EU-udbud - udbud med forhandling med forudgående indkaldelse af tilbud Levering af 11.500 fjernaflæste vandmålere til drikkevand inklusiv udstyr til fjernaflæsning mv. til Lyngby-Taarbæk Vand A/S 1. Generelle udbudsbetingelser 01.07.2016 Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 1
Levering af 11.500 fjernaflæste vandmålere til drikkevand inklusiv fjernaflæsning mv. til Lyngby-Taarbæk Vand A/S. Indholdsfortegnelse 1.1 Indledning... 3 1.2 Kontrakt... 4 1.3 Kontraktperiode... 4 1.4 Spørgsmål og svar vedr. udbuddet... 4 1.5 Kontaktperson vedr. udbuddet... 4 1.6 Tildelingskriterie og vægtning af tilbuddene... 5 1.7 Tilbudsfrist og formkrav... 8 1.8 Åbning af de indkomne tilbud... 8 1.9 Vedståelsesfrist... 9 1.10 Sprog... 9 1.11 Honorar... 9 1.12 Forbehold... 9 1.13 Alternative tilbud... 9 1.14 Delbud... 9 1.15 Konsortier... 9 1.16 Tidsplan... 9 Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 2
1. Forord Lyngby-Taarbæk Vand A/S udbyder levering af 11.500 fjernaflæste vandmålere til drikkevand til private husholdninger og mindre erhverv med tilhørende aflæsningssystem, inklusiv udstyr til fjernaflæsning ved drive-by-funktion, der skal være forberedt til senere udbygning til direkte fjernaflæsning. Udbudsformen er et Udbud med forhandling med forudgående indkaldelse af tilbud i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Rådets og Parlamentets Direktiv nr. 2014/25/EU af 26. februar 2014 og bekendtgørelse nr. 1624 af 15. december 2015 fra Erhvervs- og Vækstministeriet om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. Udbudsbekendtgørelse forventes offentliggjort den 07.07.2016 i den Europæiske Unions Tidende. Opmærksomheden henledes på, at det oven for nævnte direktiv er nyt, og at der er tale om betydelige ændringer i forhold til de hidtidige udbudsregler for forsyningsvirksomheder. Direktivet er sat i kraft med virkning fra 1. januar 2016, men Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har endnu ikke udsendt vejledning til de nye regler. Der kan formentlig hentes nogen vejledning fra styrelsens nyligt udsendte vejledning vedrørende Udbudsloven, idet en del af reglerne i denne lov er sammenfaldende med reglerne om forsyningsvirksomhederne. Det skal dog understreges, at der også er betydelige forskelle. Som eksempel på de nye regler kan nævnes, at tilbudsgivere ikke skal medsende den dokumentation for økonomisk og teknisk formåen men blot skal udfylde det obligatoriske fælleseuropæiske udbudsdokument, ESPD. Herefter skal alene den tilbudsgiver, der får tildelt ordren fremsende den sædvanlige dokumentation. Der findes link til ESPD- dokumentet på OLLGAARD.dk. 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale skal danne baggrund for de tilbud, der skal afgives vedrørende Lyngby-Taarbæk Vand A/S's anskaffelse af fjernaflæste vandmålere m.v. Det bemærkes, at kun økonomiske operatører, der er blevet prækvalificeret er berettiget til at afgive tilbud. Prækvalifikationen fremgår af Udbudsbekendtgørelsen. Økonomiske operatører, der ønsker at blive prækvalificerede skal fremsende ansøgning herom senest den 04.08.2016. Kun økonomiske operatører der opfylder følgende mindstekrav kan prækvalificeres: Årlig omsætning mindst 15 mio. DKK Årlig omsætning vedrørende vandmålere mindst 5 mio. DKK Egenkapital mindst 500 000 DKK De fem økonomiske operatører, der bedst opfylder ordregivers krav til økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk og faglig kapacitet vil blive prækvalificeret. Der vil blive givet særskilt meddelelse om resultatet af prækvalifikationen. Efter modtagelsen af tilbud indleder ordregiver herefter forhandlinger med de tilbudsgivere, hvis tilbud er fundet konditionsmæssige. Ordregiver forbeholder sig ret til at shortliste og således kun indlede Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 3
forhandlinger med de aktører, der har afgivet de bedst egnede tilbud, såfremt der er indkommet mere end fem tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til efter første forhandlingsrunde at opfordre de tilbudsgivere, der har afgivet de tre bedst egnede tilbud til at forny deres tilbud og herefter indlede forhandlinger med disse om tildelingen af kontrakten. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage en yderligere forhandling efter shortlistning. Shortlistning og tildeling af ordren vil ske i overensstemmelse med tildelingskriterierne. Udbudsmaterialet er opbygget således: 1. Generelle udbudsbetingelser, dateret den 01.07.2016 2. Kravspecifikation, dateret den 01.07.2016 3. Paradigme for kontrakt, dateret den 01.07.2016 4. Tilbudsliste, dateret den 01.07.2016 ØLLGAARD Rådgivende Ingeniører A/S v/anders Christiansen står for gennemførelsen af udbuddet, herunder modtagelse af spørgsmål, svar på disse og evt. udsendelse af rettelsesblade. Elektronisk indsendelse af bud skal fremsendes til: udbud@ollgaard.dk 1.2 Kontrakt Kontrakt vil blive indgået mellem Lyngby-Taarbæk Vand A/S samt pågældende leverandør, jf. 3. Paradigme for kontrakt. Lyngby-Taarbæk Vand A/S forpligter sig til i kontraktperioden at købe de produkter, der indgår i aftalen hos den valgte kontrakthaver plus/minus 5 % af de angivne mængder for vandmålere med supplerende fittings jf. tilbudslisten. 