Side 1 af 7 Lotte Bang Proforma referat fra Bestyrelsesmøde Vivabolig - Organisationsbestyrelsesmøde Mødested : Vesterbro 23 Mødetidspunkt : Mandag d. 5. maj 2014 kl. 17:00 Mødet hævet : Tirsdag d. 13. maj 2014 kl. 21:00 Tilstede : Bjarne Olsen, Carl Aage Poulsen, Christian Vestergaard, Egon Jensen, Eigil Stausholm, Frede Skrubbeltrang, Kim Martens, Kirsten Sørensen, Lisbeth Andersen, Lise Stender, Lise Lotte Kjær, Lotte Bang, Palle Christensen, Pia Hornbæk, Steen Købsted, Tina Holm Fraværende : Inge Klitgaard Haüser, Robert Simonsen, Winni Jensen Inviteret : Britta Mikkelsen og Mie Vingaard Kristensen fra KPMG Referent : Lotte Bang INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Godkendelse af årsregnskab for 2013 2. Godkendelse af dagsordnen 3. Godkendelse af referat 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 5. Orientering fra formand og udvalg 6. Tilskud fra trækningsret 7. Vision, mission og Strategi 8. Faglig tvist med ESL 9. Godkendelse af budget 2015 10. Repræsentantskabsmøde 2. juni 2014
Side 2 af 7 11. Dato for næste møde 12. Punkter til kommende møder 13. Eventuelt
Side 3 af 7 1. Godkendelse af årsregnskab for 2013 Beskrivelse: Regnskab er omdelt. Herunder godkendelse af revisionsprotokol, revisorerne deltager i mødet. Lotte Bang gennemgik regnskabet som var omdelt med et overskud på t.kr. 370 efter rettelse af en fejl, hvor t.kr. 315 husleje fejlagtigt var bogført i afdeling 10 Nyhavnsgade i stedet for i boligorganisationen. Den samlede egenkapital er t.kr. 66.137. Der er opsamlede underskud i 5 afdelinger. Regnskabet blev godkendt Britta Mikkelsen gennemgik revisionsprotokollen, og orienterede om at de havde lavet en supplerende oplysning til afdeling 27 om at henlæggelserne ikke er tilstrækkelige. Revisionsprotokollen blev godkendt og underskreven. 2. Godkendelse af dagsordnen Godkendt Punkt 9 Budget 2014 blev flyttet op efter årsregnskabet. 3. Godkendelse af referat Kim Martens deltog i sidste møde, kom blot lidt forsinket. Christian Vestergaard kommenterer på Palle Christensens bemærkning om samarbejdet mellem formand og næstformand, Der er forskel på en afdelingsbestyrelse og en organisationsbestyrelse og dermed også forskel på den måde bestyrelserne arbejder på. Palle Christensen tilføjer at hans begrundelse er at han gerne vil have oplæg fra formand og næstformand på forkant. Steen Købsted ønsker at få tilføjet at han er uenig med Lotte Bang og Pia Hornbæk i at afdelingerne i Tingbakkerne bør sammenlægges. 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten
Side 4 af 7 Palle Christensen spørger til bemærkning om betalingssystemer til vaskerier, hvorfor afdelingsbestyrelserne ikke har hørt noget omkring at der er problemer i betalingssystemerne. Flere er enig med Palle Christensen i at afdelingsbestyrelserne burde være informeret inden vi satte noget i gang. Lotte Bang forklarer at det er fordi vi først er i gang med at undersøge hvad vi kan foreslå at gøre. Vi har p.t. spurgt en af de 4 udbydere og vil spørge 2 mere og derefter henvende sig til afdelingsbestyrelserne evt. først i takt med en udskiftning. Hun pointerer også at det var en bemærkning til organisationsbestyrelsen om tiltag for at være mere effektiv, ikke en bemærkning til afdelingsformændene. Der blev konstateret, at det måske kunne være skrevet mere elegant. Pia Hornbæk korrigerede at badeværelsesrenoveringen i Drejøgade er i afdeling 3 ikke afdeling 1 og orienterer om åbenthus både den 7. og den 8. maj 2014 i Bjørnøgade 19 st. h. Steen Købsted har kommentar til Johnnys bemærkninger til den social helhedsplan i Tingbakkerne -han mener at Johnny nedgør afdelingens beboere, og Steen Købsted er ikke af samme opfattelse. 