Side 1 af 17 sider Sekretariat vedrørende byggeskadeforsikringsordningen
Side 2 af 17 sider Kontrakt om sekretariat for byggeskadeforsikringsordningen mellem Energistyrelsen Amaliegade 44 1256 København K (herefter benævnt ENS) og på den anden side: [ ] [ ] [ ] CVR.nr. [ ] (herefter benævnt leverandøren)
Side 3 af 17 sider 1. BAGGRUND OG FORMÅL Denne kontrakt er indgået mellem parterne efter afholdelse af forudgående EUudbud offentliggjort i EU-Tidende. Kontrakten omfatter leverandørens varetagelse af sekretariatsbetjening i forb indelse med administration af byggeskadeforsikringsordningen. Sekretariatet skal varetage de med byggeskadeforsikringsordningen forbundne sekretariatsopgaver, herunder blandt andet forestå administrationen af BSFS (byggeskadeforsikringsor d- ningens it-system) samt vejlede og kontrollere forsikringsselskab ernes overholdelse af tidsfristerne for rekvirering af eftersyn m.m. Den nærmere beskrivelse af opgavevaretagelsen fremgår af udbudsmaterialets bilag 2 samt leverandørens tilbud jf. bilag 4. 2.1 Dokumenter Dokumenter skal opbevares på betryggende måde (herunder sikring af fortroli ghed samt sikring mod bortkomst, brand og tyveri mv.) og holdes adskilt fra leverand ø- rens øvrige dokumenter og materiale. Leverandøren skal omgående efterkomme en anmodning fra ENS om hel eller delvis udlevering af dokumenter i samtlige kopier og versioner. Leverandøren skal alene være berettiget til at tage kopi af dokumenter til eget brug forinden udlev e- ring, såfremt leverandøren kan dokumentere en retlig interesse heri, herunder varetagelse af sine interesser over for ENS eller andre.
Side 4 af 17 sider 2.2 Ad hoc-opgaver ENS kan, men er ikke forpligtet til at bestille leverandøren til udførelse af ad hocopgaver, som er i tilknytning til de opgaver, leverandøren i øvrigt skal udføre. Karakteren af ad hoc-opgaverne er beskrevet i kravspecifikationernes punkt 5.8. Bestilling af ad hoc-opgaver sker ved ENS anmodning herom. Efter modtagelse af anmodning fra ENS fremsender leverandøren et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udførelse af ad hoc-opgaven. Estimeringen skal ske på grundlag af de i bilag 3 anførte timepriser og forventni n- gerne om tidsforbrug. Vederlagsestimat, angivelse af, hvornår opgaven vil være afsluttet samt angivelse af de medarbejdere, der er allokeret til opgaven fremsendes herefter til ENS til godkendelse. Såfremt leverandøren må forudse, at der er risiko for væsentlig overskridelse af estimatet og/eller tidspunktet for færdiggørelse af ad hoc-opgaven, skal leverandøren straks skriftligt underrette ENS herom med angivelse af revideret estimat og/eller tidspunkt for færdiggørelse samt begrundelse for ændringen med henblik på, at ENS kan tage stilling til den herved opståede situation og træffe hensigtsmæssige beslutninger. 2.3. Leverandørens medarbejdere Leverandøren er forpligtet til at have kvalificeret personale til rådighed til varet a- gelse af driften af sekretariatet på det i denne kontrakt angivne kvalitetsniveau. Leverandøren skal sikre, at der til enhver tid vil blive stillet de nødvendige ressourcer til rådighed for driften af sekretariatet. Leverandøren er ansvarlig for, at medarbejderne til enhver tid har de faglige foru d- sætninger, som er nødvendige for en kompetent varetagelse af opgaver for sekret a- riatet, herunder:
