Rettigheder og rammer for tilrettelæggelse af arbejdet ved Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat

Rettigheder og rammer for tilrettelæggelse af arbejdet ved Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat Generelle bestemmelser for arbejdstid, ferie og sygdom ved Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat, NAT-sekretariatet. Da administrationen på Naturvidenskab bliver mødt med et voksende krav om serviceydelser fra brugere giver det naturligt et større antal opgaver, som skal løses indenfor arbejdstiden. I det seneste år har det medført en stigning af stresstilfælde blandt medarbejderne, hvilket er helt uacceptabelt. I det seneste år har administrationen på Naturvidenskab været igennem en omstrukturering. Det har krævet meget af medarbejderne. Det har samtidigt gjort det tydeligt, at forskellige dele af Naturvidenskab har forskellige kutymer for hvordan arbejdstiden afvikles. Denne forskellighed gør det nødvendigt at sikre tydeliggørelse af gældende regler, når medarbejderne fremover skal arbejde i samme afdeling. På Naturvidenskab trives vi alle med at tilrettelægge vores arbejde, men det må ikke forveksles med at overlade medarbejderne til deres egen samvittighed. Det er nærmeste leders ansvar at mængden af arbejdsopgaver matcher den tid, der er til rådighed. Denne skrivelse skal sikre at de ansatte trives og at lederne bliver mere bevidst om deres ansvar overfor medarbejderne. HVEM ER OMFATTET? Dokumentet gælder som udgangspunkt for alle medarbejdergrupper på sekretariatet. Dog er der følgende undtagelser til de enkelte underafsnit omkring mødetider samt over- og merarbejde. Nogle medarbejdergrupper har faste, aftalte mødetider f.eks. rengøringsmedarbejdere, driftsmedarbejdere og medarbejdere i vagtordninger, m.v., idet arbejdet ikke anses for egnet til flekstidsordninger. Chef- og specialkonsulenter forventes at administrere deres arbejdstid selv, derfor er de ikke omfattet af tidsregistreringen. Dokumentet beskriver ledernes daglige forvaltning af de gældende overenskomster. Ingen medarbejdere kan blive dårligere stillet end gældende overenskomst. 1

ARBEJDSTIDSREGLER Udgangspunktet for indeværende arbejdstidsregler er at en medarbejders tilstedeværelse på arbejdspladsen er begrundet i en udførelse af det arbejde vedkommende er ansat til. Det er tilladt at en medarbejder i mindre omfang giver rimelige private telefonbeskeder. Ved mange eller længerevarende private gøremål forventes det at medarbejderen, hvis der er et konkret problem, aftaler en ferie-/fri-dag med sin nærmeste leder. ÅBNINGSTIDER/TRÆFFETIDER Alle administrative områder skal være bemandet i fornødent omfang i åbningstiden, så henvendelser kan besvares på en tilfredsstillende måde. Det er ledernes ansvar at området altid er fornødent bemandet. Alle områder har følgende åbningstid/træffetid: mandag - torsdag: 9.00-16.00 fredag: 9.00-15.00. I det omfang at åbningstider rækker ud over fikstiden er medarbejdere i forbindelse med brug af flekstid forpligtet til i samarbejde med nærmeste leder at tage behørigt hensyn til afdelingens bemanding i åbningstiden. FROKOST OG PAUSER Frokostpausen er for alle medarbejdergrupper indeholdt i arbejdstiden, hvilket vil sige, at medarbejderne har ret til betalt spisepause på op til 30 minutter. Da pausen er medregnet i arbejdstiden, må medarbejdere ikke uden aftale med den nærmeste leder forlade arbejdspladsen og skal være til rådighed i pausen. Andre pausers placering aftales med nærmeste leder. FRAVÆR Fravær på grund af sygdom, omsorgsdage eller barns sygedage meddeles afdelingen og den nærmeste leder skriftlig pr. mail eller telefonisk senest ved arbejdstids begyndelse den første fraværsdag. Har medarbejderen flekstid skal fraværet meddeles senest ved det aftalte mødetidspunkt eller ved fikstidens begyndelse hvis der ikke foreligger et aftalt mødetidspunkt. Fraværet noteres i den elektroniske kalender ligesom eventuelle møder aflyses. Lederen er ansvarlig for at fraværets start registreres i HR-afdelingens fraværsregistreringssystem. Ved meddelelse af fravær pga. sygdom forventes medarbejderen at gøre forsøg på at anslå sygdomsperiodens varighed. Medmindre andet er aftalt med den nærmeste leder tager medarbejderen igen kontakt til nærmeste leder hver 3. fraværsdag med henblik på en fornyet orientering om fraværets varighed. Første dag efter tilbagevenden til arbejdet sender medarbejderen en mail om raskmelding til HRs fraværsregistrering med kopi til nærmeste leder. Hvis medarbejderens barn bliver sygt i løbet af en arbejdsdag, kan medarbejderen vælge enten at flekse ud og afholde barns sygedag næste dag, eller afholde barns sygedag på dagen hvor sygdommen opstod. 2

