2.0 specifikation Kommunen ønsker et system med en høj teknisk standard samt en løsning, der let og relativt omkostningsfrit vil kunne tilpasses eventuelle ændrede krav om standardiseringer på biblioteksområdet. Systemet skal være afprøvet og bruges af andre biblioteker. Referenceliste skal kunne rekvireres. Kommunen ønsker desuden en totalleverance. Tilbudsgiver skal nøje gennemlæse kravspecifikationen og i sit tilbud tage højde for de kommercielle konsekvenser, der følger af kravene. Ved valg af løsning er prisen ikke udslagsgivende. 2.0.1 Tilbudsskemaer I bilagene 1+2 har tilbudsgiver opstillet et skema til brug for vurderingen af tilbudet. Tilbudsgiver skal anvende skemaerne. 2.1 Opgaven Opgaven omfatter levering af selvbetjeningsautomater med løsning til fratagning af reserveret materiale, RFID læsere til personale, sikkerhedsgates og RFID chips til mærkning af bibliotekernes materialer. Endvidere omfatter opgaven en serviceaftale om vedligeholdelse og opdatering af software knyttet til den tilbudte RFID løsning. Leverandøren skal fremlægge et forslag til en implementeringstidsplan. Det må påregnes, at implementeringen kan påbegyndes ultimo maj / primo juni 2009. Leverandøren har ansvaret for implementeringen af systemet, herunder uddannelse af personalet i brugen af systemet. Nedenfor anføres en række krav til de enkelte dele af den tilbudte løsning. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at disse krav er minimumskrav med mindre andet anføres. Såfremt tilbudsgivers løsning ikke opfylder et eller flere af disse minimumskrav vil tilbuddet blive betragtet som ikkekonditionsmæssigt. Eneste undtagelse herfra er, hvis tilbudsgiver kan anvise en funktionalitet i sit tilbud, der kan løfte det faktiske indhold af minimumskravet. 9
2.2 Systemkrav Løsningen skal overholde alle offentlige standarder, herunder Folketingsbeslutning B103 af 2. juni 2006, hvorefter IT løsninger implementeret fra og med 1. januar 2008 skal overholde eller understøtte forskellige åbne standarder. Den tilbudte løsning skal integreres i kommunens nuværende IT miljø. Kommunen anvender Microsofts Officepakke. Eventuelle opdateringer skal kunne udrulles via MSI. Opdateringen sendes efter forhåndsgodkendelse af Frederikssund Kommunes IKT-afdeling til IKT-afdelingen. Minimumskrav nr. Funktionalitet 1. Den tilbudte løsning skal have fuld integration til bibliotekssystemet DDE-Libra 9.7 eller nyere version 2. RFID formatet skal baseres på protokollen Z39.70/SIP 1/SIP 2 3. Den tilbudte løsning skal anvende TCP/IP protokollen 4. IP adresser skal kunne opsættes og ændres af kommunens IKT-afdeling. 5. Udstyr der fysisk tilkobles kommunens pc er skal anvende et USB 2.0 stik 6. Såfremt den tilbudte løsning kræver selvstændige drivere skal disse kunne integreres med kommunens programpakke. 7. Den tilbudte løsning skal være baseret på den danske RFID datamodel, DS/INF 163-1:2005. 8. Tilbudsgiver skal tilbyde en serviceaftale. Serviceaftalen skal beskrives udtømmende. Aftalen skal kunne opsiges af kommunen med maksimalt 3 måneders varsel ikke Sæt X Beskrivelse 10
2.3 Selvbetjeningsautomater Leverandøren skal levere, opstille, tilslutte og teste 7 selvbetjeningsautomater på fire forskellige biblioteker. Samtidig ønsker Frederikssund Bibliotekerne også en løsning, hvor der er mulighed for fratagning af reserverede materialer eller andre materialer, der af anden årsag ønskes frataget. Ved tilbuddet skal vedlægges billedmateriale, der detaljeret viser automatens udseende og ergonomiske forhold og illustrerer løsningen af fratagne materialer samt betjeningsvejledninger. Minimumskrav nr. Funktionalitet 9. Foretage udlån, aflevering og fornyelse af materialer, dette gælder såvel egne materialer som fjernlån, forudsat at de er registreret i bibliotekets database. 10. Bruger skal kunne identificere sig via kort, f.eks. sygesikringskort, eller ved manuel indtastning af personlige data. 11. Bruger skal via automaten kunne anvende en pinkode. 12. Afvise brugere som ikke har tilladelse til at låne materialer, f.eks. blokerede eller ikke indmeldte/ukendte brugere. 13. Håndtere alle størrelser af biblioteksmaterialer. 14. Registrere RFID-chips programmeret med RFID Data Model i biblioteker (Dansk data model). 15. Aktivere og deaktivere materialesikring. Beskriv hvordan tyverisikringen re- og deaktiveres. 16. Registrere udlån, aflevering og fornyelser i bibliotekssystemet. 17. Forny låneperioden på enkelte materialer via funktionstast ved identifikation samt forny alle materialer med besked på skærm og på kvittering. 18. Brugeren skal kunne aflevere materialer uden at ikke Beskrivelse 11
