TRE-FOR El-net A/S Årsberetning 2008 Program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd

TRE-FOR El-net A/S Årsberetning 2008 Program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd

TRE-FOR El-net A/S beretning for 2008 Intern overvågning Indledning Kokbjerg 30 DK-6000 Kolding Elforsyningslovens 20a kræver, at netvirksomheder skal opstille et program for intern overvågning, der beskriver de tiltag, der er etableret for at forhindre diskriminerende adfærd. I juni 2005 er der udstedt bekendtgørelse nr. 635, der fastsætter retningslinjerne for, hvad programmet for intern overvågning skal omfatte. Bekendtgørelsen trådte i kraft den 1. oktober 2005. TRE-FOR El-net A/S er underlagt reglerne om etablering af program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. Generelt om TRE-FOR El-net A/S program for intern overvågning. Det overordnede ansvar for det interne overvågningsprogram er hos den daglige ledelse af TRE-FOR El-net A/S. Udformningen af programmet foretages centralt i koncernens moderselskab, og kontrol heraf foretages gennem koncernens interne kvalitetsstyringssystem med årlige auditeringer. De områder, hvor der kan være risiko for diskriminerende adfærd, er identificeret og vurderet, og programmet tilsigter at forhindre denne diskriminerende adfærd. De risici, der kan være forbundet med de enkelte områder i programmet, gennemgås med relevante afdelinger og personer, herunder rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for virksomheden. Der blev ultimo 2007 nedsat en gruppe til at følge udviklingen og bidrage til udbygningen af programmet samt behandle henvendelser omkring programmet. Denne styregruppe består for tiden af: Chefen for TRE-FOR El-net A/S (formand) Kundeservicechefen Energirådgivningschefen Chefen for TRE-FOR Entreprise A/S vagt og beredskab Marketing- og kommunikationschefen Finanschefen (Compliance Officer) Det er i 2008 besluttet, at TRE-FOR El-net A/S opretter sin egen hjemmeside i stedet for som tidligere at være en integreret del af koncernens hjemmeside. Side 2 af 13

Hjemmesideadressen er: TRE-FOR El-net A/S har i 2008 påbegyndt implementering af Lean, som over en længere periode implementeres i hele TRE-FOR Koncernen. Lean bidrager til at sikre, at procedurer og processer gennemføres mest effektivt og ensartet, hvilket også understøtter program for intern overvågning. Denne årsberetning offentliggøres på TRE-FOR El-net A/S hjemmeside www.tre-forelnet.dk. Program for intern overvågning Programmet for intern overvågning er beskrevet i KS instruks nr. 14.18. Programmet beskriver de procedurer, der er iværksat, og de foranstaltninger, der er truffet for at forhindre diskriminerende adfærd. Programmet er under løbende vurdering og ajourføring. Et væsentligt element er, at organisationen er opmærksom på problematikken og løbende tilpasser KS instrukser og arbejdsprocesser for at opfylde kravene. Ved siden af KS instruks nr. 14.18 har delområderne Kundeservice, Energirådgivning, Projekt og planlægning samt Marketing og kommunikation udarbejdet områdespecifikke KS instruktioner, dels som hjælp til de medarbejdere, der har kundeforbindelse på tværs af koncernen, og dels til understøttelse af den undervisning og vejledning, der gives for at forhindre diskriminerende adfærd. Efterfølgende er programmet for de enkelte områder, som er angivet i bekendtgørelse 635, beskrevet. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forretningsmæssigt følsomme oplysninger er oplysninger, som TRE-FOR El-net A/S modtager som en del af driften, og som kan være forretningsmæssigt følsomme for kunden. Der er identificeret følgende typer af oplysninger: Almindelige kundeoplysninger Kunderegistreringer i form af forbrugstal, aftageprofil eller betalingsmønstre Side 3 af 13

