VIRKSOMHEDS HÅNDBOG. Sådan forbedrer du trivsel og produktivitet gennem professionel medarbejderopfølgning

VIRKSOMHEDS HÅNDBOG Sådan forbedrer du trivsel og produktivitet gennem professionel medarbejderopfølgning

SAMTALESKEMA Samtale- og evalueringsskema til opfølgning under jobforløb i virksomheden Mødedeltagere Medarbejder/praktikant: Ansættelsesforhold: Virksomhedsrepræsentant: Mødedato: Ansættelsesdato: VIRKSOMHEDSHÅNDBOGEN Næste opfølgningsmøde: Dato: Tidspunkt: 1. Opgaveløsning Beskrivelse og vurdering af udførte arbejdsopgaver Forord 5 Brug af Håndbogen ved etablering af praktikog optræningsforløb 6 Brug af Håndbogen ved indkøring af nye medarbejdere 6 Generel vurdering og beskrivelse Af medarbejderens / praktikantens kvalitet i løsning af arbejdsopgaverne: X = Nuværende niveau O = ønskede niveau, hvordan udføres den tilfredsstillende Professionel opfølgning samt råd og vejledning 7 Forbedret trivsel & produktivitet 7 Af medarbejderens / praktikantens opgavetilgang, omstillingsevne og indlæringsevne: 1 2. Samarbejde & trivsel 2 Hvordan går det generelt: Hvordan trives medarbejderen ift. omgangstonen og kulturen på arbejdspladsen? 3 Michael M. Dyreholt Adm. direktør Mobil: 26 37 59 55 md@marselisborg.org Hvordan er samarbejdet til ledere og kolleger? Hvordan er den personlige fremtræden og kommunikation med andre? Marselisborg Beskæftigelse A/S Lindevej 16, st. 300 Holbæk www.jobmarselisborg.dk 5 3

VIRKSOMHEDSHÅNDBOG FORORD VIRKSOMHEDSHÅNDBOGEN Næste opfølgningsmøde: Beskrivelse og vurdering af udførte arbejdsopgaver Næste opfølgningsmøde: Beskrivelse og vurdering af udførte arbejdsopgaver Generel vurdering og beskrivelse Generel vurdering og beskrivelse I Marselisborgs professionelle opfølgningsredskab indgår følgende redskaber til virksomheden og medarbejderen: Håndbogen er tænkt som et redskab for virksomheder, som du kan bruge, når nye medarbejdere skal køres ind samt til at følge op generelt under ansættelsen. Rådene og vejledningerne i håndbogen kan du ligeledes få glæde af, hvis der opstår problemer under ansættelsen. Dette kan eksempelvis være hvis medarbejderen udviser tegn på stress, dårlig trivsel, er markant mindre effektiv, har problemer med helbredet m.m. Håndbogen kan desuden bruges til opfølgning under praktik- og optræningsforløb. For at sikre en hurtig og effektiv opstart af nye medarbejdere eller praktikanter er det vigtigt, at der løbende bliver fulgt op på, hvordan medarbejderen trives. Du og din medarbejder skal afstemme krav og forventninger til hinanden, og det er væsentligt, at der er klare aftaler, om hvad der skal ske, og hvem der har ansvar for hvad. Håndbogen indeholder et samtaleskema, der guider dig gennem opfølgningssamtalen samt en Logbog, som medarbejderen og praktikanten kan støtte sig til under opstarten i det nye job eller i løbet af ansættelsen. Samtaleskemaet hjælper dig til at komme rundt om følgende 5 forhold: 1. Opgaveløsning Udførelse, kvalitet og produktivitet 2. Samarbejde & trivsel Det sociale arbejdsmiljø på arbejdspladsen 3. Helbred & sygefravær Helbredsmæssige forhold, der påvirker opgaveløsning, trivsel og sygefravær. Mål, forventninger & fremtidsmuligheder Produktivitet, trivsel og arbejdsfastholdelse 5. Arbejdsliv contra privatliv Balance mellem arbejde, fritid og familie 5

VIRKSOMHEDSHÅNDBOG VIRKSOMHEDSHÅNDBOG BRUG AF HÅNDBOGEN Ved etablering af praktikog optræningsforløb Ved indkøring af nye medarbejdere Professionel opfølgning samt råd og vejledning Forbedret trivsel & produktivitet En del ledige kommer ind/tilbage på arbejdsmarkedet via praktik- og optræningsforløb. Det er af afgørende betydning, at du og din virksomhed vil være med til at indgå i et samarbejde omkring afprøvning og optræning af ledige. På den måde får den ledige mulighed for at (gen)opbygge sine faglige og personlige kompetencer. Kompetencer, der er afgørende for, at han eller hun kan blive en produktiv og attraktiv medarbejder for din eller en anden virksomhed. For at du og praktikanten kan få størst mulig udbytte ud af praktik- og