Økonomiudvalget Referat fra ordinært møde 28. maj 2009 Torsdag 28.05.2009 kl. 7:30 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Årlig orientering 2009 om fælles kommunale samarbejder 4 Ændring af procedure for rykning af lån 5 Mulighed for tilbagekøb af leasede ejendomme 7 Klage af 7/4-2008 fra afdelingsbestyrelsen Frennegård Park over Hørsholm almene Boligselskab. 11 Klage af 14/9-2008 fra Erling Vind Larsen over HAB/Marieparken. 13 Etablering af madordning i Hørsholms daginstitutioner 16 Bilagsoversigt 22 Fraværende Uffe Thorndahl (up), Isabella Meyer (C), Jens Frederiksen (C), Henrik Klitgaard (B) Bemærkninger til dagsorden
Økonomiudvalget Punkt: 128 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Vivi Grandt Meddelelser Resume Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 Afbud fra: Jens Frederiksen (C), Isabella Meyer (C), Henrik Klitgaard (B) og Uffe Thorndahl (UP) Kjeld orienterede om, at Administrationen har modtaget henvendelse fra Marianne Preis (V), som spørger om kommunen vil medfinansiere et politisk arrangement, hvor de partier, der opstiller til kommunevalget i november 2009 inviteres til at deltage. Arrangementet foregår i Trommen. Administrationen har undersøgt, at kommunen ikke kan støtte politiske partier eller politiske formål uden udtrykkelig lovhjemmel. Det fremgår ikke tydeligt af partistøtteloven, om kommunen kan støtte partipolitik. Forud for sidste kommunalvalg ydede kommunen dog støtte til et lign. arrangement. Kommunen var forinden i kontakt med Statsforvaltningen, der var enig i, at der var en praksis for at kommuner gjorde det i et vist omfang under forudsætning af, at alle partier har lige adgang til at deltage. Efter arrangementet indbragte Lilly Tang denne brug af kommunale midler for Indenrigsog Sundhedsministeriet. Ministeriet svarede, at forudsat informationen var af neutral oplysende art, ville en kommunal informationsvirksomhed være lovlig. Økonomiudvalget var enige om, at kommunen kan støtte dette arrangement. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 2
Hanne Falkensten (c) ønsker at lave en rundvisning for kommende kandidater på Rådhuset lørdag eftermiddag. Rundvisningen slutter i kantinen, hvor Morten vil fortælle om kommunens budget. Kommunaldirektøren har tilkendegivet i at ville deltage i sådan en rundvisning. Kommunaldirektøren oplyste, at det er en mulighed alle partier har. Økonomiudvalget tog dette til efterretning. Kommunaldirektøren orienterede om brev fra Udlændingeservice, hvori der spørges om Hørsholm Kommune er imødekommende overfor en forlængelse af brugen af den østlige del af Sjælsmark Kaserne til indkvartering af uledsagede mindreårige asylansøgere året ud. Da der er tale om et begrænset antal børn på en begrænset del af Sjælsmark Kaserne besluttede Økonomiudvalget at se positivt på henvendelsen. Gladsaxe og København Kommuner har skrevet brev til KL om udligningsordningen. Brevet er i opposition til Svendborg og øvrige 40 kommuners henvendelse. Det er Økonomiudvalgets holdning, at det er vigtigt, at kommunerne holder sammen og at man ser på ordningen i sin helhed, hvorfor Økonomiudvalget besluttede ikke at tilslutte sig henvendelsen Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 3
Økonomiudvalget Punkt: 129 Acadre sagsnr.: 07/1164 Journalnr.: 00.17.15I08 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Trine Kristiansen Årlig orientering 2009 om fælles kommunale samarbejder Resume Økonomiudvalget ønsker én gang om året at få en orientering om nogle af de fælles kommunale samarbejder, som Hørsholm Kommune deltager i. Forslag Administrationen foreslås, at Økonomiudvlaget tager orienteringerne til efterretning. Sagsfremstilling Økonomiudvalget besluttede den 11. oktober 2007, at udvalget én gang om året skal have en orientering om arbejdet i følgende fælles kommunale samarbejder: Lokalrådet med Nordsjællands Politi, Rudersdal Hørsholm Brandvæsen, Hovedstadsregionens Naturgas I/S og Nordforbrændingen I/S. Repræsentanter fra disse samarbejder er derfor jf. neden for inviteret til at give udvalget en orientering torsdag den 28. maj 2009, kl. 8.00-9.00: Kl. 8.00 - Lokalrådet med Nordsjællands politik ved Freddy Bech Kensen Kl. 8.15 Rudersdal Hørsholm Brandvæsen ved Jesper Djurhus Kl. 8.30 Hovedstadsregionens Naturgas I/S ved Birger Bøgeblad Kl. 8.45 Nordforbrænding I/S ved Jan Olsen Sagens tidligere behandling Sidste orientering var den 12. juni 2008. Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 I Økonomiudvalgets møde deltog repræsentanter fra de nævnte 4 kommunale samarbejder. Økonomiudvalget tog orienteringerne til efterretning. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 4
