27. juni 2014 Vejledning for igangsætning af forskningsprojekter samt udfærdigelse af forsøgsprotokol Forskningsudvalget Den Ortopædkirurgiske ForskningsEnhed (DOFE) Ortopædkirurgisk Afdeling O Odense Universitetshospital, Klinisk Institut, Syddansk Universitet
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Vejledning for igangsætning af forskningsprojekter ved den ortopædkirurgiske forskningsenhed... 3 FORMULAR TIL FORSKNINGSUDVALGET... 4 3. Vejledning for udfærdigelse af forsøgsprotokol... 5 TITELBLAD... 5 RESUMÉ AF PROJEKTET... 5 BAGGRUND... 5 MOTIVATION FOR GENNEMFØRELSE AF PROJEKTET... 5 FORMÅL... 5 FORSØGETS DESIGN... 5 METODER... 6 LÆGEMIDDELAFPRØVNING... 6 UDTRÆK FRA LPR... 7 DATADOKUMENTATION OG STATISTISK ANALYSE... 7 FACILITETER... 7 ANMELDELSER... 8 INDGÅELSE AF FORSKNINGSKONTRAKTER MED EKSTERNE PARTER... 8 INDKØB AF APPARATUR... 9 DATATILSYNET... 9 DEN REGIONALE VIDENSKABSETISKE KOMITE... 9 CLINICALTRIAL.GOV... 9 ETISKE OVERVEJELSER... 9 PROJEKTDELTAGERE (FORSKERE)... 9 TIDSPLAN... 10 PUBLIKATION... 10 ØKONOMI OG BUDGET... 10 REFERENCER/LITTERATURHENVISNINGER... 11 FONDSANSØGNINGER OG HÅNDTERING AF BEVILLINGER... 11 COMPUTERUDSTYR OG SOFTWARE... 11 Statement: Letter of intent (hensigtserklæring)... 12 2
1. Indledning Vejledningen til igangsættelse og udfærdigelse af forsøgsprotokol er skrevet med henblik på at motivere og guide forskere for at sikre den mest direkte vej mod iværksættelse af nye projekter. Ingen projekter iværksættes før: ideen er godkendt af den relevante ansvarlige og projektprotokollen er godkendt af forskningsudvalget 2. Vejledning for igangsætning af forskningsprojekter ved den ortopædkirurgiske forskningsenhed Det er vigtigt, at afdelingen har overblik over forskningsaktiviteten, hvorfor alle projekter registreres hos forskningslederen. For hvert projekt udarbejdes en forsøgsprotokol i henhold til vejledning. Protokollen samt udfyldt formular (på side 4) sendes pr. mail til forskningsudvalget ved sekretær Marianne Larsen: marianne.larsen@rsyd.dk Forskningsudvalget holder møder den 4. onsdag i måneden i semestermånederne: MØDEDATO: DEADLINE FOR FREMSENDELSE TIL FORSKNINGSUDVALGET: 28. maj 2014 22. maj 2014 25. juni 2014 19. juni 2014 25. august 2014 20. august 2014 24. september 2014 18. september 2014 29. oktober 2014 23. oktober 2014 26. november 2014 20. november 2014 Iværksættelsesprocedure 1) Projekter, der undersøger nye behandlingsmetoder prospektivt eller har indflydelse på afdelingens drift, skal godkendes af Forskningsudvalget før iværksættelse. Drift defineres her som enhver ressource (personale, materialer, røntgen, blodprøver etc.), der indgår i afdelingens regnskab. 2) Retrospektive studier, der udføres alene på baggrund af historisk materiale, skal udelukkende registreres, mens studier med samme design, men med en ekstra kontrol i ambulatoriet indenfor arbejdstiden og evt. røntgenoptagelse eller anden driftsmæssig konsekvens, skal godkendes i Forskningsudvalget før iværksættelse 3) Ved tvivl skal der foretages godkendelse i udvalget, inden projektet kan iværksættes. Forskningsudvalget holder månedlige møder i semestermånederne. Denne sætning kan jo fjernes, hvis ovennævnte forslag accepteres. Generel ibrugtagning af nye behandlingsområder og metoder følger afdelingens administrative instruks: Ibrugtagning af nye behandlingsområder og metoder. Overordnede principper for ibrugtagning af nye behandlingsområder og metoder eller ændring af behandlingsmetoder P.v.a. Forskningsudvalget, Ortopædkirurgisk afdeling, OUH Søren Overgaard, Forskningsleder, professor 3
Formular til Forskningsudvalget Formularen skal udfyldes og indsendes sammen med forsøgsprotokollen til Forskningsudvalget v/sekretær Marianne Larsen HENT SKEMAET SOM EN WORD-FIL PÅ HJEMMESIDEN ER PLACERET SAMME STED PÅ HJEMMESIDEN SOM DENNE VEJLEDNING Marianne.larsen@rsyd.dk PROTOKOL TIL FORSKNINGSUDVALGET Titel Deltagere Formål med projektet Motivation for gennemførsel af projektet Metode Økonomi og budget Hvordan påvirker projektet afdeling O driftsmæssigt Forventet varighed Ønsket projektstart 4