optræningsforløbet, vil forløbet blive fulgt og støttet af en virksomhedskonsulent fra Marselisborg Beskæftigelse. Konsulenten vil udover de aftalte opfølgningssamtaler løbende stå til rådighed, hvis der skulle opstå uventede ændringer eller problemer i løbet af ansættelsen. Virksomhedskonsulenten har ansvar for, at de relevante forhold i Håndbogen bliver vendt under opfølgningssamtalerne, at forventninger bliver afstemt, og at der ligger klare aftaler om formålet med forløbet. Dette gælder i forhold til afprøvning og justering af arbejdsopgaver, opfyldelse af evt. skånebehov samt jobmulighederne i forbindelse med forløbet, fx hvorvidt det udelukkende er et afprøvnings- og optræningsforløb, eller om der er mulighed for efterfølgende ansættelse i virksomheden. Det ses desværre ofte, at opstarten af en ny medarbejder ikke altid går så glat, som begge parter kunne ønske sig. Dette kan skyldes, at der er uklare forventninger og manglende klare aftaler omkring ansættelsen, herunder en plan for introduktion og oplæring. Herudover er det sociale samvær med kollegaer og tilhørsforholdet til virksomheden af stor betydning. Endelig kan helbredsmæssige eller private forhold være vanskelige at få talt om, da vi i Danmark normalt ikke har tradition for at tale om dette med vores arbejdsgiver. Men der kan være forhold, der har en sådan karakter, at de kan have betydning for udførelsen af arbejdsopgaverne og trivslen på arbejdspladsen, at det er afgørende at få dette afstemt for at ansættelsen kan blive en succes for alle parter. Du og din virksomhed kan bruge de gode råd og vejledninger i Håndbogen som en hjælp til at få vendt eventuelle udfordringer og problemstillinger i hverdagen. Det er vigtigt, at evt. problemer bliver vendt i tide, inden de vokser sig store. Undersøgelser viser, at dårlig planlægning og manglende opfølgning under opstarten af et ansættelsesforhold eller et praktik- og optræningsforløb er de to væsentligste årsager til, at ansættelsen må afbrydes. Dette skyldes ofte, at det er svært at få talt om de vanskeligheder, der kan opstå undervejs. Når du indgår et samarbejde med Marselisborg Beskæftigelse omkring rekruttering eller etablering af et praktik- og optræningsforløb får du samtidig en professionel samarbejds- og sparringspartner nemlig virksomhedskonsulenten. Såfremt der er forhold som bør tages op med virksomhedskonsulenten før et opfølgningsmøde, er det vigtigt, at du tager kontakt til din konsulent. Når du indgår en aftale med Marselisborg, garanterer vi, at vores virksomhedskonsulent følger op indenfor 2 timer. For at sikre, at din medarbejder hele tiden trives og fungerer optimalt, kan det anbefales at anvende Håndbogen ved medarbejdersamtaler, men den kan også bruges til at følge op, hvis en medarbejder gennem længere tid yder mindre og mindre og/ eller viser tegn på, at han eller hun mistrives. En snak med udgangspunkt i Håndbogens temaer kan være med til at afdække hvilke forhold, der kan have indflydelse på medarbejderens produktivitet, trivsel og evt. problemstillinger, samt hvad der kan sættes i værk for at ændre tingene til det bedre. Hvis du ønsker at optimere dine medarbejderes arbejdsindsats yderligere, anbefaler vi, at du gør brug af Marselisborg Beskæftigelses Ressource- & Kompetenceoptimeringsredskab. Du kan kontakte vores virksomhedskonsulenter, hvis du har brug for yderligere information. Udover at øge produktiviteten er det vores erfaring, at en løbende systematisk opfølgning er med til at sikre arbejdsglæde hos medarbejderne. Det giver et lavere sygefravær og en større fastholdelsesgrad. Der er en menneskelig og arbejdsmiljømæssig gevinst, men den er også økonomisk, da glade medarbejdere er ensbetydende med øget produktivitet og god udnyttelse af ressourcer og kompetencer. Det er altid muligt at afbryde et praktik- og optræningsforløb fra dag til dag. Dette kan skyldes forskellige årsager, fx at praktikanten ikke passer ind socialt eller ikke lever op til virksomhedens normer og krav. Det kan også skyldes, at det kræver mere af jer end I havde forudset, at I ikke har de nødvendige ressourcer pt. osv. Det er vigtigt, at I taler med virksomhedskonsulenten om det, bl.a for at undersøge hvorvidt det er muligt at justere på aftalens rammer eller hvis dette ikke er muligt, at virksomhedskonsulenten får afsluttet forløbet så professionelt som muligt for begge parter. 6 7