Økonomiudvalget Punkt: 130 Acadre sagsnr.: 09/3121 Journalnr.: 16.16.13P05 Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lasse Michaelsen Ændring af procedure for rykning af lån Resume Kommunens regler for rykning i prioriteringen i forbindelse med lån til betaling af ejendomsskatter bør revurderes. Forslag Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget tager stilling til: at der ikke rykkes for lån, hvor der ikke indfries eksisterende lån i ejendommen at der alene meddeles rykning i de tilfælde, hvor kommunen efter loven har pligt hertil Sagsfremstilling I henhold til Lov om lån til betaling af ejendomsskatter skal kommune yde lån til pensionister og efterlønsmodtagere til betaling af ejendomsskatter mv. Til sikkerhed for lånet med påløbne renter skal der tinglyses et skadesløsbrev i ejendommen. Skadesløsbrevets pålydende skal have pantret inden for senest ansatte ejendomsværdi. Endvidere skal skadesløsbrevet have oprykkende prioritet. Kommunens pant skal rykke i prioriteringen ved omlægning af eksisterende lån, hvis det ikke overstiger restgælden + omkostninger, og som allerede har sikkerhed forud for kommunens lån. Kommunen kan vedtage at rykke tilbage for nye realkreditlån. I Hørsholm Kommune administeres ordningen således: Kommunen rykker for realkreditlån, hvis der er plads inden for 75 % af ejendomsvurderingen. Det vil sige, at kommunen giver Realkreditinstitutionerne ret til en 1. prioritet, uanset lånets størrelse og uanset, at kommunens pant tidligere har haft en bedre placering. Økonomi/personale Som følge af faldende huspriser, som ofte ligger under den offentlige ejendomsvurdering, betyder det, at Hørsholm Kommune risikerer at stå uden sikkerhed for indfrielse af skadesløsbrevene. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 5
Der er endnu ikke set eksempler på dette, men pensionsafdelingen modtager stadig flere henvendelser om, hvorvidt de vil aflyse skadesløsbrevene, hvis der ikke er dækning for pantet inden for handelsprisen, og om de i forbindelse med ny låntagning vil rykke til fordel for det nye lån, altså lån, som hele tiden har stået efter kommunens pant. Status pr. 7. maj 2009 Kommunen har udstedt skadesløsbreve for i alt 296 mio kr. Der er alene i 1. kvartal foretaget rykninger for i alt 16. mio kr. Sagens tidligere behandling Økonomiudvalget behandlede emnet tilbage i december 2002, hvor udvalget besluttet at tillægslån der optages uden indfrielse af eksisterende lån skal kunne placeres inden for 75 % af den seneste ejendomsvurdering. Udvalget besluttede således, at skadesløsbrevet skal ligge inden for de sidste 25 % af ejendomsværdien. Bilag - Ændring af procedure for rykning af lån Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 Godkendt således at der ikke rykkes for lån, hvor der ikke indfries eksisterende lån i ejendommen og at der alene meddeles rykning i de tilfælde, hvor kommunen efter loven har pligt hertil. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 6
Økonomiudvalget Punkt: 131 Acadre sagsnr.: 09/7015 Journalnr.: 82.01.00S00 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Marianne Vig Skoven Mulighed for tilbagekøb af leasede ejendomme Resume Hørsholm Kommune kan i øjeblikket benytte sig af en option i leasingkontrakten med Danske Leasing og tilbagekøbe seks leasede ejendomme pr. 31.12.09: Ahornvej, Gasværksvej, Møllevænget, Stadion Allé, Usserød Kongevej og Sdr. Jagtvej. Administrationen har vurderet, at det under de nuværende omstændigheder med et lavt renteniveau ikke vil være fordelagtigt at købe ejendommene tilbage. Kommunen bør i stedet udnytte det lave renteniveau og acceptere Danske Leasings tilbud om at låse leasingafgiften til et fast lavt renteniveau på ca. 3,3 pct. frem til 2013. Forslag Administrationen anbefaler, at økonomiudvalget indstiller til Kommunalbestyrelsen at: tilbagekøbsoptionen på 6 leasede ejendomme ikke udnyttes i 2009. acceptere Danske Leasings tilbud om fast forrentet afdrag på de leasede ejendomme i perioden 2009 til 2013. Sagsfremstilling Hørsholm Kommune indgik i 1997 en aftale med Nordania Ejendomsleasing nu Danske Leasing om salg og efterfølgende leasing af en række ejendomme i kommunen. Kontrakten løber frem til 2017, hvorefter Hørsholm Kommune er forpligtet til at tilbagekøbe ejendommene. Der ligger i kontrakten en mulighed for at købe ejendommene tilbage på nogle givne tidspunkter. I 2007 benyttede Hørsholm Kommune sig af en tilbagekøbsklausul og tilbagekøbte nogle af ejendommene, da det på dette tidspunkt blev vurderet at være fordelagtigt. Der foreligger nu endnu en option på at købe ejendomme tilbage pr. 31.12-09. De omtalte ejendomme og tilbagekøbssummen fremgår af tabel 1. Ud over de nævnte ejendomme i tabel 1 leaser Hørsholm Kommune en ejendom på Skovvænget, hvor næste tilbagekøbsoption er pr. 01.04-2013. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 7
Tabel 1: Tilbagekøbssum for de seks ejendomme Tilbagekøbspris I kr. pr. 31.12.09 Ahornvej 6.233.500 Gasværksvej 1.781.000 Møllevænget 3.014.000 Stadion Allé 2.192.000 Usserød Kongevej 2.329.000 Sdr. Jagtvej 3.288.000 I alt 18.837.500 I forbindelse med tilbagekøbet i 2007 besluttede forligspartierne bag budget 2008, at muligheden for tilbagekøb af de resterende leasede ejendomme pr. 31. december 2009 skulle vurderes i sammenhæng med salget af: Den vestlige del af Møllevænget, Dronningvej 2, Kokkedal Allé 1, Rungsted Strandvej 275, havnearealet samt Blovstrødboligerne. I det nedenstående gennemgås først vurderingen af tilbagekøb af de leasede ejendomme i 2009, og herefter muligheden for salg af de andre omtalte ejendomme. Vurdering af tilbagekøb af ejendomme i 2009 Administrationen har sammenlignet udgifterne ved at tilbagekøbe de leasede ejendomme i 2009, hhv. i 2013, hvor