Introduktion til denne manual

Transkript

1 DdD Statusmanual

2 Introduktion til denne manual Denne manual er delt i 4 mindre manualer, som du kan bruge samlet til en komplet statusmanual eller hver for sig. 1) En step by step guide a. Beskriver step-by-step hvad du skal gøre og huske før og under en status 2) En Manual til tømning af håndskanner Beskriver programmet som du benytter til at tømme din håndskanner - og hvordan du bruger det. 3) En Manual til status I Backoffice a. Beskriver de forskellige muligheder du har i Backoffice mht. status. 4) En Quick manual til din håndskanner a. Beskriver de mest almindelige funktioner i din håndskanner. 2

3 Indhold Introduktion til denne manual ) Status step-by-step... 4 Før du starter din status skal du:... 4 Selve status ) Manual til tømning af håndskanner... 6 programmet... 6 Er din cradle korrekt sat op på din computer? )New inventory ) Inventory ) Make ready for transfer to Satellite ) Status i Backoffice start status Print lokationsmærker Lokationsliste Statusliste (nulskip) Fuld Statusliste Status korrektoner Afsluttende statusliste Ajourfør Status Slet Status ) Quick manual til håndskanner Om din skanner Start status i din skanner Skift lokationsnumrer San stregkode Indtast stregkode manuelt Flere antal af samme strekode Slette sidste skanning Skift butiksnummer Slet ALLE skannede stregkoder Juster kontrast

4 1) Status step-by-step Du kan bruge denne liste som en tjekliste før og under din status. På denne måde kan du sikre dig at alt udføres korrekt, og at du ikke glemmer noget. Hvis du ikke ved, hvordan du udfører de enkelte opgaver, kan du finde detaljerede beskrivelser længere nede i manualen. FØR DU STARTER DIN STATUS SKAL DU: 1. Sikre dig, at du stopper alle vareflytninger mellem din og andre butikker ca en ugen inden status. 2. Sikre dig, at alle vareflytninger du har lavet til andre butikker er korrekt modtaget. 3. Sikre dig, at din cradel til håndskanneren er sat i korrekt forbindelse med din computer. 4. Sikre dig, at du har ekstra batterier af type AAA. 5. Opdele din butik i lokationer. 6. Udskrive lokationsmærker i Backoffice. 7. Hvis ikke du printer lokationsmærker: sikre dig, at du er HELT SIkKER på, at du bruger det korrekte butiksnummer. 8. Sikre dig, at du ikke modtager nogle leveringer med dato FØR, du har sat din status til at ajourføre. SELVE STATUS 1. Start din status i Backoffice med korrekte datoer for ajourføring og optælling. 2. Begynd at skanne. 3. Start dit statusprogram fra dit skrivebord på computeren. 4. Vælg <Ny status> for at slette eventuelle gamle statusfiler fra din computer (OBS!! Dette skal kun gøres én gang). 5. Vælg <Inventory> for at tømme dine optællingsfiler på din computer. 6. Vælg <Send til Satellite> for at sende filerne ud på serveren. 4

5 7. Log på Backoffice og hent termdata.acs er sendt i Sysinfo. 8. Vent ½-1 time og dine filer vil være modtaget i Backoffice, og du kan begynde at trække diverse lister mm. 9. Hent lokationslister for at tjekke at dine lokationer er oploaded korrekt i backoffice. Tjek at antallet er korrekt mellem din optælling på håndskanner og på lokationslisten. 10. Gentage punkt 6-10 indtil hele din butik er talt. 11. Hent en fuld lokationsliste for at sikre dig, at du har talt alle lokationer (gem denne på din computer). 12. Hent en nulskipliste over difference for at se om du har fejl, du skal rette manuelt (gem denne på din computer). 13. Foretag de nødvendige korrektioner. 14. Hent en fuld statusliste. 15. Når du er sikker på at din status er korrekt hent en afsluttende statusliste (gem denne på din computer) 16. Ajourfør din status. 5

6 2) Manual til tømning af håndskanner Denne manual beskriver, hvordan du tømmer din håndskanner. PROGRAMMET På dit skrivebord ligger et program DdD inventory. Dette er programmet, som du benytter til tømning af din håndskanner og til at sende dine stregkoder til Backoffice Dette program består af 3 genveje, <new inventory>, <inventory> og <Make ready for transfer to Satellite> Hver gang du dobbeltklikker på en genvej, vil du få en detaljeret beskrivelse, af hvad du skal gøre Venligst læs instruktionerne udførligt og følg nøje step-by-step. ER DIN CRADLE KORREKT SAT OP PÅ DIN COMPUTER? Dette er den første ting, du må sikre dig, for at være sikker på at din tømningscradel er sat rigtigt op. Hvis din cradel ikke er sat rigtigt op, vil du ikke kunne oploade dine stregkoder til din computer. Vælg programmet DdD Inventory Dobbeltklik på genvejen <2. inventory> Et lille ikon vil optræde nederst I højre hjørne af din skærm. Klik på ikonet. Du åbner nu Starlight communicator programmet. I bunden af dette skal der stå com7 enabled 6