til samtalen 10 SAMTALESKEMA Vejledning 11 Opgaveløsning Udførelse, kvalitet og produktivitet 12 Samarbejde & trivsel Det sociale arbejdsmiljø på arbejdspladsen 13 Helbred & sygefravær Helbredsmæssige forhold, der påvirker opgaveløsning, trivsel og sygefravær 1 Mål, forventninger & fremtidsmuligheder Produktivitet, trivsel og arbejdsfastholdelse 16 Arbejdsliv contra privatliv Balance mellem arbejde, fritid og familie 18 1 2 3 5 9

til samtalen Vejledning til SAMTALESKEMA Temperaturmåler Samtaleskemaet giver mulighed for på kort tid at få et overblik over, hvordan det går med medarbejderens opgaveløsning og trivsel. Som forberedelse til opfølgningssamtalen anbefales det, at skemaet udfyldes af medarbejderen og lederen forud for samtalen. (Medarbejderen/praktikanten kan evt. forberede sig ved brug af LOGBOG en). Det er lettere at få en dialog om forhold, der er vanskelige at tale om, ved at gennemgå de 5 temaer samt ved at medarbejder og chef har forberedt sig. Afstem mål med og forventninger til samtalen før I går i gang Deltager en virksomhedskonsulent under samtalen, kan det være en god ide at lade ham/hende styre samtalen, så det sikres, at alle relevante forhold bliver vendt Start hvert tema med at fremhæve det positive, men husk at få vendt både det der går godt, og det der går mindre godt Stil åbne spørgsmål og lyt Vær meget konkret omkring krav og forventninger til opgaveløsningen og til samarbejdet med ledere og kolleger Forsøg at komme med eksempler ud fra konkrete hændelser og iagttagelser Undgå bebrejdelser og at der skældes ud. Formuler i stedet kritik konstruktivt og fremadrettet Vær altid åben om konsekvenserne ved fx fortsatte mangler i opgaveløsning, adfærd, opførsel overfor kolleger m.m. Samtaleskemaet kan anvendes til såvel at sikre en optimal opstart for nye medarbejdere og praktikanter, som til løbende opfølgning. Samtaleskemaet berører følgende emner: 1. Opgaveløsning 2. Samarbejde & trivsel 3. Helbred & sygefravær. Mål, forventninger & fremtidsmuligheder 5. Arbejdsliv contra privatliv Samtaleskemaets 5 emner berører forhold og spørgsmål, der kan være vigtige at få vendt under samtalen Samtaleskemaet kan bruges som dagsorden og til at sikre en systematisk og målrettet opfølgnings samtale Samtaleskemaet kan bruges til korte konkrete opfølgningssamtaler eller til mere dybdegående samtaler Samtaleskemaets emner skal ikke drøftes lige grundigt prioritér og fokuér på det, der er relevant i forhold til den enkelte medarbejder Samtaleskemaets handleplan på bagsiden skal bruges til at samle op på samtalen og her nedskrives de mål og aftaler, der gælder frem til næste opfølgningssamtale Samtaleskemaet erstatter ikke den almindelige daglige kontakt mellem leder og medarbejder, der forebygger, at små problemer vokser sig til store Det er vigtigt, at der efter hvert møde er klare aftaler om, hvad der er aftalt, og om hvem der har ansvar for hvad Husk at få aftalt hvornår næste opfølgningssamtale afholdes. Vær opmærksom på at den nye medarbejder har været kort tid i virksomheden, og at forhold, der kan opleves som selvfølgelige, ikke altid er det for udefrakommende Få ting frem på bordet før de bliver til irritationsmomenter. Dette gælder både for lederen og medarbejderen Prøv at nå til enighed om løsninger på eventuelle problemer. Hvis dette ikke er muligt på mødet, så aftalt en ny tid så hurtigt som muligt. Næste opfølgningsmøde: Beskrivelse og vurdering af udførte arbejdsopgaver 10 11

