en løftestang for at nå egne målsætninger, og i høj grad som et hårdt tiltrængt løft til området generelt. Lokalkontoret på Mozarts Plads forpligtiger sig, i perioden 2015-2020, derfor med 18,5 ugentlige timer fordelt på samtlige medarbejdere tilknyttet kontoret. Timerne bruges til at realisere partnerskabsaftalen og sikre inddragelse og samarbejde mellem AKB, København, afdelingsbestyrelserne, Københavns Kommune og KAB under områdefornyelsen../. Bilag 7: Udkast til partnerskabsaftale 11/21
Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer på det foreløbige udkast til aftalen og godkender, at der arbejdes videre med partnerskabet til endelig vedtagelse på bestyrelsesmødet den 23. januar 2015. Administration 13. Udlejningsaftale mellem Københavns Kommune og BL s 1. kreds Udlejningsaftalen 2015-2018 er forhandlet på plads mellem Københavns Kommune og BL s 1. kreds og skal i perioden september december forelægges Samarbejdsforum, Partnerskabsforum, BL s 1. kreds og Borgerrepræsentationen. Aftalen og bilag er vedlagt som bilag 8. Individuelle aftaler om andelen af fleksibel udlejning Aftalen skal træde i kraft pr. den 1. januar 2015, men skal følges op af individuelle aftaler med hver enkelt boligorganisation. Det er tanken, at aftalerne skal træde i kraft så tæt på den 1. januar 2015 som muligt (med mulighed for en eventuel overgangsperiode). Boligorganisationerne vil blive indkaldt af kommunen, men skal gerne forinden have taget stilling til bl.a. andet den konkrete andel af fleksibel udlejning for hver enkelt af boligorganisationens afdelinger, idet der som noget nyt lægges op til, at boligorganisationen i begrænset udstrækning får medindflydelse herpå. Fastsættelse af omfanget af fleksibel udlejning Udlejning og anvisning finder i den nye aftale sted efter en trappetrinsmodel med tre trin, hvorpå afdelingerne indplaceres efter andelen af beboere over 18 år, der står udenfor arbejdsmarkedet. Hvor der førhen blev opereret med 40 plus eller 40 minus afdelinger efter procentandelen af beboere udenfor arbejdsmarkedet, er der nu tre kategorier (trin): 38 minus afdelinger, 38-40 % afdelinger og 40 plus afdelinger (se side 6 i bilag 8). Afdelingerne er desuden kategoriseret efter, om de er beliggende i et stort sammenhængende boligområde (mere end 1000 almene boliger) eller om de er selvstændigt beliggende i små områder. Trappetrinene illustrerer, hvordan der skrues op for fleksibel udlejning og ned for boligsocial anvisning, når andelen af personer udenfor arbejdsmarkedet stiger. I 40 plus afdelinger, som friholdes helt for boligsocial anvisning, vil store områder have maksimal fleksibel udlejning (8/9, idet 1/9 går til genhusning), mens små områder kan vælge 7/9 8/9 fleksibel udlejning. 12/21
I 38-40 % afdelinger vil der være 1/9 boligsocial anvisning. I store områder kan der vælges mellem 5/9 og 6/9 fleksibel udlejning og i små områder mellem 3/9 og 6/9 fleksibel udlejning. I 38 minus afdelinger vil der være 1/3 boligsocial anvisning. I store områder kan der vælges mellem 3/9 og 4/9 fleksibel udlejning og i små områder mellem 1/9 og 4/9 fleksibel udlejning. Vedlagt som bilag 9 er kommunens indplacering af AKB, Københavns familieboligafdelinger på de tre trin. Det med rødt markerede felt angiver udlejningsudvalgets indstilling til valg af andel af fleksibel udlejning. Kommunens vision er, at der ikke er områder i København, hvor flere end 33 % står udenfor arbejdsmarkedet og i den henseende kunne det være fristende at vælge den maksimale andel fleksibel udlejning for at bevæge sig i den retning. I 40 plus afdelingerne vil det være anbefalingen at vælge den maksimale fleksible udlejning, fordi det i disse områder må prioriteres højt at få andelen af erhvervsaktive personer/studerende