OPFØLGNINGSVÆRKTØJ HÅNDBOG INDHOLD:

Transkript

1 OPFØLGNINGSVÆRKTØJ HÅNDBOG INDHOLD: Præsentation af Opfølgningsværktøjet s. 1 Hvorfor er der brug for et Opfølgningsværktøj? s. 1 Hvordan kan Opfølgningsværktøjet bruges? s. 2 Hvordan bliver samtalen så god som mulig? s. 3 Hvordan taler man om Arbejdsfunktion punkt 1 i skemaet s. 4 Hvordan taler man om Socialt på arbejdspladsen punkt 2 s. 5 Hvordan taler man om Fremtiden punkt 3 s. 6 Hvordan taler man om Helbred punkt 4 s. 7 Hvordan taler man om Arbejde og privatliv punkt 5 s. 8 Husk altid Opsamling og Aftaler s. 9 Gode råd specielt til lederen i virksomheden s. 9

2 Præsentation af Opfølgningsværktøjet Opfølgningsværktøjet bruges ved indslusning af ledige på arbejdsmarkedet - i arbejdsprøvning, praktik, optræning og i fleksjob eller skånejob. Opfølgningsværktøjet kan medvirke til at undgå unødvendige afbrydelser i indslusningsforløb. Opfølgningsværktøjet bruges ved opfølgningssamtaler mellem jobkonsulent, borger og virksomhed. Opfølgningsværktøjet kan også bruges i samtaler mellem leder (kontaktperson) i virksomheden og den nye medarbejder. Opfølgningsværktøjet består af Et Samtaleskema med de 5 emner, der skal tales om ved opfølgningssamtaler, og ved samtaler mellem en leder/kontaktperson i virksomheden og en borger. Denne Håndbog, der giver vejleding til samtalen og til brug af Samtaleskemaet. En Dagbog/Logbog, hvor borgeren kan skrive om forløbet i virksomheden. En Informationspjece til virksomhederne. Hvorfor er der brug for et Opfølgningsværktøj? En del ledige kommer ind på arbejdsmarkedet via praktik, arbejdsprøvning eller optræning. Eller de bliver ansat i fleksjob eller skånejob. Nogle gange går det godt, men en del forløb afbrydes for hurtigt og i utide. Undersøgelser viser, at afbrydelsen ofte sker, fordi den nye medarbejder og lederen på arbejdspladsen ikke får talt om de vanskeligheder, der kan opstå undervejs. Ikke mindst hvis borgeren har været længe væk fra arbejdsmarkedet eller aldrig har været på en arbejdsplads og måske ikke kender til arbejdsgange og omgangsformer. Det er jobkonsulentens opgave at medvirke til, at så få forløb som muligt afbrydes i utide. Og at man i opfølgningssamtalen får talt om de emner, som kan give vanskeligheder undervejs og som kan betyde, at et indslusningsforløb ikke forløber positivt for virksomheden og borgeren. Opfølgningsværktøjet er en hjælp til jobkonsulenten i opfølgningssamtalen, og det er en hjælp til virksomhedens leder og den nye medarbejder - til at få talt om tingene i tide. Opfølgningsværktøjet kan bruges ved alle indslusningsforløb i virksomheden. Men det er ekstra vigtigt at bruge værktøjet, når der er risiko for, at et forløb afbrydes i utide. Jobkonsulenten skal vurdere, om der er en sådan risiko. 1