Almindelige kundeoplysninger som navn, adresse m.m. betragtes som offentligt tilgængelige oplysninger, som TRE-FOR El-net A/S ikke er forpligtet til at holde fortrolige i forhold til andre, hverken koncerninterne selskaber eller eksterne selskaber. Videregivelse af almindelige oplysninger om private kunder kræver accept fra kunden. Videregivelse af oplysninger om erhvervskunder kan ske umiddelbart. Videregivelse af sådanne oplysninger skal ske på kommercielle vilkår. Kunderegistreringer i form af forbrugstal, aftageprofil eller betalingsmønstre er fortrolige og må kun anvendes internt i TRE-FOR El-net A/S og i forbindelse med afregning af ydelser fra TRE-FOR El-net A/S. Videregivelse af disse oplysninger må kun finde sted til andre virksomheder ved kundens skifte af elleverandør og i overensstemmelse med gældende markedsregler. TRE-FOR Energi A/S, som er forsyningspligtselskab i TRE-FOR El-net A/S netområde, har adgang til data, som vedrører dette selskabs kunder. Dette er en nødvendighed for at kunne varetage funktionerne i TRE-FOR Energi A/S for fælles kunder. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger er oplysninger som TRE-FOR El-net A/S modtager som en del af driften eller er i besiddelse af som netselskab, og som kan være forretningsmæssigt fordelagtigt for andre virksomheder. Der er identificeret følgende typer af oplysninger: Oplysninger om de enkelte aktørers markedsandel og kundegrundlag. Oplysninger om TRE-FOR El-net A/S udbygningsplaner Oplysninger om de enkelte aktørers markedsandel og kundegrundlag er fortrolige og må ikke videregives. Oplysningerne kan altid videregives i henhold til markedsforskrifterne og til Energinet.dk. Oplysninger om TRE-FOR El-net A/S udbygningsplaner kan være kommercielt fordelagtige og kan give en koncernvirksomhed en urimelig konkurrencemæssig fordel i forhold til andre. Hvis dette er tilfældet skal oplysningerne behandles som fortrolige og må ikke være tilgængelige for alle. Medarbejdere, der er beskæftigede med forretningsmæssige følsomme oplysninger og forretningsmæssige fordelagtige oplysninger, er instrueret herom. Nøglemedarbejdere har erklæret, at de er bekendt med programmet og forpligter sig til at efterleve dette. Side 4 af 13

Medarbejdererklæringen er med til at sikre, at medarbejdere har den fornødne viden om det interne overvågningsprogram og de regler, der er gældende. Uddannelsen i Kundeservice, Energirådgivning, Projekt og planlægning samt Marketing og kommunikation sker løbende, og i denne uddannelse indgår kendskab til programmet for ikke diskriminerende adfærd som en integreret del. Det vurderes løbende, hvilke oplysninger, der skal betragtes som forretningsmæssigt følsomme og fordelagtige oplysninger, og hvilke konsekvenser identifikation har for håndteringen af den pågældende oplysning. Der er etableret adskillelse af IT-adgangsbegrænsninger til IT-systemerne, således at andre koncernselskabers personale ikke har adgang til oplysninger placeret i TRE-FOR Elnet A/S og kundeservice. TRE-FOR El-net A/S har outsourcet projektering og planlægning samt kundeservice, herunder kundeafregning til TRE-FOR A/S. I den forbindelse er medarbejdere, der er beskæftiget med forretningsmæssigt følsomme og fordelagtige oplysninger særligt instrueret i anvendelsen heraf og nøglemedarbejdere har erklæret, at de er bekendt med programmet og forpligter sig til at efterleve reglerne heri. Adgang til distributionsnettet Risikoen for diskriminerende adfærd ligger i, at TRE-FOR El-net A/S har monopol på transport af elektricitet i sit bevillingsområde, og derfor kan gøre tilslutning, vedligeholdelse, udbygning og reetablering ved driftsforstyrrelser afhængig af, hvem kunden er, eller hvor på nettet kunden er tilsluttet eller hvem kunden køber elektricitet. Der er identificeret følgende risikoområder: Tilslutning af nye kunder Vedligeholdelse af nettet Udbygning af nettet Driftsforstyrrelser Tilslutning af nye kunder Ved tilslutning af nye kunder i nettet kan priser og vilkår ses på TRE-FOR El-net A/S hjemmeside og er fastlagt i overensstemmelse med Dansk Energi s standarder. Priser og vilkår er anmeldt til Energitilsynet. Side 5 af 13

