BYENS BIO - MANUAL FOR BILLETSÆLGERE Indhold 1. Opgaver før, under og efter forestillingen S. 2-4 2. Kasseopgørelse og Del Rapport for salg i BilletPro S. 5-11 4. Delrapport for Internet S. 12 5. Dagsrapport S. 13 6. Dankortterminalen S. 14 1
BYENS BIO - MANUAL FOR BILLETSÆLGERE FØR BILLETSALG 1. Nøgler til biografsal og operatørrum hentes i Caféen Lås op: Før nøglebrikken over føleren ved dør én gang. OBS! De dage Caféen er lukket, møder operatøren en time før forestillingen, og nøglerne hentes bag døren i operatørrummet. Har vagtholdet fra dagen før - grundet Caféens lukning - ikke kunnet aflevere nøglen, lån da en nøglebrik i Caféen for at låse op til biografsalen. Nøglerne vil ligge på computervognen. Aflever straks den lånte nøglebrik i Caféen. 2. Biografsalen rengøres Lyset i salen tændes og slukkes i kassen bag døren i salen. Anvend KUN de to kontakter RENG LYS og SLUK LYS (Ses på skærmens h side). Rengøringsremedierne: Støvsuger til stolene, kost, spand og microfiberklude til vanskelige pletter på sæderne findes i operatørrummet. Industristøvsuger til støvsugning af gulvtæppet står i kælderen i rummet overfor toiletterne. Nøglebrik anvendes. Sorte poser til affaldsspanden findes i skuffe i køkkenet på 1. sal. Når lokalet forlades låses døren med mindre, der er en operatør tilstede. Lås biograflokalet: Før nøglebrikken 3 gange over føleren. 3. Computervognplaceres nor malt ved skranken i borgerservice Elledning og netstik forbindes via stik i Hullet i gulvet. Netstikket SKAL forbindes via stikket mærket Byens Bio. Vær opmærksom på at placere ledningerne under metalhåndtaget, og læg måtten over ledningerne på gulvet. Evt. Internetproblemer, se næste side. Når Borgerservice og/ eller Biblioteket holder åbent, sælges billetterne fra forhallen. Computervognen sættes i stikket til h for indgangsdøren. Stikket er mærket Byens Bio. De sorte reoler kan anvendes som bord. 4. Tænd computeren og log på BilletPro 1. Dobbeltklik på ikonet BilletPro 2. Adgangskode: xxxxxxxx. Brugernavn: Er forlods markeret med salg 5. Dankortterminalen tænder automatisk 6. Ved børne- og familieforestillinger laves popcorn i Café køkkenet 7. Tæl kassen op Skriv beløbet på ny KASSEOPGØELSE - ligger i Seddelmappen. Se i øvrigt Manual for billetsælgere. 8. Manglende operatør ½ time inden start Klik på linket Operatør kalender på computerens skrivebord for at se, hvem der har vagten. Operatørernes telefonnumre findes i Biografmappen. 9. Udsættelse af filmstart Ved tekniske problemer/ lang billetkø kontaktes operatøren for udsættelse. 2
BYENS BIO - MANUAL FOR BILLETSÆLGERE BILLETSALG OG SLIKSALG 1. Billetsalg m.m. 1. Se Manual for BilletPro. 2. Følgende lægges i Seddelmappen: A. Fribilletter. Underskrevet. Den frivilliges medlemsnummer noteres i Kommentar BILLETPRINTEREN 1. Skriver ikke ud Klik på knappen til v på printeren. 2. Mangler billetter til udskrivning Se anvisning foran på printeren. B. Taloner fra Biografklub Danmark billetter C. Evt. Refunderede/ annullerede billetter D. Indløste Gavekort E. Indløste Gavebilletter F. Evt. Annullerede billetter/ Gavekort OBS vedr. C: Noter på billetten om denne er refunderet eller annulleret. 