3 Hvordan kan Opfølgningsværktøjet bruges? Samtaleskemaet Samtaleskemaet bruges ved opfølgningssamtaler mellem jobkonsulent, borger og virksomhed Jobkonsulenten udleverer skemaet ved starten af et indslusningsforløb på en virksomhed eller ved den første opfølgningssamtale. Jobkonsulenten styrer samtalen ud fra de 5 emner i skemaet. Alt efter indslusningsforløbets karakter kan man gå i dybden med alle emner; eller man kan koncentrere sig om et eller flere emner og kun kort berøre de øvrige. Samtaleskemaet kan bruges i korte opfølgningssamtaler af 10 minutters varighed og i de længere samtaler, hvor det er nødvendigt at tale lidt længere om tingene. Jobkonsulenten er ansvarlig for, at aftaler fra opfølgningssamtalen skrives ind i skemaet. Dette skal ske ved alle opfølgningssamtaler i forløbet. Samtaleskemaet kan også bruges ved samtaler mellem leder (kontaktperson) i virksomheden og den nye medarbejder. Efter den første opfølgningssamtale med jobkonsulenten kan virksomhed og borger sammen bruge skemaet til de løbende samtaler i et forløb, hvis de ønsker det. Brug af Samtaleskemaet erstatter ikke den almindelige, daglige kontakt mellem leder og den nye medarbejder. Den daglige kontakt forebygger, at små problemer vokser sig store. Samtaleskemaet bruges, når der skal skabes et systematisk overblik over, hvordan det går med forløbet, og om der skal ske ændringer og justeringer fx med arbejdsfunktioner. Håndbogen Håndbogen er en vejledning til jobkonsulenten om anvendelse af Samtaleskemaet i opfølgningssamtaler. Her kan man slå op under de 5 emner i skemaet og få gode råd. Håndbogen kan udleveres til virksomhedens leder efter ønske. Dagbog/Logbog Dagbog/Logbog er et redskab til borgeren. Jobkonsulenten kan tilbyde borgeren Dagbogen/Logbogen og opfordre til, at borgeren skriver op undervejs i forløbet. Notaterne kan borgeren bruge i opfølgningssamtalerne, hvis han/hun ønsker det. Informationspjecen Informationspjecen til virksomhederne fortæller kort om Opfølgningsværktøjet. Den udleveres af jobkonsulenten. 2

4 Hvordan bliver samtalen så god som mulig? Brug af Samtaleskemaet Samtaleskemaet indeholder 5 emner. Hvert emne har nogle underspørgsmål. De 5 emner svarer til emnerne i Ressourceprofilen, som bruges i sagsbehandlingen. Forrest på Samtaleskemaet er der et afsnit om Aftaler. Her kan I lave en opsamling på samtalen og nedskrive de mål og aftaler, der gælder frem til næste samtale. Samtaleskemaet er kortfattet. Det giver en mulighed for på kort tid at få et overblik over, hvordan det går med den nye medarbejders arbejdsopgaver og trivsel i virksomheden. I Håndbogen - på side 5, 6, 7 og 8 - er der en uddybning af de 5 emner og en vejledning til, hvordan I kan tale om tingene. I de samtaler, hvor jobkonsulenten ikke er med, er det lederen, der skal tage ansvar for samtalens forløb. På side 8 findes et særskilt afsnit til lederen med gode råd. Gode råd til selve samtalen Find et lokale og et tidspunkt i arbejdstiden, hvor I ikke bliver afbrudt af telefoner o.l. Afsæt rigelig tid (måske 1 time) til den første opfølgningssamtale mellem jobkonsulenten, lederen (kontaktperson) og borgeren. Jobkonsulenten skal styre samtalen ud fra Samtaleskemaet. Skemaet kan udleveres til leder og borger ved starten af indslusningsforløbet eller ved den 1. opfølgningssamtale. Samtaleskemaet er en slags dagsorden for samtalen. Tal om det konkrete forløb i virksomheden. Om hvad der sker her og nu. Start hvert emne med at tale om det positive, få både ros og ris frem i samtalen. Stil åbne spørgsmål og lyt. Få afklaret, hvilke forventninger virksomhed og den nye medarbejder har til hinanden. Få afklaret, hvilke skrevne og uskrevne regler der er i virksomheden/afdelingen. Få lederen og den nye medarbejder til at tale ud fra konkrete hændelser og iagttagelser. Anmodninger og krav skal så vidt muligt formuleres positivt, konkret og fremadrettet. Undgå at der bebrejdes og skældes ud. Medvirk til at kritik formuleres konstruktivt. Få eventuelt lederen til at fortælle, hvilke konsekvenser den nye medarbejders handlinger/opførsel har for kolleger. Det kan være vigtigt, at ting og begreber i virksomheden forklares grundigt. Den nye medarbejder har måske ikke mange erfaringer fra arbejdspladser og kan have brug for en grundig indføring i arbejdsfunktioner og omgangsformer. Få tingene frem i tide - før de er blevet et irritationsmoment. Det gælder både for lederen og den nye medarbejder. Prøv at nå til enighed om løsning på eventuelle problemer. Hvis ikke det er muligt at blive enige, så aftal en ny samtale så snart som muligt. 3