Hele dages fravær på grund af afspadsering skal på forhånd aftales med den nærmeste leder (se afsnit om håndtering af flekstid). FLEKSTID Flekstiden er de perioder i tidsrummet kl. 7.00-17.00, inden for hvilken den enkelte medarbejder kan påbegynde og afslutte sin arbejdstid med mindre andet er aftalt med lederen. Hvis det er hensigtsmæssigt kan lederen og medarbejder/medarbejdergruppe aftale en anden flekstidsperiode. Hvis der er aftalt en anden permanent flekstidsperiode kan dette fremgå af medarbejderens personalesag. FIKSTID Fikstid er det tidsrum, hvor medarbejdere med flekstid, som ikke har lovligt fravær eller ikke har aftalt hjemmearbejde, skal være til stede. For deltidsansatte aftales individuel fikstid under hensyntagen til sekretariatets arbejdstilrettelæggelse. NAT-sekretariatets generelle fikstider er: mandag - torsdag: 9.00-15.00 fredag: 9.00-14.00. Hvis det er hensigtsmæssigt kan medarbejder/medarbejderteam og nærmeste leder lave individuelle aftaler om en anden fikstid. Hvis der er aftalt en anden permanent fikstid kan det gøres skriftligt og fremgå af medarbejderens personalemappe. BØRNEOMSORGSDAGE SOM FØLGE AF BARNS FØDSEL ELLER ADOPTION Fra 1. oktober 2005 har ansatte, såvel faderen som moderen, ret til 2 omsorgsdage pr. barn i hvert kalenderår. Retten gælder til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år (i alt op til 16 dage). Ikke afholdte børneomsorgsdagene bortfalder ved kalenderårets udløb og kan ikke opspares. Omsorgsdagene kan kun overføres til næste kalenderår fra det kalenderår, hvor barnet er født eller modtaget. Efter den tidligere barselsaftale har såvel faderen som moderen ret til 10 omsorgsdage i alt som følge af barnets fødsel eller adoption. Ordningen er fortsat gældende for medarbejdere, der var ansat i staten pr. 30. september 2005, og hvor barnet er født før 1. oktober 2005. Børneomsorgsdagene kan afholdes som dage/timer. TJENESTEFRIHED MED LØN Hvis egne eller mindre børns speciallægebesøg, akutte lægebesøg, akutte tandlægebesøg og lignende nødvendigvis må finde sted i fikstiden, kan den del af fikstiden, der går til besøget, medregnes i arbejdstiden. Speciallægebesøg omfatter i denne forbindelse en undersøgelse eller behandling, der indgår som led i medarbejderens helbredelse. Et besøg hos en øjenlæge i forbindelse med, at medarbejderen skal have udskiftet briller, kan f.eks. ikke medregnes i arbejdstiden. 3