Der er udarbejdet intern KS-procedure, der sikrer ensartet behandling af tilmeldinger, Vedligeholdelse af nettet Vedligeholdelsen af nettet sker i overensstemmelse med bestemmelserne i Stærkstrømsbekendtgørelsen og nethandlingsplanen. Der sker en kontinuerlig vurdering af vedligeholdelsesnieauet. Der er udarbejdet interne KS-procedurer for bl.a.: Vedligeholdelse af anlæg og udstyr Eftersyn af anlæg i transformerstationer Revision og vedligeholdelse af 60/10 kv stationer Eftersyn at 10 kv luftledningsanlæg Eftersyn af kabelskabe Eftersyn af 0,4 kv luftledningsanlæg Eftersyn og drift af transportable nødforsyningsanlæg Registrering af leveringssikkerhedsdata Udbygning af nettet Udbygningen af nettet er fastlagt i den udarbejdede nethandlingsplan frem til 2020. TRE-FOR El-net har i 2008 startet udskiftning af nuværende målerpark til fjernaflæste målere. De forretningsprocesser, der indgår i dette projekt er omfattet af program for intern overvågning. Driftsforstyrrelser Driftsforstyrrelser er hændelser, som ikke er planlagt, og som forstyrrer levering af elektricitet i forsyningsområdet. TRE-FOR El-net A/S modtager og registrerer fejl fra kunder. Ud fra en konkret vurdering igangsættes fejlretning. Enhver driftsforstyrrelse tilstræbes rettet hurtigst muligt for at bibeholde en høj forsyningsgrad. Hvis der opstår situationer, hvor der ikke kan opnås almindelig drift med normal bemanding, iværksættes beredskab. Side 6 af 13

Kundekontakt Kokbjerg 30 DK-6000 Kolding Risikoen for diskriminerende adfærd er typisk til stede, hvor egne koncernselskaber kan favoriseres frem for eksterne, og hvor kommercielle koncernselskaber brandes i forbindelse med udsendelse af materiale, således at kunden foranlediges til at tro, at det er det kommercielle selskab, som er leverandør til kunden. Der er identificeret følgende risikoområder: Mundtlig kontakt med kunden Skriftlig kontakt med kunden Mundtlig kontakt med kunden Mundtlig kontakt med kunden er dækket af udarbejdede KS instrukser, der beskriver, hvorledes kundeservicemedarbejderne og energirådgiverne skal give en neutral kundebetjening og kunderådgivning. Skriftlig kontakt med kunden For den skriftlige kontakt med kunderne er der ligeledes udarbejdet KS instruks, der sikrer, at materiale, der udsendes til kunder, tydeligt angiver, hvilket selskab, der er afsender og hvilke selskaber, produkter og ydelser, der er omfattet af det udsendte materiale. Selskabsmæssig udskillelse Elforsyningslovens 47 stk. 1-4 kræver, at den bevillingspligtige aktivitet er udskilt i en særskilt virksomhed. Risikoen kan være en sammenblanding af aktiviteter i forskellige koncernselskaber, som gør det uklart for kunder og andre, hvor ansvaret for de enkelte aktiviteter er placeret og dermed en potentiel mulighed for at diskriminere. Side 7 af 13

Koncerndiagram for TRE-FOR koncernen pr. 31. december 2008: Side 8 af 13

TRE-FOR Kokbjerg 30 DK-6000 Kolding TRE-FOR er den ultimative ejer af de øvrige koncernselskaber og er det selskab, hvor igennem forbrugerindflydelse og bestyrelsesopgaver varetages. TRE-FOR A/S TRE-FOR A/S står for koncernadministrationen for hele TRE-FOR Koncernen. Funktionerne omfatter koncerndirektion, forretningsudvikling, økonomi, HR, finans, intern IT, ejendomsadministration og kundeservice. TRE-FOR Elnet A/S TRE-FOR El-net A/S forestår el-distribution til kunder i bevillingsområdet. TRE-FOR Varme A/S og TRE-FOR Vand A/S TRE-FOR Varme A/S og TRE-FOR Vand A/S forestår distribution af varme og vand i de respektive selskabers forsyningsområder. Øvrige koncernselskaber Øvrige koncernselskaber er kommercielle selskaber med en række forskellige aktiviteter. Distributionsselskaberne har outsourcet kundeservice, projektering og administration til TRE-FOR A/S. Der foretages en årlig vurdering af, om aktiviteterne er i overensstemmelse med bevillingen for TRE-FOR El-net A/S. Regnskabsmæssig adskillelse Risiko for diskriminerende adfærd kan opstå ved, at der ikke er regnskabsmæssig adskillelse mellem de enkelte selskabers aktiviteter, og at der ikke sker afregning på markedsmæssige vilkår for ydelser mellem selskaberne. Side 9 af 13