5 Hvordan taler man om Arbejdsfunktion punkt 1? Arbejdsfunktion er punkt 1 i Samtaleskemaet. Her bør man tale om selve arbejdsopgaverne og rammerne for løsning af dem. De enkelte arbejdsopgaver Vurdering af hver enkelt opgaveløsning, der indgår i jobbet Behov for yderligere viden, rutine, oplæring eller kursus for at kunne løse opgaverne Fysisk arbejdsmiljø Variation i arbejdsopgaver, belastninger i arbejdet Arbejdstid (timer/uge), mødetid, sammenhæng mellem tid og arbejdsopgaver Indeklima: støj, temperatur, lys etc. Arbejdspladsens indretning i forhold til skånehensyn og evt. behov for hjælpemidler Samarbejde / psykisk arbejdsmiljø Indgåelse og overholdelse af aftaler Møde til tiden, eventuelt fravær Jobbet set i relation til øvrige arbejdsgange på arbejdspladsen Tilrettelæggelse og planlægning af arbejdsopgaverne Tilstrækkelige, faglige udfordringer i arbejdsopgaverne Stress / arbejdspres Instruktion i udførelse af arbejdsopgaver Selvstændighed og initiativ Motivation Deltagelse i gruppemøder o.l. Enighed mellem leder og den nye medarbejder om jobindhold, skånehensyn og øvrige vilkår på arbejdspladsen. Tips til samtale om punkt 1 Det er vigtigt at tage udgangspunkt i de konkrete arbejdsopgaver hvordan går det, og hvordan kan det blive bedre? På nogle arbejdspladser skal man tale om arbejdstempo, kvalitet i opgaveløsningen, håndelag, effektivitet osv. På andre skal man tale om service og kontakt med kunder eller brugere. Ordene vil variere fra arbejdsplads til arbejdsplads. Husk at tale konkret og praktisk om den måde, hvorpå arbejdsopgaverne klares. Tal om det, der går godt. Men tag også fat i problemerne, før de vokser sig store. Fx kan det være vigtigt at tale om fravær. Hvad har grunden været til det? Har det nogen indflydelse på kolleger, på arbejdsgange? Mødetider - komme for sent eller gå for tidligt? Husk at få afklaret virksomhedens regler omkring sygemelding, sygefravær og anmodning om fridage, så det ikke giver anledning til irritation eller misforståelser. Klare aftaler er en fordel for alle. Tal også om arbejdspres og stress. 4

6 Hvordan taler man om Socialt på arbejdspladsen punkt 2? Socialt på arbejdspladsen er punkt 2 i Samtaleskemaet. Her bør man tale om, hvordan den nye medarbejder trives på arbejdspladsen og hvordan det går med at omgås kolleger. Lederen kan fortælle om omgangsformer og uskrevne regler. For mange kan det være vanskeligt at tale sammen om dette punkt, måske fordi man ikke er vant til det. Men erfaringer viser, at det ofte er her, det går galt. den nye medarbejder kan misforstå bemærkninger fra kolleger og blive usikker, og lederen eller kollegerne kan blive irriteret over småting, som kunne være ordnet ved en snak. Det er en god idé at inddrage tillidsrepræsentanten eller en erfaren medarbejder som kontaktperson, hvis den nye medarbejder er usikker over for kollegerne og deres reaktioner. Opstart (kun ved den første samtale efter opstart) Hvordan har kollegerne taget imod den nye medarbejder? Hvordan går det for borgeren med at vænne sig til de nye arbejdsopgaver og arbejdstider? Er både lederens og den nye medarbejders forventninger til opstarten opfyldt? Takt og tone på arbejdspladsen Samtaleemner / omgangstone / jargon Godmodigt drilleri / sladder / mobning Overholdelse af aftaler Personlig hygiejne Påklædning (evt. regler og uskrevne normer) Alkohol (og andet misbrug) Rygning Andre uskrevne regler på arbejdspladsen Konflikter og konfliktløsning Tips til samtale om punkt 2 Få lederen til at fortælle om det, han/hun har set eller lagt mærke til på arbejdspladsen. Fx om den nye medarbejder sidder alene i frokostpauserne eller ser ud til at falde godt ind med kollegerne. Hvis der er irritationsmomenter, bør det også tages op konkret. Fx brug af mobiltelefon i arbejdstiden. Tal kun om alkoholforbrug, påklædning eller personlig hygiejne, hvis det er et problem. Tænk over balancen mellem at gå tæt på og helt undlade at tage fat i svære problemer. Tag fat i tingene så hurtigt som muligt, så der ikke opstår risiko for, at forløbet må ophøre. Hvis der er mistanke om alkoholforbrug i arbejdstiden, så kom ind på virksomhedens alkoholpolitik eller sikkerhedsregler fx om alkohol og maskiner. 5