bragt op. I forhold til de to sidste kategorier (og især den sidste) bør det dog overvejes, i hvor stor udstrækning man vil vælge den maksimale fleksible udlejning. Det er vigtigt at lægge et niveau, hvor der fortsat er rum for, at man kan få en bolig via ventelisten, selvom man er arbejdsledig. Konsekvenser for de udsatte boligområder Lundtoftegade vil ikke længere være fritaget for boligsocial anvisning og udlejes efter 100 % fleksibel udlejning, som det er sket hidtil. De vil fremover blive behandlet på lige fod med andre store (sammenhængende) boligområder med over 1000 lejemål og udlejes efter deres andel af beboere, der ikke er i beskæftigelse eller under uddannelse. Da Lundtoftegade i dag kategoriseres som 38 minus område, vil der være 1/3 boligsocial anvisning og enten 3/9 eller 4/9 fleksibel udlejning. Her anbefales det at vælge den maksimale fleksible udlejning på 4/9 for så vidt muligt at forsøge at fastholde den positive udvikling i beboersammensætningen i disse områder. Kriterier for fleksibel udlejning Ifølge den nye udlejningsaftale skal 2/3 af den fleksible udlejning ske til personer i beskæftigelse og uddannelsessøgende (A-kriteriet) og 1/3 til seniorer og skilsmisseramte (B-kriteriet). Her er der sket en opprioritering af studerende i forhold til den gamle aftale, hvor 2/3 af de fleksible udlejninger gik til personer i beskæftigelse og 1/3 til studerende, seniorer og skilsmisseramte. Mens A-kriteriet ligger fast, kan boligorganisationerne beslutte, at mindre end 1/3 af den fleksible udlejning skal gå til B-kriteriet (seniorer og skilsmisseramte), og dermed yderligere op- 13/21
prioritere personer i arbejde og studerende (se nærmere beskrivelse side 2 i bilag 3 Rammer for fleksibel udlejning til udlejningsaftalen i bilag 8). Suspension af oprykningsretten For at sikre, at oprykningsretten (beboerfortrinsretten) ikke skal underminere effekten af den fleksible udlejning, lægges der i den nye udlejningsaftale op til, at boligorganisationerne bør suspendere oprykningsretten (udenfor egen boligafdeling/boligområde) helt eller delvist i 40 plus afdelingerne. Ved hel suspension kan man slet ikke benytte oprykningsretten. Ved delvis suspension skal man opfylde de fleksible kriterier for at benytte oprykningsretten. For afdelinger i de øvrige kategorier (38-40 % og 38 minus) kan boligorganisationen vælge at suspendere oprykningsretten helt eller delvist (se side 8 i bilag 3 Rammer for fleksibel udlejning til udlejningsaftalen i bilag 8). Udlejningsudvalget indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen om den nye udlejningsaftale til efterretning, - at bestyrelsen godkender forslaget til andel af fleksibel udlejning for hver enkelt af AKB, Københavns boligafdelinger, jf. bilag 2 det med rødt markerede felt, - at kun 1/6 af den fleksible udlejning skal gå til B-kriteriet (seniorer og skilsmisseramte), - at oprykningsretten delvist suspenderes udenfor egen boligafdeling/boligområde i 40 plus områderne samt i Lundtoftegade, - at der i januar måned skal afholdes et fællesmøde, hvor den nye udlejningsaftale præsenteres for afdelingerne. Bilag 8: Udlejningsaftalen med bilag Bilag 9: Indplacering af AKB, Københavns afdelinger 14. Styringsdialog 2014 Vi har modtaget meddelelse fra Københavns Kommune om, at der vil blive afholdt styringsdialogmøde i februar 2015. I lighed med sidste år vil der være mulighed for at sætte en række emner på dagsordenen som AKB, København ønsker at drøfte. Disse emner indgår i dokumentationspakken, som ligger til grund for styringsdialogen. Referat af styringsdialogmøde afholdt den 10. februar 2013 med AKB, København og Københavns Kommune eftersendes../. Bilag 10: Referat af styringsdialogmøde 2013 eftersendes. 14/21
