Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i BoligSyd. onsdag den 14. oktober 2015 kl

Transkript

1 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i BoligSyd Mødested: Kontoret Kallemosen 16, Aabenraa. onsdag den 14. oktober 2015 kl Deltagere: Leif Poulsen LP, Monika Löck ML, Svend Jensen SJ, Bent Christensen BC, Birgit Lagoni BL, Benny Schmidt BS, Kirsten Normann KN, Nicki Hagesen NH Afbud:. Lise Poulsen LLP Fra administrationen deltager: Jonny Gjerlevsen JG, Nanna Latter NL Afbud: Hans H. Appel HHA Dagsorden Referat Aktion Formand Leif Poulsen bød velkommen til mødet 1. Godkendelse af referat fra sidst 2. Orientering fra formand, udvalg og administration: Der forelå referater fra den 13. august og 5. oktober, som blev underskrevet. LP: Der har været møde med kommunen om projekt Damm s have om hvornår projektet skal sættes i gang og udarbejdelse af lokalplan. Fornemmer bedre muligheder end længe omkring Fjordbakkerne. Det kræver at vi lægger pres på kommunen, for at få dem til at indse at der bør handles, hvis man vil have super boliger til tilflytterne som kommunen håber på. Det kunne være spændende at lave en undersøgelse af ventelisten som den fra Slagelse. Profilfilmen er på nettet og profilbrochurerne er kommet. Der kommer snart indkaldelse til møde i marketingsudvalget. Hjemmesiden får flere og flere funktioner Filmen vedr. Jernbanegade lavet af Ewald er vist over gange og klikket på over gange, hvor der er set minimum 30 sekunder af filmen. 35

2 NL: JG: Referatet fra FU er sendt ud og jeg håber I husker at læse det igennem og få svar på eventuelle spørgsmål her på mødet. Det blev på FU mødet besluttet at være afventende angående en håndværkergård, efter de erfaringer Slagelse har haft. Til Dalbos kontaktudvalgsmøde vil jeg bede jer lytte specielt godt til indslaget fra EG Bolig, da vi inden kort tid skal tage stilling til brug af penge på opdateringer, hvilket jeg mener er nødvendigt, så vi blandt andet kan sende mails i stedet for at bruge så mange penge på porto. Udlejningen ser fortsat godt ud, jeg har dog ikke tallene for september, men den viser igen et fald i antal ledige boliger. Der er kun 6 boliger med leje fra dag til dag. Perioderegnskab pr. 30. september blev gennemgået og kommenteret. Der har været underskud i perioden på tkr Herudover er der kurstab på værdipapirbeholdning, der medfører et netto-tab på renter på tkr. 398 pr. 30/9. 2 byggeregnskaber i afd. 5 på henholdsvis tkr. 335 og tkr. 475 blev gennemgået og underskrevet. I forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for afd. 40, er der konstateret at vest gavlen er i så dårlig stand at denne skal laves nu, og udgiften lægges senere til helhedsplanen. I den forbindelse er det fremført at udgifterne til helhedsplanen viser sig at blive dyrere end først forventet. Angående tagbelægningen på Kløvermarken vælger vi ikke at anlægge retssag, da farveforskellen ikke er så synlig længere. Kommunen vil opføre et kanonbatteri, som forskønnelse af strandpromenaden ved Sønderstrand i Aabenraa. Vi forslår at vi ikke gør indsigelser, da det ikke kommer til at genere boligselskabet. Det er oplyst at der vil være tale om 4-6 årlige affyringer. Datoer til afdelingsmøderne i foråret 2016 blev 36

3 3. Selskabssager til beslutning: 3.a Fuldmagtsforhold Danske Bank 3.b Godkendelse af tinglysning af dokument vedr. regn- og spildevandsledning er i Tinglev Fuldmagt til Land Syd 3.c Forslag til disponering fra trækningsret 3.d Evaluering af afholdte beboermøder udleveret. I administrationen arbejder vi med en model for indkøb af maskiner. Kommunen vil ikke længere betale for gadebelysninger i nogle af vores afdelinger. Vi er i gang med udarbejdelse af en personalehåndbog Dalbo er i gang med at teste et nyt program som grapper faktura i en mail og indlæser dem direkte i faktura-indlæsnings programmet. Fuldmagtsforhold lå til underskrift Da LLP ikke er tilstede blev det besluttet at Dalbo får fuldmagt til at underskrive Fuldmagt til Land Syd lå til underskrift Da LLP ikke er tilstede blev det besluttet at Dalbo får fuldmagt til at underskrive Det blev foreslået at 3 afdelinger får tilskud af trækningsretten til forbedringsarbejder. Det foreslås at afd. 70 får tkr. 200, afd. 62 får tkr. 500, afd. 4 får tkr Samtidig er det forslået at afd. 40 får tkr i stedet for tkr Forslaget blev godkendt. Der har været nogle forskelle på hvordan beboermøderne er blevet holdt i de 2 organisationer, men det har generelt været nogle gode møder. Udsendt manual på fremgangsmåde ved afholdelse af beboermøde blev gennemgået og der blev foretaget få rettelser. Manualen blev godkendt. 37

4 3.e Godkendelse af regler for ID-kort, anvendelse og udstedelse 3.f Godkendelse af bemyndigelse af forretningsudvalget vedr. drøftelse med Padborg Fjernvarme 3.g Forretningsorden for bladudvalg 3.h Principper for reklamebudget for 2016 Udsendt forslag fra administration om regler for hvem der må bære ID-kort, blev diskuteret om hvorvidt bestyrelsen og personer der hjælper med forskellige opgaver skal have ret til at bære ID-kort. Det blev besluttet at det kun er de ansatte der skal have ret til at bære ID-kort. Bestyrelsen og andre personer der hjælper, blandt andet med fotografering, får en t-shirt/jakke med logo. Der har været dialog med Jan Riber Jakobsen fra Padborg fjernvarme, da der ønskes tilslutning af fjernvarme i Kruså. Det blev godkendt af bestyrelsen at FU og JCR holder møde med fjernvarmen vedr. den videre proces for tilslutningen. Der har været en debat i bladudvalget om hvorvidt en artikel om Slagelses turen skal med i bladet, hvorfor der nu skal udarbejdes en forretningsorden, så man undgår disse fortidige stridigheder. Bladudvalget udarbejder en forretningsorden på deres næste møde som fremsendes til bestyrelsens godkendelse. Der er takket nej tak til forskellige annonceringer, herunder ugeavisen, biografen og biblioteksposer. Forslag fra LP er at fokusere på facebook og hjemmesiden i 2016, således at der skiftevis laves et boost på facebook og hjemmesiden. Aftale med krak ønskes opsagt, da der kun har været 194 klik til hjemmesiden på et år. Googles annoncer kører godt og har på en måned givet 1194 klik. Det blev godkendt at man i 2016 fokuserer på facebook og hjemmesiden. Annoncering i den lokale telefonbog bibeholdes. 4. Eventuelt BC: Hvor stor er ventelisten til Fjordbakken. Svar: Ingen ved det aktuelle tal ML og KN: Er i gang med at arrangere 2 møder vedrørende nabohjælp, hvor politiet kommer og snakker. De ønsker tilladelse til at invitere gæstetaler fra et byggemarked, med 38

5 henblik på at fremvise produkter til sikring af boliger. ML og KN har fået beføjelse til invitere dem de ønsker. Leif Poulsen Monika Löck Svend N. Jensen Nicki Hagesen (Lise L. Poulsen) Bent Christensen Birgit Lagoni Kirsten Krohn Normann Benny Schmidt 39