Side 5 af 17 sider - IT kompetencer til udvikling og drift af de nødvendige informationss y- stemer samt drift og administration af databaser - Juridiske kompetencer med henblik på sikring af overholdelse af al rel e- vant lovgivning i form af vejledning af forsikringsselskaberne - Økonomisk/administrativ erfaring med henblik på effektiv og smidig varetagelse af opgaver i forbindelse med varetagelse af dokumenthåndt e- ring og journalføring. Leverandørens medarbejdere skal have fornødne kompetencer til at kunne besvare telefoniske, elektroniske, skriftlige og personlige henvendelser vedrørende byggeskadeforsikringsordningen. Leverandøren skal af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten i arbejdet i videst m u- ligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere allokeret til opgaven. Medarbejdere på opgaven hos leverandøren må kun udskiftes efter godkendelse af ENS. Leverandøren skal efter ENS anmodning udskifte en medarbejder, såfremt ENS har saglige indvendinger mod den pågældende på grund af manglende faglig kompetence. Ved udskiftning af medarbejdere skal den nye medarbejder mindst have samme kvalifikationer, som den udskiftede medarbejder. Ved udskiftning af medarbejdere på grund af manglende faglig kompetence, skal den nye medarbejder mindst have den faglige kompetence, som med rette kan forventes til løsning af vedkommendes opgaver. Dette godtgøres ved forevisning af et fuldstændigt og detaljeret CV for den nye medarbejder. 3. SAMARBEJDSORGANISATION OG SAMARBEJDE Leverandøren har pligt til straks at underrette ENS, såfremt der under arbejdet opstår tvivl om opgavens forudsætninger, formål eller gennemførelse.
Side 6 af 17 sider Møder finder sted i København, medmindre andet aftales særskilt 4. MATERIALE SOM STILLES TIL RÅDIGHED AF ENS Til brug for leverandørens drift af sekretariatet stiller ENS de it-systemer til rådighed, som leverandøren skal anvende til opfyldelse af sekretariatsfunktionerne. 5. FORVALTNINGSMÆSSIGE KRAV M.V. 5.1 Sekretariatets forvaltningsretlige status Sekretariatet må forvaltningsretligt anses for at være en privat virksomhed, som udfører opgaver forvaltningsvirksomhed på ENS vegne. Derfor er det yderst vigtigt, at sekretariatet i varetagelsen overholder al relevant lovgivning. 5.2 Saglighed og lighed i forvaltningen Leverandøren har pligt til ved driften af sekretariatet og herunder udførelsen af sekretariatsopgaverne at overholde de almindelige forvaltningsretlige grundsæ t- ninger, der gælder for offentlige myndigheder, herunder grundsætningerne om sa g- lighed og lighed i forvaltningen og god forvaltningsskik. For sekretariatet gælder lov om forvaltningsloven og offentlighedsloven, herunder reglerne om aktindsigt og notatpligt i offentligheds- og forvaltningsloven. 5.3 Behandling af personhenførbare oplysninger I henhold til persondataloven er ENS dataansvarlig over for Datatilsynet, mens leverandøren er databehandler. Leverandøren skal sikre, at sekretariatets opgaver i henhold til kontrakten udføres under overholdelse af persondatalovgivningens b e- stemmelser. Leverandøren skal efterkomme instruktioner fra ENS, der har til formål at sikre overholdelse af persondatalovgivningens bestemmelser.
