2010 Erfaringsopsamling II - Ajourføring og videre behandling af FOT-data Erfaringsopsamling fra de lokale FOTsamarbejder Udgivet af FOTdanmark 2010 1
Erfaringsopsamlingen fra de lokale FOTsamarbejder 2010 - med fokus på ajourføring og at arbejde med de etablerede FOT-data. Denne erfaringsopsamling er tiltænkt som en inspiration, anbefaling og vejledning til de FOTsamarbejder hvor kommunerne allerede har fået etableret FOT-data, og som nu står overfor at skulle ajourføre og i den forbindelse evt. opgradere FOT-data. Erfaringsopsamlingen er blevet til i foråret 2010, og arbejdsgruppens medlemmer er udpeget af Det Regionale Kontaktudvalg og bestod af Sten Frandsen fra Odense kommune, Jørgen Grum fra Kort og Matrikelstyrelsen, Bente Steffensen fra Brøndby kommune, Birgithe S. Paasch fra Esbjerg kommune, Thomas Brix Lyng fra Frederikshavn kommune, Lasse Kjemtrup fra GeoSjælland og Torben K. Hansen fra Herning. Kristine Dose Bertelsen fra FOTdanmark sekretariatet har fungeret som projektleder og redaktør. Arbejdsgruppen har desuden valgt at foretage en justering af den oprindelige Erfaringsopsamlings-rapport, således at der nu findes på FOTdanmarks hjemmeside findes to Erfaringsopsamlingsrapporter - Erfaringsopsamling I målrettet til kommunerne der står overfor første gang at skulle indgå i det første kortsamarbejde - Erfaringsopsamling II målrettet til de kommuner der allerede har fået etableret FOT-data og som nu står overfor etablering af et nyt kortsamarbejde med KMS om ajourføring og evt. opgradering af FOT-data. 2
Indholdsfortegnelse Erfaringsopsamlingen fra de lokale FOTsamarbejder 2010... 2 Kommunernes valg i forhold til ajourføringsfrekvens... 5 De lokale FOT-samarbejdsaftaler... 6 Bemærkninger til afsnit 2 - Aftalens formål:... 6 Bemærkninger til afsnit 3.2 - Organisation... 7 Bemærkninger til afsnit 3.3.1 - Fotoflyvning og afsnit 3.3.2 - Etablering af data... 7 Bemærkninger til Bilag A... 10 Sammenfatning... 10 Tidsplan og ressourceplanlægning... 12 Tidsplan... 12 Ressourcer... 16 QC (kvalitetskontrol) i kommunerne og i KMS... 19 Sammenfatning på tidsplan og ressourcer... 23 Udbud og kontrakt... 24 Udbudsformen... 24 Begrænset udbud... 24 Offentligt udbud... 24 Valg af udbudsform... 24 Udbudsmaterialet... 26 Vinderen af udbuddet... 27 Kontrakten... 27 Overvejelser omkring udbud og kontrakt... 28 Sammenfatning vedrørende udbudsfasen... 29 Ændringsudpegning ifm ajourføring... 30 1. Baggrund... 30 3
2. Hvad er målet... 31 2.1 Krav til ændringsudpegninger... 32 2.2 Krav til ajourføringen af ændringsudpegninger... 32 3. Eksempler fra kommuner... 32 4. Vurdering og konklusion... 34 Anbefalinger... 35 4
Kommunernes valg i forhold til ajourføringsfrekvens I FOT-specifikationen er der lagt op til en 3-årig ajourføring af FOT-data. En række kommuner har dog valgt at fortsætte med den årlige fotogrammetriske ajourføring som tidligere. I nedenstående figur viser status pr. 2010 for kommunernes planlagte valg mht. ajourføringsrytme. Oversigten er etableret som en del af arbejdsgruppens arbejde. 5
De lokale FOT-samarbejdsaftaler FOT-samarbejdet er, som illustreret i figur 1, organisatorisk opdelt mellem på den ene side forening FOTdanmark, der består af FOT-repræsentantskabet, FOT-bestyrelsen og FOT-sekretariatet og på den anden side de lokale FOT-samarbejder. Opgaverne indenfor FOT-samarbejdet løses dels af flere lokale FOT-samarbejder og dels af foreningen FOTdanmark. Figur 1: Illustration af FOT-samarbejdet Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til en anonymiseret samarbejdsaftale incl. bilag, mellem KMS og en gruppe kommuner. Dokumentet kan benyttes til inspiration i forbindelse med etableringen af det kommende lokale FOT-samarbejder. Det fulde oplæg til en samarbejdsaftale inkl. bilag ligger i denne rapport som bilag 2-5. I forbindelse med samarbejdsaftalen (bilag 2) kan et kommende lokalt FOT-samarbejde med fordel overveje flere forhold allerede i starten af samarbejdet. Klaring af disse forhold i starten af samarbejdet kan mindske for usikkerheder senere i samarbejdsforløbet. I forhold til samarbejdsaftalen (bilag 2) kommenteres derfor nedenfor en række emner, der er værd at forholde sig til, når man indleder et lokalt FOT-samarbejde. Der refereres til respektive afsnit i samarbejdsaftalen. Den anonymiserede samarbejdsaftale er opbygget med en række grå faktabokse, som beskriver det lokale FOTsamarbejdes rolle i forhold til FOTdanmark. Udover rollefordelingen beskriver faktaboksene også rettigheder til de producerede FOT-data. Det anbefales, at det altid sikres, at disse faktabokse er opdaterede. I det følgende er beskrevet en række opmærksomhedspunkter og uddybende kommentarer til samarbejdsaftalen (se bilag 2): Bemærkninger til afsnit 2 - Aftalens formål: Det er arbejdsgruppens anbefaling, at der indgås samarbejdsaftaler om etablering og ajourføring af data, med henblik på at kunne ajourføre de områder der tidligere er blevet etableret og evt. samtidig få 6