3. Vejledning for udfærdigelse af forsøgsprotokol I forbindelse med alle videnskabelige projekter skal der altid udfærdiges en forsøgsprotokol. I såvel planlægnings og projektfasen kan man finde en række nyttige links på SDU s hjemmesiden: Vejviser for forskere i Syddanmark: http://www.sdu.dk/om_sdu/fakulteterne/sundhedsvidenskab/forskning/forskningsinfrastruktur Indenrigs- og Sundhedsministeriet har udarbejdet Kom godt i gang med klinisk forskning, som også kan være relevant at konsultere på følgende link: http://www.sum.dk/aktuelt/publikationer/publikationer/kom-godt-i-gang-med-klinisk-forskning-maj-2011.aspx Med hensyn til ph.d.-ansøgning henvises til SDU s hjemmeside: http://www.sdu.dk/information_til/studerende_ved_sdu/din_uddannelse/phd/phduddannelse_sundhedsviden skab Forsøgsprotokollen skal indeholde følgende punkter: Titelblad - en velvalgt titel. - navnene på projektdeltagere, der skal yde en aktiv indsats. - hvor arbejdet udgår fra. Resumé af projektet Resumeet skal være egnet til offentliggørelse og skal kort beskrive, hvorfor studiet udføres, patientgrupper der indgår, samt hvad man forventer, at projektet kan medføre i form af evt. nye patientbehandlinger. Eksperimentelle studier skal motiveres, eventuelt med en klinisk problemstilling, og med hvilken betydning studiet kan få for den kliniske verden. Baggrund Baggrunden skal beskrive, hvad der tidligere er udført af forskning indenfor det pågældende område med særlig fokus på problemstillingen i det nuværende projekt. Motivation for gennemførelse af projektet Baggrunden skal lægge op til et kort afsnit, der motiverer hvorfor projektet er relevant at gennemføre. Formål Undersøgelsens formål beskrives klart, gerne i punktform med angivelse af primært outcome, sekundære outcomes og eventuelle explorative outcomes. I relevante tilfælde opstilles en hypotese. Alle formål skal kunne undersøges ved anvendelse af relevante metoder. Forsøgets design Forsøgets design beskrives (prospektivt, retrospektiv, registeropgørelse etc.) Antal patienter der forventes inkluderet noteres. In- og eksklusionskriterier skal nøje fremgå. I de tilfælde hvor det er muligt at foretage en styrkeberegning, skal dette gøres. Styrkeberegningen skal altid foreligge ved en prospektiv randomiseret klinisk undersøgelse. Såfremt det drejer sig om dyreksperimentelle studier, skal antal, art og alder samt vægt af dyrene fremgå. Følgende link anbefales med hensyn til studie design og power beregning: http://openepi.com/ Afhængig af studiedesign kan en række rapporterings/design systemer anvendes afhængigt af design. De skal læses igennem før studiet iværksættes. Det randomiserede kliniske studie (RCT) Randomiserede studier skal udføres efter CONSORT rekommandationerne nærmere beskrevet på http://www.consort-statement.org/. CONSORT står for CONsolidated Standards of Reporting Trials, og er udarbejdet af en gruppe forskere med henblik på at hjælpe forfatterne til at foretage en standardiseret rapportering af data fra et RCT. 5
CONSORT statementet gør det muligt for læseren til at forstå studie design, hvorledes studiet er gennemført, analysemetoder og fortolkninger, med henblik på at gøre studiet mere validt. Man skal følge en checkliste og der udarbejdes et flow chart. Det er vigtigt at man fra studiestart har forberedt at arbejde efter CONSORT-principperne. Kohorte, case control og cross sectional studier Ikke-randomiserede studier rapporteres i henhold til STROBE guidelines. Der henvises til hjemmesiden www.strobe-statement.org Diagnostiske metoder STARD (STAndards for the Reporting of Diagnostic accuracy studies) anvendes som rapporteringssystem ved studier af diagnostiske metoder og består af