Fravær i forbindelse med graviditetsundersøgelser medregnes fuldt ud i arbejdstiden, hvis de nødvendigvis må finde sted i arbejdstiden. Der kan dog ikke medregnes mere end den daglige arbejdstid. Ved gentagende, fortløbende læge og tandlægebesøg gives ikke tjenestefrihed og forventes om muligt at lægges udenfor den normale arbejdstid. Ledelsen(chefgruppen) stiller sig dog forstående overfor at tilrettelægge arbejdet således at medarbejdere kan få fri til læge eller tandlægebesøg i arbejdstiden mod at arbejdstiden afholdes på et andet tidspunkt. BETALTE FRIDAGE / MÆRKEDAGE Samtlige medarbejdere ved universitetet har fri nytårsdag, skærtorsdag - 2. påskedag (inkl.), Store Bededag, Kristi Himmelfartsdag, 2. pinsedag, grundlovsdag, juleaftensdag - 2. juledag (inkl.) og nytårsaftensdag. Medarbejdere har desuden på begæring adgang til fritagelse for arbejdet den 1. maj i den udstrækning, tjenesten tillader det. I forbindelse med en medarbejders 25-, 40- eller 50-års jubilæum i statens tjeneste ydes der både gratiale og en dags ekstraordinær frihed. Tjenestefrihed kan gives i indtil i alt 4 dage på grund af ganske særlige forhold, som medfører rejse, f.eks. alvorlig sygdom, dødsfald eller begravelse i den nærmeste familie. Det samme gælder eget, forældres eller svigerforældres sølv- eller guldbryllup, børns eller søskendes bryllup eller eget bryllup. I tilfælde som ovennævnte, der dog ikke medfører rejse, kan der på tilsvarende måde gives 1 undtagelsesvis 2 dages tjenestefrihed. Ledelsen stiller sig endvidere forstående med henblik på tilrettelæggelse af arbejdet, således at en ordinær feriedag kan anvendes, når det drejer sig om andre store familiebegivenheder og lign. OFFENTLIGE HVERV OG BORGERLIGT OMBUD Der ydes frihed i forbindelse med udøvelse af borgerligt ombud som f.eks. domsmand, nævning eller tilforordnet ved folketings- eller kommunevalg. Medarbejderen træffer aftale herom med den nærmeste leder. OVER- OG MERARBEJDE Det gælder for alle ansatte i NAT-sekretariatet, at overarbejde/merarbejde skal være pålagt. Over/merarbejde skal defineres/registreres, og den nærmeste leder skal godkende dette. Hensigten er at alle fuldtidsansatte skal arbejde gennemsnitligt 37 t/uge. Hvis der i en periode er øget arbejdsbelastning har den ansatte frihed til selv i samarbejde med lederen at planlægge efterfølgende fleks-tid under hensyntagen til opgaveløsningen. 4