3. Omslag til Gavekort findes i Seddelmappen 2. Sliksalg Slikseddel ligger i Seddelmappen. Sedlen er alene tænkt som hjælpeseddel ved opgørelse af sliksalget. Sedlen skal således ikke lægges tilbage i Seddelmappen i udfyldt stand. Normalt vil slikvognen være fyldt op. Slikdepot findes i kælderen (Døren overfor/ til v for trappen). Brug nøglebrik. Døren låser af sig selv. Sodavand hentes i køleskabet ved siden af popkornmaskinen. Hældes op i krus med låg og sugerør, inden de tages med i biografen. SCANNEREN 1. Ligger ved computeren Hold lidt afstand mellem scanneren og stregkoden. INTERNETPROBLEMER? Kontroller at netstikket er korrekt isat stikket mærket med Byens Bio. Er der stadig ingen forbindelse, så forsøg med stikket ved indgangsdøren i forhallen mærket Byens Bio. Er der stadig ingen forbindelse, så sælg billetterne uden brug af BilletPro. Kontakt operatøren desangående og meld det til Bjarne From tlf.nr. 22 58 17 53 eller Henning Tinggaard, tlf.nr. 27 26 47 35 3
BYENS BIO - MANUAL FOR BILLETSÆLGERE EFTER BILLETSALG OBS. Billetsalget afsluttes først et kvarter efter, at filmen er startet. 1 Rengør popcornmaskinen så hurtig som muligt Dette af hensyn til køkkenet. Se manual ved maskinen 2 Lav Kasseopgørelse Se side 6 i Manual for billetsælgere Efter sidste forestilling: Behold mellem 600 kr. og 1000 kr. i kassen, heriblandt mindst et par 50`ere + mønter. Resterende beløb afleveres i Den Jyske Sparekasses Døgnboks. Kasseopgørelsen med den vedhæftede Total Rapport- og Transaktionsliste og Afstemningsliste fra Dankortterminalen lægges i Seddelmappen. Den udfyldte Slikseddel lægges ligeledes i Seddelmappen. 3. Den Jyske Sparekasses døgnboks Poser til aflevering ligger i Seddelmappen. Udfyld forsiden af posen fra Den Jyske Sparekasse med Byens Bio, kontonummer og beløb, der afleveres. Se eksempel i Seddelmappen. Afriv kvitteringen og læg den i Seddelmappen. 4. Lav Delrapport for salg og evt. Internetrapport efter hver forestilling, desuden Dagsrapport efter dagens sidste forestilling Se Manual for billetsælgere 5. Skriv Logbog Udfyld det fortrykte skema 6. Luk BilletPro og Computeren 7. Dankortterminalen slukker automatisk, når strømmen til computervognen slukkes 8. Computervogn og slikreol sættes ind på kontoret over for køkkenet på 1. sal Åbn døren med nøglebrikken. Er Caféen lukket, lægges nøglerne på computeren på vognen, inden døren lukkes. Denne låser automatisk! Operatøren sætter vognene på plads i biografsalen. Er Caféen åben afleveres nøglerne i Caféen! 9. Evt. glemte sager afleveres i Caféen Aflevering i døgnboksen: Tast koden til boksen. Læg posen i hullet. Afvent at boksen åbner igen. Kontroller at posen er faldet ned i boksen. Døgnboksens kode: 5165 4