5. Orientering fra formand og udvalg Frede Skrubbeltrang har omdelt aktivitetskalender og orienterer om at han har været med til orientering fra ANTV og Gug/Visse/Dall som arbejder på en fusion. AKU bestyrelsesmøde den 20. maj 2014 der er 5600 boliger og bare 5 ledige udenfor byen, p.t. godt 4000 ansøgere til ungdomsboliger. Bladudvalg, der er deadline den 1. juni 2014 til næste blad. Aktivitetsudvalg, Lotte Bang orienterer at der er mulighed for at få en 1/3 af forestillingen Wintergarden. 1/3 af forestillingen er bevilget i bestyrelsen. 6. Tilskud fra trækningsret Beskrivelse: Afdeling 8 Thulevej har tidligere fået bevilget tilskud til altanrenovering kr. 4.000.000, men da stemte beboerne ikke for renoveringen, nu har de stemt for og arbejdet er påbegyndt. Vi har søgt midlerne hjem men afventer organisationsbestyrelsens endelige godkendelse. Afdeling 3 Drejøgade ansøger om et tilskud på kr. 800.000 fra trækningsretten til badeværelsesrenoveringen. Tilskuddet er beregnet forholdsmæssigt udfra en samlet renovering
Side 5 af 7 på alle badeværelser, hvor vi forventer en helhedsplan for den resterende del og dermed en helheds finansiel løsning. Tilskud til afdeling 8 Thulevej til altanrenovering t. kr. 4.000 - Godkendt Tilskud til afdeling 3 Sjællandsgade til badeværelsesrenovering t.kr. 800 - Godkendt Pia Hornbæk stiller spørgsmål til, hvor store tilskud kan være og hvordan det bliver beregnet. Lotte Bang forklarer at tilskud kan gives til opretningsarbejder og at tilskuddet kan udgøre 75% af udgiften. Palle spørger om ikke beregningen er efter lejemål. Christian Vestergaard forklarer at de tidligere i Østparken havde en anden beregningsmodel og at organisationsbestyrelsen nu i det enkelte tilfælde tager beslutning om hvem der skal have tilskud. 7. Vision, mission og Strategi Beskrivelse: Herunder en forespørgsel fra en boligorganisation omkring samarbejde/fusion. Der er enighed om, at det er for tidligt. Vi debatterede det forslag om fusion fra en anden boligorganisation. Konklusionen blev at det kan godt være vi skal fusionere igen, men vi skal have en klar strategi for, hvor store vi gerne vil være og hvad vi gerne vil før vi kan snakke med andre om fusion. Flere mente også at det var for tidligt at snakke med andre når vi ikke engang politisk har valgt bestyrelse endnu. Lotte Bang pointerede at det er vigtigt at vi tager stilling til hvad vi vil nu da det ellers ikke giver mening at bygge kontoret i Kjellerupsgade. Der var bred enighed om at takke nej til forslaget. Mie Vingaard Kristensen blev præsenteret som nyansat økonomichef pr. 1. juni 2014 og blev budt hjerteligt velkommen. Der blev spurgt ind til hvordan organisationen vil se ud i fremtiden og Lotte Bang tegnede et diagram, hvor Lotte Bang har ledelsesansvaret for driftslederne og økonomichefen. Ledelsesgruppen vil bestå af Mie, Martine, Jan og Søren. Det er meningen at Mie får ansvaret for hele administrationen incl. genhusning og boligsociale medarbejdere. Rengøringsafdelingen er uændret med Martine som driftsleder og Heidi som teamleder. Driftsafdelingen består af Søren som primært skal håndtere nybyggeri og helhedsplaner og Jan som skal tage sig af den daglige drift i afdelingerne og har ledelsesansvaret for p.t. 9 teamlederne. For at sikre at Søren bliver klædt på til at blive eneste driftsleder på sigt når Jan går på pension skal Søren deltager i den daglige drift på et overordnet plan og det kræver at Jan og Søren arbejder tæt sammen for at skabe en samlet effektiv enhed især omkring fremtidig struktur, kompetence udvikling af alle medarbejdere, overenskomst og lokalaftaler samt koordinering mellem driften, rengøring og administrationen. Det er tanken at den struktur vi her har lavet bare kan fjerne Jan i diagrammet og strukturen stadig er den samme. Det bliver nødvendig på et tidspunkt at ansætte en byggemedarbejder mere i driften, men så lægger vi op til det ikke bliver på leder niveau, men på niveau med teamlederne.