etableret nye områder i samme flyvning. På den måde kan man skabe en fleksibel aftale, med både etablering og ajourføring. Bemærkninger til afsnit 3.2 - Organisation Generelt må det anbefales, at organisationen er opbygget så enkelt som mulig og således, at den kan håndtere de nødvendige økonomiske dispositioner. Endvidere anbefales det, at organisationen er afklaret ift. træk af personaleressourcer (evt. betalt ressourceperson) samt, at den kan håndtere passende fortrolighed omkring tilbudsmateriale For større organiseringer foreslås der etableret en projektgruppe på 3-5 personer, som repræsenterer alle aftalens kommuner. For mindre organiseringer er det oplagt, at alle kommuner har plads i projektgruppen. Hertil kommer KMS repræsentanter. Projektgruppen refererer til samtlige kommuner via en følgegruppe, hvor alle er repræsenteret. Hvis alle kommuner deltager i projektgruppen, nedsættes naturligvis ingen følgegruppe. Kommunikationen fra projektgruppe til følgegruppe er meget vigtig, så alle kommuner er en del af processen. Det kan til formålet være en god idé at oprette web-forum, projektrum og lignende, hvor alle referater, notater og dokumenter i øvrigt placeres tilgængeligt for alle (dette gælder naturligvis ikke tilbud og andre fortrolige oplysninger). Rollen som projektleder anbefales at blive direkte beskrevet i samarbejdsaftalen. Alt efter temperament kan den varetages af en enkelt person, eller de enkelte funktioner deles mellem projektgruppens medlemmer. Uanset hvilken model projektgruppen beslutter sig for, er det vigtigt, at alle kender deres funktion og at medlemmerne af følgegruppen ligeledes kender fordelingen. Fordelingen bør ske på projektgruppens første møde. Det er vigtigt med klare aftaler om ansvarsfordeling og kommunikationsveje til alle medlemmer og eventuelle følgegrupper. Typisk vil det være en kommunal repræsentant, der varetager den videre kommunikation ud til kommunerne. Ledelsesniveauet foreslås placeret hos en chef på kommunal side (gerne udpeget af KTC-kredsen, hvis FOT-projektet i øvrigt er forankret her) og en chef på KMS s side. Bemærkninger til afsnit 3.3.1 - Fotoflyvning og afsnit 3.3.2 - Etablering af data Det bør overvejes, om udbuddene/udbud for fotoflyvning og for dataproduktion, skal opdeles i to selvstændige udbud eller være gennemføres som et samlet udbud. Det er vigtigt at overveje fordelene og ulemperne ved én samlet leverandør i forhold til det økonomiske incitament, der kunne ligge i, at vælge billigste fotoflyvning hos et firma og billigste dataproduktion hos et andet. Blandt andet bør det overvejes, hvad det kan betyde for kontrakten med dataproducenten, hvis de optagne fotos er af for dårlig kvalitet, eller ikke leveres til aftalt tid. Arbejdsgruppen anbefaler, at problemstillingen omkring samlet udbud af fotoflyvning og kortlægning analyseres nærmere. Andre modeller for etablering bør ligeledes overvejes. Specielt i områder hvor et lokalt FOT-samarbejde etablerer data over flere år, er det en overvejelse værd, om der skal arbejdes med en rammeaftale (gerne med flere leverandører), hvor der kan produceres mindre områder via mini-udbud. I denne sammenhæng skal det dog bemærkes, at EU-udbudsloven sætter grænser for sådanne udbuds løbetid samt antal leverandører. Modellen er anvendt i en del af HRKS-området. Følgende punkter bør diskuteres parterne imellem: Det skal afklares, hvem der skal være kontraktholder. 7
Kommunerne fremskaffer det nødvendige paspunktgrundlag efter nærmere aftale med KMS. Paspunkter målt ved etableringen af FOT-data bør i så vidt omfang som muligt genbruges, så grundlaget ved ajourføringen bliver det samme. Endvidere skal man være opmærksom på, at hvis paspunkterne skal nyetableres, skal det ske i god tid inden fotografering, og at det i den forbindelse kan betyde en ekstraudgift for kommunerne. KMS står for paspunkterne i OP1 områder, mens kommunerne står for paspunkterne i OP2 og OP3 områderne. Det anbefales at KMS opretter en database, hvor de gemmer disse paspunkter til brug for fremtidige ajourføringer og at man tilstræber at lave naturlige paspunkter. ( permanente objekter, så som hajtænder, riste o.l.) som muligt. Grundlaget for beregning af økonomien omkring etableringen er fastlæggelsen af OP-områderne. Arbejdet med udpegningen heraf er derfor meget vigtig og bør ikke negligeres. Der er ikke nødvendigvis overensstemmelse mellem Danmarks Statistiks (DS) definition af byområder og de områder, hvor kommunerne rent faktisk selv ser behov for detaljeret kortlægning. KMS kan levere DS byområderne til inspiration og sammenligning med eksisterende TK3-områder, kommuneplanrammer mv. for fastlæggelse af de endelige OP-områder. Det anbefales at kommunerne definerer OP-områderne i god tid. Det bør vurderes, om det geografiske område er så stort, at det skal opdeles i flere produktionsområder, der