Side 7 af 17 sider Leverandøren skal på anmodning fra ENS give ENS tilstrækkelige oplysninger til, at ENS kan påse, at sekretariatets opgaver udføres under overholdelse af persond a- talovgivningens bestemmelser. 5.4 Tavshedspligt Leverandøren og dennes medarbejdere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne ko n- trakt. ENS kan forlange, at hver enkelt medarbejder skal underskrive sædvanlige tavshedserklæringer. Leverandøren må ikke i nogen anden del af sin virksomhed gøre brug af de oplysninger, leverandøren kommer i besiddelse af i forbindelse med drift af sekretari a- tet, ligesom leverandøren ikke på nogen måde må stille oplysningerne til rådighed for tredjemand uden forudgående indhentelse af ENS skriftlige samtykke. Leverandøren må ikke uden ENS forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om denne kontrakt eller offentliggøre noget af kontraktens indhold. For ENS personale gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Rådgivere og andre, der bistår ENS, pålægges tilsvarende tavshedspligt. De oplysninger ENS, ENS rådgivere eller andre, som bistår ENS, får om leverandørens forhold, vil således være underlagt disse regler. 5.5 Videresendelse af klager Leverandøren skal uden ugrundet ophold videresende samtlige klager over sekret a- riatets drift til ENS, når leverandøren har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen.
Side 8 af 17 sider 5.6 Inhabilitet Leverandøren har pligt til at sikre, at sekretariatets drift tilrettelægges sådan, at leverandørens varetagelse af andre opgaver ikke påvirker sekretariatets fortroli g- hed, objektivitet og upartiskhed. Leverandøren er ansvarlig for, at medarbejderne til enhver tid er habile i forhold til forvaltningsloven i forhold til varetagelse af deres opgaver. 6. HONORERING 6.1 Generelt For den samlede drift af sekretariatet er leverandøren berettiget til et vederlag, som dels består af et basisvederlag jf. punkt 5.2., og et driftsvederlag jf. punkt 5.3. 6.2 Basisvederlag Den almindelige drift af sekretariatet vil blive betalt med et månedligt grundb eløb. Der henvises i det hele til retningslinierne for leverandørens basisvederlag i medfør af bilag 3. 6.3 Driftsvederlaget Driftsvederlaget er aktivitetsbaseret, og vederlaget afhænger derfor af leverandørens aktiviteter. Der henvises til bilag 3. Vederlagene er i danske kroner. I vederlagene er inkluderet alle ved kontraktens indgåelse gældende afgifter, bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter skal satserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at leverandøren stilles uændret. Leverandørens vederlag reguleres ikke i kontraktsperioden.
Side 9 af 17 sider Leverandøren er således ikke berettiget til yderligere vederlag udover, hvad der udtrykkeligt er fastlagt i denne kontrakt. ENS er ikke forpligtet til at anvende leverandøren til løsning af de ad hoc opgaver, som er anført i bilag 2s punkt 5.8. 7. BETALINGSBETINGELSER 7.1 Generelt Leverandørens vederlag ifølge kontrakten forfalder til betaling 30 dage efter ENS modtagelse af fyldestgørende faktura under forudsætning af, at leverandøren på faktureringstidspunktet har udført alt, hvad leverandøren i henhold til kontrakten skal have udført på dette tidspunkt. På fakturaen skal følgende oplysninger fremgå: Ansvarlig for kontrakten i ENS: Marie Louise Hansen Ansvarlig for kontrakten i NN: ( leverandøren) Beskrivelse af den faktura opgaven vedrører: Drift af sekretariat for byggeskadeforsikringsordningen Journal nr: XX/XXXX EAN-lokationsnr.: 5798000024007 Bankoplysninger (Navn på bank, konto nr. og reg. nr.) på leverandøren: Alle henvendelser vedrørende fakturering eller indhold af denne aftale skal ske til Louise Heger Jensen, lhj@ebst.dk. Fremsendelse af faktura skal i øvrigt ske i henhold til de enhver tid gæld ende regler om elektronisk afregning med offentlige myndigheder. 7.2 Ad hoc-opgave Vederlag for en ad hoc-opgave kan faktureres, når ENS har meddelt, at opgaven er afsluttet, eller leverandørens arbejde kan indstilles.