1 Opgaveløsning Udførelse, kvalitet og produktivitet Samarbejde & trivsel Det sociale arbejdsmiljø på arbejdspladsen 2 Det er vigtigt, at konkrete forventninger og krav til jobbet bliver afstemt mellem parterne, samt at medarbejderen eller praktikanten bliver introduceret og oplært til arbejds opgaverne på bedst mulig måde. Det skaber en god balance mellem opgaveløsning, trivsel og produktivitet. Det kan være en god ide at vende følgende forhold: Trivsel og arbejdsglæde på arbejdspladsen er ofte forhold, som vi kan have vanskeligt ved at tale sammen om. Men erfaringerne viser, at det er vigtigt, at den nye medarbejder, på samme måde som med den faglige introduktion og oplæring, ligeledes bliver introduceret for og inkluderet i de sociale normer og adfærd på arbejdspladsen. Bemærkninger, adfærd og humor/ironi kan misforstås og skabe usikkerhed hos den nye medarbejder, og forkert adfærd fra medarbejderen kan skabe irritation hos leder og kolleger. Hvordan løses arbejdsopgaverne? Vurdering af hver enkelt arbejdsopgave, der indgår i jobbet Er der behov for yderligere viden, rutine, oplæring eller efteruddannelse for at kunne løse de enkelte arbejdsopgaver Hvordan er det fysiske arbejdsmiljø? Vurdering af arbejdsbelastningen under opgaveløsningen Arbejdspres, herunder arbejdsplanlægning, afstemning af tid og omfang af arbejdsopgaver Indeklima: Støj, temperatur, lysforhold m.m. Arbejdspladsen: Indretning, tilgang, arbejdsstillinger Er der mulighed for variation og/eller brug af hjælpemidler, der kan forebygge overbelastning og nedslidning? Hvordan er det psykiske arbejdsmiljø? Kulturen og omgangstonen på arbejdspladsen Formelle og uformelle forventninger og krav fra ledelse og kolleger Medarbejderens generelle trivsel, daglige humør samt motivation og engagement Fravær og mødestabilitet Stress/arbejdspres Oplever medarbejderen at arbejdsdagen hænger sammen, og at opgaverne kan løses indenfor den afsatte tid? Matcher arbejdsopgaverne medarbejdernes behov for faglige og personlige udfordringer (Over- og understimulering) Selvstændighed, initiativ og ansvar, for lidt eller for meget? Samarbejdsflader med ledelse og kolleger Det kan være en god ide at vende følgende forhold: Hvordan går det socialt på arbejdspladsen? Medarbejderens generelle trivsel på arbejdspladsen Har kollegerne taget godt imod medarbejderen? Forholdet til kolleger og ledere Hvordan trives medarbejderen med virksomhedskulturen? Kan medarbejderen identificere sig med kulturen? Er medarbejderen faldet til trives han/hun med omgangstonen og jargonen kollegerne imellem? Påklædning og hygiejne Alkohol og rygning Skrevne såvel som uskrevne regler og normer Hvordan går samarbejdet? Er der en god kemi til kolleger? Samarbejde omkring opgaveløsningen, personligt og fagligt Tillid og respekt kolleger imellem Det er vigtigt, at du tager udgangspunkt i medarbejderens konkrete arbejdsopgaver, hvordan de løses, hvorvidt de løses som forventet, og hvad der evt. skal forbedres. Vær så præcis som muligt. Det er en god ide at belyse problem- og udviklingsområder med konkrete eksempler fra medarbejderens arbejdsdag. Medarbejderen kan være nervøs under samtalen, og kan have svært ved efterfølgende at huske, hvad der er aftalt. Det kan derfor være en god ide at anvende opfølgningsskemaet og få nedskrevet, hvad der ønskes ændret, samt hvordan dette skal løses, og hvem der ansvar for hvad. Lad aldrig små irritationer hos dig eller kolleger vokse sig store, men sørg for at tage hånd om dette tidligt i forløbet, så I undgår, at problemerne bliver så store, at de kan være vanskelige at løse. En hurtig opfølgning skaber tryghed, produktivitet og et godt arbejdsmiljø. Det er en god ide, allerede under jobsamtalen, at tale åbent omkring kulturen og det sociale klima på arbejdspladsen. Spørg ind til hvilke sociale kulturer, værdier, normer, adfærd og omgangstoner, medarbejderen trives bedst med. Spørg ind til, hvordan medarbejderen trives, og om der er forhold, som påvirker ham/hende negativt. Læg mærk til om medarbejderen fx sidder alene i frokostpauserne, om der tales med kolleger osv. Det er vigtigt, at du handler på drillerier, mobning og anden negativ adfærd medarbejderne imellem. Tag fat på problemerne så hurtigt som muligt så du undgår, at et dårligt arbejdsmiljø får fodfæste