VEJLEDNING TIL KASSEOPGØRELSE Blå Gavekort Gavekortet anvendes til billetkøb. Evt. restbeløb kan benyttes til køb af slik og indgår i Salg af slik under BEREGNEDE INDTÆGTER Såvel købte som indløste Blå Gavekort indgår i KASSEOPGØRELSEN. KASSEOPGØRELSE BEREGNEDE INDTÆGTER er indtægter fra salg af billetter og internetgebyrer m.m. (BilletPro), indtægter fra salg af slik og Blå Gavekort. Det samlede beløb skal stemme med de FAKTISKE INDTÆGTER, der reelt er kommet ind via kontanter, Dankort og indløste Blå Gavekort. Evt. difference påføres kasseopgørelsen. FØR SALG A. Tæl kassen op ved brug af Kasseopgørelsen. Kontroller at beløbet stemmer med Ny slut kassebeholdning fra sidste kasseopgørelse. EFTER SALG A. INDTÆGTER. 1. Tæl kassen op ved brug af Kasseopgørelsen. Udregn INDTÆGTER I KONTANTER og indfør beløbet under Faktiske udgifter, 2. Indfør beløb fra evt. indløste Blå Gavekort 3. Udskriv Dankortterminalens Total Rapport og Transaktions Listen sammen med Afstemnings Listen og indfør beløbet B. BEREGNEDE INDTÆGTER 1. Indfør indtægt fra salg af billetter, internetgebyrer m.m. (BilletPro`s beregning. Beløbet fra Delrapporten) 2. Indfør indtægt fra solgte Blå Gavekort 3. Indfør indtægter fra sliksalg C. Evt. difference mellem BEREGNEDE INDTÆGTER og INDTÆGTER noteres under EVT. DIFFERENCE MELLEM A og B. D. Udregn NY SLUT KASSEOPGØRELSE E. Kasseopgørelsen hæftes sammen med Rapport fra Dankortmanualen og lægges i SEDDELMAPPEN. 5
KASSEOPGØRELSE BYENS BIO Kontant kassebeholdning før salg Kontant kassebeholdning efter salg 2. INDTÆGTER Salg af billetter, internetgebyrer (BilletPro) 50 øre 1 kr. 2 kr. 5 kr. 10 kr. 20 kr. 50 kr. 100 kr. Salg af slik Salg af Blå Gavekort BEREGNEDE INDTÆGTER I ALT - A 3. KASSEBEHOLDNING Dankort (Opgørelsen fra Dankortterminalen) Indløste Blå Gavekort Indtægter i kontanter * INDTÆGTER IALT - B 200 kr. 500 kr. 1000 kr. I ALT 1. BEREGNING AF INDTÆGTER I KONTANTER: Kassebeholdningen efter salg: 4. EVT. DIFFERENCE mellem A og B 5. BEREGNING AF NY KONTANT KASSEBEHOLDNING Kontant kassebeholdning efter salg Fradrag af beløb til Jyske Sparekasse - NY SLUT KASSEBEHOLDNING Minus kassebeholdningen før salg: INDTÆGTER I KONTANTER * - 6
Rapportering til BilletPro og kasseopgørelse Delrapporter laves for hver film. Dagsrapport desuden efter sidste film. 1. Delrapport for salg. Her sammenholdes BilletPros beregninger vedr. billetsalg, salg af Gavekort, indløsning af Gavekort m.m. med Kasseopgørelsens do. 2. Delrapport for billetsalg via Internettet. Denne del rapport laves kun, hvis billetter er købt og betalt via Internettet. 3. Dagsrapport. Her noteres navn på den, der har lavet dagsrapporten i feltet for Kommentarer. Herefter lukkes rapporten. 7
OPRET DELRAPPORT FOR SALG Salgsrapporten er BilletPros opgørelse vedrørende salg af billetter og gavekort, Internetgebyrer fra bestillinger, evt. refunderede billetter og indløste gavekort og denne skal afstemmes med Kasseopgørelsen. 1. Vælg Funktioner / Rapporter / Del/Dagsrapport 2. Klik på Del rapport Se næste side 8
3. Delrapporten skal nu oprettes Computeren har i dette tilfælde lavet en Beregnet difference er på kr. - 395. Beløbet skrives i Kontant Ud Beløbet skrives i Kasseopgørelsen: Billetsalg, gavekort og Internetgebyrer. Se s. 10 Ved at klikke på Vis åbnes Salgsrapporten, hvor alle transaktioner vedr. dagens salg kan ses. Se næste side 9