Side 10 af 17 sider 8. TILSYN OG KONTROL ENS har til enhver tid ret til at kontrollere sekretariatets opfyldelse af kontrakten. Kontrollen kan gennemføres af ENS. Leverandøren er forpligtet til uden særskilt vederlag at yde ENS bistand, der er nødvendig til gennemførelsen af kontrol. 9. FORSINKELSE Såfremt leverandøren må forudse, at der er risiko for, at start af driften af sekret a- riatet vedrørende byggeskadeforsikringsordningen vil blive forsinket, skal leverandøren straks underrette ENS herom, om baggrunden herfor, samt om den forventede tidsmæssige forsinkelse. 10. MISLIGHOLDELSE, ERSTATNING OG KONKURS Misligholder en part kontrakten væsentligt, tillægges den anden part misligholde l- sesbeføjelser efter dansk rets almindelige regler. Ansvarsgrundlaget og erstatningens beregning overfor ENS følger dansk rets kontraktretlige grundsætninger og almindelige regler om rådgiveransvar samt ersta t- ningsansvar i kontrakt. Ved en parts væsentlige misligholdelse forstås, at den pågældende ikke har lev eret den aftalte ydelse til den aftalte tid på den aftalte måde, f.eks. ved forsinkelse med den aftalte ydelse mangelfuld eller slet ingen ydelse manglende overholdelse af generelle myndighedskrav og lovgivning uretmæssig overdragelse af en parts forpligtelser iht. kontrakten at leverandøren ikke har tegnet de nødvendige forsikringer eller betalt præmie hertil tilsidesættelse af bestemmelserne om repræsentation, habilitet, tavshedspligt og fortrolighed manglende videresendelse af oplysninger og klager
Side 11 af 17 sider ENS ikke ansvarlig for, at de i bilag 2 og 3 angivne aktivitetsforudsætninger kan realiseres. Leverandøren har derfor ikke krav på regulering af sit vederlag under kontrakten eller erstatning, hvis aktivitetsforudsætningerne ikke kan realiseres. Ved en indgivelse af begæring om en parts konkurs kan den anden part straks hæve aftalen, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder for det. Dette gælder tilsvarende såfremt der sker indgivelse af begæring om en parts betalingsstand s- ning eller åbning af akkordforhandlinger, eller hvis partens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at parten må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Hvis boet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist af 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. 11. ANSVARSFORSIKRING Leverandøren skal opretholde ansvarsforsikring for samtlige medarbejdere, der udfører arbejde i forbindelse med sekretariatsfunktionen. Ansvarsforsikringen dækningsområde skal svare til det sædvanlige i branchen i hele kontraktens løbetid. Leverandøren skal på ENS anmodning godtgøre dette. 12. FORCE MAJEURE Hverken leverandøren eller ENS skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlige over for hinanden, for så vidt angår forhold der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer.
Side 12 af 17 sider Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold efter, at force majeure er indtrådt. 13. OPHAVS- OG EJENDOMSRET ENS erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til data eller andet materiale, herunder kursusmateriale, it, databaser m.v., som leverandøren frembringer som led i nærværende kontrakt. Samtlige data, herunder blandt andet og uden undtagelse korrespondance, refer ater, interne arbejdspapirer, tegninger, rapporter og andet materiale, herunder i elektronisk version, der modtages eller udarbejdes som led i leverandørens udførelse af sekretariatets drift, er ENS ejendom og besiddes af leverandøren på ENS vegne. Ligeledes bevares alle rettigheder til det øvrige materiale og it-systemer, som ENS stiller til rådighed for leverandøren i forbindelse med driften af sekretariatet. Ved kontraktens ophør skal leverandøren tilbagelevere data samt det af ENS udleverede materiale og it-systemer. Leverandøren skal under ingen omstændigheder være berettiget til at udøve tilb a- geholdsret i data eller det af ENS udleverede materiale og it-systemer eller på andet grundlag nægte udlevering heraf. 14. OVERDRAGELSE ENS har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden statsinstitution.