udbydes hver for sig som det bl.a. blev gjort i forbindelse med udbuddet i GeoNord i 2009. Det enkelte produktionsområde skal igen opdeles i etaper. Ved ajourføring opdeles området typisk efter kommunernes grænser og ikke via geografisk synlige objekter som f.eks. veje, der let kan ses fra luften. Specielt vedr. fotoflyvning Hvis der i OP2 og OP1 områder ønskes ortofotos i 10 cm opløsning angives det i kommuneoptionerne (Bilag A) i udbudsmaterialet. (se eventuelt også s. 9 under bemærkninger til bilag a) Specielt vedr. ajourføring af data Samarbejdsaftalen bør rumme mulighed for såvel opgradering som nykortlægning. I praksis skal udbuddet derfor indeholde optioner for begge typer produktion og med mulighed for, at de deltagende kommuner kan vælge individuelt. På den måde sikres det, at eventuelle aftaleforhold med ledningsejerne om opgradering kontra nykortlægning, kan imødekommes. Samtidig er det nemmere at lave fleksible aftaler med højde for lokale forhold (evt. små øer, der ikke kun skal ajourføres, men også etableres) Der anbefales at tage grundig stilling til hvilken ajourføringsmetode, der skal bruges, (total, systematisk, udpegede mm.) Det er vigtigt at få beskrevet overvejelserne, fordele, ulemper osv. Samarbejdsparterne leverer eksisterende kortdata som f.eks. FOT-data, bygningsadskillelser, adressepunkter med videre ind i samarbejdet til ajourføringen. Evt. tredjeparts data som brønde og nedløbsriste vil også kunne leveres som supplerende data. Fastlæggelse af omfanget af og tidsplanen for kommunal og statslig etablering af manglende attributter. 8
Hvis der laves udbud med varighed ud over 1 år skal der være en klar aftale om KMS rolle i de mellemliggende år (de to mellemliggende år mellem minimumskravene til ajourføring der er fastlagt i FOTdanmark). Det er vigtigt at OMRÅDEPOLYGON registreres således, at der er færrest mulige overskæringer af data og således at den ønskede afgrænsning opnås. FOT-specifikationen giver nogle gode eksempler på rigtig og forkert placering. Nedenstående oversigt viser hvilken type produktionsaftaler der er indgået gennem de seneste par år i de forskellige FOT-samarbejder (status maj 2010): Kortsamarbejde GeoNord Område Kommunerne i Region Nordjylland Separat kontrakt for fotoflyvning og kortlægning Ja Fotoflyvning og produktion af ortofotos Én leverandør valgt ved offentlig licitation. Billeder optaget i foråret 2008 og 2009 Produktion af FOT-data To leverandører valgt efter udbud med prækvalifikation GeoMidt SydMidt Kommunerne i Region Midtjylland (ekskl. Viborg, Skive og Samsø Kommuner) Århus, Hedensted, Billund, Esbjerg og Fanø Kommuner Ja Ja Én leverandør valgt ved offentlig licitation. Billeder optages i foråret 2010 og 2011 Én leverandør valgt ved offentlig licitation. Billeder optaget i foråret 2008 Fyn Kommunerne på Fyn Ja Én leverandør valgt ved offentlig licitation. Billeder optaget i foråret 2010 GeoSjælland HRKS Kommunerne i Region Sjælland (ekskl. Kalundborg Kommune) Kommunerne i Region Hovedstaden (ekskl. København og Frederiksberg Kommuner) Ja dog kan der indgås samlede kontrakter Ja Rammeaftale indgået med 3 leverandører. Opgaver tildeles efter mini-udbud blandt disse leverandører. Aftale med én leverandør, som løber i 3 år. Valgt ved offentlig licitation. Billeder optages i foråret 2010, 2011 og2012. Aftaler endnu ikke indgået. Leverandørerne vælges efter udbud med prækvalifikation Én leverandør valgt efter udbud med prækvalifikation Etårig aftale er indgået. En leverandør valgt efter udbud med prækvalifikation. Rammeaftale indgået med 3 leverandører. Opgaver tildeles efter mini-udbud blandt disse leverandører. Området deles i 4 kontrakter: HRKS/Bornholm, HRKS/Nord, HRKS/Midt og HRKS/Syd. Aftaler endnu ikke indgået. 9
Bemærkninger til afsnit 5 - Finansiering og ressourcer Vær her opmærksom på det sidste punkt i underafsnittet Modellen betyder, hvori der står, at kommunen betaler resten. Resten er her også en eventuel årlig fotogrammetrisk ajourføring. Hvis der er et generelt ønske om årlig ajourføring anbefaler arbejdsgruppen at opgaven udbydes som en samlet kontrakt løbende over 3 år. Dvs. et år med totalajourføring (fælles opgave mellem KMS og kommunerne) og to år med (udpeget) ajourføring (opgave for kommunerne med bistand fra KMS). For producenten vil der herved være mere volumen i opgaven og denne vil være i kontakt med samarbejdet over en længere periode. Et sådant kombineret udbud med totalajourføring og udpeget ajourføring er på nuværende tidspunkt vanskeligt at vurdere rent økonomisk. Der skal inden udbuddet afholdes klart aftales, hvilke prisdele (etablering og ajourføring) der indgår i evalueringsprocessen og hvordan. Det kan overvejes om man vil dele betalingen op, og betale lidt hvert år i stedet for hele beløbet hvert tredje år. Et godt bud er en 3-årig model svarende til perioden frem til næste fælles udbud med KMS. Opgaven betragtes dog som en samlet