den næste tilbagekøbsoption foreligger, samt i 2017, hvor kontrakten med Danske Leasing udløber. Vurderingen af den samlede udgift ved køb fremgår af tabel 2 nedenfor. Beregningerne bygger på følgende forudsætninger: Købssummen for ejendommene i 2009, 2013 hhv. 2017 ligger fast, som de står i kontrakten. Udgifterne til tinglysning og gebyr er den samme uanset tidspunkt for tilbagekøb. Der skal betales leasingafgift frem til køb af ejendommen. Leasingafgifterne i de enkelte år er opgjort ud fra Danske Leasings tilbud om en fast leasingafgift baseret på en fast rente. Dette tilbud uddybes længere nede. Rentetab angiver den renteindtægt, som kommunen alternativt kunne opnå ved at investere købssummen i eks. obligationer i perioden 2009-2017 hhv. 2013-2017. Det er antaget, at forrentningen i gennemsnit vil være 4 pct. Tabel 2: Vurdering af samlet udgift ved køb i hhv. 2009, 2013 og 2017 i 2009-p/l Køb af ejendomme pr. 31.12.09 Køb af ejendomme pr. 31.12.13 Køb af ejendomme pr. 31.12.17 Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 8
Købssum 18.837.500 12.483.110 4.960.062 Tinglysning og gebyr 399.900 399.900 399.900 Betalt leasingafgift 1.876.201 9.201.470 16.247.715 Rentetab 2.782.993 1.015.116 I alt 23.896.594 23.099.596 21.607.677 Note: Beløbene er tilbagediskonteret ud fra de officielle satser. Som det fremgår af tabellen, vil det på nuværende tidspunkt med de ovennævnte forudsætninger ikke kunne betale sig at tilbagekøbe de leasede ejendomme. Det vil koste 23,9 mio. kr. at tilbagekøbe ejendommene pr. 31.12-09 (inkl. rentetab ved ikke at have investeret beløbet i obligationer frem til 2017), mens den tilsvarende udgift ved køb i 2013 hhv. 2017 er 23,1 mio. kr. hhv. 21,6 mio. kr. (09-pl). At det ikke kan betale sig at købe ejendommene tilbage i 2009 skyldes blandt andet, at de fremtidige leasingafgifter i beregningen bliver fastlåst til en lavere rente frem til 2013. Fastlåsningen følger et tilbud, som Hørsholm Kommune har indhentet fra Danske Leasing. Tilbuddet indebærer, at Hørsholm Kommune omlægger leasingafgiften fra at den pt. varierer med Nationalbankens udlånsrente, til at leasingafgiften ligger fast de næste 4 år. Danske Leasing har ikke ønsket at oplyse det renteniveau, der ligger til grund for deres tilbud om fast afdrag. Ud fra tidligere års leasingafgifter og en vurdering af den gennemsnitlige NIBS-rente for de pågældende år skønner administrationen dog, at den faste leasingafgift i tilbuddet er baseret på et renteniveau på ca. 3,3 pct. Til sammenligning lå det gennemsnitlige renteniveau for NIBS-renten i 2007 på ca. 4,1 pct., og i 2008 på ca. 4,5 pct. Administrationen anbefaler derfor, at økonomiudvalget indstiller til Kommunalbestyrelsen at tage imod Danske Leasings tilbud om fast leasingafgift, såfremt de leasede ejendomme ikke tilbagekøbes i 2009. Salg af boliger Det blev i budgetaftalen for 2008-2011 aftalt at afhænde en række boliger, med henblik på at finansiere tilbagekøbet af de leasede ejendomme. Det drejer sig om: - Den vestlige del af Møllevænget - Dronningvej 2 - Kokkedal Alle 1 - Rungsted Strandvej 275 - Blovstrødboligerne - Havnearealet Det må dog konstateres, at den igangværende økonomiske krise har betydet markante fald i priserne på ejendomme i Danmark. Indtægterne ved salg af ovennævnte boliger vil også være påvirket negativt af udviklingen i boligpriserne. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 9
Et eventuelt salg af boligerne vil tillige ikke være aktuelt i relation til, at administrationen anbefaler ikke at udnytte tilbagekøbsoptionen på de leasede ejendomme i 2009. Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 Økonomiudvalget godkendte administrationens indstilling om at Tilbagekøbsoptionen på 6 leasede ejendomme ikke udnyttes i 2009 Acceptere Danske Leasings tilbud om fast forrentet afdrag på de leasede ejendomme i perioden 2009 til 2013. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 10
Økonomiudvalget Punkt: 132 Acadre sagsnr.: 08/9935 Journalnr.: 03.11.00K09 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Elisabeth Boelskifte Klage af 7/4-2008 fra afdelingsbestyrelsen Frennegård Park over Hørsholm almene Boligselskab. Resume Ved skrivelse af 7/4-2008 klagede afdelingsbestyrelsen i Frennegård Park over Hørsholm Almene Boligselskab, idet klager gjorde gældende, at selskabsbestyrelsen i HAB ikke respekterer beboerdemokratiet vedr.: 1) beboernes og afdelingsbestyrelsens demokratisk vedtagne ønsker, 2) at selskabsbestyrelsen tilsidesætter beslutningerne i et allerede vedtaget budget, 3) at selskabet uden godkendelse fra afdelingsbestyrelsen indsætter en fælles driftsleder til at varetage pasningsarbejderne i boligafdelingen og 4) at selskabsbestyrelsen fuldstændig ser bort fra vedtægternes 17, stk. 10, hvoraf det fremgår, at ansættelse af en ejendomsmester skal godkendes af afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen har som følge af klagepunkterne bedt Kommunalbestyrelsen om at omgøre selskabsbestyrelsen i HAB s beslutning om etablering af fælles driftsgruppe til varetagelse af afdeling Frennegård Park s daglige drift. Sagen er blevet skriftvekslet med HAB v/ DAB og klager siden klagens modtagelse.på forespørgsel af 17/3-2009 