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, hvilke emner AKB, København ønsker drøftet med Københavns Kommune på styringsdialog 2014. 15. Bestyrelsesseminar På baggrund af konsulent Christian Berg Larsens gennemførte interviews med organisationsbestyrelsens medlemmer fremlægges et program for seminaret, hvor temaet omhandler bestyrelsens arbejde og rollefordeling. Det indstilles, at bestyrelsen tager program og tema for bestyrelsesseminaret til efterretning. 16. KAB s beboerhøjskoler 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 fik en pæn tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2015. 150 beboere ønskede i 2014 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 65 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2014 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerhøjskoler. I 2015 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 200 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). I 2015 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt 3.900 kr. i egenbetaling. For Seniorhøjskolens vedkommende foregår opholdet ikke på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2015 udgøre i alt 3.600 kr. i egenbetaling for voksne og 1.600 kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil blive afholdt på Skarrildhus, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. 15/21
Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2015. I 2014 deltog 25 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar 2015. Endelig besked om beboernes deltagelse gives først efter tilsagn fra organisationsbestyrelserne../. Bilag 11: KAB s beboerhøjskoler 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til med et tilskud på 1.000 kr. pr. plads. at boligorganisationen beslutter, hvor mange pladser de ønsker at råde over. SAGER TIL ORIENTERING Målsætning 17. Designlinje for lokale kontorer Som fremlagt på bestyrelsesmødet den 29. oktober 2014 er vi nu nået så langt med designlinjen for lokale kontorer, at vi kan påbegynde udrulningen. Designlinjen er delvist udarbejdet med midler fra Udlodningskomitéen, og derfor gældende for alle AKB organisationer. Der er dog også udarbejdet specifikke design for AKB, Københavns kontorer med udgangspunkt i de retningslinjer, der blev besluttet på bestyrelsesmødet den 23. september 2013. 16/21
Designlinjen vil blive præsenteret både som elektronisk pjece på hjemmesiden i stil med råderetskataloget og forklaret i en mere detaljeret version for de elementer, der er gældende for alle AKB organisationer. På organisationsbestyrelsesmødet den 15. december vil Jonas M. Cohen vise konkrete eksempler på designet. Principper for indretning Principperne for indretningen er lavet med udgangspunkt i at skabe en god oplevelse både for kunder, der henvender sig på kontorerne og for de ansatte, der arbejder der. Designet understøtter desuden den udvikling, der allerede er i gang mod et åbent og fleksibelt miljø, med en service uden skranker og ringbind og med digital betjening og opbevaring. Kontorerne er designet til at signalere, at det er et professionelt arbejdssted med en imødekommende atmosfære. Principper for facaden Principperne for designet af facaden tager udgangspunkt i at øge genkendeligheden i bybilledet. Det skal give et fælles design for selskabets afdelinger, og derved både samle selskabet og adskille det fra de andre AKB organisationer. Det nye design skal desuden give et mere moderne look. Når det nye design er implementeret, vil man som det første blive budt velkommen af de silhuetfigurerne, der er blevet en del af AKB, Købehavns visuelle udtryk. Der er desuden designet nye skilte, der matcher stilen fra AKB, Københavns hjemmeside. Udrulningsplan Den elektroniske pjece og den mere detaljerede beskrivelse af designlinjen vil være klar inden årets udløb, hvorefter den vil blive præsenteret for ejendomsledere og driftschefer. Der er allerede afsat midler til arbejdet med at re-designe kontorerne, der også er en af de obligatoriske mål i servicerammen. Alle kontorer skal inden udgangen af 2016 have implementeret det nye design. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om designlinjen samt udrulningsplanen til efterretning. 18. Ensretning af syn I forbindelse med diskussionen om de obligatoriske servicemål i servicerammen på organisationsbestyrelsesmødet den 6. juni 2014 blev det besluttet, at problematikken vedrørende manglende ensartet syn mellem afdelingerne var en opgave for administrationen, og derfor ikke skulle indgå som en del af servicerammen. 17/21
Vi har i administrationen efterfølgende haft møde med ejendomsledere og driftschefer for at afklare problematikken og finde løsningsmuligheder og har efterfølgende aftalt følgende: Alle medarbejdere, der arbejder med syn, skal have en certificering. Alle medarbejdere, der arbejder med syn samt alle driftschefer og ejendomsledere, skal på opfølgningskursus mindst hvert 5. år. Mindst én gang om året skal medarbejdere, der arbejder med syn, tage på syn sammen med en synsmedarbejder fra en anden afdeling. Alle medarbejdere, der arbejder med syn skal på et opfølgningskursus i forbindelse med indførelse af elektronisk syn. Afdelingsbestyrelserne skal informeres om, at de har mulighed for at komme på kursus om syn specifikt rettet mod bestyrelsesmedlemmer. Disse nye retningslinjer vil blive indført fra den 1. januar 2015. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om nye retningslinjer for ensretning af syn til efterretning. Administration 19. Skabeloner til vedligeholdelsesreglement, husorden, råderetskatalog og installationsret Som orienteret om på organisationsbestyrelsesmødet den 2. april 2014 er vi i forbindelse med gennemgangen af de dokumenter, der skal ligge på AKB, Københavns hjemmeside blevet opmærksomme på, at der er behov for på nogle punkter at justere vedligeholdelsesreglementet i forhold til lovgivningen samt at fjerne de henvisninger, der er til den tidligere beboerhåndbog. Da det fra den 1. januar 2010 ikke længere er organisationsbestyrelsen, der har bemyndigelse til at godkende vedligeholdelsesreglementet, men i stedet afdelingsmødet, skulle de reviderede vedligeholdelsesreglementer have været på afdelingsmøderne i alle afdelinger i september 2014. I forbindelse med KAB projektet En hånd til alle er det i mellemtiden besluttet at udarbejde skabeloner for vedligeholdelsesreglement, husorden, råderetskatalog og installationsret. Vi har derfor afventet disse for at gøre arbejdet i afdelingerne lettest muligt. Skabelonerne er nu klar, og personalet i afdelingerne tager dem snarest med på et bestyrelsesmøde og derefter på afdelingsmøderne i maj eller september. Allerede nu er husordens- 18/21
skabelonen samt procesbeskrivelse og kampagneplakater er sendt ud til afdelingsbestyrelserne. Skabelonerne for vedligeholdelsesreglement, råderetskatalog og installationsret består af en beskrivelse af de lovgivningsmæssigt fastsatte regler samt en markering af, hvor den enkelte afdeling selv har mulighed for at fastsætte egne regler. Skabelonen for husorden indeholder et forslag til tekst og piktogrammer for standardemner. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab og kan frit tilpasses til de lokale forhold. Vedligeholdelsesreglementet skal, som beskrevet, kun godkendes på afdelingsbestyrelsesmødet. Dette gælder også for husordenen. Derimod skal organisationsbestyrelsen godkende råderetskataloget, hvis afdelingen beslutter at fastsætte afdelingsspecifikke regler for udendørs råderet eller regler for boligændringer. Skabelonerne er vedlagt som bilag../.. Bilag 12: Skabelon til husorden Bilag 13: Skabelon til vedligeholdelsesreglement Bilag 14: Skabelon til råderet Bilag 15: Skabelon til installationsret Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om de nye skabeloner til efterretning. 20. Organisationsbestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder Som besluttet på bestyrelsesmødet den 29. oktober 2014 skal der på dette møde tages stilling til, hvem der skal være ansvarlig for de indsatsområder, der pt. er vakante. Den nuværende fordeling blev besluttet på et bestyrelsesmøde uden administrationen den 20. juni 2013 og efterfølgende taget til referat på bestyrelsesmødet den 22. august 2013. Fordelingen blev taget ud fra en beslutning om, at der skal være to organisationsbestyrelsesansvarlige for hvert indsatsområde i målsætningsprogrammet, samt at indsatsområderne nybyggeri, økonomi og arbejdsgiverrollen henhører under formandskabet, som i øvrigt holdes uden for tildeling af punkter. Det blev desuden besluttet, at hvert bestyrelsesmedlem skal være ansvarligt for to indsatsområder. 19/21
Nedenfor er hhv. en oversigt over indsatsområder, og hvem der er ansvarlig samt en oversigt, der tager udgangspunkt i det enkelte bestyrelsesmedlem, og viser hvilke ansvarsområder denne har. Indsatsområde Fremtidssikrede bebyggelser Nybyggeri Energi og miljø Beboerdemokrati Boligsocialt ansvar Service over for beboerne Image internt Image over for omverdenen Økonomi Arbejdsgiverrollen Ansvarlige fra organisationsbestyrelsen Rasmus Riley og Daniel A. Mangold Formandsskabet Rasmus Riley og Helle Marianne Rasmussen Daniel A. Mangold og Jette Bergenholz Bautrup Henning Andersen og Jette Bergenholz Bautrup Helle Marianne Rasmussen og Vakant Daniel A. Mangold og Vakant Daniel A. Mangold og Vakant Formandsskabet Formandsskabet Organisationsbestyrelsesmedlem Bjørn Petersen Karen Levin Nielsen Jette Bergenholz Bautrup Henning Andersen Helle Marianne Rasmussen Rasmus Riley Daniel A. Mangold Mikkel Warming Omar Abachri Ansvar for Nybyggeri, Økonomi og Arbejdsgiverrollen Nybyggeri, Økonomi og Arbejdsgiverrollen Beboerdemokrati og Boligsocialt ansvar Boligsocialt ansvar Energi og miljø og Service over for beboerne Fremtidssikrede bebyggelser og Energi og miljø Fremtidssikrede bebyggelser, Beboerdemokrati, Image internt og Image over for omverdenen Som det fremgår af den første oversigt er der på indsatsområderne Service over for beboerne, Image internt og Image over for omverdenen pt. kun én ansvarlig. Der skal derfor vælges endnu en ansvarlig for disse områder. Som det fremgår af den anden oversigt har Henning Andersen pt. kun et ansvarsområde, Mikkel Warming og Omar Abachri har ingen ansvarsområder, og Daniel A. Mangold har fire ansvarsområder. De resterende bestyrelsesmedlemmer har hver to ansvarsområder. 20/21
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvilke bestyrelsesmedlemmer, der skal være ansvarlige for hvert af de ti indsatsområder. 21. Mødekalender 2015 På organisationsbestyrelsesmødet den 29. september 2014 aftaltes følgende møder for 2015: Bestyrelsesseminar fredag den 23. januar 2015 kl. 16.00 til lørdag den 24. januar 2015 kl. 13.00 Strategidag lørdag den 21. februar 2015 kl. 9.00 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 25. februar 2015 kl. 16.30 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 14. april 2015 kl. 16.30 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. maj 2015 kl. 16.30 Repræsentantskabsmøde torsdag den 28. maj 2015 kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. september 2015 kl. 16.30 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. november 2015 kl. 16.30 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 2. december 2015 kl. 16.30 21/21