Overarbejde defineres som en overskridelse af arbejdstidsnormen for fuldtidsansatte enten ved, at medarbejderen tilkaldes af nærmest leder til ekstra tjeneste eller, at lederen forlænger den daglige tjeneste. Merarbejde defineres som tjenstligt merarbejde af midlertidig karakter, som er pålagt den ansatte i henhold til særlig ordre, eller som har været forudsætningen for en forsvarlig varetagelse af tjenesten. Merarbejdet skal have større omfang og skal strække sig over en periode, der normalt ikke må være mindre end 4 uger. Godkendt over-/merarbejde honoreres ud fra reglerne i de enkelte overenskomster, og ydes primært som afspadsering og kan afvikles i hele dage. Godkendt over-/merarbejde skal som hovedregel altid afvikles før nedbringelse af flekstidssaldo. Beordret arbejde på lørdage og søndage, helligdage og planlagte fridage betragtes altid som over-/merarbejde. Over-/merarbejde kan kun pålægges under hensyntagen til personlige tvingende årsager. Special- og chefkonsulenter er som udgangspunkt ansat til opgaven. Merarbejde for ansatte med rådighedsforpligtelse Medarbejdere med rådighedsforpligtelse - herunder fuldmægtige - har først adgang til at få merarbejde honoreret, når rådighedsforpligtelsen er overskredet, medmindre der er tale om beordret arbejde på lørdage og søndage, helligdage og planlagte fridage. KURSUSDELTAGELSE/KOMPETENCEUDVIKLING Ledelsen er positivt indstillet overfor at medarbejderne deltager i relevante kurser, for at vedligeholde og udvikle personlige kompetencer. Deltagelse i kurser og seminarer tæller som udgangspunkt som en normal arbejdsdag dvs. neutralt i flekstidsregnskabet medmindre andet er aftalt med den nærmeste leder. Ekstern kursusdeltagelse (ind- og udland) Kursusdeltagelse, f.eks. konferencer, betragtes normalt som et tilbud til medarbejderne. Til arbejdstiden (fuldtidsansatte/deltidsansatte) medregnes pr. hele kursusdag: 7,4 time + evt. rejsetid. ARRANGEMENTER VED NAT-SEKRETARIATET Hvis den ansatte deltager i arrangementer (faglige seminarer o.lign.), der betragtes som en del af tjenesten, skal arbejdstiden beregnes som den tid, som går til rejsen (hvis arrangementet holdes uden for tjenestestedet), sammenlagt med den tid, der går til den faglige del af arrangementet. Deltagelse i sociale aktiviteter, f.eks. om aftenen, medregnes ikke i timeforbruget. Før arrangementet afholdes, meddeler nærmeste leder, hvad der skal registreres som arbejdstid således at medarbejderen kan vælge ikke at deltage. 5

ANDEN EFTERUDDANNELSE Ledelsen i sekretariatet er positivt indstillet overfor at kompetenceudvikle medarbejderne. Deltager medarbejderen i efteruddannelse, skal vedkommende i hvert enkelt tilfælde aftale med den nærmeste leder, om uddannelsestiden og eksamenstiden kan medregnes som arbejdstid. I denne vurdering indgår uddannelses formål og uddannelsens betydning for arbejdets udførelse. Hvis nærmeste leder vurderer at efteruddannelsen er nødvendig for varetagelse af jobbet, har medarbejderen ret til tjenestefrihed til eksamen. UNDERVISNING Ansatte skal altid have tilladelse fra nærmeste leder til at undervise og/eller forberede sig i arbejdstiden. Ansatte som modtager honorar for undervisningen, skal modregne undervisningsog forberedelsestiden i arbejdstiden. Ansatte som ikke modtager nogen form for honorering kan efter aftale med nærmeste leder få lov til at medregne undervisnings-, forberedelses- og rejsetid i arbejdstiden. REJSETID I FORBINDELSE MED KURSER Rejsetid ind- og udland Rejsetid i ind- og udland betragtes som normal arbejdstid og medregnes, men højst med 13 timer pr. døgn. Rejsetid kan ikke honoreres som over- eller merarbejde. HJEMMEARBEJDE Udgangspunktet er, at den enkelte medarbejder udfører sine opgaver på arbejdspladsen både for at sikre at man er tilgængelig for andre og for at give mulighed for at fastholde og udvikle samarbejdet med kolleger og kunder samt for at sikre medarbejderens kendskab til de øvrige ting der foregår på arbejdspladsen. Den enkelte medarbejder kan dog i begrænset omfang afholde hele hjemmearbejdsdage eller vælge at arbejde udenfor flekstiden (f.eks. tidlig morgen eller aften) med det formål at løse afgrænsede opgaver. Dette skal altid på forhånd være aftalt med den nærmeste leder og i tilfælde af hjemmearbejdsdage koordineret med kolleger. Der kan normalt ikke aftales faste tidspunkter for hjemmearbejde f.eks. en bestemt ugedag. Arbejdstiden tæller 1:1 i flekstidsopgørelsen. FERIE OG SÆRLIGE FERIEFRIDAGE Fakultetet udsender hvert år så tidligt som muligt retningslinjer for afholdelse af ferie det kommende ferieår. Den enkelte medarbejder sender ønsker om tidspunkt for afvikling af ordinær ferie og særlige feriedag til HR-afdelingens fraværsregistrering, indenfor den udmeldte svarfrist. 6