en 25-punkts liste: www.stardstatement.org Reliability studier GRASS (Guidelines for Reporting Reliability and Agreement Studies) anvendes ved rapportering af reliability og agreement studier (Journal of Clinical Epidemiology 64 (2011) 96-106) Se: http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/21514934 Det systematiske review Systematiske reviews kan udarbejdes iht Cochrane rekommandationer der findes på http://www.cochrane-handbook.org/ Se Part 2: General methods for Cochrane reviews under Chapter 5: Defining the review question and developing criteria for including studies Udformning af fokuserede spørgsmål er den røde tråd i et review. Det fokuserede spørgsmål specificerer patientgruppen, interventionen og effektmål. Dette afspejles i akronymet PICO (Population, Interventions, Comparisons and Outcomes) Populationen: Definition af sygdommen/tilstanden og patientmålgruppen med relevante demografiske faktorer (f.eks. alder eller køn). Interventions: Definition af interventionen/erne. Hvilke variationer (eksempelvis dosis, administrationsform o.l.) findes der af interventionen? Skal alle variationer inkluderes? Comparisons: Hvad er alternativerne til den undersøgte intervention? Hvilke sammenligninger er relevante for retningslinjen? Outcomes: Hvilke outcomes (effektmål) vurderes at være vigtige for at vurdere effekten af den undersøgte intervention? Her skal indtænkes relevante effektmål for alle beslutningstagere f.eks. klinikeren såvel som patienten. Effektmål kan omfatte kliniske hændelser (f.eks. frakturer, infektion, reoperation) og patient rapporterede effektmål. Det systematiske review og litteratur der indgår heri og kan vurderes ved hjælp af GRADE-systemet (Grades of Recommendation, Assessment, Development and Evaluation) http://www.cochrane-handbook.org/ Systematiske reviews og metaanalyser kan rapporteres i henhold til PRISMA (Preferred Reporting Items for Systematic Reviews and Meta-Analyses) statement og består af en checkliste på 27 punkter. Kan ses på www.prisma-statement.org Metoder De anvendte metoder skal nøje beskrives. Så vidt muligt anvendes standardiserede og validerede evalueringsmetoder, og disse skal beskrives, gerne med litteraturhenvisninger. Såfremt der skal foretages røntgenundersøgelser, skal stråledosis beregnes. I forbindelse med dyreeksperimentelle studier skal anæstesi, operation og smertebehandling beskrives. Lægemiddelafprøvning GCP-retningslinier (Good Clinical Practice) gælder ved lægemiddelforsøg. I henhold til EU-direktiv skal alle kliniske lægemiddelforsøg efterleve GCP-retningslinierne (Good Clinical Practice). Formålet er at kvalitetssikre lægemiddelforsøgene gennem en række formelle krav. Lægemiddelforsøget skal monitoreres af ekstern og uafhængig myndighed, typisk GCP-enheden, under Afdeling KKA, OUH. GCP-enheden yder assistance i forbindelse med planlægning og udførelse af disse forsøg. 6
Projekter vedrørende lægemiddelafprøvning skal fortsat anmeldes til og godkendes af Lægemiddelstyrelsen, Etisk Komite og Datatilsynet. Vejledning til GCP kan findes på www.ouh.dk søg GCP. GCP-enheden på OUH vil gerne inddrages i projekter, der er initierede af forskere, uden styring fra lægemiddelindustrien, så snart der foreligger en forsøgsprotokol. Forskningsprotokoller, der er styret af lægemiddelindustrien, skal i lighed med andre studier med eksterne samarbejdspartnere, fremsendes til juridisk gennemgang, før protokollen sendes til Forskningsudvalget (se nedenfor). Først når protokollen er blevet godkendt, kan Forskningsudvalget tage stilling til forskningsprojektet. Udtræk fra LPR For at få udtræk fra Landspatientregisteret skal man sende en ansøgning til Sundhedsstyrelsen http://www.sst.dk/indberetning%20og%20statistik/forskerservice.aspx Man skal udfylde ansøgningsskema (https://www.sst.dk/ds/forskerservice.aspx), vedlægge en projektbeskrivelse (http://www.sst.dk/~/media/indberetning%20og%20statistik/forskerservice/krav%20til%20projektbeskrivelse.a shx), udtræksbeskrivelse (http://www.sst.dk/~/media/indberetning%20og%20statistik/forskerservice/udtr%c3%a6ksbeskrivelse.ashx) samt vedlægge tilladelse fra Datatilsynet, og evt. Etisk Råd. Prisen på udtræk varierer meget, og man betaler for det antal timer, der går til udtræk af det ønskede data sæt til forskningsbrug. Timesatsen er pr. programmeringstime er kr. 1.272,- ekskl. moms. Et enkelt udtræk fra LPR uden samkørsel med data fra Danmarks statistik, kan komme på 2000-4000 DKK, afhængig af datastørrelse. Vejledning i udtræk fra Sundhedsstyrelsens registre: http://www.sst.dk/~/media/indberetning%20og%20statistik/forskerservice/vejledning%20i%20registerudtrk_21 0408.ashx Datadokumentation og statistisk analyse Protokollen skal beskrive, hvilke datatyper og kilder der skal indgå i undersøgelsen. Aktivering af større datasæt kan ske i Dansk Dataarkiv/ERAS, specielt hvor opfølgning efter nogle år er relevant. Data skal i henhold til Good Clinical Practise (GCP) opbevares i 10 år på forsøgsstedet (Ugeskrift for Læger 2003: 1665-1667). Der skal gøres overvejelser omkring, hvilken form for statistik man agter at anvende, evt. udføres der styrkeberegning i henhold til ovenstående. Hjælp til statistisk analyse OUH: Ved behov for statistisk vejledning kan man kontakte forskningsenheden for statistik under Syddansk Universitet og til et vist omfang overlæge Jens Lauritsen, afdeling O. Ph.d.-studerende ved Syddansk Universitet: Ph.d.-studerende har mulighed for vederlagsfri statistisk vejledning ved henvendelse til Forskningsenheden for Statistik under SDU. Faciliteter Det skal anføres, hvor de anvendte metoder forefindes, og om der er foretaget aftaler med de pågældende institutioner. I forbindelse med dyreksperimentelle studier skal det beskrives, hvor operationerne foretages, og hvor dyrene skal opstaldes. 7
Anmeldelser Hvornår skal der anmeldes til diverse instanser? Figuren er lånt fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet har udarbejdet Kom godt i gang med klinisk forskning, som også kan være relevant at konsultere på følgende link: http://www.sum.dk/aktuelt/publikationer/publikationer/kom-godt-i-gang-med-klinisk-forskning-maj- 2011.aspx Indgåelse af forskningskontrakter med eksterne parter Til alle projekter, der helt eller delvist er finansieret af eksterne parter, skal der udarbejdes en kontrakt i samarbejde med Forskerservice Jura ved Syddansk Universitet. Se link: http://www.sdu.dk/om_sdu/faellesomraadet/ledelsessekretariatet/juridisk+kontor Såfremt forskeren har tvivlsspørgsmål om, hvorvidt der skal indgås en kontrakt om et konkret forskningsprojekt, og i så fald hvilken type af kontrakt, der skal indgås, er Forskerservice Jura naturligvis behjælpelig med en stillingtagen hertil. Forudsætninger for at kontrakter med eksterne parter kan underskrives: Der er af investigator samt forskningslederen i den projektansvarlige afdeling foretaget en forskningsmæssig vurdering, hvor projektet er blevet bedømt til at have videnskabelig interesse. Det er afdelingsledelsens ansvar, at der i afdelingen foreligger en instruks, som sikrer en forskningsmæssig vurdering. Instruksen skal sikre, at andre forskningsaktive i afdelingen bliver inddraget i den videnskabelige vurdering. Der er udarbejdet et budget i forbindelse med gennemførelsen af forskningsprojektet. Ressourceforbruget skal afdækkes i den projektansvarlige afdeling samt andre afdelinger, som forventes at deltage i projektgennemførelsen. Afdelingsledelsen, forskningslederen samt investigator i den projektansvarlige afdeling skal godkende budgettet. 8