det kan være meget vanskeligt og ressourcekrævende at ændre igen. Vær opmærksom på balancen mellem at snage i medarbejderens privatliv og tage fat i forhold, der har betydning for medarbejderens opgaveløsning på arbejdspladsen. Tal eksempelvis kun om alkoholforbrug, påklædning og hygiejne, hvis det er et problem. Du kan være med til at sikre en åben dialog omkring samarbejdet og trivslen i virksomheden ved at sætte det på dagsordenen ved personalemøder, medarbejdersamtaler m.m. Dine holdninger og adfærd som leder har stor betydning for kulturen på arbejdspladsen, herunder medarbejdernes trivsel. Husk at værdsætte dine medarbejdere. Vis en oprigtig interesse for den enkelte medarbejder. Vær med til at opbygge en kultur, hvor alles arbejde har betydning, hvor alle bliver respekteret, og hvor vi har øje for vores kolleger og støtter hinanden. 12 13

RASK RASK og på arbejde RASK men ikke på arbejde 3 Helbred & sygefravær Helbredsmæssige forhold, der påvirker opgaveløsning, trivsel og sygefravær NÆRVÆR SYG men på arbejde SYG SYG og ikke på arbejde FRAVÆR Kilde: www.cabiweb.dk Lederen og sygefraværet 3 Medarbejdernes sundhed og helbred har stor indflydelse på virksomhedens produktivitet, økonomi og resultat. Men der er fortsat mange virksomheder, der ikke har udarbejdet politikker og handlingsplaner for, hvordan der støttes op omkring medarbejdere, der får/har problemer med helbredet, der udviser faldende produktivitet, tegn på dårlig trivsel, symptomer på stress, stigende fravær m.m. For virksomheden er det vigtigt, at forholde sig til medarbejdernes helbred, hvad enten det gælder medarbejdere, der er ansat i fleksjob eller skånejob eller virksomhedens øvrige medarbejdere. Begynder helbredet at halte, er det vigtigt, at få talt om hvilken indflydelse forandringerne har på medarbejderens arbejdsindsats, og om det er muligt at forebygge bl.a. nedslidning og sygefravær ved fx at ændre på udførelsen af arbejdsfunktioner og ved at fordele arbejdsopgaver ud fra de helbredsmæssige skånebehov. Det er vigtigt at få talt med medarbejderen om, hvilken betydning jobbet og arbejdsfunktionerne har for helbredet lige nu. Om det drejer sig om en begrænset periode, hvor der skal støttes op, eller om der er tale om mere stationære skånebehov, der skal tages hensyn Som leder er det vigtigt, at du viser interesse for og kendskab til dine medarbejdere, og at du arbejder synligt med at nedbringe sygefraværet. Det er vigtigt, at virksomheden har en klar strategi og holdning til sygefravær, og hvordan der bliver støttet op om det. Vær åben og få talt om holdninger, muligheder og forventninger sygdomskulturen på arbejdspladsen har stor indfl ydelse på den enkelte medarbejders holdninger og sygefravær. til. Det kan være en god idé at få professionel hjælp til at sikre den rette støtte, herunder planlægning af arbejdsdagen og etablering af fx hjælpemidler. Det kan være via det kommunale jobcenter eller gennem en af Marselisborgs virksomhedskonsulenter, der har erfaring med og kompetencer til at støtte op og sikre en hurtig og effektiv indsats. Udover helt konkrete helbredsmæssige problemer bør du være opmærksom på, at undersøgelser viser, at mere end en tredjedel af sygefraværet på de danske virksomheder skyldes dårligt arbejdsmiljø. Dvs. at der er penge i at sikre et sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, der kan forbedre trivslen og tilfredsheden på arbejdspladsen. Hold kontakten med den sygemeldte medarbejder og lav en mulighedserklæring sammen med ham eller hende. Mange helbredsproblemer betyder ikke, at medarbejderen ikke kan møde på arbejde. Ændring af arbejdsopgaver, nedsat arbejdstid, fl ere pauser m.m. kan være med til, at medarbejderen kan møde på arbejde. Der er diagnoser, hvor man har godt af at være aktiv. Fx er det påvist, at personer med lidelser i muskler og skelet har godt af at være aktive. Endvidere taler psykiatere om, at et aktivt arbejdsliv kan være en vigtig del af behandlingen af fx stress og depressioner. Du kan fi nde yderligere råd og vejledning på Arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside: www.ams.dk For at forebygge sygefravær og dårlig trivsel er det en god ide at have fokus på følgende forhold: Dårlig trivsel Det er vigtigt at tage egne og medarbejdernes iagttagelser vedrørende dårlig trivsel alvorligt og at handle på det Tegn på dårlig trivsel hos en medarbejder viser sig ofte som en ændring i adfærd, herunder samarbejdet med kolleger, nedsat produktivitet, flere fejl/ faldende kvalitet i opgaveløsningen, symptomer på stress, stigende sygefravær m.m. Så snart en medarbejder udviser tegn på dårlig trivsel, er det en god ide at afholde en forebyggende trivselssamtale mellem lederen og medarbejderen. Samtaleskemaet kan være et effektivt redskab til at spørge bredt ind for at få afdækket, hvor problemet har sit udspring Sygefravær En sygemelding er hverken til gavn for medarbejderen eller virksomheden. Medarbejderen har, udover egen helbredsmæssig bekymring, ofte dårlig samvittighed og kan være bange for at miste sit job, samtidig med at virksomheden står og mangler arbejdskraft Alle parter har derfor en interesse, i at sygeforløbet bliver så kort som muligt En løbende dialog, fraværssamtaler, mellem medarbejderen og virksomheden under sygeforløbet har stor betydning på længden af sygefraværet Ved brug af forebyggende trivselssamtaler og fraværssamtaler under sygdom signalerer virksomheden en kultur, hvor der gives støtte og omsorg, men også en kultur der signalerer, at det er vigtigt, at den enkelte medarbejder er på arbejde helt eller delvis Alle undersøgelser viser også, at det er langt lettere for medarbejderen at vende tilbage efter et sygeforløb, hvis han eller hun har haft en løbende dialog/ til knytning (fx delvis sygemelding) til arbejdspladsen Mulighedserklæring Et andet effektivt redskab er at udarbejde en mulighedserklæring (en ny lægeerklæring), der kan hjælpe leder og medarbejder med at finde løsninger, der gør, at den sygemeldte kan fastholdes på arbejdspladsen. Den afdækker fx hvilke opgaver, medarbejderen kan løse på trods af sin sygdom Som arbejdsgiver kan du bede om at få udarbejdet en mulighedserklæring når som helst, og medarbejderen har pligt til at bidrage hertil. Enten ved at møde op eller via telefon, hvis sygdommen forhindrer fremmøde Sygesamtale Fra januar 2010 er alle arbejdsgivere forpligtet til at afholde en sygesamtale inden ugers sygefravær. Denne lovpligtige samtale skal sikre en fortsat dialog mellem den sygemeldte medarbejder og arbejdsgiveren, da vi ved, at dette er med til, at den sygemeldte medarbejder kommer hurtigere tilbage i arbejde Formålet med samtalen er at afdække, hvornår den sygemeldte medarbejder forventes at kunne vende tilbage, og hvorvidt sygemeldte kan komme hurtigere tilbage ved fx at starte gradvis op Sygesamtalen er også en god ide, hvis medarbejderen har mange korte sygefraværsperioder. Herved sikres en tidlig dialog, der kan forebygge længerevarende sygefravær samt afdække evt. mistrivsel og dårligt arbejdsmiljø på arbejdspladsen generelt Husk, at du som arbejdsgiver er forpligtet til at indberette udfaldet af sygesamtalen til kommunen, og at du kan få råd og vejledning herfra 1 15

Mål, forventninger & fremtidsmuligheder Produktivitet, trivsel og arbejdsfastholdelse For at sikre en succesfuld indkøring af nye med arbejdere samt en løbende effektiv produktivitet, er det en god ide at have fokus på følgende forhold: Husk at evaluere din medarbejders indsats og trivsel løbende. Det sikrer en optimal indkøring af nye medarbejdere og fastholder nuværende medarbejdere. Det er vigtigt, at der sker en konkret forventningsafstemning mellem medarbejder og arbejdsgiver omkring krav, mål og forventninger til medarbejderens indsats i virksomheden. Det er veldokumenteret, at fejlslagne ansættelser samt opsigelser, uanset om det er fra virksomheden eller medarbejderen, er omkostningstunge og kan medføre uro i organisationen. Arbejdstab og nyansættelser, herunder rekrutteringsprocessen og den efterfølgende oplæring/introduktion af nye medarbejdere, kræver