Erfaringer med Information Management Charlottehaven Jens Nørgaard, NNIT A/S jnqr@nnit.com
Agenda Hvor ligger virksomhedens information gemt og hvor opstår kravet til at finde denne information. Find Find din virksomheds ambitionsniveau. Eksempler fra danske virksomheder. Share Use Slide 2
I hvilken for findes information Struktureret data En telefonbog Sager i et CRM system Ordre i et ERP system Ustruktureret data Billeder E-mails Word/Excel dokumenter Slide 3
Hvor er ne gemt? E-mails Lotus Notes Databaser Centrale fil drev Exchange Public Folders Intranet Forretnings systemer fx CRM og ERP Filer lokalt på brugernes PC Slide 4
Hvor opstår kravet til search? Fra virksomhedens vidensmedarbejder Generelle krav fra den enkelte vidensmedarbejder. Eksperimenterer eventuelt med desktop produkter. Fra en afdelings specifikke behov. Eksempler: En HR afdeling der har brug for at finde alle dokumenter i et ansættelsesforhold. En juridisk afdeling der har behov for at finde dokumenter med specifik indhold Fra informationscentret (fx et bibliotek) Et fagligt behov for at strukturer virksomhedens og derefter fremsøge dem igen. Slide 5
Projektforløb Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens Fase 3: Organiser virksomhedens Slide 6
Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende Ved at implementere 2 værktøjer i virksomheden, skabes der mulighed for vidensmedarbejderen at søge i virksomhedens ustruktureret data. Windows Desktop Search E-mail Filer på lokale PC er Microsoft Office SharePoint Server 2007 Fil drev Intranet Exchange Server Public Folders SharePoint 2003 og WSS v2 Slide 7
Fase 1: Skaber hurtigt værdi Øget effektivitet Finder mails og dokumenter på få sekunder Sikre videndeling Sikre genbrug af dokumenter Kort projekt forløb, dage ikke uger Omkring 2 5 dage til den tekniske implementeringen. Lave software udgifter Windows Desktop Search er et gratis produkt fra Microsoft Eksisterende Sharepoint 2003/2007 installationer kan udnyttes Administration Windows Dekstop Search kan administreres vha. Group Policies Er integreret med Windows sikkerhedsmodel, viser kun de brugerne har adgang til. Slide 8
Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens Business Data Catalog Giver adgang struktureret data i virksomhedens systemer. Indexering af Active Directory Telefonbog med data fra Active Directory eller andet LDAP directory Protocol Handler Informationer hentet fra Lotus Notes (med Protocol Handler leveret af Microsoft) 3. parts Protocol Handlers fx til indexering af Documentum Slide 9
Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens Fordele: Give adgang til alle i virksomheden fra én samlet søge portal, på tværs af platform, afdelinger og personer. Åbner for der ikke tidligere har været tilgængeligt for alle medarbejdere. Implementering på få uger. Ulemper: Business Data Catalog kræver MOSS 2007 Enterprise licens Udgifter til Protocol Handlers fra 3. parts leverandør Slide 10
Fase 3: Organiser virksomhedens Analyse af de forretningsmæssige behov for at strukturere data. Udarbejdelse af en informationsstruktur, samt implementering af metoder til at oprette og vedligeholde dokumenter i denne struktur. Tilpasse søge muligheder og resultater således de passer ind i informationsstrukturen. Giver ustruktureret data egenskaber som struktureret data. Eksempel: Ingeniør divisionen i en stor dansk produktionsvirksomhed havde behov for at finde og genbruge dokumentation vedrørende etablering og vedligeholdelse af fabrikkerne. Slide 11
Fase 3: Organiser virksomhedens Giver fuld søgbarhed på dokumenter: Fritekst Metadata Sikre kvaliteten og gennemsigtigheden af information 3. parts produkter som kan give en bedre brugeroplevelse: Ontolica fra Mondosoft Interse Slide 12
Case 1 - Eksempler på 2 dages Proof of Concept 1 4 Sharepoint 2001/2003 sites 20 30 Exchange Public Folders med underfoldere >½ TB filer på diverse netværks drev 1-2 intranet portaler og 1-2 internet side Udrulning af Windows Desktop Search ved hjælp af SMS og styret af Group Policies. Slide 13
Case 2 High Performance eksempel I forbindelse med en retssag skulle der fremfindes dokumenter med bestemte søgeord 10 TB data skulle indexeres (blev senere indsnævret til 5 TB) MOSS 2007 installeret og konfigureret på 4 timer, selve indexeringen tog flere dage. Kapacitets målinger: Server konfiguration; 2 stk. Dual Core Xeon processors, 4 Gb ram, gigabit netværksforbindelse til alle indholdskilder. MOSS database + index var placeret på SAN Ca. 1 TB indexeret i døgnet svarende til ca. 1 million dokumenter, dette kan optimeres ved at adskille Sharepoint og SQL server på separat hardware Index fyldte kun 150 Gb svarendes til 3% (Best practice fra Microsoft anbefaler dog man reserverer ca. 30% til index) Slide 14
Case 3 Novo Nordisk I forbindelse med opgraderinge af 8000+ arbejdsstationer i Novo Nordisk gruppen, har NNIT forberedt en udrulning af Windows Desktop Search. Følgende udforinger blev identificeret: Memory forbrug (kun installeret på maskiner med over 380Mb RAM) Der skal være rigelige diskplads Man bør være opmærksom på Exchange Server load (kun indexering af cached Exchange data) Windows profiler på netværks foldere ikke supporteret (løst med WDS v3.01) Ovennævnte kan styres ved hjælp af Group Policies Slide 15
Afslutning E-mails Lotus Notes Databaser Centrale fil drev Exchange Public Folders Forretnings systemer fx CRM og ERP Filer lokalt på brugernes PC Intranet Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende Fase 3: Organiser virksomhedens Informationer Projekt forløb Slide 16