7 Er dette ikke tilfældet, kan din computer ikke finde din cradel, og du må kontakte hotline, før du kan oploade dine stregkoder fra din håndskanner. 1)NEW INVENTORY Denne genvej sletter eventuelle gamle statusfiler fra din computer. FØR du begynder at oploade dine stregkoder til din computer, skal du dobbeltklikke på denne genvej. Når du trykker på en tilfældig tast for at forsætte med sletningen, vil du se billedet nedenfor; alle filer er nu slettet, og du er klar til en ny status. 7

8 2) INVENTORY Denne genvej tømmer dine stregkoder ned på din computer. OBS!! Hvis ikke du kan finde menypunkt 9 transfer data, men kan se at din skanner stadig er klar til at skanne en ny strekode, trykker du ESC på din skanner, og du vil nu have mulighed for at vælge menupunktet. 3) MAKE READY FOR TRANSFER TO SATELLITE Denne genvej gør dine stregkoder klar til at blive overført fra din computer til serveren på internettet. Log på herefter på Backoffice og sikre dig at filerne er overført som beskrevet. Når du har gjort dette, vil du kunne hente lokationslister m.m. 8

9 efter ca ½ - 1 time. 9

10 3) Status i Backoffice. Status I Backoffice er meget fleksibel, og kan udføres når du ønsker det. Du kan gøre dette fra enhver maskine, som har adgang til butikkens Backoffice. Din status I Backoffice startes fra din hovedmenu. Her har du forskellige valgmuligheder som alle relaterer til status. Disse funktioner er beskrevet detaljeret nedenfor. START STATUS Vælg <Start status> Vær sikker på at <Lager> er sat til dit lager <ajourføringsdato> vælg den dato du vil ajourføre dine differencer. o Denne dato kan være forskellig for den dag, du tæller, og er ofte den dag din bogholder har måneds- eller årsafslutning af dit regnskab. <Optællingsdato> Vælg den dato, du tæller. o Hvis du tæller butikken før åbning, vælger du dagen før som optællingsdato. o Hvis du tæller butikken om aftenen efter luk, vælger du dagsdato som optællingsdato. <Status type> o Vælg <Varianter> Hvis du kun tæller enkelte varianter (eks. Farver eller styles). o Vælg <Katatlog> hvis du tæller alle varianter i en bestemt style. o Vælg <Total> Hvis du tæller hele butikken. o Vælg <OK> 10

11 PRINT LOKATIONSMÆRKER Dette er en god måde at holde styr på de lokationer, du har opdelt din butik i. Hvis du har lavet disse, kan du skanne dem før du skanner varerne i lokationen. På denne måde vil din skanner automatisk rette lokationsnummeret til, og du behøver ikke gøre dette manuelt. Lokationsmærkerne er printet på dine stregkodemærker. Vælg dit lager Vælg hvilke lokationsnumre du ønsker at bruge Vælg hvor mange lokationsnumre du vil have for hver lokation. Vælg om dit butiksnummer og butiksnavn skal vises på dine lokationslabels (anbefalet). LOKATIONSLISTE Lokationslisten bruges til at tjekke din optælling med de filer, der er overført til Backoffice. Hvis du har revisor til at tjekke din optælling kan det være denne liste han/hun bruger til sin lagergennemgang. Vælg dit lager. Vælg de lister du vil have med på lokationslisten. o Hvis du lader intervallet stå fra blank to ZZZ,vil du få en liste over alle lokationer oploadet til systemet. Dette anbefales for at se om alle lokationer er kommet ind korrekt. 11

12 STATUSLISTE (NULSKIP) Denne liste viser dine differencer. Det er meget vigtigt, at du tjekker denne liste før du ajourfører din status. Når du først har ajourført, kan du ikke gå tilbage og hente din statusliste. Vælg <Statusliste> Vælg de <leverandører> du tæller i din status. Hvis du tæller hele dit lager, lader du dem stå som de er. Vælg de <Varegruper> du tæller. Hvis du laver en total status, lader du varegrupperne stå. Sæt et hak i <nulskip>, hvilket giver dig en liste, som kun indeholder dine differenser. Vælg <Bestil> FULD STATUSLISTE Vælg <Udskriv statusliste> Vælg de <leverandører> du tæller i din status. Hvis du tæller hele dit lager, lader du dem stå som de er. Vælg de <Varegruper> du tæller. Hvis du laver en total status, lader du varegrupperne stå. Vælg <Bestil> 12