mange ressourcer med økonomisk tab til følge. Det er meget vigtigt, at forventningerne mellem medarbejder og arbejdsgiver er afklarede og afstemte. At begge parter har en fælles forståelse, af hvad der evt. skal ændres, og hvad konsekvenserne er, hvis dette ikke sker. Det er misforstået hensyn ikke at melde klart ud omkring forhold, der ikke fungerer, og som bør ændres. Det medfører en forringet produktivitet og trivsel, utilfredshed hos kolleger og arbejdsgiver samt ofte utryghed og dårlig trivsel hos den medarbejder, det berører. Vi bruger ofte mange ressourcer på at screene ansøgere, så vi kan udvælge det bedste match til det ledige job. Det kan være, vi gør det selv, eller at vi får hjælp fra et professionelt rekrutteringsfirma. Undersøgelser viser, at vi efterfølgende, når den nye medarbejder er startet i job, har alt for lidt fokus på, hvordan vi sikrer en hurtig og effektiv introduktion og oplæring i det nye job. Alt for mange nyansættelser strander på skuffede og uindfriede forventninger fra såvel medarbejder som arbejdsgiver. Ofte får virksomheden, aldrig eller først efter længere tid end nødvendigt, opfyldt den ønskede produktivitet. Eller i værste fald ender det med, at virksomheden må afskedige medarbejderen, eller at medarbejderen opsiger sin stilling. For nye medarbejdere og for praktikanter er det relevant at melde klart ud om medarbejderen kan forvente at fortsætte sin ansættelse efter prøvetiden, eller hvis det er et praktik forløb hvorvidt der er mulighed for efterfølgende ansættelse. Klare udmeldinger og handling er god ledelse og skaber tryghed og opbakning fra medarbejderne. Forud for opstart Meld klart ud til medarbejderen om, hvad der forventes og hvilke mål, der skal være opfyldt, samt hvordan virksomheden vil støtte op herom Udarbejd en konkret plan for introduktion og oplæring i opstartsfasen og fastlæg datoer for løbende opfølgningssamtaler. Det kan anbefales at anvende Opfølgningsskemaet og Logbogen til at sikre, at alle relevante forhold bliver vendt systematisk Husk at formelle og uformelle forhold, der er en selvfølge for nuværende ledelse og medarbejdere, ikke nødvendigvis er det for nye medarbejdere Så vær tålmodig også selvom noget skal gentages et par gange Opstartsfasen Sørg for at der bliver taget godt imod den nye medarbejder. Fx kan det være en god ide at mødes til fælles morgenmad/møde, hvor der kan ske en præsentation og gennemgang af introduktionsforløbet, herunder den nye medarbejders jobfunktioner og rolle i virksomheden samt samarbejdsflader med kolleger Fastlæg en konkret plan for introduktions- og oplæringsfasen, herunder fastlagte opfølgningsmøder, hvor medarbejderens opstart og indsats bliver evalueret. Medarbejder og arbejdsgiver får herved et realistisk billede af medarbejderens kompetenceniveau set i forhold til den nye stilling, og evt. justeringer kan aftales Det er vigtigt, at alle er åbne og ærlige, at der er klare linjer om, hvad der forventes, og hvornår dette skal være opfyldt Løbende opfølgning & produktivitetsoptimering Det er en god ide, at der som en del af virksomhedskulturen løbende bliver fulgt op på medarbejdernes trivsel og produktivitet Dette skaber en åben dialog omkring, hvad der forventes og kræves og det medvirker til at den enkelte medarbejder støttes i at opfylde de opstillede mål En systematisk og fast struktur giver trygge, stabile og produktive medarbejdere Den løbende opfølgning tager temperaturen på arbejdsmiljøet og trivslen på arbejdspladsen såvel hos den enkelte medarbejder, som hos virksomheden generelt. Det kan være med til at forebygge dårlig trivsel, stress og sygefravær En systematisk opfølgning er med til, at ledelsen kan danne sig et overblik over anvendelsen af medarbejderressourcer og -kompetencer, der er afgørende for, at virksomheden kan optimere sin produktivitet Arbejdsfastholdelse og fremtidige jobmuligheder I starten af en ansættelse er det helt normalt, at en ny medarbejder er usikker på, om han/hun lever op til virksomhedens forventninger og krav. Det en god ide at huske