opgave, således at kommunerne betaler hvert år, selvom de ikke får leveret data i deres kommune hvert år. I passagen om 3-årig betaling, står at der betales et mindre beløb i <ÅR1>/<ÅR2>, fordi kommunerne i <ÅR1> også skal betale for fotoflyvning og ortofotofremstilling dette er dog kun aktuelt, hvis foto og kortlægning udbydes adskilt. Igen bør finansieringsmodellerne indgå som optioner i tilbuddet, da de kommuner, som har indregnet etableringen i budgettallene, og derfor ønsker at betale det fulde beløb ved leverancen, skal have mulighed herfor. Udover de økonomiske ressourcer er det meget vigtigt at fokusere på de personalemæssige ressourcer. I regnemaskinen er der taget højde for 0,16 mandeår pr. kommune til modtagelse og kvalitetskontrol af data. Det svarer alt i alt til, at hver kommune deltager med ca. 6 ugers arbejde i denne fase af projektet. Deltagelse i møder, projektgruppearbejde mv. forud for dataproduktionen er ikke indregnet i de 0,16 mandeår. Det anbefales at FOTdanmark udvikler er FOT-regnemaskine, der tager højde for de forhold der gældende i en ajourføringsproces. Bemærkninger til Bilag A Med hensyn til kommuneoptioner, så vil den gyldne regel være; så få som muligt. Omvendt vil det være her de tidligere nævnte OP1-områder hvor der ønskes 10 cm ortofoto skal anføres. De ovennævnte optioner omkring finansiering, mulighed for opgradering eller nykortlægning mv. er ikke kommuneoptioner, men optioner gældende for alle deltagere. Eksempel på samarbejdskontraktens bilag A ligger i denne rapport som bilag 3. Sammenfatning Når der skal indgås en samarbejdsaftale i et lokalt FOT-samarbejde, er der flere ting, man skal være opmærksom på. I dette kapitel er en række anbefalinger blevet beskrevet i forhold til samarbejds-aftalen: Aftalens formål 10
Organisering med enkel organisation, projektgruppe, følgegruppe og projektleder Fotoflyvning Ajourføring af data Finansieringsmodel 11
Tidsplan og ressourceplanlægning Tidsplan Arbejdet med at få ajourført FOT-data er en meget lang proces, som overordnet består af 6 faser, og involverer mange personer. 1. Udarbejdelse af udbudsmateriale 2. Valg af leverandør 3. Produktion af data 4. Kontrol af data 5. Indlæsning af data i FOT2007 6. Etablering af egenskabsdata (dette arbejde foregår overvejende efter at data er lagt i FOT2007) Det er derfor vigtigt at gå i gang i god tid, ligesom det er vigtigt, at forholde processen til en tidsplan, der også kan virke som huskeliste. Tabel 1 nedenfor beskriver en tidsplan/procesplan og kan benyttes som huskeliste. Bemærk, at tidsplanen strækker sig over 1½ år. Nedenstående tabel er en vejledende tidsplan for ajourføring af FOT-data: 12
Tidsplan for FOT ajourføring okt nov dec Jan feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec jan feb mar Etablering af kortlægningsprojektgruppe Fotoflyvning og ortofoto Udarbejde udbudsmateriale og kontraktmateriale Udsendelse af udbudsmateriale Kontraktindgåelse Fotoflyvningsperiode Kvalitetskontrol FOT ajourføring Annonce - EU-tidende Prækvalifikation Indsamling af foreløbig estimat for udpegninger og OP kortlægningsarealer Udarbejde udbudsmateriale og kontraktmateriale Udsendelse af udbudsmateriale 13
Tilbud modtages *1 Tildeling *2 Stand still *3 Udarbejdelse af kontrakt og fastlæggelse af optioner Kontraktindgåelse Levering af data og endelige udpegninger til producent *4 Produktionsstart Etapeleverancer m. kvalitetskontrol *5 Godkendelse af data Indlæsning i FOT-databasen Levering af data til kunder *6 Betaling for kortlægning *7 Noter: 1: min. 4 uger efter udsendelse af udbudsmateriale 2: min. 10 dage efter modtagelse af tilbud 3: min. 10 dage efter tildeling 4: Endelig opgørelse af udpegninger kan laves når billeder er modtaget. Leveres til leverandør ved udpeget ajourføring. Anvendes internt til kvalitetskontrol i forbindelse med totalajourføring. 14
5: Længden af produktionsfasen afhænger naturligvis af om det drejer sig om udpeget ajourføring eller totalajourføring samt areal og kompleksitet i data (by/land). Data leveres løbende enten kommune- eller etapevis. 6: For de kommuner der har indgået brugsretsaftaler med kunder, levering skal som udgangspunkt leveres senest 1 år efter flyvedato. 7: Betaling samme år som kortlægningsprojektet af hensyn til kommuners budget - evt. anvendelse af mellemkonto hos kontraktholder 15