7 Hvordan taler man om Fremtiden punkt 3? Det er meget vigtigt at tale om fremtiden på arbejdspladsen - eller et andet sted. Borgeren skal helst undervejs i forløbet få et realistisk billede af sine egne kompetencer i forhold til kravene til en medarbejder på arbejdspladsen. Oftest vil målet være en varig plads på arbejdsmarkedet - på denne arbejdsplads eller på en anden. Fremtiden Forlængelse af aftalen/ansættelsen Nye arbejdsopgaver Opkvalificeringer og forbedringer Konkrete kurser Muligheder og barrierer for et job på denne arbejdsplads Muligheder for et job på en anden arbejdsplads Er der sket en tilstrækkelig afklaring af arbejdsevnen? Tips til samtale om punkt 3 Borgeren skal ikke nødvendigvis blive i virksomheden. Derfor er det ikke altid relevant at tale om, hvorvidt borgeren kan blive ansat i et ordinært job eller et fleks- eller skånejob, når forløbet slutter. Men det er meget vigtigt, at der er klare linier, og at virksomheden, borgeren og jobkonsulenten har en fælles opfattelse af, hvad forløbet skal ende med. Det er også vigtigt, at virksomheden melder klart ud om, hvad der skal til for, at man vil ansætte borgeren. Hvilke krav skal opfyldes, hvis borgeren skal kunne bestride et job i virksomheden? 6

8 Hvordan taler man om Helbred punkt 4? Måske har I allerede været inde på emnet tidligere i samtalen. Hvis der er helbredsmæssige problemer forbundet med jobbet, er det vigtigt at det kommer frem. Det kan være relevant at tale både om medarbejderens fysiske og psykiske trivsel, men ofte er det svært for medarbejderen selv at komme ind på. Derfor er det jobkonsulentens ansvar at få tingene på bordet uden, at samtalen går for tæt på medarbejderens private helbredsanliggender. Helbred Jobbets indflydelse på medarbejderens helbred Evt. behov for ændringer i skånehensyn og/eller arbejdsfunktioner Fysisk og psykisk belastning Trivsel og selvtillid Tilfredshed og arbejdsglæde Tip til samtale om punkt 4 Hvis det er en borger, der er i arbejdsprøvning, optræning eller fleksjob efter en periode på sygedagpenge, er det naturligvis vigtigt at tale om, hvilken betydning jobbet og arbejdsfunktionerne har for helbredet lige nu. Start med det konkrete. Spørg til, hvordan det går med at klare den og den opgave. Vær opmærksom på, at medarbejderen ikke kører for hårdt på i starten for at leve op til normen i virksomheden. Men vær også opmærksom på, om det går bedre med helbredet, og om der er mulighed for at gå op i tid eller nærme sig et normalt job uden særlige hensyn og tilpasninger. Spørg borgeren konkret fx hvordan det går med de tunge løft, hvordan går det at arbejde ved en computer en hel dag, hvordan humøret er når han/hun går hjem osv. Spørg lederen, hvad han/hun har lagt mærke til fx med behov for pauser, træthed ved dagens slutning, mere selvtillid, bedre humør o.a. 7