1.3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i perioden 01.11.2016 31.10.2020. 1.4 Spørgsmål og svar vedr. udbuddet Spørgsmål, der er mailet til ac@ollgaard.dk senest den 31. august 2016 kl. 12.00, vil blive besvaret senest den 12. september 2016 kl.16.00. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelsesblade vil løbende blive fremsendt tilbudsgiverne. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille skriftlige spørgsmål, da forbehold ikke accepteres. 1.5 Kontaktperson vedr. udbuddet Lyngby-Taarbæk Vand A/S s kontaktperson ved gennemførelsen af udbuddet er: ØLLGAARD Rådgivende ingeniører A/S Afdelingsleder Anders Christiansen Strandvejen 128 Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 4
2900 Hellerup Tlf. 4026 1956 Mail: ac@ollgaard.dk 1.6 Tildelingskriterie og vægtning af tilbuddene Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige bud. Det økonomisk mest fordelagtige bud vil blive vurderet på grundlag af nedenfor anførte kriterier: DELKRITERIE UNDERKRITERIE VÆGTNING i % PRIS Samlet tilbudssum fra tilbudslisten 60 KVALITET Kvalitative egenskaber herunder: Kvalitetsstyring hos producent/leverandør/grossist Komponenternes egenskaber mht. lavt tryktab og deres indbyrdes korrosionsmæssige egenskaber Datasikkerhed fra aflæsningspunkt til FASsystemet After sale service herunder: Introduktion, instruktion og oplæring i aflæsningssystemet Understøttelse af applikationer til forbruger for fjernaflæsning af væsentlige nøgletal Support ved typiske fejl Fremtidssikring herunder: Driftstid for vandmålerne Procedure og omfang for overgang fra drive-by til direkte hjemtagning af målerdata Procedure for drift og licens efter kontraktperiodens udløb 40 Kvalitative egenskaber Kvalitetsstyring hos producent/leverandør/grossist Tilbudsgiver skal have et kvalitetsstyringssystem, som minimum omfatter organisationsplan, styring af dokumenter, kontrol- og tilsynsinstrukser, checklister og procedurer for imødegåelse af Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 5
gentagne fejl. Lyngby -Taarbæk Vand A/S vægter det positivt såfremt tilbudsgivers kvalitetsstyringssystem er certificeret. Komponenternes egenskaber mht. lavt tryktab og deres indbyrdes korrosionsmæssige egenskaber Datasikkerhed fra aflæsningspunkt til FASsystemet Komponenter med lavt tryktab vægtes højere end komponenter med stort tryktab. Det vægtes højt, at der er taget hensyn til komponenternes indbyrdes korrosionsmæssige egenskaber, således at risiko for korrosion minimeres. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter det højt, at sikkerhedsniveauet for kommunikationsløsningen er højt, således at risikoen for at uvedkommende kan få adgang til data og/eller målerne minimeres. Beskrivelse af sikkerheden skal omfatte al data udveksling/kommunikation fra den enkelte vandmåler til FAS system. After sale service Introduktion, instruktion og oplæring i aflæsningssystemet Understøttelse af applikationer til forbruger for fjernaflæsning af væsentlige nøgletal Det skal beskrives, hvorledes tilbudsgiveren vil sikre, at Lyngby- Taarbæk Vand A/S`s personale opnår stor sikkerhed og forståelse for brug af systemet. Det skal beskrives, hvorledes tilbudsgiveren vil gøre det muligt, at forbrugerne/kunderne kan tilkøbe/anskaffe udstyr, software eller applikationer så de kan aflæse status på måleren andet sted i boligen. Det skal være muligt for Lyngby-Taarbæk Vand A/S, at udvælge relevante parametre, som gøres tilgængelige for forbruger. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter tilgængelighed og installation højt. Support ved typiske fejl Det skal beskrives, hvordan typiske fejl i det leverede system (fra aflæsningspunkt til grænsefladen til FAS) forventes håndteret af tilbudsgiveren. Heraf procedure og responstid for telefonisk-, remote- og on-site-support. Det skal ligeledes beskrives, hvilke situationer der defineres som typiske fejl. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter det højt at telefonisk kontakt Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 6