have identificeret sig. 19. Udskrive kvittering ved udlån, aflevering og fornyelse når transaktionen afsluttes eller ved fjernelse af kort. 20. Brugeren skal kunne fravælge kvitteringen. 21. Udskrive lånerstatus, dvs. hvilke materialer der er registreret på den pågældende bruger. 22. Skal kunne vise materialer klar til afhentning. Visning skal kunne ske på skærm og kvittering. Beskriv hvordan brugeren får besked om reserverede materialer klar til afhentning. 23. Afvise materialer fra andre biblioteker materialer som ikke er registreret udlånt på et af kommunens folkebiblioteker. 24. Afvise materialer som ikke kan hjemlånes. 25. Skal ikke kunne låne reserveret materiale ud til andre end den der har reserveret det. 26. Skal kunne læse chips fra andre danske biblioteker. 27. Kunne give besked om at frasortere materiale med RFID chip og registrere korrekt ilægning i lukket vogn ved hjælp af chippen før afleveringsproceduren kan fortsætte. Materialet, der skal frasorteres, kan være reserveret materialer, fjernlåsmaterialer, materialer der skal tjekkes manuelt (f.eks. lydbøger) og materialer, som tilhører andre afdelinger i Frederikssund Bibliotekerne. Beskriv den tilbudte løsning. 28. Vise sorteringsbeskeder på skærmen ved aflevering. 29. Afvise ufuldstændige materialer både ved udlån og aflevering 30. Mediepakker skal kunne læses uden speciel håndtering (udfoldning, åbning m.m.) 31. Betjeningsskærmen skal være på dansk med mulighed for skift til engelsk. Derudover anser kommunen det for en kvalitet, hvis automaten har flere tilgængelige sprog 12
32. Automaten skal kunne gennemføre udlån, aflevering samt udskrive kvittering selvom forbindelsen til bibliotekssystemet er afbrudt 33. Automaten skal selv registrere, når forbindelsen til bibliotekssystemet er genoprettet og automatisk overføre udlåns- og afleveringsdata 34. Automaten skal kunne udskrive en liste over eventuelle komplikationer og fejl i forbindelse med overførsel af nøddata. 35. Det skal være muligt for bibliotekets personale at redigere udseendet af brugergrænsefladen, herunder skrifttype, skriftstørrelse, baggrund og tekster. 36. Lave fremhævede overskrifter på kvittering. 37. Være brugervenlig med hensyn til tekst og grafik 38. Give tydelig information om, hvad brugeren skal foretage sig både ved korrekt betjening og fejlbetjening. 39. Ved alle funktioner skal selvbetjeningsautomaten automatisk afslutte transaktionen efter en justerbar tid, hvor den ikke har været anvendt, og derefter vende tilbage til menuen. 40. RFID-antennens læsefelt skal have en størrelse der mindst svarer til et A4 ark 41. RFID-læsernes tilsluttede antenne skal være af afskærmet type, således at læsning til siderne og på undersiden af antennen er begrænset mest mulig. Beskriv dette. 42. Der skal tilbydes flere forskellige selvbetjeningsautomater til montering enten på væg, bord eller fritstående. Den fritstående løsning skal være stabil, så den ikke umiddelbart kan tippe. Designet skal være enkelt og ikke pladskrævende. 43. Være ergonomiske i forhold til brugerne og med fralægningsplads herunder med hæve- og sænkefunktion. 44. Automatisk skifte til nødudlån hvis 13