9 Hvordan taler man om Arbejde og privatliv - punkt 5? Det er ikke sikkert, I skal tale meget om dette emne. Privatlivet er jo netop privat, men har ofte indflydelse på udførelsen af arbejdet. Det er et område, som andre ikke direkte kan blande sig i, men det er et udtryk for interesse for borgeren at spørge, hvordan det går med at få hverdagen til at hænge sammen. Hvis den nye medarbejder har været ude af arbejdsmarkedet i en længere periode, medfører det store forandringer i privatlivet, når et nyt arbejde påbegyndes. Arbejdsliv og privatliv Børnepasning eventuelle muligheder for fleksible mødetider Ændringer i dagsrytme efter at være begyndt på arbejde Overskud til fritids- og familieliv Opbakning fra familie og venner Transport til arbejdet Borgerens økonomi (hvis der er særlige grunde til at tale om det) Tip til samtale om punkt 5 Nogle mennesker vil gerne have, at der er vandtætte skodder mellem deres arbejdsliv og familieliv. Andre har mere brug for at tale om, hvordan tingene hænger sammen derhjemme i forhold til arbejdet. Det er jobkonsulentens opgave at pejle sig ind på, om der er behov for at drøfte, hvordan arbejdslivet og privatlivet hænger sammen. Man kan spørge fx : Hvad siger dine børn og din mand til, at du er begyndt her? Kan du nå det hele derhjemme? Trives du og din familie med, at du er kommet i gang igen med at arbejde? Ville det gøre det lettere for dig, hvis du kunne flexe om morgenen, så du kan vente med at møde til kl de dage, hvor du skal aflevere børn i børnehaven? De sene torsdage kan der ikke ændres ved, der må du selv finde en ordning med at få dine børn hentet. Jeg ved, at flere af kollegerne har en kørselsordning i nærheden af, hvor du bor. Måske kunne du komme med på den, så du ikke både skal med tog og bus. 8

10 Husk altid Opsamling og Aftaler Jobkonsulenten er ansvarlig for, at aftalerne bliver skrevet ned - kort og klart. Så ved alle, hvad der skal ske - hvad lederen skal gøre, og hvad den nye medarbejder skal gøre frem til næste samtale. Næste samtale kan man så indlede med at tale om, hvordan det er gået med de ting, I aftalte sidst. Gode råd - specielt til lederen (kontaktperson) i virksomheden I de samtaler, hvor jobkonsulenten ikke er med, er det dig som leder, der skal tage ansvar for samtalens forløb. Og du skal sikre, at de aftaler I indgår undervejs i samtalen, bliver samlet op til sidst og gerne skrevet ned. Det er den bedste måde til at sikre, at I har den samme opfattelse af aftalerne. Nogle virksomheder har ikke tradition for at sætte sig ned og holde jævnlige medarbejdersamtaler. Det kan måske derfor virke en anelse omstændeligt at anvende Samtaleskemaet punkt for punkt. Men ved indslusningsforløb for nye medarbejdere, der måske ikke er vant til at være på en arbejdsplads, er tiden godt givet ud. Det giver dig en sikkerhed for, at den nye medarbejder og du selv er enige om, hvordan det går med forløbet, og at I kan få rettet op på ting, der er ved at gå skævt. Brug derfor først og fremmest skemaet som et pejlemærke, der skal sikre, at der bliver talt om tingene, og at I ikke går fejl af hinanden. Det sparer ressourcer i det lange løb. Læg vægt på, at samtalerne ikke er problemsamtaler. Det er ikke noget med at blive kaldt ind til chefen. Derimod er det et redskab til at hjælpe den nye medarbejder til at bide sig fast på arbejdsmarkedet måske i din virksomhed. Det er dig, der er hjælperen og rådgiveren og om nødvendigt også kritikeren. Det er i den ånd, samtalerne tages. 9

11 Opfølgningsværktøjet er udviklet i 2003/2004 i et samarbejde mellem: Arbejdsmarkedsnetværk i Århus Kommune, Jobcenter Syd Århus Amt og JobCenter Marselisborg DISCUS A/S 35 borgere og 35 virksomheder fra Århus-området Udviklingsarbejdet er støttet af Arbejdsmarkedsstyrelsen 10