har klager ved skrivelse af 30/3-2009 meddelt, at klagen fastholdes. Forslag Efter lov om drift af almene boliger 109, stk. 1 og efter 164 i almenboligloven følger, at den kommunalbestyrelse, der fører tilsyn med henholdsvis boligorganisationer og afdelinger påser, at driften er i overensstemmelse med bestemmelserne herom i lov om almene boliger, lov om leje af almene boliger samt bestemmelser, der er udstedt i medfør af disse love og boligorganisationernes vedtægter, ligesom kommunalbestyrelsen fører tilsyn med de almene boligorganisationer. Efter en samlet vurdering af sagens oplysninger, herunder særligt det forhold, at afdelingsbestyrelsen Frennegård Park selv har været med til at vedtage beslutningen om etablering af en fælles driftsgruppe, herunder de oplysninger, som HAB v/dab er fremkommet med under sagen, findes der efter en samlet vurdering af sagens oplysninger ikke grundlag for at kritisere HAB v/ DAB i forbindelse med etablering af en fælles driftsgruppe, herunder indberetning til Velfærdsministeriet, hvorfor administrationen indstiller, at ØU afviser den indgivne klage. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 11
Sagsfremstilling HAB v/ DAB har ved skrivelse af 29/5-2008 oplyst, at det forholder sig således, at samtlige boligafdelinger i Hørsholm almene Boligselskab fortsat er selvstændige enheder med hver deres økonomi. I hvert af de tre driftscentre i selskabet er der etableret et driftsfællesskab omkring mandskab og materiel. Der er etableret fordelingsnøgle efter antal boligenheder. Ingen boligafdelinger har i forbindelse med driftfællesskabet skulle betale mere til materiel endsige mandskab end de gjorde før driftfællesskabet. Der er derfor ikke tale om sammenblanding af de økonomiske midler boligafdelingerne imellem. Et af argumenterne for etablering af driftscentre har været at opnå mere rationelle metoder til løsning af de arbejdsopgaver, der er i hver enkelt boligafdeling. Der er derfor ikke tale om forringelse af serviceniveauet, men det er klart, at der med nyt mandskab vil være en indkøringsperiode, hvor der er forhold, der skal justeres. Efter vores overbevisning er der ikke tale om, at beboernes følger sig utrygge ved de nye folk, der arbejder i afdelingen, der alle er iført beklædning, hvoaf det tydelig fremgår, at der er tale om mandskab for driftcentret. Frennegård Park har endvidere opnået betydelige besparelser ved driftsammenlægningen, herunder alene kr. 294.000,00 vedr. maskinel. Den nye organisationsplan blev vedtaget på et selskabsbestyrelsesmøde den 29/11-2006 og ejendomsfunktionærerne blev kort efter orienteret om den forestående organisationsænsring. HAB v/ DAB har tilbagevist klagers påstand om, at beboerdemokratiet ikke respekteres, at budgettet er tilsidesat og at vedtægternes 17, stk. 10 skulle være overtrådt. ( Af vedtægter for Det selvejende Boligselskab Hørsholm almene Boligselskab fremgår af 17, stk. 10 følgende : " Ansættelser og afskedigelse af ledende funktionærer i afdelingen sker efter forudgående drøftelse med afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal orienteres om ansættelse og afskedigelse af øvrige funktionærer ". Da klager ved skrivelse af 23/6-2008 fastholdt, at denne bestemmelse ikke var overholdt af HAB v/ DAB, oplyste sidstnævnte ved skrivelse af 13/8-2008, at det var en forudsæting for etableringen af driftscentrene, at ingen ejendomsfunktionærer skulle have ændret ansættelsesforhold, men at tilpasningen af mandskab skulle ske ved naturlig afgang blandt personalet i de involverede afdelinger. Det var således helt i overensstemmelse med den af selskabet trufne beslutning, at Frennegård Park skulle fortsætte under den tidligere ansatte områdeleder i driftcentret ved ejendomsmesterens fratræden. Der er således ikke sket nyansættelser af ejendomsmester/områdeleder efter ejendomsmesterens fratræden og vedtægternes 17, stk. 10 har således ikke været i anvendelse efter den tidligere ejendomsmesters fratræden som en følge af selskabets trufne beslutning om etableringen af driftscentrene, idet områdelederen for Frennegård Park allerede var ansat ved driftcentrenes indgåelse. Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 Godkendt. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 12
Økonomiudvalget Punkt: 133 Acadre sagsnr.: 08/20576 Journalnr.: 03.11.00K00 Sagsforløb: ØU - KB. - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Elisabeth Andreasson Klage af 14/9-2008 fra Erling Vind Larsen over HAB/Marieparken. Resume Erling Vind Larsen har den 14/9-2008 sendt en klage til Kommunalbestyrelsen i Hørsholm, idet klager gør gældende, at HAB, Marieparken uberettiget skulle have betalt et beløb i størrelsesordenen kr. 500.000,00-600.000,00 for et renoveringsarbejde foranlediget af konstateret skimmelsvamp udført af SKANSKA, som iflg. klager kun skulle have kostet ca. kr. 200.000,00. Klager har endvidere gjort gældende, at HAB/Marieparken skulle have betalt beløbet til SKANSKA uden at HAB s bestyrelse havde accepteret dette og at beløbet er trukket fra HAB s henlæggelser. Forslag Efter lov om drift af almene boliger 109, stk. 1 og efter 164 i almenboligloven følger, at den kommunalbestyrelse, der fører tilsyn med henholdsvis