Der er identificeret følgende områder med særlig risiko: Kokbjerg 30 DK-6000 Kolding Administrationsbidrag til moderselskab Husleje til moderselskab Drifts- og anlægsydelser købt hos søsterselskaberne Sammenblanding af aktiviteter Der er udarbejdet administrations- og huslejeaftaler mellem moderselskabet og samtlige datterselskaber. Der er udarbejdet rammeaftale for køb af drifts- og anlægsydelser. Der er regnskabsmæssig adskillelse mellem alle koncernselskaber ved, at der er etableret særskilte bogføringskredse for hvert enkelt koncernselskab, der sikrer mod sammenblanding af aktiviteterne. Den regnskabsmæssige adskillelse er styret med særskilte it-rettigheder til de enkelte bogføringskredse, der sikrer adskillelsen. Krav om habilitet TRE-FOR El-net A/S har ca. 132.000 kunder og er således omfattet af habilitetskravene i bekendtgørelsen. Ledelsen har kontrolleret eventuelle ledelsesmæssige sammenfald og har vurderet, at dette ikke er tilfældet. Kravet om ledelsesmæssig adskillelse er opfyldt. Ledelsen og ledende medarbejdere i TRE-FOR Elnet A/S består af: Bestyrelsen: John Johansson - bestyrelsesformand Pia Conradsen Lars Foged Direktion: Lars Foged Ledende medarbejdere: Elforsyningschef Bjarne Andersen Der foretages løbende en vurdering af, om habilitetskravene er opfyldt. Dette sker i forbindelse med ansættelser, omrokeringer og ændringer i direktioner og bestyrelser i koncernens selskaber. Side 10 af 13

Indgåelse af aftaler Risikoen for diskriminerende adfærd ligger i, at der handles med koncernforbundne selskaber på vilkår, der ikke afspejler markedsvilkår, og at ydelser og omfang ikke defineres. TRE-FOR El-net A/S har kortlagt og registreret alle aftaler. Alle aftaler indgået med koncerninterne selskaber og koncerneksterne selskaber er indgået på markedsvilkår. Der er indgået KS instruks, der sikrer information og kvalitetssikring i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler. Instruksen sikrer, at alle aftaler indgås af personer, der er bemyndigede hertil. Instruksen sikrer endvidere, at aftaler kvalitetssikres, således at udbuds- og tilbudslovgivning overholdes. TRE-FOR El-net A/S direktør er ansvarlig for, at der inddrages relevante afdelinger/personer i tilstrækkeligt omfang for at sikre kontinuitet og kvalitet i aftalerne, og at TRE-FOR s forretningsgange, herunder skatteretlige krav, overholdes. Aftalerne registreres og arkiveres, og der gives information til relevante parter og medarbejdere, som de pågældende aftaler berører. Alle aftaler arkiveres elektronisk, med sikring via begrænsning i brugeradgang, således at kun relevante personer har adgang til disse aftaler. Koncerninterne aftaler er baseret på, at TRE-FOR El-net A/S betaler for de ydelser, som selskabet belaster de fælles afdelinger med, og det er i aftalerne fastlagt hvilke ydelser, der er omfattet af aftalerne. Prisfastsættelse af ydelser Risikoen for diskriminerende adfærd ligger i, at de enkelte kunder pålægges priser, der ikke står i forhold til de omkostninger, som er forbundet med at levere til de enkelte kunder. Prisfastsættelsen er beskrevet i KS instruks. Instruksen sikrer, at prisfastsættelse sker med udgangspunkt i de omkostninger, som er forbundet med at levere til de enkelte kunder, og at de personer, der er involveret i tariffastsættelsen, er bekendt med reglerne herom. Side 11 af 13