Indkøb af apparatur Ved indkøb af udstyr er det vigtigt at få betingelser for transport skrevet ned i kontrakten. Medico teknisk afdeling, OUH, kan være behjælpelig med konkret formulering, som sikrer, at transporten er dækket af internationale bestemmelser. Det er også vigtigt at beskrive krav til test af funktion. F.eks. sådan at en given standard skal være opfyldt før leverancen er godkendt og kan betales. Datatilsynet Hvis du i forbindelse med dit forskningsprojekt behandler personoplysninger, der kan henføres til en bestemt person, og der er tale om følsomme oplysninger i henhold til persondataloven 7 og 8, skal dit forskningsprojekt anmeldes til Datatilsynet. Forskningsprojekter skal stort set altid anmeldes til Datatilsynet læs mere på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk og kontakt Anne Schultz ved RSD tlf. 30 57 78 19, e-mail anne.schultz@rsyd.dk Når du skal anmelde et forskningsprojekt til Datatilsynet, afhænger anmeldelsesproceduren af, om der er tale om et offentligt eller privat forskningsprojekt i forhold til Persondataloven: Offentlige forskningsprojekter, hvor projektet udføres for en offentlig myndighed (f.eks. ph.d. ved offentlige sygehuse) skal ikke anmeldes direkte til Datatilsynet. Ansøg i stedet Region Syddanmark, som forestår den årlige anmeldelse til Datatilsynet. Ansøgningen skal indeholde 1. Forskningsprojektets navn og formål 2. Resume og lægmandsbeskrivelse af projektet 3. Hvem opbevarer data, er projektansvarlig hhv. er kontaktperson 4. Hvornår er projektet startet og hvornår afsluttes / anonymiseres indsamlede data 5. Beskrivelse af hvordan databehandleren overholder sikkerhedsbekendtgørelse Private forskningsprojekter (sjældent afd. O), hvor initiativet kommer fra forskeren selv: Nye fritagelsesregler trådte i kraft 16.5.2012: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=141758 Den Regionale Videnskabsetiske Komite Biomedicinske forskningsprojekter anmeldes såvel elektronisk som skriftligt. Den elektroniske indberetning foregår via www.drvk.dk/anmeldelse. ClinicalTrial.gov En række tidsskrifter (ICMJE-medlemstidsskrifter) har indgået aftale om, at prospektive randomiserede kliniske studier skal registreres i godkendte databaser, såfremt man ønsker studierne publicerede i de respektive tidsskrifter. Alle RCT er anmeldes til databasen www.clinicaltrials.gov Etiske overvejelser I henhold til lovgivningen skal alle biomedicinske forskningsprojekter, der indebærer forsøg med mennesker, udtagning af væv (ikke til biobanker) anmeldes til Den lokale Videnskabsetiske Komite. Dette gælder dog ikke kvalitetssikringsprojekter eller studier der udelukkende beskæftiger sig med tilfredshed uden intervention. Registerstudier uden brug af biologisk materiale er heller ikke anmeldelsespligtig. Den lokale videnskabelige etiske komite kræver, at der medsendes en forsøgsprotokol, som nøje beskriver det planlagte studie. Herudover skal der beskrives risikovurdering, bivirkninger og ubehag, som undersøgelsen kan forårsage. Der skal udfyldes formularer og desuden udformes en lægmandsinformation i henhold til den etiske komites vejledning. Denne kan findes via Internettet (http://komite.regionsyddanmark.dk/wm258128). I forbindelse med dyreksperimentelle studier skal der altid foretages anmeldelse til Dyreforsøgstilsynet via elektronisk indsendelse på Internettet (www.jm.dk dette er Justitsministeriets hjemmeside). Alle, der udfører dyreforsøg, skal have gennemgået kursus i dyreforsøgsteknik m.h.p. opnåelse af dyreforsøgstilladelsen. Projektdeltagere (forskere) Projektdeltagerne med titler og tilhørsforhold samt deres rolle i projektet beskrives. Det skal anføres, hvem der er ansvarlig for gennemførelse af projektet og for budgettet. 9