boligorganisationer og afdelinger påser, at driften er i overensstemmelse med bestemmelserne herom i lov om almene boliger, lov om leje af almene boliger samt bestemmelser, der er udstedt i medfør af disse love og boligorganisationernes vedtægter, ligesom kommunalbestyrelsen fører tilsyn med de almene boligorganisationer. Efter en samlet vurdering af sagens oplysninger, findes der ikke grundlag for at kritisere HAB/Marieparken ved DAB for dispositionerne i forbindelse med skimmelsaneringen af Marieparken, herunder indberetning til Velfærdsministeriet, hvorfor administrationen indstiller, at ØU afviser den indgivne klage. Sagsfremstilling Klager har den 8/12-2008 begrundet sin klage og klagen har været sendt til udtalelse hos HAB, som den 6/1-2009 har henvist til sin redegørelse af 20/8-2008 over sagsforløb og økonomi for Marieparkens tagrenovering. HAB, Marieparken har oplyst, at der i februar 2006 blev fundet massive forekomster af skimmelvækst i Marieparkens tagkonstruktion, hvorefter DAB s juridiske sektion forhandlede med Byggeskadefonden og SKANSKA A/S for at finde en løsning på skimmelproblemet. Efter flere forhandlinger med SKANSKA A/S indvilligede firmaet i maj 2007 i at foretage den nødvendige skimmelsanering af tagrummene. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 13
Den ventede skimmelsanering stoppes imidlertid i juni 2007 af SKANSKA A/S, idet firmaet henviser til en voldgiftssag, hvor byggeskadefonden blev frifundet for at afrense skimmelvækst i et tagrum. I denne dom blev der lagt vægt på. at loftrummet ikke indgik i det beboede areal, og at beboerne ikke nødvendigvis skulle have adgang til loftsrummet. Sagen blev igen gennemgået af DAB s jurister, som fastholder kravet om afrensning af skimmelvæksten overfor SKANSKA A/S og henviste i denne forbindelse til, at skimmelvæksten i Marieparken er forårsaget af den mangelfulde udførelse af dampspærren imellem loft og tagrum samt en utilstrækkelig ventilering af loftrummet. Ved et møde i juli 2007 mellem DAB og SKANSKA blev omfanget af sidstnævntes afhjælpningspligt i forhold til de konstaterede mangler i tagkonstruktionen afklaret og SKANSKA A/S påtog sig igen ansvaret for fjernelsen af skimmelvæksten, dog med den indsigelse, at afdelingen Marieparken skulle betale for den forbrugte levetid på taget svarende til de 8-10 år, som afdelingen har eksisteret. Iflg. aftale mellem parterne indhentede SKANSKA A/S herefter tilbud på skimmelsaneringen fra firmaerne Phønix Tag og Skana Entreprise A/S. Phønix Tag fremsendte en tilbudspris på kr. 3.991.431,25 incl. moms, medens Skana Entreprise A/S fremsendte en tilbudspris på kr. 3.607.500,00 incl. moms. Man valgte Skana Entreprise A/S som den lavestbydende til skimmelsaneringen. Byggesagen opstartes i maj 2008 og afsluttes sidste i juli 2008. Under renoveringen bliver der fundet forskellige byggefejl, som SKANSKA A/S udbedrer for egen regning og uden yderligere omkostninger for Marieparken. Der bliver dog også fundet flere uforudsete fejl, som SKANSKA A/S ikke kan gøres ansvarlig for, herunder installation af ulovlige indbygningsspots udført af beboerne, som blev udbedret. Ud over skimmelsaneringen blev der i samråd med afdelingsbestyrelsen udført forbedringer på bygningerne i Marieparken i form af montering af insektspærring i udluftningsåbningerne og en øget isolering af elevatorskaktenes sider i loftsrummet, hvilket uforudsete forbedringer beløb sig til kr. 101.436,25 incl. moms. Tilbudsprisen fra Skana Entreprise A/S kr. 3.607.500,00 incl. moms, men fratrukket udgifterne til en total overdækning af ejendommen, som blev fravalgt, hvorefter den samlede pris blev kr. 2.795.000,00 incl. moms. Den samlede pris kr. 2.795.000,00 blev fordelt med kr. 2.292.500,00 til SKANSKA A/S og kr. 502.500,00 til Marieparken. Af regningen til SKANSKA A/S på sidstnævnte beløb indvilligede SKANSKA A/S således udover det aftalte at betale kr. 62.500,00 for etablering af ventilationsspalter i kippen for at skabe en bedre ventilation, ligesom SKANSKA A/S betalte kr. 456.250,00 for udskiftning af det øverste isoleringslag, hvorved Marieparken fik en bedre isolering af loftsrummet uden beregning. Marieparkens samlede udgift til skimmelrenoveringen har således beløbet sig til kr. 502.500,00 plus kr. 101.346,00 til isolering af elevatorskakterne, eller ialt kr. 603.936,00. Den 17/11-2007 besluttede HAB at yde Marieparken et tilskud fra selskabets dispositionsfond på kr. 400.000,00, hvorefter Marieparkens endelige udgift til skimmelsaneringen blev på kr. 203.936,00. HAB har endelig oplyst, at formand for selskabsbestyrelsen i HAB, hr. Christian Balle Hansen deltog i mødet den 25/1-2008. Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 Erling Vind Larsen mødte op på Rådhuset kl. 7.30 for at overvære Økonomiudvalgets behandling af sagen. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 14
Administrationen afviste Erling Vind Larsen, idet Økonomiudvalgets møder ikke er åbne. Der er dog mulighed for at få foretræde for udvalget, jf. de vedtagne regler om spørgetid. Økonomiudvalget besluttede derfor at udsætte sagen til næste møde og at invitere Erling Vind Larsen til spørgetid. Samtidigt gjorde økonomiudvalget gældende, at Christian Balle Hansen orienteres herom og om muligheden for spørgetid. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 15