Ressourcer Et lokalt FOT-samarbejde medfører, at alle parter i samarbejdet skal levere ressourcer til arbejdet. Dette emne er derfor vigtigt at arbejde med. Blandt opgaverne er: Udarbejde udbudsmateriale og gennemføre udbud. Evaluere tilbud, foretage tildeling og kontraktskrivning. Indsamle masterdata/udgangsdata + støtte materiale, opstart af leverandør, testdata mv. Leverandørstyring i produktionsforløbet, herunder opfølgning på tidsplan påmindelser til leverandøren. QC (Kvalitetskontrol) ude i kommunerne og i KMS. Håndtering af QC rapporter. Aflevering og eventuel opgørelse af bod. Evt. tillægsproduktion. Fotoflyvning, ortofotoproduktion samt opfølgning. Kommunikation, forankring, følgegruppemøder, beslutningsoplæg til styregruppe, uddannelse i QC. Opgaverne skal løses af den nedsatte projektgruppe i fællesskab. I dette afsnit skal opgaverne blot kvantificeres, mens selve beskrivelsen findes i FOTdanmarks kvalitetsmanualen og samarbejdsaftalen. Det er meget vigtigt, at arbejdsdelingen mellem de enkelte samarbejdsparter (de enkelte kommuner og KMS) er tydelige, og at det er tydeligt, hvilke ressourcer, der skal være til rådighed hvornår. Det er vigtigt at ledelserne i de kommuner, der deltager i samarbejdet, er indstillet på, at der skal leveres de nødvendige ressourcer. Udarbejde udbudsmateriale og gennemførsel af udbud KMS ligger inde med stor ekspertise og erfaring på området, men det er meget væsentligt at projektgruppen som helhed forholder sig til udbudsmaterialet. Det kræver en vis proces, hvor den kommunale del af det lokale FOT samarbejde bliver fortrolige med de valg og fravalg, der gøres i forbindelse med udbudsmaterialet. Det kan være nødvendigt at afholde møder i følgegruppen med alle kommunerne for at forankre udbuddets indhold. Arbejdsomfang: 2-4 arbejdsuger for projektgruppen tilsammen. Evaluering af tilbud, foretage tildeling og kontraktskrivning Her bør projektgruppen have mulighed for at træffe nødvendige valg på vegne af kommunerne. Derved bliver denne opgave reduceret til en vurdering af udbuddene samt et par møder i projektgruppen. Arbejdsomfang: 1 uge for hele projektgruppen tilsammen. Masterdata og udpegninger Udtræk af masterdata fra FOT-databasen leveres til producenten Levering af udpegninger bør være ensartet i samme struktur og format, så producenten ikke skal bruge tid på at forstå udpegninger og oversætte data. Erfaringerne fra bl.a. HRKS viser at der var en meget stor uensartethed i udpegninger. I forbindelse med 2010 kortlægningen blev der således i HRKS afholdt et udpegningsseminar. Alle kommunerne mødte op medbringende årets udpegninger til en fælles workshop. På workshoppen byttede kommunerne udpegninger og kiggede hinandens data igennem. Fokus var på følgende punkter: 16
Husk at udpege ALLE relevante steder og ikke kun dem fundet i byggesagerne Udpegningerne skal følge fælles retningslinjer for hvad der skal medtages som en udpegning Kun ændringer, der kan ses, skal udpeges. Dette betyder, at det pågældende års ortofoto skal være til stede inden udpegningerne kan kontrolleres og leveres til producenten. Alle udpegninger skal være bygget op på samme måde i struktur og i formuleringer. I HRKS blev der udarbejdet en fælles vejledning til hvordan udpegningerne foretages. Vejledningen fra HRKS blev efterfølgende oversat til engelsk og producenten fik en version af denne. Opsamling fra arbejdet med udpegning i HRKS: workshopseminar 2 dage til forberedelse af udpegninger, 1 dag til workshop, udtræk af masterdata 1 dag. Leverancer Der er flere måder at opdele leverancerne på i kontrakten, man kan vælge en kommuneopdelt leverance, enten enkeltvis eller som puljede grupper af kommuner. Det er også muligt at opdele efter områder, der er skåret i passende arealer i vejmidter eller vandløb. Der er fordele og ulemper ved alle opdelinger, hvad man skal vælge afhænger meget af FOT-samarbejdets geografi, datamængde og type af ajourføring (totalajourføring, systematisk ajourføring eller udpeget ajourføring ). Leverancer Fordele Ulemper Kommuneopdelt Etaper med grupper af kommuner - Velegnet til udpeget ajourføring, da den enkelte kommune kender sine egne udpegninger bedst - allerede fastlagte og kendte områdepolygoner - kan kontrolleres i egne GIS systemer - Færre etaper at holde styr på, generelle ting kan samles i en afrapportering - Fælles seancer omkring QC, backup for hinanden i ferie og ved andet fravær - fordeler arbejdsmængden mere ligeligt mellem kommunerne - mere oplagt at de enkelte kommunerepræsentanter specialiserer sig inden for enkelte objekttyper, højner - Der skal laves enkelte afrapporteringer for hver enkelt kommune - Vanskeligt at lave fælles seancer omkring QC - afhængig af at den enkelte kommune er klar til QC når data kommer - ressourceforbrug for den enkelte kommune er afgrænset, nogle kommuner er arealmæssigt mere omfangsrigt end andre - kræver at kommunen kender til hele FOTspecifikationen - kommuner i etapen der er klar til levering bliver liggende hos producenten, ind til alle kommuner i etapen er klar til levering. - kan være vanskeligt at løsrive sig fra at man kun ser på sin egen kommune - logistik omkring software til fælles QC 17