I fondsansøgningssammenhæng er det vigtigt at beskrive deltagernes erfaring med lignede forskningsprojekter. Tidsplan Det forventede starttidspunkt og sluttidspunkt for inklusion af den sidste patient skal anføres. Herudover noteres, hvornår de første resultater kan fremlægges, og hvornår de endelige resultater vil foreligge. Publikation Det er enhver forskers ret og pligt at publicere resultaterne. Data og resultater tilhører som hovedregel Odense Universitetshospital, dog ikke hvis andet er aftalt. Hoved- og medforfatterrækkefølge beskrives. I henhold til Vancouver-reglerne (www.icmje.org) skal man for at være medforfatter opfylde følgende kriterier: Oversat fra original tekst nedenfor 1. Bidrage væsentligt til projekt ideen eller studie designet; eller indsamling, analyse eller fortolkning af data OG 2. Udarbejdelse af manuskript eller kritisk revidering af manus for væsentligt intellektuelt indhold OG 3. Endelig godkendelse af manuskript-version, der skal publiceres OG 4. Enig i at kunne stå til regnskab for alle aspekter af arbejdet ved at kunne sikre, at spørgsmål relateret til nøjagtighed eller integritet af enhver del af arbejdet er behørigt undersøgt og gennemført. Original engelsk tekst (http://www.icmje.org/recommendations/browse/roles-and-responsibilities/defining-the-role-of-authors-andcontributors.html) 1. Substantial contributions to the conception or design of the work; or the acquisition, analysis, or interpretation of data for the work; AND 2. Drafting the work or revising it critically for important intellectual content; AND 3. Final approval of the version to be published; AND 4. Agreement to be accountable for all aspects of the work in ensuring that questions related to the accuracy or integrity of any part of the work are appropriately investigated and resolved Det vil sige, at alle medforfattere skal opfylde alle 4 kriterier, og alle som opfylder kriterierne, bør også være medforfatter. Kriterierne skal ikke til anvendes til diskvalificering af kolleger som medforfattere. Det vil sige, opfylder man det første kriterie, bør man have mulighed for at deltage i arbejdet, der er indeholdt i kriterierne 2, 3 og 4. For hvert projekt udfyldes en hensigtserklæring (Letter of Intent). Se nedenfor. Findes som Word-fil under vejledninger på hjemmesiden (www.sdu.dk/ki/orto). Acknowledgement Bidragsydere til artiklen, der ikke retfærdiggør medforfatterskab, kan blive anerkendt individuelt i artiklen under acknowledgement, f.eks. ved at nævne bidrog som forskningsvejleder, deltog med kritisk bedømmelse af studieprotokollen, indsamlede data, sørgede for studie patienter, deltog med sproglig eller teknisk udfærdigelse af manuskriptet. Man skal acceptere at være nævnt under Acknowledgement. Udfærdigelse af manuskript: Med henblik på at rapportere data skal alle forskningsprojekter munde ud i udfærdigelse af et manuskript, der publiceres i videnskabeligt tidsskrift. Valg af tidsskrift afhænger af projektets karakter, forskningsområde, publikations strategi etc. For hvert tidsskrift findes en manuskript-vejledning. I dette link: http://www.icmje.org/ har en gruppe forskere og editorer af tidsskrifter udarbejdet et sæt regningslinier, som er gode at anvende, når du skal udfærdige et manuskript. Kopi af indsendt publikation (artikel, foredrag, poster eller andet) sendes til Forskningsudvalget ved Søren Overgaard. Økonomi og budget Der skal foreligge et detaljeret budget, der inkluderer alle udgifter. Det skal også fremgå, hvorledes udgifterne finansieres. I øvrigt må man følge de lokale aftaler på sygehusene. 10
Referencer/litteraturhenvisninger Referencer, der er nævnt i protokollen, skal fremgå af listen. Fondsansøgninger og håndtering af bevillinger Forskerservice kan være behjælpelig med ansøgninger Ved bevillinger oprettes konto iht. OUH/SDU regler som oftest på særskiltkonto. Til alle konti føres der selvstændigt regnskab, således at man kan dokumentere udgifter ved bilag. Indtægtsgivende projekter føres ligeledes over særskilt OL-konto. Overskud fra sådanne projekter går til afdelingens fælles forskningskonto. Der henvises i øvrigt til punkt 6 i Forskningsstrategier og retningslinier for forskningsprojekter samt ibrugtagning af nye behandlingsområder og -metoder ved Ortopædkirurgisk afdeling O. Computerudstyr og software Indkøb af computer og software for midler bevilliget til OUH eller SDU skal følge gældende regler for de pågældende institutioner. 11