Side 13 af 17 sider Leverandøren kan ikke uden ENS skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til tredjemand. 15. VARIGHED OG OPSIGELSE Leverandøren skal påbegynde driften af sekretariatet den 1. februar 2015, med de opgaver der er angivet i bilag 2 vedrørende byggeskadeforsikringsordningen. Kontrakten løber frem til den 31. januar 2018, hvor den udløber uden yderligere varsel. Kontrakten kan af ENS forlænges to gange med op til et år. ENS meddeler senest seks måneder før kontraktens ordinære ophør, om kontrakten ønskes forlæ n- get. Kontrakten er uopsigelig fra leverandørens side. ENS er berettiget til skriftligt at opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udløb den 1. i en måned. Gennemføres en lovændring, som medfører at ordningen ophæves, er ENS berettiget til at ophæve kontrakten med 1. måneds varsel til udløb den 1. i en måned. Gennemføres der en lovændring, som medfører at ordningen ændres væsentligt, skal kontrakten genforhandles mellem ENS og leverandøren. ENS definerer hvornår ordningen ændres væsentligt. 16. FORPLIGTELSER VED OPHØR Ved ophør af kontrakten, uanset årsagen hertil, er leverandøren forpligtet til at u d- levere al data inklusive alle personhenførbare oplysninger til ENS. Leverandøren må således ikke efter kontraktens ophør opbevare nogen form for data eller kopier heraf, der vedrører eller stammer fra varetagelsen af sekretariatsopgaverne. Endvidere er leverandøren forpligtet til at udlevere de it-systemer, som ENS har
Side 14 af 17 sider stillet til rådighed for leverandøren, og herunder medvirke til flytning af data og andre af ENS rettigheder samt i øvrigt bistå ENS i det omfang dette er nødvendigt for at kunne flytte sekretariatsdriften til ENS eller en ny leverandør på sekretariatsopgaven. Det udleverede materiale skal være i en form, så det umiddelbart er anvendeligt for ENS og/eller en ny leverandør på sekretariatsopgaven. Leverandøren modtager ikke særskilt vederlag for disse opgaver. 17. LOVVALG OG VÆRNETING Retsforholdet ifølge kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret med undtagelse af dansk rets international-privatretlige regler. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med ko n- trakten, skal parterne søge en løsning ved forhandling. Enhver tvist mellem leverandøren og ENS afgøres af en af Det Danske Voldgiftsinstitut nedsat voldgiftsret i overensstemmelse med reglerne for behandling af sager ved Den Almindelige da n- ske Voldgiftsret i Danmark. 18. ÆNDRINGER OG FORTOLKNING Denne kontrakt kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ENS og leverandøren. Hver af parterne skal give medkontrahenten underretning ved adresseændring, s e- nest 14 dage før ændringen sker. Hver af parterne skal straks give medkontrahenten underretning, hvis partens juridiske status ændres.
Side 15 af 17 sider De beskrevne opgaver skal udføres i overensstemmelse med leverandørens tilbud og opgavebeskrivelsen jf. bilag 2, dog således at bestemmelserne i denne kontrakt altid har forrang. Henvisning til kontrakten eller til en bestemmelse heri omfatter også de til ko n- trakten hørende bilag, henholdsvis de af kontraktens bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. Ved uoverensstemmelse mellem kontrakten og bilagene hertil, har bestemmelserne i kontrakten forrang i forhold til kontraktens bilag. 19. OPBEVARING AF KONTRAKT OG KOPI HERAF Nærværende kontrakt oprettes i et originalt eksemplar, der opbevares hos ENS. Leverandøren modtager bekræftet kopi af den originale kontrakt.
Side 16 af 17 sider 20. UNDERSKRIFTER Dato: For Energistyrelsen: Dato: For leverandøren
Side 17 af 17 sider Bilagsfortegnelse bilag 1 : bilag 2 : bilag 3 : bilag 4 : Baggrundsmateriale Kravspecifikation Vederlagsmodel Leverandørens løsningsbeskrivelse