Økonomiudvalget Punkt: 134 Acadre sagsnr.: 09/8432 Journalnr.: 82.04.00I00 Sagsforløb: BSU-ØU-KB - Åben sag Mødedato: 28.05.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Lone Skovsbøl Etablering af madordning i Hørsholms daginstitutioner Resume Folketinget har ved lov nr. 1148 af 3.12.2008 om Ændring af Dagtilbudsloven besluttet, at der skal indføres madordninger i alle landets daginstitutioner for førskolebørn, og det betyder konkret, at alle daginstitutioner skal tilbyde børnene et sundt frokostmåltid mad og drikke, men uden krav om, at der skal være tale om kold eller varm mad, økologisk eller ikke-økologisk. Der skal etableres madordninger i kommunens 22 institutioner for 0-6 årige (1225 børn) samt institutionslignende forløb (sproggrupperne). Forslag Administrationen anbefaler, at der i Hørsholm kommunes daginstitutioner sikres overholdelse af lovændringen om indførelse af et sundt frokostmåltid for alle 0-6 årige ved etablering af egenproduktion i 12 institutioner og modtagekøkken i 7 institutioner (samt naturbørnehaven). Modtageinstitutionerne modtager maden fra konkrete omkringliggende institutioner. Der søges dispensation m.h.t. til etablering af madordning for de to institutioner, der befinder sig i tidsbegrænsede lejemål m.h.p. fortsættelse som fælles institution i den nye klimainstitutions rammer. Anlæg: Administrationen anbefaler, at den billigst mulige og forsvarlige løsning vælges, hvilket vil sige, at etablering af 12 produktions- og 7 modtagekøkkener forventes at kunne holdes inden for en ramme på 6,3 mill. kr. +/- 15%, hvilket svarer til ca. 1 mill kr. til uforudsete udgifter. Det anbefales, at der etableres en anlægspulje på 6,3 mill kr. på følgende måde: 50% af beløbet svarende til 3,15 mill. kr. ansøges som tillægsbevilling, 25 % af udgiften svarende til 1,575 mill.kr. - afholdes af institutionerne, således at hver institution afholder 25% af udgiften til deres egen anlægsudgift, 25% af udgiften svarende til 1,575 mill. kr. - afholdes af en fælles pulje, som institutionerne bidrager til på baggrund af enheder (nøgletal). Drift: Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 16
Administrationen anbefaler, at egenbetalingen hæves fra de nuværende 25% til 30% til delvis dækning af omkostningerne ved indførelse af madordning i samtlige institutioner med 5,4 mill kr. Administrationen anbefaler, at der i Budget 2010-2013 afsættes driftsmidler til madordningerne på min. 2,1 mill kr. årligt suppleret med udgifter til muligt fælles vikarkorps eller alternativ hertil samt forventede transportudgifter, når der er taget stilling til transportens art og omfang. Forslag til fordeling af midlerne vil foreligge her efter en nærmere analyse af behov og muligheder. Administrationen anbefaler, at der som etableringshjælp ydes tilskud med 75% til udgiften til nødvendige kortvarige hygiejnekurser. Udgiften til denne etableringshjælp finansieres indenfor rammen. Efterfølgende afholdes udgiften af den enkelte institution. Administrationen anbefaler, at der ved rekruttering af køkkenpersonale stilles krav om de krævede udvidede hygiejnekompetencer, så det kun undtagelsesvist vil være en kompetence, man skal erhverve sig efter ansættelsen. Sagsfremstilling I forbindelse med udarbejdelse af redegørelse vedrørende madordninger i Hørsholm kommune er samtlige daginstitutioners personale og forældrebestyrelser/forældreråd skriftligt blevet bedt om en tilkendegivelse af, hvilken af 3 mulige former for madordning man ønsker for egen institution. De 3 former er henholdsvis egenproduktion, mad leveret fra ekstern leverandør og endelig etablering af central- eller storkøkken(er) med leverance til daginstitutionerne. Tilkendegivelserne fra både institutionernes personale og forældrene går entydigt i retning af ønske om henholdsvis egenproduktion og alternativt modtagekøkken for kommunal produktion via storkøkken. Der er modtaget i alt 19 tilkendegivelser ud af 23 mulige. Dagplejen er undtaget fra reglerne, det samme gælder Mini-SFO erne, og m.h.t. naturbørnehaven etableres samarbejde med nærliggende institution, og det kan ligeledes etableres vedr. sproggrupperne. Der søges dispensation i Velfærdsministeriet for etablering af madordning for de 2 institutioner, der lukkes ved etablering af den nye klimainstitution - Alternativt etableres midlertidig leverance fra anden institution i 2010, men som særordning, dvs. uden at etablere egentligt modtagekøkken i henholdsvis bygning og pavilloner, hvor lejemålet kort tid efter ophører i forbindelse med ibrugtagning af den nye institution (af hensyn til omkostningerne hertil). Ifl. Ejendomsservice vil renoveringerne af køkkenerne kunne nås inden 1. januar 2010, idet der afsættes følgende til de enkelte opgaver: Modtagekøkkener - ca. 1,5 2 mdr. Produktionskøkkener - ca. 3 mdr. Udbygning af Usserødhave ca. 7-8 mdr. Forud for renoveringen skal afsættes tid til planlægning, projektering samt øvrige opgaver vedrørende byggeprocessen. Ejendomsservice og Skole og Institution koordinerer i fællesskab opgaven. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 17