Ferieønskerne danner udgangspunkt for nærmeste leders planlægning af bemandingen af fakultetssekretariatet i ferieperioderne. Nærmeste leder vil hurtigst muligt efter fristen for aflevering af ferieønskerne give en tilbagemelding på om ønskerne kan imødekommes. Såfremt dette efterfølgende ønskes ændret kan ske ved aftale med nærmeste leder, der efterfølgende sender de ændrede feriedato er til HRs- fraværsregistrering. Hvis en medarbejder har et specielt ferieønske, der af hensyn til planlægning skal afklares hurtigt. Kan medarbejderen på et hvilket som helst tidspunkt fremsætte sit ønske til den nærmeste leder, lederen melder tilbage til medarbejderen snarest muligt og senest 14 dage efter medarbejderens anmodning. Elektronisk kalender Medmindre andet aftales mellem medarbejder/medarbejdergruppe og nærmeste leder skal alle medarbejder føre den fælles elektroniske kalender. Udover møder mm. skal kalenderen holdes opdateret med fravær såsom ferie, deltagelse i kurser og seminarer, afholdelse af omsorgsdage mm. i arbejdstiden. 7

OPGØRELSE AF FLEKSTID Regelsættet i dette afsnit vedrører alene medarbejdere der har flekstid. Daglig registrering af arbejdstiden Medarbejderen udfylder dagligt arbejdsdagens start- og sluttidspunkt i fleksskemaet afrundet til nærmeste 10 minutter. Arbejdstid uden for flekstiden, f.eks. via en hjemmearbejdsplads registreres endvidere. Arbejdstiden tæller 1:1 i fleksopgørelsen. Godkendelse af flekstidsopgørelsen Senest 3 dage efter en måneds udløb skal fleksskemaet være opdateret så nærmeste leder kan gennemgå og godkende dette. Lederen skal have status for fleks regnskabet hver måned. Det aftales i de enkelte afdelinger mellem medarbejderne og nærmeste leder hvor fleksregnskabet gemmes. Det kan eventuelt være på et fælles afdelingsdrev, og med rettigheder der sikrer, at den enkelte har skriverettigheder, medens andre kun kan læse indholdet. Registreringen sker som ren tidsregistrering uden årsag. Opsparet/skyldig tid Flekskontoen må på intet tidspunkt vise mere end +37 (en uge på fuld tid) eller -10 timer afvigelse fra den normerede arbejdstid med mindre andet er aftalt med nærmeste leder for det pågældende område. For medarbejdere på deltid reguleres intervallet tilsvarende. I forbindelse med at nærmeste leder og medarbejder aftaler at flekskontoen overskrider de nævnte maksimums- og minimumsgrænser skal der samtidig aftales en plan for hvorledes flekskontoen igen bringes indenfor intervallet. Saldoen på flekskontoen overføres af medarbejderen til næste måneds fleksskema. Egen eller barns sygdom Fravær som følge af egen eller barns sygdom registreres i fleksskemaet i form af S, Barns 1. sygedag eller Barns 2. sygedag. Skemaet sørger selv for, at hele fraværsdage som følge af sygdom tæller neutralt i fleksskemaet. I tilfælde af egen sygdom opstået efter fremmøde på arbejdspladsen angives det som sygdom i fleksskemaet, og der skrives: Gået hjem kl. xx i kolonnen Bemærkninger. Ferie og særlige feriedage Feriedage og særlige feriedage anføres i fleksskemaet som henholdsvis Ferie og Særlige feriedage. Skemaet sørger selv for, at hele fraværsdage som følge af ferie tæller neutralt i fleksskemaet. Hele fleksdage Hele fleksdage anføres i fleksskemaet som Fleks. Skemaet sørger selv for, at hele fleksdage nedregulerer flekskontoen med 7 timer og 24 minutter pr. dag. 8

