Tlf Fax

Transkript

1 GECKO Booking kassesystem For oprettelse af flere kasseapparater, ret da henvendelse til GECKO Booking. Pris pr. ekstra er 49 kr. ex moms pr. måned. Vi tilbyder desuden ekstra udstyr til kasse-tilkøbsmodulet, som vist herunder. Kontakt os for info og bestilling! Bixolon SRP-350 Plus 1895 kr. ex moms Pr. bonrulle - 15 kr. ex moms (pakker med 3 stk. i hver) - Farverne grå eller sort - Understøtter USB Op til 200 mm pr. sekund - Automatisk afskæring af bon DelfiScan C kr. ex moms - Inkl. USB-kabel - Kompakt design - Nem installation + levering + levering Indhold Side 1 : Konfiguration af kasseapparater o Side 2 : Rediger kasseapparat(er) o Side 3 : Rediger ekspedienter o Side 3 : Rediger medarbejdere o Side 4 : Rediger leverandører o Side 4 : Rediger varegrupper / varer Side 5 : Åbning af kasse Side 5 : Håndtering af kasse o Side 6 : Gennemførsel og parkering af bon o Side 6 : Udlæg fra kasse Side 7 : Lukning af kasse / afstemning af kasse Side 8 : Udtræk o Side 8 : Kasserapporter o Side 8 : Solgte varer Side 8 : Direkte adgang fra kalender til kasse Konfiguration af kasse En kasse skal konfigureres, før den tages i brug. Klik på 'Indstillinger' i kassemenuen. Følgende muligheder kan nu vælges: Rediger kasseapparat(er) Rediger ekspedienter Rediger medarbejdere Rediger leverandører Rediger varegrupper Rediger varer Side 1 version 3.22 opdateret september 2009

2 Rediger kasseapparat(er) Er der flere kasseapparater tilkoblet, vælges en fra oversigten. Herefter vil følgende skærmbillede tone frem: Navn: Navngiv kasseapparatet f.eks. praktisk i forbindelse med flere lokationer. Stregkode aktiv: Ved aktivering af denne option kan hver vare i varekartoteket nu have stregkode. Tving ekspedient: En ekspedition kan kun gennemføres, hvis der er valgt en ekspedient. Tving medarbejder: En ekspedition kan kun gennemføres, hvis der er valgt en medarbejder. Tilpas kasseapparatet samt tilhørende bon efter behov. Tving åben kasse ny dag: Efter midnat kræves åbning af en ny kasse i kasseapparatet. Tving luk tidligere kasse før man kan åbne ny: En åben kasse skal lukkes, før der kan åbnes en ny kasse. Moms PCT: Sæt procentsatsen for moms. Afregner man ikke med moms, sættes feltet til 0%. Rabat type: Vælg om feltet 'Rabat' skal angives i procent eller et kontant beløb i kroner. Bon oplysninger: Oplysninger om firmaet, herunder CVR-nummer, adresse mv. som udskrives på kundens bon. Bemærk at CVR-nummer kun kan rettes af GECKO Booking. Starter man et nyt firma med nyt CVR-nummer, skal der oprettes en ny kasse-konto til det pågældende CVR-nummer jf. krav fra SKAT. Kommentar: Der kan tilføjes en kommentar, der vises i bunden af kundens bon. Kunde oplysninger: Derudover kan kundens oplysninger (navn og adresse) samt CPR-nummer inkluderes. Bemærk! CPR-nummer skal aktiveres generelt på kundekortet under 'Avancerede indstillinger' i GECKO Booking. Kunden vil også kunne udfylde sit CPR-nummer, når man er logget ind. Side 2 version 3.22 opdateret september 2009