Statement: Letter of intent (hensigtserklæring) Publications issued from the Orthopaedic Research Unit at the Odense University Hospital (DOFE), Institute of Clinical Research, Odense University, Denmark The letter of intent shall be used in all projects initiated at DOFE research unit to avoid doubt as to the order of appearance of co-authors. It is the responsibility of the supervisor/project-manager of each project to issue a letter of intent. Each completed letter of intent shall be filed in SharePoint by the responsible person at the relevant site for the project in question. For external projects it is also appropriate to fill in the letter of intent, which can be issued in our template or another relevant template. The letter of intent for external projects is filed in the researcher s site in SharePoint. In the letter of intent the first author and the last author must be stated. When the manuscript is forwarded for publication, the corresponding author must be specified. In the ongoing process of the project, the list of authors can be changed. Therefore, changes can be made according to the Vancouver rules, which are specified below. I. Corresponding or Co-author statement: Tentative decisions on authorship should be made, at the beginning of the study, after the potential authors have agreed on its design and a protocol has been developed. The list of authors (and the order of authors) should be included on the first draft of the manuscript. Do not change the order of authorship, or delete or add names once it has been agreed on, without the consent of all the contributors. The below scientists will either be the corresponding or one of the co-authors to publications derived from the study described below. Manuscripts will be submitted to relevant journal. II. Signature and contributions The undersigned will all be author on the paper described above, and hereby confirms that they will be contributing to the work in accordance with rules regulated by the Vancouver Protocol (www.icmje.org): The Vancouver Protocol states that in order to be credited as an author, each and every author on a publication needs to have been involved in the: I. Substantial contributions to the conception or design of the work; or the acquisition, analysis, or interpretation of data for the work; AND II. Drafting the work or revising it critically for important intellectual content; AND III. AND IV. Final approval of the version to be published; Agreement to be accountable for all aspects of the work in ensuring that questions related to the accuracy or integrity of any part of the work are appropriately investigated and resolved A legitimate author should fully meet all four criteria. Group members who do not meet these criteria should be listed, with their permission, in the Acknowledgments or in an Appendix Authors who fulfill the first criteria should be given the opportunity, by the corresponding author, to participate in and contribute to the remaining three criteria. 12
Statement: Letter of intent (hensigtserklæring) Publications issued from the Orthopaedic Research Unit at the Odense University Hospital (DOFE), Institute of Clinical Research, Odense University, Denmark Describe the study: Working title for the paper: Aim of paper: Briefly describe the outcomes and end-points: List of Authors and order of authors for the paper will be: First author Date Co-author Date Co-author Date Co-author Date Co-author Date Last author Date Before the manuscript is submitted, the corresponding author has to be agreed upon, and any conflicts of interest have to be stated according to the journal, where the manuscript is going to be submitted. 13