Økonomi/personale Anlæg: Ved en total udskiftning af køkkenerne, hvor fordelagtige tilbud på eks. køkkenmoduler og hvidevarer forventes at kunne indhentes, beløber de samlede anlægsudgifter sig ifl overslag til 10,1 mill. kr. incl. egentlige bygningsmæssige ændringer og en enkelt tilbygning. Et produktionskøkken etableres for 750.000 kr., et modtagekøkken for 100.000 kr. Ved en renovering, hvor mest muligt af eksisterende inventar bevares, og hvor der kun etableres hæve-sænkeborde i krævet omfang, og hvor eksisterende hvidevarer bevares og kun udskiftes, hvor det er påkrævet af hensyn til den kommende større madproduktion, beløber de samlede anlægsudgifter sig ifl. overslag til 7,2 mill. kr. (+/- 15%). I dette beløb forventes etablering af 7 modtagekøkkener og 12 produktionskøkkener, hvoraf det ene allerede fungerer. Administrationen anbefaler, at den billigst mulige og forsvarlige løsning vælges, hvilket vil sige, at etablering af 12 produktions- og 7 modtagekøkkener forventes at kunne holdes inden for en ramme på 6,3 mill. kr. +/- 15%. (Beløbet er i forhold til det anførte i redegørelsen til aprilkonferencen reduceret med 0,9 mill. kr. vedr. udgiften til Usserødhaves udbygning). For så vidt angår tilbygningen til Usserødhave anslås 1 mill kr. (af de anslåede 1,9 mill kr.) at vedrøre etablering begrundet i forpligtelsen til at etablere madordning, og det er alene denne udgift der medtages ved fordelingen af udgiften. Den resterende udgift forventes institutionen selv at bære. Det anbefales derfor, at der etableres en anlægspulje på 6,3 mill kr. på følgende måde: 50% af beløbet svarende til 3,15 mill. kr. ansøges som tillægsbevilling, 25 % af udgiften svarende til 1,575 mill.kr. - afholdes af institutionerne, således at hver institution afholder 25% af udgiften til deres egen anlægsudgift, 25% af udgiften svarende til 1,575 mill. kr. - afholdes af en fælles pulje, som institutionerne bidrager til på baggrund af enheder (nøgletal). Drift: Udgiften til løbende drift af madordninger i samtlige institutioner forventes ikke at kunne holdes inden for den forøgede indtægt via egenbetalingen, da både selve madproduktionen og de forøgede personalemæssige ressourcer udgiftsmæssigt overstiger den forventede indtægt, der fremkommer ved en stigning i egenbetalingen fra 25 % til 30 %. Den forventede indtægt udgør ca. 5,4 mill. kr. på årsbasis. Beregningsgrundlaget er den nuværende bruttodriftsudgiftsmodel. Indtægten pr. barn under 3 år stiger med 653 kr. mdl., for børn over 3 år 339 kr. mdl. Forældre med økonomisk friplads- eller søskendetilskud vil fortsat kunne opnå disse tilskud. Egenbetalingen vil inkludere udgiften til madordning og derfor medføre, at forældre med delvis økonomisk fripladstilskud vil opleve at skulle betale mere svarende til at dagtilbudsydelsen også omfatter mere, nemlig madordningen. Forøgelsen af egenbetalingen vil medføre en forøget kommunal udgift på disse to områder. Administrationen anbefaler, at egenbetalingen hæves fra de nuværende 25% til 30% til delvis dækning af omkostningerne ved indførelse af madordning i samtlige institutioner med 5,4 mill kr. Den daglige udgift til madproduktion anslås at beløbe sig til min. 25 kr. pr. barn, og i dette beløb er inkluderet udgiften til både mad og personale. Den samlede merudgift for 1225 Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 18
børn i 230 dage beløber sig til 7.043.750 kr. pr. år. Hvis der driftsmæssigt regnes med en merudgift på 7,5 mill kr., er der også taget højde for forventede merudgifter til dækning af vedligehold, vand, varme etc., hvorimod udgift til transport fra produktionskøkken til modtagekøkken ikke er beregnet. Hvis der kostmæssigt regnes med en udgift på 10 kr. pr. dag pr. barn, vil der til ekstra personaleudgifter være kr. 4,7 mil. kr, hvilket harmonerer med beregningen i Bilag 3 til Redegørelsen. Hvis der etableres et fælles vikarkorps til produktionskøkkenerne (ved ferie og sygdom), skal der afsættes lønmidler hertil også. Administrationen anbefaler, at der i Budget 2010-2013 afsættes driftsmidler til madordningerne på min. 2,1 mill kr. årligt suppleret med udgifter til muligt fælles vikarkorps eller alternativ hertil samt forventede transportudgifter, når der er taget stilling til transportens art og omfang. Forslag til fordeling af midlerne vil foreligge her efter en nærmere analyse af behov og muligheder. Uddannelsesmæssigt vil der som startudgift være en ikke beregnet udgift til et såkaldt lille hygiejnekursus, som en stor del af medarbejderne i institutionerne bør have både i modtageinstitutioner og produktionskøkkenerne. Administrationen anbefaler, at der som etableringshjælp ydes tilskud med 75% til udgiften til disse kurser. Udgiften til denne etableringshjælp finansieres indenfor rammen. Efterfølgende afholdes udgiften af den enkelte institution. Det egentlige køkkenpersonale de, der forbereder og tilbereder maden forventes at skulle deltage i stort hygiejnekursus af 2 ugers varighed, hvis kompetencerne ikke er der ved ansættelsen. Administrationen anbefaler, at der ved rekruttering af køkkenpersonale stilles om de krævede kompetencer, så et kun undtagelsesvist vil være en kompetence, man skal erhverve sig efter ansættelsen. Bevillingsskema Tillægsbevilling Drift/anlæg m.v Indeværende år Politikområde: 30 Anlæg 3.150.000 Politikområde: 30 Anlæg 1.000.000 Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 Politikområde: 30 Drift 2.100.000 Politikområde: 30 Drift -1.575.000 Politikområde: 30 Anlæg 1.575.000 Politikområde: 30 Drift -1.575.000 Politikområde: 30 Anlæg 1.575.000 I alt 4.500.000 2.100.000 0 0 Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 19