bibliotekssystem eller netværk er ude af drift. 45. Automatisk skifte til nødaflevering hvis bibliotekssystem eller netværk er ude af drift. 46. Udskrive kvitteringer ved nødsystem 47. Have mulighed for opkobling via fjernadgang fra producenten i forbindelse med service og support. 48. Softwaren skal kunne opdateres via Internettet. Beskriv hvordan dette fungerer. 49. Skal kunne betjenes vha. trykfølsom skærm. 50. Enkel at betjene af flest mulige, herunder borgere med et handicap. 2.4 RFID-læsere til personalet Leverandøren skal levere 17 RFID-læsere til personalet på kommunens fire biblioteker. Læserne skal som anført kobles til bestående pc ere med et USB 2.0 stik. De 17 RFID-læsere skal kunne anvendes samtidig, og skal kunne anvendes på forskellige arbejdspladser. Minimumskrav nr. Funktionalitet 51. Personalet skal kunne udlåne, modtage aflevering og forny såvel egne materialer som fjernlån. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af denne funktionalitet. 52. Slette data og materialesikring fra chips. 53. Slå RFID læsning til og fra. Beskriv hvordan dette gøres. 54. RFID-læseren skal være fuldt integreret til bibliotekssystemet DDE-libra, således at der ikke skal anvendes genvejstaster. Det vil sige at læseren automatisk skifter mellem de- og reaktivering af chippens tyverisikring, når der skiftes mellem de forskellige funktioner i DDElibra, udlån og aflevering. ikke Beskrivelse 14
55. Kunne læse en chips materialenummer uden at ændre sikringen 56. Konvertere stregkoder til chip 57. Ved programmering af nye materialer skal materialenummer hentes fra en centralt placeret nummersekvens, uanset hvilken arbejdsplads chippen programmeres fra, således at nummersekvensen kun lægges ind et sted. Beskriv denne funktionalitet. 58. Fungere sammen med bibliotekets nuværende scannere 59. Vise statistik over konverterede materialer. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af muligheden for statistik 60. Læse chips programmeret med Dansk Datamodel. 61. Skal kunne læse chips fra andre danske biblioteker. 62. Skal kunne udlåne flere materialer samtidig. Oplys hvor mange materialer og hvilken slags antennen kan læse samt maksimal højde på bunken. 63. Skal kunne forny flere materialer samtidig. 64. RFID-læsernes tilsluttede antenne skal være af afskærmet type, således at læsning til siderne og på undersiden af antennen er begrænset mest mulig. Beskriv dette. 2.5 Sikkerhedsgates Leverandøren skal levere, opstille, tilslutte og teste en sikkerhedsgate på hvert af kommunens fire biblioteker. Der skal gives tilbud på 6 gates, da der skal monteres 2 gates i 2 afdelinger. Der vedlægges foto af forholdene på hovedbiblioteket i Frederikssund. Tilbudsgiver skal komme med forslag til, hvorledes gaten placeres, således at man går i gennem den både, når man kommer ud fra voksenafdelingen på 1. sal og ned ad trappen fra børneafdelingen på 2. sal. Udbyder er åben overfor tilbudsgivers forslag til antal af gates på hovedbiblioteket. Der skal afgives tilbud på enkeltgates og dobbeltgates. Kommunen vil efterfølgende beslutte sig for, hvilken af de to løsninger, der skal vælges. 15
Minimumskrav nr. Funktionalitet 65. Give akustisk alarm ved gennemgang med materialer, der ikke er korrekt afsikrede. Dette gælder såvel egne materialer som fjernlån. Alarmen skal kunne indstilles i styrke. 66. Skal kun opfange signaler fra de RFID chips, der omfattes af den tilbudte løsning 67. Tilbudsgiver skal redegøre for hit-rate (målt som antal alarmer ud af 10 passager) i den tilbudte løsning. 68. Når alarmen udløses, skal gaten kunne transmittere data på det konkrete materiale til en af kommunens eksisterende pc er opstillet på biblioteket. 69. Skal have et let og elegant udseende. ikke Beskrivelse 2.6 RFID-chip Leverandøren skal levere 30.000 chips til mærkning af CD ere og DVD ere. Leverandøren skal levere 200.000 chips til mærkning af bøger. Materialesikringen skal være inkluderet i chippen. Den tilbudte løsning skal overholde DS/INF 163-1:2005. Nedenstående er ikke egentlig minimumskrav, men beskrivelser af de funktionaliteter den tilbudte løsning skal indeholde. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes funktionaliteten løftes. Ved tilbuddet skal vedlægges eksempler af disse. Nr. Funktionalitet 70. Udformningen af chips til de forskellige materialetyper 71. De fysiske mål 72. Muligheden for at genskrive ID, herunder hvor ikke Beskrivelse 16