3 Rediger ekspedienter Med ekspedienter kan du holde styr på, hvem der ekspederet en bestemt kunde. Dette står på den pågældende bon. Har man flere kasseapparater, kan man bestemme ekspedienternes tilhørsforhold. Klik 'Ret' og indstil herefter hvilken eller hvilke kasseapparater, ekspedienten har adgang til at ekspedere under: Tilføj en ekspedient ved at indtaste navn og klik 'Tilføj ekspedient'. Husk at opdatere efter ændringer. Rediger medarbejdere I øjeblikket er dette afsnit til virksomheder, hvor en medarbejder er momsfritaget i forbindelse med sine ydelser eller behandlinger - f.eks. indenfor massørbranchen. Tilføj en medarbejder Klik 'Ret' ud for den ønskede medarbejder. Husk at opdatere efter ændringer. Her aktiveres 'Moms fritaget'. Når denne medarbejder er valgt i kassen, vil en vare, som har aktiveret 'Uden moms' (jf. senere punkt 'Rediger varegrupper / varer'), ikke angives inklusive moms på den afsluttende bon. Hvorimod vælges en medarbejder, som ikke har aktiveret 'Moms fritaget', vil en tilsvarende vare angives inklusive moms - også selv om 'Uden moms' er aktiveret på varen. Bemærk! Er der ikke valgt en medarbejder i kassen, når kassebon gennemføres, vil den altid gå efter varens moms-indstilling i dette eksempel uden moms. Gå til 'Kalendere' -> 'Ret indstillinger' for en kalender -> Tilkobl en medarbejder på kalenderen. Herefter vil kasseapparatet automatisk genkende medarbejderen, når man går fra en booking i kalenderen til en kassebon. Side 3 version 3.22 opdateret september 2009

4 Rediger leverandører Oprettelse af leverandører kan hjælpe med at holde styr på dine varer i varekartoteket. Forhandles der ikke produkter i virksomheden, kan leverandører springes elegant over. Rediger varegruppper / varer Du kan inaktivere og slette en leverandør i oversigten. Ligesom leverandører er varegrupper beregnet til en kategorisering af ens varer i varekartoteket. BEMÆRK: For at kassesystemet automatisk håndterer ydelser, skal hver enkelt ydelse oprettes som en vare i kassesystemets varekartotek. Opret en varegruppe, for eksempel navngivet 'Ydelser', specielt til dette formål. Du kan inaktivere og slette en varegruppe i oversigten. Indsæt herefter varenummeret på ydelsen - oprettet i varekartoteket under indstillinger for den reelle ydelse. Ved ekspedering af en kundebooking fremover genkendes ydelsen automatisk af kassesystemet. Varer kan hurtigt sorteres i vareoversigten, både efter varegruppe og leverandør. Klik på 'Ret' ud for en vare for at redigere den: Du kan inaktivere og slette en vare i oversigten. OBS! Gavekort eller klippekort, der sælges, skal oprettes som en speciel type varer i kassesystemets varekartotek. Disse to typer er ALTID momsfri uanset om andet er angivet på varen. De vil blive særligt anført på den senere kasserapport. To varer kan ikke have samme varenummer. Forsøger man at tildele en vare et nummer, som allerede er tildelt en anden vare i varekartoteket, vil man blive mødt med en advarsel. Er din vare uden moms, skal du fortsat indtaste varens pris inkl. moms, men samtidig aktivere feltet 'Uden moms'. Side 4 version 3.22 opdateret september 2009

5 Åbning af kasse Er der ingen åbne kassser, skal du åbne en. Åbn kasse Har du flere kasseapparater, vælger du det ønskede kasseapparat i rullemenuen. Herefter påbegyndes optællingen. Klik på (C) for at åbne optælleren, der kan hjælpe med en hurtig optælling af den kontante kassebeholdning. Antal af hver enhed indtastes. Efter optællingen klikkes 'Åbn kasse' for at åbne kassen i det valgte kasseapparat. Håndtering af kasse Valg af kasseapparat, hvis der er flere tilkoblet. På forsiden af kassen påbegyndes ny bon. Valg af ekspedient. I felterne 'Varenr.' og 'Beskrivelse' kan der søges direkte i varekartoteket og indsættes på bon ved at vælge den ønskede enhed i listen. Tilsvarende kan kunde søges på tværs af kundekartoteker i det øverste felt og indsættes automatisk. Kontant, dankort og gavekort er muligt. Også et klippekort-felt kan aktiveres. Side 5 version 3.22 opdateret september 2009