Prisfastsættelsen har TRE-FOR El-net A/S outsourcet til moderselskabet, hvor afdeling for økonomisk styring er ansvarlig for udarbejdelsen af priserne. Priserne skal godkendes af koncerndirektionen og bestyrelsen. Prisfastsættelsen sker med udgangspunkt i tariferingsmodel fra Dansk Energi-Net. TRE-FOR El-net A/S anvender de standardiserede beløbsstørrelser for tilslutningsbidrag og gebyrer, der er udarbejdet for branchen og anmeldt til Energitilsynet. Tariffer for TRE-FOR El-net A/S anmeldes til Energitilsynet. Kontrol af program for internovervågning I årets løb har de berørte afdelinger og TRE-FOR El-net A/S gennemført intern undervisning og orientering om programmet for intern overvågning og de udarbejdede KS instrukser. TRE-FOR El-net A/S har ved møder den 10.01.2008 og 30.09.2008 for alle medarbejdere i selskabet, blandt andet undervist i program om intern overvågning og ikke diskriminerende adfærd. Marketing og kommunikation har på afdelingsmøde den 07.11.2008 gennemgået standardmaterialet for intern overvågning. Kundeservicemedarbejderne har på møder den 23.03.2008 og 15.09.2008 fået gennemgået program for intern overvågning. Energirådgivere har på møder den 24.06. 2008 og den 06.11. 2008 fået gennemgået programmet. Den nye nedsatte styregruppe har i 2008 afholdt to møder, den 20.08.2008 og 22.09.2008. På det første møde blev medlemmerne af styregruppen orienteret om formålet med at danne gruppen og havde mulighed for opklarende spørgsmål eller kommentarer. Styregruppen blev orienteret om oprettelsen af TRE-FOR El-net A/S egen hjemmeside, i stedet for som tidligere at indgå som en integreret del af koncernens fælles hjemmeside. Behandling af modtagne klager om diskriminerende adfærd: Der var ikke modtaget nogen klager. Behandling af indkomne spørgsmål fra medarbejdere: Der var indkommet to spørgsmål, som blev besvaret af elforsyningschefen. Side 12 af 13

Styregruppens andet møde var en gennemgang af den interne auditering om sikring af ikke diskriminerende adfærd i de berørte afdelinger, der var foretaget den 28.08.2008 og 29.08.2008. Resultatet af denne audit var, at der blev anvist 25 afvigelser, som skulle behandles. Auditor skønnede, at der var behov for at gennemføre opfølgningsaudit. Styregruppen var enig heri og der blev gennemført opfølgningsauditering den 05.11.2008. Resultatet heraf var tilfredsstillende. Den 20.11.2008 var der virksomhedsbesøg fra Energitilsynets sekretariat. Virksomhedsbesøget blev gennemført i dialogform, hvor TRE-FOR El-net A/S havde mulighed for at gennemgå program for intern overvågning, hvorefter sekretariatet ved en rundvisning i de berørte afdelinger havde mulighed for at stille yderligere uddybende spørgsmål til medarbejdere. Mødet resulterede i et samlet referat fra Energitilsynet, hvor hovedkonklusionen var, at TRE-FOR El-net A/S på alle væsentlige punkter overholdt bekendtgørelse nr. 635. Sekretariatet har udfærdiget et referat af virksomhedsbesøget, og er her fremkommet med forslag om ændringer til KS instrukser og TRE-FOR El-net A/S hjemmeside samt de kommende årsberetninger. Disse forslag er efterfølgende blevet behandlet og indarbejdet i program for intern overvågning. Godkendelse Det er TRE-FOR El-net A/S opfattelse, at virksomheden opfylder kravene om ikke diskriminerende adfærd, jævnfør bekendtgørelse nr. 635 af 27.06.2005. Der er ikke i 2008 modtaget klager eller lignende omhandlende diskriminerende adfærd. Kolding, den 29. maj 2009 Lars Foged Direktør Side 13 af 13