mange gange ID kan genskrives 73. Rækkevidden af sikringen i chippen. Det forudsættes af sikringen er inkluderet i chippen. 74. Følsomhed overfor ydre påvirkninger af elektronisk art 75. Håndtering af materialer med flere chip-enheder ved udlån, aflevering og beholdningsstatistik. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af arbejdsgangen når materialer med flere chip skal beholdningsregistreres samt hvorledes dette opgøres i udlånsstatistikken. Beskriv dette. 76. Håndtering af CD ere og DVD ere, herunder eventuelle behov for speciel klargøring af materialerne og et estimeret tidsforbrug forbundet hermed. Beskriv dette. 77. Hvorledes ID numre (sekvensnumre) tildeles den enkelte chip. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af selve arbejdsgangen 78. Eventuelle rabatstrukturer ved køb af chip. 2.7 Generelle krav Her beskrives de aktiviteter, der knytter sig til implementeringen af den tilbudte løsning. Det skal understreges, at alle tilbudsgivers aktiviteter under implementeringen skal være indeholdt i de tilbudte priser. Dette gælder også transport, diæter m.v. for tilbudsgivers personale. Tilbudsgiver skal med reference til det pågældende nummer beskrive, hvorledes aktiviteten løftes, herunder hvilket estimeret timeforbrug kommunen vil have i forbindelse med den pågældende aktivitet. Nr. 79. Implementeringen skal beskrives i en projektplan, der viser tidsplanen ved en vilkårlig valgt startdato. Det påregnes, at minimum 1 af de 4 biblioteker implementeres i foråret/sommeren 2009 og at de 3 andre implementeres inden udgangen af 2009. De 17
endelige datoer fastlægges efter aftale med bibliotekschefen. 80. Tilbudsgiver skal komme med et forslag til projektorganisation, herunder forslag til implementering i form af installation, konsulentbistand til fysisk indretning, ibrugtagelse af systemet mv. 81. Tilbudsgiver skal udarbejde en plan for undervisning af personale 82. Tilbudsgiver skal udarbejde forslag til serviceaftale. Aftalen skal indeholde en hotline i bibliotekets normale åbningstid (kan ses på bibliotekets hjemmeside) 83. Tilbudsgiver skal beskrive hvilken dokumentation, der inkluderes i tilbuddet, f.eks. brugermanualer eller lignende 84. Tilbudsgivers håndtering af udvikling i RFIDteknologien 2.8 Priser Priser for standardprodukterne skal anføres i tilbudsskemaet. Priserne skal omfatte alle de med opgaven forbundne omkostninger. Priser for tilbudsgivers øvrige sortiment skal ikke oplyses. I stedet skal tilbudsgiver tilbyde en fast rabatsats i procent, på de anskaffelser kommunen foretager udover standardprodukterne. Rabatsatsen skal være gældende i hele serviceaftalens løbetid. 2.9 Fakturering Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk, jf. lov om offentlige betalinger mv. Fakturering skal ske til: Frederikssund Bibliotekerne Jernbanegade 24 3600 Frederikssund. Den elektroniske fakturering sker til EAN nr. 5798008058240. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto. 18
2.10 Prisregulering Prisen på en serviceaftale er fast til og med 1. maj 2010. Herefter kan aftalen reguleres med den fremskrivningsprocent, som kommunen anvender på kontoart 4.9. Fremskrivningsprocenten er baseret på nettoprisindekset som offentliggøres af Danmarks Statistik og fastsættes endeligt af Kommunalbestyrelsen med budgettets vedtagelse i oktober. Prisreguleringen kan derfor tidligst gøres gældende med virkning fra 1. januar. Det kan oplyses, at fremskrivningsprocenten på art 4.9 typisk udgør ca. 2-3 %. 2.11 Produktansvar og forsikringer Samtlige leverancer under denne kontrakt er omfattet af det almindelige produktansvar, jf. dansk rets almindelige regler. Ved levering, opstilling, tilslutning og afprøvning af selvbetjeningsautomater og sikkerhedsgates vil leverandøren skulle opholde sig i kommunens ejendomme og færdes blandt kommunalt ansat personale. Leverandøren vil derfor skulle tegne og opretholde forsikringer i hele ramme-aftalens løbetid, jf. bestemmelserne i kontrakten. 19