at anerkende, når det går godt, men også samtidig at give konstruktiv kritik, når der skal ske forbedringer Det er misforstået hensyn ikke at melde ærligt ud både over for medarbejderen, men også over for digselv/virksomheden. Manglende udmeldinger skaber utryghed og utilfredshed hos begge parter. Dette kan medføre, at ellers dygtige medarbejdere bliver opsagt eller søger væk Er der problemer under ansættelsen, er det vigtigt, at melde klart ud om, hvad der skal ændres og hvad konsekvenserne bliver, hvis det ikke lykkedes at ændre dette Sørg for, mindst en gang årligt, at afholde en karrieresamtale med medarbejderen. Det er vigtigt, at få et billede af hvorvidt de nuværende arbejdsopgaver matcher medarbejderens ønsker og ambitioner på kort og på lang sigt 16 17

SAMTALE VEJLEDNING 5 Arbejdsliv contra privatliv Balance mellem arbejde, fritid og familie For nogle medarbejdere er det naturligt at tale om private forhold om hvordan det går i familien og hvorfor man måske ikke er glad for tiden. Andre har vandtætte skodder mellem deres arbejdsliv og privatliv. Det er ikke fordi man skal tale om sine private forhold på arbejdspladsen, men der kan være private forhold, som har indflydelse på medarbejderens arbejdsindsats. Stress, dårlig trivsel, humørsvingninger, øget sygefravær m.m. kan være grundet i forhold på arbejdspladsen, men det kan også skyldes forhold/ændringer i privatlivet. Private forhold er et område, som andre ikke direkte kan blande sig i, men det er et udtryk for interesse for medarbejderen at spørge ind til, hvordan det går med at få det hele til at hænge sammen. Det kan være en lettelse for medarbejderen at få fortalt, hvorfor tingene ikke hænger sammen i øjeblikket. Dette er med til at skabe en større tolerance og forståelse hos arbejdsgiver og kolleger, som kan være med til at støtte op om kollegaen. Fx kan der være sygdom i familien, hvor ændringer af mødetid, nedsat tid i en kortere periode m.m. kan være (lige) det, der gør, at det hele kan hænge sammen. Hvis I ansætter en ny medarbejder eller etablerer et praktikforløb for en person, der har været væk fra arbejdsmarkedet i en længere periode, medfører det ofte store forandringer i vedkommendes privatliv. Ud over alle de nye indtryk og arbejdsopgaver på arbejdspladsen så skal de tidligere rutiner og gøremål i privatlivet ændres og sammensættes, så de passer ind i forhold til arbejdstider m.m.: Børnepasning hente og bringe. Der kan, hvis det er muligt, være behov for fleksible mødetider. Ændringer i dagsrytmen der kan være akviviteter som skal ligge på andre tidspunkter, eller som man bliver nødt til at sige farvel til. Nye mønstre og aftaler i familien om fx indkøb, madlavning, rengøring m.m. Transport til/fra arbejdet det kan være svært at få det til at hænge sammen hvis fx den offentlige transport ikke passer med mødetider, afhentning af børn m.m. Gode spørgsmål til samtalen Hvad siger dine børn og mand til, at du er begyndt her? Kan du nå det hele? Trives du og din familie med, at du er kommet i gang igen med at arbejde? Ville det gøre det lettere for dig og din mand/ kone hvis du kunne fl exe nogle af dagene? Kan du nå det hele derhjemme? Jeg har lagt mærke til, at du er lidt trist for tiden, er der noget, jeg kan hjælpe med? Jeg har hørt din mor er syg, er der noget, vi kan støtte op med fx ændringer af mødetid, nedsat tid i en periode eller andet? Jeg kan forstå, du har svær ved at få din transport til at hænge sammen med afhentning af børn inden børnehaven lukker. Jeg ved at nogle af dine kolleger, der bor tæt på dig, har aftalt en kørselsordning. Har du undersøgt, om du kan komme med på den?

MARSELISBORG BESKÆFTIGELSE Marselisborg Beskæftigelses formål er at sikre individet en mulighed for et udviklende og rigt livsforløb gennem hele livet før, under og efter et aktivt arbejdsliv. Marselisborg har sit fokus på at understøtte arbejdsmarkedets parter i et udviklende og produktivt arbejdsmarked, der er grund laget for fortsat vækst og velfærd. Målet er at skabe et arbejdsmarked med plads til alle.