kvaliteten af QC for alle kommuner Områdepolygoner - Fælles seancer omkring QC, backup for hinanden i ferie og ved andet fravær - Man ser med friske øjne på data ikke bundet af egne kommunedata - mere oplagt at de enkelte kommunerepræsentanter specialiserer sig inden for enkelte objekttyper, højner kvaliteten af QC for alle kommuner - fordeler arbejdsmængden mere ligeligt mellem kommunerne - egner sig til kortsamarbejder med få kommuner - kan blive meget ressourcekrævende hvis alle skal være med til alle QC workshops - i kortsamarbejder med mange kommuner kan denne løsning være vanskelig at gennemføre bl.a. kan spørgsmålet om hvad der er en passende størrelse for en områdepolygon være et problem - logistik omkring software til fælles QC 18
QC (kvalitetskontrol) i kommunerne og i KMS Fuldstændighedskontrol Erfaringerne har vist at tidsforbruget på denne opgave, kan svinge meget. I det mest optimistiske scenarie leveres data fra leverandøren i en kvalitet, så de kan betinget godkendes i første runde. Da er forbruget min. 16 timer pr. kommune. Heri er dog ikke indregnet arbejdet med at etablere manglende egenskabsværdier. Arbejdsomfang: 3-3½ uger for hele projektgruppen pr. kontrolrunde Et mere ressourcekrævende scenarie er, at data ikke opfylder kravene til betinget godkendelse i første runde, så der skal yderligere leverancer til, før data kan godkendes. Afhængigt af antallet af etaper kan det lokale FOT samarbejde vælge at lade leverandøren gentage leverancer til alle etaper, indtil datakvaliteten bliver tilfredsstillende eller at udføre testleverancer på en af etaperne, som da bliver en slags ny test produktion. Når den pågældende etape kan betinget godkendes, genleveres de øvrige etaper efter sammen model. Arbejdsomfang: 0,5-1 uge pr. etape pr. kontrolrunde pr. deltagerkommune. Dertil et antal møder og timer i projektgruppen til fastlæggelse af fælles udmelding til leverandøren: Samlet 2-3 uger i projektgruppen. Strukturkontrol og afrapportering Udføres af KMS. I de hidtidige FOT produktioner har kvaliteten af første dataleverancer betydet, at kvalitetskontrollen i første runde har været omfattende. Typisk har KMS brugt en del ressourcer til at samle og homogenisere de samlede kvalitetsrapporter, der sendes til leverandøren og indeholder både kommunens og statens bemærkninger. Arbejdsomfang: 1-2 uger pr. kommune pr. korrekturrunde Det er forventningen at ressourcen til denne opgave vil blive mindre i de kommende produktioner. Ressourceforbruget ved udpeget ajourføring har været mindre end ved etableringen for kommunerne. Men for KMS og projektgruppen har der været brugt flere ressourcer end forventet. Det forventes dog at arbejdsbyrden reduceres ved ajourføring 2010. For at reducere tidsforbrug arbejdes der med fælles workshop med KMS og kommunerne for at få en ensartet kvalitetskontrol og afrapportering. Tilføjelse af egenskabsdata Der er i skrivende stund ikke nogen lokale FOT-samarbejder, der har erfaringer med arbejdet med tilføjelse af egenskabsdata hvorfor dette er et emne, der vil stå åbent til fremtidige erfaringsopsamlinger. Arbejdsgruppen påpeger l dog at det vil være en fordel allerede under udarbejdelsen af samarbejdsaftalen at fastlægge, hvilke attributter der efterfølgende skal påsættes af henholdsvis kommunerne og KMS og med angivelse af en tidsfrist. Mange kommuner har foretaget og flere er i gang med at geokode bygningsdata i BBR med bygningerne i det tekniske kort. For at få fuldt udbytte af bygningsgeokodningen i forhold til FOT-data er det essentielt, at den unikke bygningsident-nøgle (UUID-nøgle) i Nyt-BBR overføres til FOT som attribut BYGNING_ID. Dette arbejde bør foretages automatisk, når snitfladerne til Nyt-BBR er tilgængelige. 19
Aflevering og eventuel bodsopgørelse Erfaringerne viser, at det er svært at få de fælles produktioner helt i mål. Dels skal den endelige levering overholde kontraktens krav (ikke altid nødvendigt i de foreløbige etapeleverancer, hvor indsatsen mere går på at leverandøren har udført de aftalte rettelser) og dels tilstøder der ofte problemer med grænseafstemninger o. lign. Endelig er der opgørelsen af bodsregnskabet. Arbejdsomfang: 2-4 uger samlet for projektgruppen. Evt. optioner (tillægsproduktion) Brugen af optioner i et udbud er tidskrævende og skal beskrives grundigt. Eksempler på optioner kan f.eks. være etablering af digitale højdemodeller og 3D-bymodeller. Fotoflyvning, ortofotoproduktion og leveringsmetode Fotoflyvning og ortofotoproduktion gennemføres med KMS som primær ressource og drivkraft. Ofte går udbuddet på tværs af landets regioner, og omfatter derfor flere lokal FOT samarbejder. Det er derfor vigtigt at KMS fortsat videreformidler og informerer om projektforløbet og opretholder dialogen med de relevante kommunesamarbejder, for derved at sikre at kommunale interesser også varetages ift. fotoflyvningen. Arbejdsomfang for kommunerne: 1 uge alt inkl. Arbejdsomfang i KMS: 5-7 uger pr. FOT-samarbejde. Kommunikation, forankring, følgegruppemøder, beslutningsoplæg til styregruppe, uddannelse i QC. Formålet er at forankre projektets beslutninger og valg blandt kommunernes GIS teknikere. Der bør udsendes nyhedsbreve løbende og 1-3 følgegruppemøder undervejs i projektet. Arbejdsindsats: 2-4 uger samlet for projektgruppen. Opsummering på Ressourcer Erfaringerne har vist at de forskellige arbejdsprocesser i et lokalt FOT-samarbejde indebærer forskellige ressourceforbrug. Arbejdsproces Møder i følgegruppen med alle kommunerne for at forankre udbuddets indhold. Standardisering af de forskellige kommuners ønsker. Evaluering af tilbud, tildeling og kontraktskrivning Masterdata/udgangsdata, opstart med leverandør, testproduktion Forbrug 2-4 arbejdsuger for projektgruppen tilsammen. 1-2 arbejdsuge pr. kommune 1 uge for hele projektgruppen tilsammen 4-8 uger samlet 20