6 Slet en linje manuelt på den igangværende bon ved at klikke på minus-tegnet ! 1: Ønskes flere uafsluttede bonner i gang på samme tid, for eksempel i forbindelse med flere ekspeditioner sideløbende, kan en bon parkeres ved at klikke på 'Parker bon'. Husk! Ændringer i den igangværende bon gemmes ikke, før man enten parkerer eller gennemfører! 2: En bon gennemføres ved klik på 'Gennemfør. Er der stadig et restbeløb i forhold til betaling, vil man blive mødt med en advarsel. Herefter gemmes bonnen og udskrives automatisk på printer. 3: Alle parkerede bonner kan ses og indlæses ved at klikke 'Vis parkerede'. Her vises en oversigt over ikke-afsluttede bonner med dato og beløb samt mulighed for at indlæse og slette direkte. 4: Ønskes alt på den igangværende bon annulleret, klik 'Annuller'. 5: Udlæg fra kassen kan gives ved klik på 'Udlæg'. Kan for eksempel være, hvis man lige skal bruge kontanter til at købe kaffe på virksomhedens regning. Ved udlæg åbner følgende vindue: Beløbet indskrives i feltet 'Beløb'. Herefter vælges den pågældende ekspedient, der foretager udlægget fra kassen. Slutteligt skrives en årsag/kommentar til udlægget. Udlægget vil herefter blive talt med i kasserapporten. Side 6 version 3.22 opdateret september 2009

7 Lukning af kasse / afstemning af kasse Når kassen skal gøres op bruges lukning af kasse. Luk kasse Er der flere kasseapparater tilkoblet, vælger du det ønskede i øverste højre hjørne. Dagens salg: Dagens salg med eller uden moms skal bogføres under nettoomsætning (krediteres). Dagens øvrige indbetalinger: Salg af gavekort eller klippekort skal bogføres på en gældspost under balance. Dagens udbetalinger: De forskellige udbetalinger, udlæg, bank, dankort og Målet for kassedifferencen til slut er 0. gavekort tælles efter og indskrives i felterne, så de stemmer. Disse skal bogføres på gældsposter under balance. Indløste gavekort og klippekort skal modkonteres på gældsposten under balance, som der blev bogført på ved salg af gavekortet eller klippekortet. Hvis man har et gavekort eller klippekort, der kun gælder en given periode, skal evt. resterende beløb ved periodens udløb bogføres som en indtægt (kontakt revisor for spørgsmål hertil). Kassebeholdning aften: Herefter optælles kassebeholdningen, der gerne skulle stemme med 'Beregnet kassebeholdning aften'. Når kassen er afstemt, klikkes 'Luk kasse' for at klargøre kasserapporten til udskrivning. Kasserapporten vil nu være arkiveret sammen med tilhørende kassebonner mv. Både kasserapporter, kassebonner mv. kan genudskrives og besigtiges under menupunktet 'Udtræk'. For information omkring udtræk, se næste side. Side 7 version 3.22 opdateret september 2009

8 Udtræk: Kasserapport Du kan løbende udtrække tidligere kasserapporter. Udtræk Er der flere kassepparater tilkoblet, vælger du det apparat, du vil udtrække rapporter fra, i rullemenuen til højre. Vælg et dato-interval for kasserapporter og klik 'Vis periode'. Periodens kasserapporter vil nu blive vist. Udover selve kasserapporten, er der mulighed for at få vist Z-bon, kassebon samt udlæg seperat. Klik 'Vis' ud for den ønskede kasserapport. Hver enkelt oversigt kan også udskrives separat. Udtræk: Solgte varer Tilsvarende med kasseopgørelser kan en oversigt over solgte varer i en bestemt periode vises. Antal solgte af hver vare og samlet indtjening - baseret på stykprisen. Har du flere kasseapparater tilkoblet, kan du ligeledes vælge hvilket apparat, som du vil se oversigt på, i rullemenuen i øverste højre hjørne. Direkte adgang til kasse fra kalender Du kan ekspedere en booking i kalenderen direkte i kassesystemet. I kalenderoversigten vil du under en booking kunne se et lille kasse-ikon. Ved klik på ikonet føres du direkte ind i kassen via den pågældende kundebooking - naturligvis forudsat, at den bookede ydelse er oprettet som en vare i kassesystemets varekartotek (jf. afsnittet 'Rediger varegrupper / varer'). Du finder også en direkte genvej til kassesystemet indefra en konkret booking. Bemærk, at hvis du har flere kasseapparater tilkoblet systemet, vil den altid gå efter den senest brugte åbne kasse. Side 8 version 3.22 opdateret september 2009