Politikområde: 30 Anlæg 3.150.000 Politikområde: 30 Anlæg 1.000.000 Politikområde: 30 Anlæg 1.575.000 Politikområde: 30 Anlæg 1.575.000 I alt 7.300.000 0 0 0 Kommunikation Sagen behandles i BSU, videresendes til ØU og til endelig beslutning i KB. Sagens tidligere behandling Redegørelse om Madordninger med bilag blev præsenteret første gang på Aprilkonferencen 24.4.2009. Bilag - Redegørelse om indførelse af madordning i daginstitutionerne i Hørsholm Kommune - Bilag 1 - Madordninger - oversigt over egenproduktion - Bilag 2 - Madordninger - økonomisk overslag over anlæg - Bilag 3 - Madordninger - Økonomisk overslag drift - Bilag 4- Madordninger - Oversigt over tilkendegivelser - Bilag 5 - Madordninger - Lovteksten - Bilag 6 - Produktion og levering af mad ved valg af primært modtagerkøkkener - Bilag 7 - Anlægsudgifter ved etablering af madordninger Noter til bilag - Redegørelse af 14.4.2009 om Madordninger - Bilag 1 til Redegørelsen: Oversigt over muligheder for egenproduktion/modtagefunktion vedr. madordninger - Bilag 2 til Redegørelsen: Økonomisk overslag for etablering af madordning på daginstitutioner fra 0-6 år i Hørsholm kommune pr. 13.4.2009 - Bilag 3 til Redegørelsen: Overslag over forventede indtægter og udgifter ved egenog naboproduktion - Bilag 4 til Redegørelsen: Oversigt over institutioners og forældres tilkendegivelser - Bilag 5 til Redegørelsen: Lovteksten Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 20
Beslutning Børne- og Skoleudvalget den 11-05-2009 Der blev på mødet uddelt brev fra BUPL med forhandlingsbegæring vedr. madordninger. BSU kan anbefale etablering af 12 produktions- og 7 modtagekøkkener samt dispensationsansøgning for Breeltegården og Løvehuset i overensstemmelse med administrationens forslag. De institutioner som måtte ønske bedre køkkener end det angivne, må finansiere det af egne midler. BSU ønsker med denne anbefaling, at institutionerne for færrest mulige anlægsmidler gives fleksibilitet i forhold til at kunne servere både varm og kold mad. BSU kan anbefale en samlet finansiering, hvor institutionernes egenfinansiering nærmere fastlægges af ØU efter en ramme, hvor ingen institutioner må gældsættes som følge af investeringen og der tages hensyn til de planer, som institutionerne har for anvendelse af overførte midler. BSU ønsker til behandlingen i ØU punktet suppleret med en beskrivelse af institutionernes planer for anvendelse af overførte midler, samt en kort beskrivelse af hhv. et produktionskøkken og et modtagekøkken. Beslutning Økonomiudvalget den 14-05-2009 Sagen blev udsat til ØUs møde den 28. maj 2009. Til dette møde skal administrationen udarbejde forslag til en række modeller for madordninger, som har udgangspunkt i at alle institutioner udstyres med et modtagekøkken finansieret af kommunen. Én af modellerne skal være en mulighed for, at den enkelte institution kan vælge af egne midler at opgradere køkkenet til et produktionskøkken. Beslutning Økonomiudvalget den 28-05-2009 I behandlingen af punktet deltog fra administrationen Dorthe Seistrup, Birgitte Munk og Lone Skovsbøl. Økonomiudvalget ønsker at der arbejdes videre med løsning 1, hvor der etableres 12 produktionskøkkener og 7 modtagekøkkener. Til brug for kommunalbestyrelsens behandling ønsker Økonomiudvalget, at administrationen foretager en beregning der viser de nøjagtige tal for anlægsudgifterne, hvis der i finansieringen medgår opsparede midler fra de institutioner, der har planlagt at anvende de opsparede midler til etablering af køkkenfaciliteter. Udgifterne til driften vurderes nærmere i administrationen og BSU inden endelig fastlæggelse af disse. Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 21
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 130 Åben Ændring af procedure for rykning af lån 993379 Redegørelse om indførelse af madordning i daginstitutionerne i 134 Åben Hørsholm Kommune 992226 134 Åben Bilag 1 - Madordninger - oversigt over egenproduktion 992227 134 Åben Bilag 2 - Madordninger - økonomisk overslag over anlæg 992228 134 Åben Bilag 3 - Madordninger - Økonomisk overslag drift 992229 134 Åben Bilag 4- Madordninger - Oversigt over tilkendegivelser 992232 134 Åben Bilag 5 - Madordninger - Lovteksten 992231 Bilag 6 - Produktion og levering af mad ved valg af primært 134 Åben modtagerkøkkener 999666 134 Åben Bilag 7 - Anlægsudgifter ved etablering af madordninger 999671 Økonomiudvalget Torsdag den 28-05-2009 Side 22
Økonomiudvalgets møde 28-05-2009 Uffe Thorndahl (up) Borgmester Kjeld Holm (V) 1. viceborgmester Isabella Meyer (C) 2. viceborgmester Morten Slotved (C) Medlem Jens Frederiksen (C) Medlem Michael Medom Hansen (V) Medlem Peter Antonsen (T) Medlem Hanne Lommer (A) Medlem Henrik Klitgaard (B) Medlem Økonomiudvalget 28-05-2009 Side 23