13 STATUS KORREKTONER Hvis du finder fejl I din status, som du kender årsagen til, skal disse rettes. Der kan normalt være to forskellige årsager til fejlene: Optællingen er forkert o Vælg <Korrektion af status> o Indtast søgeparametrer for for den katalogvare du vil lave rettelser for. o Specificer den vare du vil rette vha <pilen> Du kan nu rette de enkelte varianter hvad du burde have talt ved rette antal i <optalt> hvor du indtaster det du mangler eller har talt for meget. (Hvis du har talt for meget skriv et minus foran). Du vil nu se differencen ændre sig i siden af billedet. Lagerantallet er forkert (hvis du eksempelvis har glemt at ajourfører en følgeseddel) o Vælg <Korrektion af status > o Indtast søgeparametrer for for den katalogvare du vil lave rettelser for. o Specificer den vare du vil rette vha <pilen> o Du kan nu rette de enkelte varianter og anfører det du mangler/har for meget på lager 13

14 AFSLUTTENDE STATUSLISTE Vælg <Udskriv statusliste> Vælg de <leverandører> du tæller i din status. Hvis du tæller hele dit lager, lader du dem stå, som de er. Vælg de <Varegrupper> du tæller. Hvis du laver en total status, lader du varegrupperne stå. Marker i <Afsluttende udskrift> Vælg <Bestil> AJOURFØR STATUS Når du er tilfreds med din status, er du klar til at ajourføre den. OBS!! Før du kan ajourfører din status skal du bestille og gemme en afsluttende statusliste Vælg <Ajourfør status> Systemet vil bede om en statuskode denne er: status Din status er nu ajourført og afsluttet. SLET STATUS Hvis du ønsker at slettet din status Vælg <Slet status> Vælg om du vil slette status, optællingsfiler eller begge dele. Angiv dit bruger password og godkende sletningen. 14

15 4) Quick manual til håndskanner <FN/Alpha> OM DIN SKANNER <enterknap> <skannerknap> START STATUS I DIN SKANNER Tænd din skanner. Tryk 1 for inventory Tryk shop number Tryk på enter Scan/enter dine lokationsnumre o Skan lokationsnummer ved at holde skannerknappen inde - eller o Indtast lokationsnummer og tryk på enterknap. Du kan nu begynde at skanne OBS!! Din skanner kan fra begyndelsen være sat op med det forkerte butiksnummer. Er dette tilfældet skal du rette det manuelt. 15

16 SKIFT LOKATIONSNUMRER Skan lokationsnummer ved at holde <Skannerknappen> nede. Eller - Tryk <FN/Alpha> og <1> ned samtidig og indtast lokationsnummer (dette gøres fra det skærmbillede hvor du er klar til at skanne) o Tryk <enterknap> og lokatinsnummeret er ændret. SAN STREGKODE Hold den gule <Skannernap> nede for at skanne. INDTAST STREGKODE MANUELT Indtast alle cifre I stregkoden og tryk på <enterknap>. FLERE ANTAL AF SAMME STREKODE Dette gøres fra det skærmbillede, hvor du er klar til at skanne tryk <FN/Alpha> og <3 > nede på samme tid Indtast det antal du har NU skan stregkoden SLETTE SIDSTE SKANNING Dette gøres fra det skærmbillede, hvor du er klar til at skanne Tryk <FN/Alpha> og <2 > nede samtidig Tryk <1> for at slette den sidste skannede stregkode 16

17 SKIFT BUTIKSNUMMER Gøres fra hovedmeuen Er du i skærmbillede klar til at skanne tast ESC for at komme til hoved menu tast herefter <FN/Alpha> og <1> Tryk <FN/Alpha> og <1> nede samtidig tryk <1> indtast butiksnummer Tryk <Enter knap> SLET ALLE SKANNEDE STREGKODER Gøres fra hovedmenuen Er du i skærmbillede klar til at skanne tast ESC for at komme til hoved menu tast herefter <FN/Alpha> og <1> Tryk <FN/Alpha> og <2> nede samtidig Tryk <1> for at slette ALLE skannede varer JUSTER KONTRAST Tryk <FN/Alpha> og <up arrow> eller <down arrow> samtidig for at ændre displayets kontrast. 17