Mærkedage Hele fraværsdage som følge af mærkedage anføres i fleksskemaet som Mærkedag. Skemaet sørger selv for, at fraværet tæller neutralt i fleksskemaet. IVÆRKSÆTTELSE OG OPHØR Generelle bestemmelser for arbejdstid og flekstid er trådt i kraft den 01.12.2010. Forslag til ændringer af bestemmelserne, herunder ordningens evt. ophør, behandles forinden iværksættelsen i NAT-sekretariatets samarbejdsudvalg. Revideret og godkendt i NAT-sekretariatets samarbejdsudvalg den 01.12.2010. Dokumentet revideres igen om et år. 9

Bilag: 1. SYGDOM OVER EN LÆNGERE PERIODE. Når en medarbejder er syg over en længere periode, forventes det at medarbejderen løbende holder kontakt til nærmeste leder, for at informere om det forventede tidspunktet for sin genoptagelse af arbejdet. Den nye sygedagpengelov er med til at sikre en god tilbagevenden til arbejdet ved at have indført: Obligatorisk sygefraværssamtale Fastholdelsesplan Mulighedserklæring SYGEFRAVÆRSSAMTALE Nærmeste leder skal indkalde til en sygefraværssamtale. Samtale skal afholdes senest 4 uger efter første sygedag. Medarbejderen kan medtage en bisidder f.eks. en tillidsrepræsentant til samtalen. Hensigten med samtale er at få den sygemeldte tilbage på arbejdet. Sygefraværssamtalen skal derfor betragtes som en omsorgssamtale. Vær opmærksom på: Lederen har pligt til at indkalde til samtale Ifølge sygedagpengeloven har medarbejderen ikke pligt til at deltage I kraft af ledelsesretten kan lederen stille krav om at medarbejderen deltager. FASTHOLDELSESPLAN Ved forventet sygefravær på mere end 8 uger fra 1. sygedag kan medarbejderen - når som helst i sygeforløbet - anmode om, at en skriftlig fastholdelsesplan udarbejdes for, medarbejderens tilbagevenden. Hensigten med fastholdelsesplanen er at nærmeste leder og medarbejder i fællesskab beskriver hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende tilbage til arbejdet. Vær opmærksom på: Lederen kan afslå at udarbejde en fastholdelsesplan hvis det vurderes at der ikke er behov for det. En fastholdelsesplan udelukker ikke afskedigelse på grund af sygdom. MULIGHEDSERKLÆRING Mulighedserklæringen er en lægeerklæring. Den består af 2 dele. Den 1. del udfylder nærmeste leder og medarbejder i fællesskab. Den 2. del udfyldes af medarbejderens læge. Mulighedserklæringen kan nærmeste leder anvende på et hvilket som helst tidspunkt i den ansattes sygeforløb eller i tilknytning til et forløb med gentagne syge- 10

meldinger, og uanset at den ansatte ikke er sygemeldt på det tidspunkt, hvor arbejdsgiveren indkalder til samtalen. Hensigten med mulighedserklæringen er at skabe sikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner den syge kan varetage, og dermed fastholde den syge på arbejdspladsen. Vær opmærksom på: Medarbejderen har pligt til at møde op til samtalen (hvis sygdommen tillader det). Lederen er forpligtet til at afholde udgiften til erklæringen. SAMARBEJDE MED MEDARBEJDERENS LÆGE På initiativ fra nærmeste leder, og ved medarbejderens samtykke, kan det være en fordel at inddrage medarbejderens læge eller anden behandler, til at give gode råd om skånehensyn. Her kan det være en fordel at bruge HR-afdelingen og tillidsrepræsentanten som kontaktperson, for at sikre medarbejderen føler sig tryg. AFKLARING I FORBINDELSE MED LANGTIDSSYGDOM Nærmeste leder tilsigter at afklare fremtidsplanerne for en langtidssyg i løbet af 6 måneder. Dette sker for at give medarbejderen en klar fornemmelse af arbejdspladsens fremtidsplaner, samt at sikre sekretariatets fortsatte drift. 11