Side 6 af 7 8. Faglig tvist med ESL Beskrivelse: Vi har været til organisationsmøde med Kooperationen og LO og vi er stadig uenige. De fastholder at vi skal trække ansættelseskontrakterne på teamlederne tilbage og ansætte dem under overenskomsten med ESL. Næste skridt er en Faglig Voldgift, hvor en opmand træffer en afgørelse. Vi har ikke nogen idé om hvilken bod vi vil kunne få såfremt vi taber sagen, men ESL er meget aggressive og vil kræve op til kr. 500.000 i bod. BL bakker op omkring os da det er en principiel sag, men de er bange for at vi kan tabe sagen p.g.a. mange års traditioner og en stærk organisation. Kooperationen mener vi har gode saglige argumenter i sagen og vi er blevet gidsel mellem to fagforeninger under samme forbund som ikke er enige om deres dækningsområde. Lotte Bang pointerer at vi gerne vil bakke teamlederne op i den udvikling vi har sat i gang og fastholde de ansættelseskontrakter vi har udarbejdet, selv om vi risikerer at tabe sagen. Bjarne Olsen bakker op om sagen. Christian Vestergaard mener det for ham giver god mening at de er samlet i samme fagforening. Pia Hornbæk mener de skal være dækket der, hvor de bliver repræsenteret bedst og det lyder ikke som om ESL gør det. Hun syntes ikke det er optimalt at ejendomsfunktionærernes tillidsmand at skulle forhandle løn for nogen han ikke kender arbejdsområderne. Steen Købsted syntes heller ikke at de er blevet behandlet ordentligt af ESL hverken før eller nu. Lotte Bang mener lidt vi er blevet gidsel imellem 2 fagforeninger under samme forbund. Carl Aage mener vi skal køre sagen uanset at det koster en bod. Der var enighed om at køre sagen videre. 9. Godkendelse af budget 2015 Lotte Bang gennemgik budgettet for 2015 som er et meget skrabet budget, hvor vi har sparet på telefon og EDB-udgifterne uden at være 100% sikker på at vi kan realisere det. Administrationsbidraget i afdelingerne er steget med 3%, men samtidig er der taget højde for næsten 100 boliger mindre, at vi vedtager fællesopnotering, at vi har ansat en beboerrådgiver mere, at indtægterne for opskrivning går i Bo i Aalborg, niveauet for renoveringer er stadig højt. Torben Thomsen er byttet ud med Mie Vingaard Kristensen og der bliver ikke p.t. ansat en medarbejder mere i driften, sålænge vi kan undvære det, det bliver nødvendigt i en overgangsperiode. Budgettet for 2015 blev godkendt
Side 7 af 7 10. Repræsentantskabsmøde 2. juni 2014 Bjarne Olsen orienterer at der er 3 medarbejdere på valg til bestyrelsen - Gitte Vinther, Bjarne Olsen og Peter Karlsen. Forslag om formand og næstformandsvalg, tillæg til vedligeholdelsesreglement, råderetskatalog og fællesopnotering blev godkendt. 11. Dato for næste møde Næste møde 11. juni 2014 kl. 17 12. Punkter til kommende møder Ansvarlig: Christian Vestergaard Politik for gaver og studierejser 13. Eventuelt Palle Christensen undrer sig over en stigning på 6% i rengøringen og pointerer at de kigger på deres omkostninger uanset om det er internt eller eksternt.