Fuldstændighedskontrol Kan svinge meget, men et optimistisk bud er 3-3½ uger for hele projektgruppen pr. kontrolrunde, hvis alt går godt. Hvis man skal ud i flere kontrolrunder, er buddet: ½-1 uge pr. etape pr. kontrolrunde pr. deltagerkommune. Dertil kommer et antal møder og timer i projektgruppen til fastlæggelse af fælles udmelding til leverandøren: Samlet 2-3 uger i projektgruppen. Strukturkontrol Udføres af KMS Tilføjelse af egenskabsdata Aflevering og bodsopgørelse. Evt. tillægsproduktion. Fotoflyvning, ortofotoproduktion og leveringsmetode Stor i de hidtidige FOT produktioner. Forventes mindre over tid. Arbejdsomfang: 1-2 uger pr. kommune/etape pr. kontrolrunde. Endnu ingen erfaringer med dette. 2-4 uger samlet for projektgruppen Ingen erfaringer hidtil. For kommunerne: 1 uge alt inkl. For KMS: 5-7 uger pr. FOT-samarbejde. Kommunikation, forankring, følgegruppemøder, beslutningsoplæg til styregruppe, uddannelse i QC. 2-4 uger samlet for projektgruppen I forbindelse med ressourcer skal det ligeledes fremhæves, at de kommunale softwaresystemer skal kunne håndtere de leverede data. Hvis der benyttes forskellige GIS-platforme inden for det lokale FOT samarbejde skal det aftales hvorledes data kan udveksles mellem systemerne. Dette kan være en tids- og udgifts krævende proces. Kvalitetskontrol af data I det følgende er beskrevet erfaringerne mht. tidsforbrug fra arbejde i to kommuner med kvalitetssikringsarbejdet i det følgende også benævnt QC. Erfaringer om tidsforbrug ved QC i Brøndby Kommune (ajourføring af eksisternede FOT-data) (Areal: 2.121 ha heraf by 1.670 ha og land 451 ha. Alt er kortlagt i OP3-standarden) Erfaringerne er på nuværende tidspunkt ikke så store. I det følgende er erfaringerne vedr. tidsforbrug til QC fra Brøndby Kommune ajourføringsudbud fra 2009 opgjort: Brøndby Kommune anvendte ca. 1 uge på første leverance. Heri indgik en fælles QC dag, hvor kommuner og KMS mødtes til en fælles gennemgang. På den fælles dag blev KMS og kommunernes QC koordineret og en fælles QC rapport til producenten blev samlet for den en enkelte leverance (en leverance omfattede 3-4 kommuner). Brøndby Kommune kunne lavede en betinget godkendelse af data allerede efter 1. leverance. I 2. leverance brugte kommunen ca. 1 dag på at gennemgå. 21
Samlet set blev der brugt i alt 6 arbejdsdage på QC i Brøndby Kommune i forbindelse med den udpeget ajourføring. Kommunerne arbejde bestod primært i at gennemgå egne udpegninger. Derudover gennemgik kommunen i samarbejde med KMS et par faste punkter omkring nogle generelle fejl som blev fundet i de første leverancer.. For at få en fornemmelse for spændet i antallet af udpegede ændringer ses nedenfor et skema med oversigt over antal udpegninger pr. kommune i HRKS 2009-udbuddet. Udpegningerne dækker over de registrerede ændringer over en 2-årig periode da der ikke blev foretaget ajourføring i 2008.. Kommune Kommune ID Punkter Arealer ÆUP (antal) Antal Total (Ha) Albertslund 165 50 12 15 Ballerup 151 175 11 37 Brøndby 153 474 2 2 Gentofte 157 332 3 34 Gladsaxe 159 499 19 23,4 Glostrup 161 222 10 193 Herlev 163 266 8 8 Hvidovre 167 906 26 6 Høje Taastrup 169 400 0 0 Ishøj 183 800 10 150 Lyngby Taarbæk 173 400 3 12 Rødovre 175 743 1 1 Vallensbæk 181 104 4 29 5.371 109 511 Til sammenligning med Brøndbys kommunes tidsforbrug er der nedenfor redegjort for tidsforbruget for Ringsted Kommune der i 2009 fik etableret FOT-data. 22
Erfaringer om tidsforbrug til QC (førstegangsleverancen i Ringsted kommune), Ringsted kommune blev som en af 8 kommuner i GeoSjælland nykortlagt i FOT 4.0 standard ud fra digitale luftfoto optaget i 2009. Ringsted Kommunens areal 29.383 ha heraf er 26.915 ha kortlagt i OP1-standarden og 2.468 ha kortlagt i OP3-standarden. Den første FOT-leverance blev betinget godkendt. Den manuelle fuldstændighedskontrol var delt mellem KMS og 8 kommunale medarbejdere, en fra hver af de 8 kommuner, der etablerede FOT i GeoSjælland i 2009. Hvert medlem af denne kontrolgruppe var ansvarlig for separate temaer som vedkommende kontrollerede og kommenterede. Derudover havde deltageren fra leverancekommunen, i dette tilfælde Ringsted, en ekstra opgave med at kontrollere de leverede FOT data mere indgående på grund af lokalkendskabet. Alle kommentarerne blev samlet på et heldagsmøde, hvor