Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut relevante emner som f.eks. copyright, forvaltningslov, aktindsigt, lov om behandling af personoplysninger m.m. vil kun blive berørt overfladisk 1
LOVGIVNING Ingen egentlig lovgivning for lokalarkiver (med privatarkiver) Arkivloven dækker nogle (lokal)arkiver ( 7-arkiverne) Men husk SLAs regelsæt og anvisninger OVERSIGT OVER LOVGIVNING M.M. www.sa.dk SLAs hjemmeside (www.danskearkiver.dk) 2
ARKIVETS STATUS Lokalarkiv <> Offentligt arkiv ( 7-arkiv) Lokalarkiver har offentlig adgang, men er ikke 7- arkiver Et bibliotekstilknyttet lokalarkiv, som har offentlig adgang og drives for kommunale midler, er ikke automatisk et 7-arkiv OFFENTLIGT ARKIV ( 7-ARKIV) Offentlige arkiver har følgende formål: At sikre bevaringen af historisk værdifulde (kommunale) arkivalier At sikre muligheden for kassation af ikkebevaringsværdige (kommunale) arkivalier At stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål At vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af (kommunale) arkivalier (At udøve forskning og udbrede resultaterne heraf) 3
OFFENTLIGT ARKIV ( 7-ARKIV) Kræver aktiv handling og politisk beslutning i kommunen Organisatorisk placering Kompetence og forpligtelser i forhold til forvaltningen Lederens uddannelse og forudsætninger Sikring af bevaringsforhold Borgernes adgang til at benytte arkivalier, herunder adgang til endnu ikke-tilgængeligt materiale SLAs REGLER OG ANVISNINGER Bygger på: Gældende lovgivning ( 44-50 i arkivloven fra 2007) Administrativ praksis tavshedserklæring for alle arkivmedarbejdere Sund fornuft og omtanke Historien 4
SAMLINGERNE Lokalarkiver må ikke modtage Kommunale/statslige arkivalier eller arkivalier fra kommunale/statslige institutioner Kommunale/statslige arkivalier, der ellers skulle være kasseret Arkivalier fra visse selskaber, institutioner, foreninger m.m., som efter kulturministerens afgørelse skal aflevere til offentlige arkiver (arkivlovens 1 stk. 4) SAMLINGERNE Lokalarkiver må ikke modtage - fortsat Hittegods (arkivlovens 50) Menighedsrådsarkiver (men lokalarkiver kan søge om godkendelse til at opbevare denne type arkivalier) 5
TILGÆNGELIGHED Almindelig tilgængelighed: 20 år for arkivalier regnet fra en arkivenheds slutningsår (arkivlovens 22) 75 år for arkivalier med oplysninger om private, herunder økonomiske forhold (arkivlovens 23) (op til) 60-års regel gælder kun offentlige arkiver (arkivlovens 27), men TILGÆNGELIGHED 60-års regel kan anvendes for: enkeltpersoners/private selskabers interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger (arkivlovens 27 stk. 1. pkt. 5) Private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholds særlige karakter er påkrævet (arkivlovens 27 stk. 1. pkt. 6) 6
ARKIVADGANG Adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier kan søges af enhver (arkivlovens 30) Ansøgningen skal være: Skriftlig med identificerbar ansøger Begrundet hvad er formålet? Imødekommet/afslået inden 15 dage efter modtagelsen. ARKIVADGANG Fra ikke-tilgængelige arkivalier, hvortil der er givet adgang, må der ikke uberettiget offentliggøres videregives eller udnyttes fortrolige oplysninger, hvortil ansøger i den forbindelse har fået kendskab (arkivlovens 40) 7
ARKIVADGANG Fastsættelse af vilkår for adgangen til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier sker på grundlag af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til formålet der angives til benyttelsen ARKIVADGANG Vilkår for arkivadgang kan bl.a. være, at Oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold ikke viderebringes Der ikke rettes henvendelser til nævnte personer eller deres pårørende Dokumenter ikke gengives i deres helhed Der ikke kopieres/digitalfotograferes Ansøger skal acceptere arkivets vilkår med sin underskrift 8
AFSLUTNING Flere og flere bruger arkiverne Mange nye brugere har store forventninger Der er brug for regler/praksis for at kunne behandle alle ens Brug af reglerne gør livet lettere i arkivet Brug af reglerne gør livet lettere for andre arkiver Brug af reglerne gør livet lettere for SLA 9