Referat fra konstituerende organisationsbestyrelsesmøde i BoligSyd Mødested: kontoret, Kallemosen 16, Aabenraa torsdag den 16. juni 2016 kl. 18.00 Deltagere: Leif Poulsen LP, Monika Löck ML, Svend Jensen SJ, Bent Christensen BC, Nicki Hagesen NH, Birgit Lagoni BL, Kirsten Normann KN, Benny Schmidt BS, Tina Petersen TP Afbud:. Ingen. Fra administrationen deltager: Hans H. Appel HHA, Peder Damgaard PD LP bød velkommen til mødet, og ønskede herunder 2 ekstra punkter med på dagsorden til at starte med, nemlig referat fra sidst, og orientering. Hvilket forsamlingen kunne godkende. Dagsorden Referat Aktion 1. Referat fra sidst Der forelå referat fra møder den 13. april, og lukket referat fra møde den 30. april. Referater blev underskrevet. 2. Orientering fra formand, udvalg og administrationen LP: PD: Der har været afholdt møde med fjernvarmen i Padborg, dog med begrænset succes. Der må forventes at gå 2-3 år før der sker noget. Der har været afholdt møde vedr. Fjordbakkerne. PD er kommet godt i gang. Arbejdstilsynet har meldt sin ankomst. Problemer med Stofa-regninger arbejdes der med. Der foreligger ny KAB-håndbog der blev diskuteret, hvor mange der skal indkøbes til kursus og bestyrelser. Lejetab er reduceret. 58
HHA: KN: ML: Der sker sandsynligvis udbud af pensionsforsikring. Proces for implementering af nye moduler i EG Bolig blev omtalt. Postvæsnet har opsagt aftale om A-post med virkning fra den 1. september. NYT FRA er også denne gang blevet rigtig flot. Bygma vil gerne medvirke til sikring af boliger. Har stået for de første gaveindkøb. Tak fra Jonny Gjerlevsen for gave fra BoligSyd. Orientering er taget til efterretning. 3. Konstituering: a) Valg af næstformand b) Valg af medlem til FU c) Valg af medlemmer til udvalg Valgt blev ML Valgt blev SJ LP foreslog, at markedsføring- og hjemmesideudvalget nedlægges, hvilket der var enighed om. Redaktionsudvalg: Valgt blev KN, BL og TP, og derudover Ewald Löck. Vedr. samarbejde omkring fjernvarme, Aabenraa/Rødekro: Valgt blev SJ og NH 59
Vedr. fjernvarme, Padborg: Valgt blev BL d) Valg af repræsentanter til Dalbo Valgt blev hele bestyrelsen, undtagen KN. 4. Forretningsorden for bestyrelse og FU LP gennemgik udkast, som var udsendt før mødet. Forretningsorden for bestyrelsen med en enkelt tilføjelse, og forretningsorden for FU er godkendt og underskrevet. Udsendes til bestyrelsen med referat. 5. Fuldmagts- og prokuraforhold PD gennemgik oplæg, som var udsendt før mødet. Godkendt og underskrevet. 6. Udbetaling af honorar og godtgørelser 2016 Vedr. honorar til bestyrelsen: Der forelå notat til dagsorden, som var udsendt før mødet. Der forelå endvidere opstilling over udbetalte rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelser i 2015, hvor en principiel ensartet beregningsmåde for BoligSyd skulle besluttes. Honorar udbetales som anført i notat. Skattefri godtgørelser udbetales til berettigede, som i notat jf. dog, at BC er afgået vedr. hjemmesiden. Godtgørelser udbetales principielt før det årlige repræsentantskabsmøde. 60
Vedr. rådighedsbeløb: Det blev besluttet at udbetale min. kr. 800 pr. afdeling op til 40 boliger. Hvis afdelingen har mere end 40 boliger udbetales derudover kr. 25 pr. yderligere bolig, dog max. kr. 2.500. Rådighedsbeløb udbetales snarest til oplyst bankkonto. 7. Kontorfaciliteter Aabenraa og Padborg Der blev informeret om, at det efter afholdt licitation må konstateres, at ombygning på Kallemosen bliver dyrere end oprindelig antaget. Der forelå ligeledes forslag om, at kontor i Padborg flyttes fra Pilevej til Jernbanegade. Der har været afholdt møde med kommunen vedr. dette. Projekt på Kallemosen følges der op på i møde i august. Jernbanegade holdes fri for udlejning indtil afklaring med kommunen foreligger. 8. Boliger med tilskud Det blev forelagt for bestyrelsen, at der foreligger 2 tidligere beslutninger omkring tilskud til udlejning af boliger. Der var enighed om, at der fremover sker afklaring med PD før der gives rabat. 9. Evt. deltagelse i Kubens besigtigelsestur, 23. 24. september. LP og PD deltager. SJ deltager ved eventuelt afbud. 61
10. Evt. Indlæg vedr. trækningsret og dispositionsfond Medtages på et senere møde. 11. Eventuelt BL: Der har været forespørgsel om, hvordan man agerer som ny formand for en afdelingsbestyrelse. Skal vi tage kontakt? ML: Vil gerne deltage i møde Hvilket der var enighed om. LP: foreslog velkomstpakke til nye formænd. PD: god oplevelse at være med til bestyrelsesmøde i BoligSyd. Herefter afsluttede mødet. Leif Poulsen Monika Löck Svend N. Jensen Nicki Hagesen Bent Christensen Birgit Lagoni Kirsten Krohn Normann Benny Schmidt Tina Petersen 62