med kyndig support opnås hurtigst muligt. Fremtidssikring Driftstid for vandmålerne Lyngby-Taarbæk Vand A/S ønsker længst mulig driftstid for vandmålerne, det vil sige den tid vandmålerne forbliver i drift og viser relevante forbrugstal samt overfører aflæselige resultater til det apparatur, der anvendes til opsamling af forbrug m.v. Ved lang driftstid forstår Lyngby-Taarbæk Vand A/S en periode på ikke under 16 år, i hvilken der ikke er behov for servicebesøg f.eks. til udskiftning af batteri eller andet. For ikke at afskære tilbudsgivere, der ikke kan garantere en driftstid på 16 år fra at deltage i udbudsforretningen, kan Lyngby-Taarbæk Vand A/S acceptere kortere driftsperioder helt ned til 10 år. Driftstid under 10 år er ikke-konditionsmæssigt. Lang driftstid vægtes højest. Procedure og omfang for overgang fra drive-by til direkte hjemtagning af målerdata Procedure for drift og licens efter kontraktperiodens udløb Det skal beskrives, hvorledes overgangen fra drive-by til direkte hjemtagning af målerdata kan forventes gennemført. Nem overgangsfase vægtes højest. Det ønskes beskrevet, hvorledes anvendelse og drift af systemet kan forventes videreført efter kontraktperiodens udløb. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter det højt, at systemet, herunder licenser, kan videreføres uden væsentligt ændrede driftsforhold. Der skal leveres en beskrivelse, der redegør for tilbuddets specifikationer. Beskrivelsen skal opdeles i henhold til ovenstående kriterier. Tildelingskriterierne vil blive vægtet efter følgende model: Pris: Der er fastsat en målpris på 10.000.000 kr, som tildeles en middelkarakter på 4 points og en målpris plus/minus 30% efter en lineær målkurve, således: Målpris: kr. 13.000.000 : 0 points Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 7
kr. 12.250.000 : 1 points kr. 11.500.000 : 2 points kr. 10.750.000 : 3 points kr. 10.000.000 : 4 points kr. 9.250.000 : 5 points kr. 8.500.000 : 6 points kr. 7.750.000 : 7 points kr. 7.000.000 : 8 points Kvalitet: For hvert af delkriterierne kvalitative egenskaber, after sale service og fremtidssikring gives der points efter nedenstående skala: Opfyldelse af kriterie: Points: 8 : Bedst mulige 7 : Glimrende/fortrinlig 6 : God/meget tilfredsstillende 5 : Over middel 4 : Middel/tilfredsstillende 3 : Under middel 2 : Mindre tilfredsstillende 1 : Utilstrækkelig 0 : Dårlige, f.eks. u konditionsmæssige tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav Der regnes overalt med 2 decimaler. Højeste antal vægtede karakter angiver økonomisk mest fordelagtige bud. 1.7 Tilbudsfrist og formkrav De prækvalificerede tilbudsgivere skal fremsende tilbud som pdf-fil(er) pr. mail inden den 15. september 2016 kl. 12.00 til følgende mailadresse: udbud@ollgaard.dk med formuleringen Tilbud på levering af vandmålere til Lyngby-Taarbæk Vand A/S i mailens hoved/emnefelt, således at fejlfordeling af posten undgås. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet, betragtes ikke som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Når tilbud er modtaget, vil tilbudsgiverne modtage kvitteringsmail for modtagelsen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 1.8 Åbning af de indkomne tilbud Det er ikke muligt at overvære åbning af tilbud eller til at få oplysninger om indholdet heraf. Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 8
1.9 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 90 kalenderdage at regne fra tilbudsfristens udløb. 1.10 Sprog Tilbud inklusiv dertil hørende materiale samt al kommunikation i kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan eventuelle brochurer og foldere om det tilbudte accepteres på engelsk og tysk. 1.11 Honorar Der ydes ikke godtgørelse til tilbudsgiverne for deltagelse i tilbudsgivningen. 1.12 Forbehold Tilbudsgiverne kan ikke tage forbehold for nogen del af det samlede udbudsmateriale, heller ikke forbehold over for paradigmet for standardkontrakten. 1.13 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 1.14 Delbud Der kan ikke afgives delbud forstået på den måde, at der skal gives et samlet tilbud, jf. tilbudslisten. 1.15 Konsortier Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver, og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. 1.16 Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud I TED 07.07.2016 Ansøgningsfrist for prækvalifikation udløber 04.08.2016 Prækvalifikationen afsluttes - henvisning til ØRI-web for 17.08.2016 udbudsmateriale Frist for fremsendelse af spørgsmål 31.08.2016 kl. 12.00 Frist for besvarelse af spørgsmål 12.09.2016 kl. 16.00 Frist for afgivelse af tilbud 15.09.2016 kl.12.00 Evaluering af tilbud afsluttes og forhandlinger varsles 26.09.2016 Første forhandlingsrunde (fem tilbudsgivere) 28. - 29.09.2016 Anden forhandlingsrunde (tre tilbudsgivere) 03.10.2016 Tildeling af kontrakt og meddelelse til tilbudsgivere 06.10.2016 Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 9
Stand-still periode starter 07.10.2016 Stand-still periode udløber 17.10.2016 Kontrakt underskrives 19.10.2016 Kontraktperiode starter 01.11.2016 Bilag: 1. Indkøbs- og udbudspolitik Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken 12 2800 Kgs. Lyngby Tel. 7228 3360 www.ltf.dk Side 10