Bookingliste: Der er solgt 7 billetter og refunderet 1. En billet er købt med et Gavekort på 30 kr. og 40 kr. i kontanter. Der er 1 internetgebyr ved bestilling på kr. 5 Der er ikke solgt Gavekort Beregnet difference: - 395 Solgte billetter: Melancolia: I Ukend 27.06.2011 Der er udstedt 1 Fribillet og solgt 6 billetter af Normal billettype til aftenens forestilling Mine eftermiddage Med Marqurit. Oplysningerne anvendes i Logbogen. OBS! Billetter købt og betalt over nettet medregnes i logbogen! Desuden er der solgt 1 billet til en anden dag. Returnerede billetter: Salgsrapporten lukkes med Esc tasten En kunde havde ved en tidligere lejlighed købt en billet til den 24.06. Kunden ønskede alligevel ikke at benytte billetten og fik pengene refunderet. Ses som Udgift i Booking listen. 10
4. Luk delrapporten, når denne er udfyldt. Klik Ja til at gemme ændringer. Nej til at udskrive. 5. Ny boks. Klik Ja til at gemme ændringerne 6. Ny boks. Klik Nej til at udskrive rapporten 11
OPRET EVT. INTERNETRAPPORT Er der købt og betalt billetter via Internettet skal der oprettes en Internetrapport. 1. Klik igen på Del rapport og Internetrapport oprettes automatisk i boksen 2. Åbn Internetrapporten og luk den igen. (Nødvendig handling) 12
LAV DAGSRAPPORT VED SIDSTE FORESTILLING 1. Åbn Dagsrapport 2. Skriv i kommentarfelt navn på den person, der har lavet Dagsrapporten Navn noteres 3. Luk 13
Dankortterminalen Terminalen tænder, når strømmen sættes til computervognen Der kan kun anvendes Dankort på terminalen og Kun på beløbet Efter billetsalget udskrives Totalrapport-, Transaktions og Afstemnings Liste. Listen lægges i pengekassen, hvor den indgår i kasseoptællingen Terminalen slukker, når strømmen fjernes fra computervognen Betaling med Dankort Udskriv Total Rapport, Transaktions- og Afstemnings Liste 1. Displayet viser Terminalen klar. - Tast OK 2. Indtast beløb *) - Tast OK *) Indtast ørebeløbet. Eks. 70 kr. = 3. Drej terminalen ud mod kunden - drej mod venstre! 4. Kunden betaler. Husk kort efter godkendelse! 5. Efter godkendt transaktion - Tast OK 6. Udlever kvittering til kunden OBS. Virker chippen ikke brug magnetstriben Displayet viser Klik JA = GRØN OK TAST TEKNISK FEJL BRUG MAGNET- KORT 1. Klik Menu 2. Klik 2 x 3. Display viser Afstemning - Tast OK 4. Total Rapport og Transaktionsliste udskrives *) 5. Displayet viser: UDSKRIVNING OK? JA/ NEJ Udskrift i orden: Klik JA = GRØN OK TAST Udskrift ikke i orden, ny udskrift udføres: Klik NEJ = RØD STOP TAST 6. Afstemnings Liste udskrives *) Vent med at afrive sedlen til efter pkt. 6 14
Tilbageførelse af penge fra Dankort - apparatet Hvis der sker en fejlindbetaling på dankort - apparatet, skal man straks kontakte én af: Bjarne From: 22581753/ 75872243 Elsebeth Hedegaard: 22773030 Henning Tinggaard: 27264735/ 75871777 Søren Fjordside: 61780060 Tilbagebetalingsvejledning på Dankortapparatet 1. Tryk menu 2. Et trin ned til Retur 3. Tryk OK 4. Indtast kode: **** 5. Tryk OK 6. Indtast det beløb, der skal retur 7. Tryk OK 8. Kunden indsætter sit kort (kunden skal IKKE taste pinkoden igen) 9. Apparatet udskriver første kvittering: Kortholders kopi, som underskrives af Byens Bios billetsælger og gives til kunden. 10. Tryk OK igen 11. Apparatet udskriver anden kvittering: Forretningens Nota, som skal bruges i Byens Bios regnskab. Kvitteringen lægges i pengekassen. 15