alle kontrolgruppens medlemmer deltog, og hvor tilbagemeldingen til leverandøren om den enkelte leverance blev formuleret i fællesskab. Det samlede kommunale tidsforbrug til fuldstændighed til Ringsted leverancen er opgjort til 190 timer. For de leverancer der blev afvist var tidsforbruget væsentlig mere. Sammenfatning på tidsplan og ressourcer Det er vigtigt at planlægge ajourføring af FOT-data i god tid. Af tidsplanen og ressourceplanen for et lokalt FOTsamarbejde fremgår det, at hele processen fra etablering af projektgruppe til levering af de sidste data kan vare 1½ år. Man skal forholde sig til mange processer, før data er i hus. Erfaringerne viser, at et grundigt og længere opstartsforløb med en leverandør vil spare ressourcer senere i produktionen. QC en i kommunerne og i KMS kan være en tidskrævende del af etableringsprocessen. Som det fremgår af de 4 eksempler svare det faktiske tidsforbrug til kvalitetskontrollen hos kommunerne til det standardtal, der angives i samarbejdsaftalerne for de lokale FOT samarbejder på 0,16 årsværk = ca. 240 timer Dette er under forudsætning, at leverancerne ikke afvises. I denne situation vil tidsforbruget være væsentlig større. Der er dog en tendens til at leverandørerne har tilegnet sig mere erfaring med etablering af FOT, og dermed oftere er i stand til at levere den ønskede kvalitet. Således er kun en af de seneste etableringer i GeoNord blevet afvist. 23
Udbud og kontrakt Når det lokale FOT-samarbejde er etableret og samarbejdsparterne har lagt en tidsplan, som de mener, kan holde, samt de er afklaret med de forskellige tekniske detaljer, er det tid til at udbyde produktion af data. I første omgang bør det lokale FOT-samarbejde overveje udbudsformen og udbudsmaterialet. Herefter skal der findes en leverandør, og der skal indgås en kontrakt. Udbudsformen Der er flere former for udbud, der kan benyttes ved udbud af FOT-kortlægningen. Et valg det lokale FOTsamarbejde skal gøre er, om udbuddet er et offentligt udbud dvs. åbent for alle eller er begrænset til leverandører, der er indbudt via en prækvalifikation. Begrænset udbud Der indrykkes en udbudsannonce i EU-tidende, som beskriver opgavens indhold meget overordnet. Interesserede leverandører anmoder på denne baggrund om at blive inviteret til at deltage i tilbudsgivningen. Det lokale FOTsamarbejde vurderer sammen de indkomne anmodninger, og inviterer typisk mellem 5 og 10 leverandører til at byde på opgaven. Kortlægningsopgaven er beskrevet i et detaljeret udbudsmateriale, som herefter fremsendes til disse leverandører. Alle de FOT-kortlægningsopgaver, der er udbudt, er gennemført som begrænset udbud. Offentligt udbud Der indrykkes en fuldt detaljeret udbudsannonce i EU-tidende, hvor det bl.a. beskrives, hvorledes der kan fås adgang til det samlede udbudsmateriale. Interesserede leverandører kan herefter downloade materialet og byde på opgaven. Valg af udbudsform Der er fordele og ulemper ved begge udbudsformer. Fordelen ved begrænset udbud er eksempelvis, at det kun er leverandører, der forventes at kunne løse opgaven, som bliver inviteret. Yderligere kan der vindes lidt tid, da selve udbudsmaterialet først skal være klar til udsendelse, når de potentielle leverandører er udvalgt. Fordelen ved offentligt udbud er, at udbudsperioden fra afsendelse af udbud til modtagelse af tilbud kan være kortere end ved begrænset udbud. Et eksempel på en udbudsannonce (begrænset udbud), kan ses i bilag 6. Der henvises desuden til udbudsportalen, www.udbudsportalen.dk, for detaljeret beskrivelse af de forskellige udbudsformer, herunder de tidsfrister der er gældende for de enkelte udbudsformer. Det lokale FOT-samarbejde skal meget tidligt i forberedelserne lægge sig fast på de overordnede ønsker til udbuddet, herunder Ønsket udbudsform. Evt. indgåelse af en flerårig aftale med leverandør. 24
Valg af indgåelse af rammeaftale med flere leverandører, således at hurtige udbud blandt dem kan foretages med de såkaldte miniudbud. Antallet af kontrakter indenfor det område, det lokale FOT-samarbejde repræsenterer. Produktionskontrakterne skal være af en passende størrelse en størrelse som kan variere meget fra område til område (tæthed (by/land og topografisk tæthed), og hvor antallet af potentielle leverandører også betyder noget i overvejelserne. Se nedenstående boks til inspiration. Fastlæggelse af produktionsområder: De enkelte produktionsområder bør være i størrelsesordenen ca. 2500-3000 km². Flere producenter kan være i gang samtidig. Mindre firmaer kan pga. området størrelse også få del i opgaven. Mindre risici for begge parter. Den samlede produktionstid forventes, ved opdeling i flere områder, at kunne reduceres. Fastsættelse af tidsplan: Pas på med at lave tidsplanerne for stramme. Det er uhensigtsmæssigt at starte produktionen op lige før og i sommerferie perioden. Der skal være fagligt backup i det lokale FOT-samarbejde i forbindelse med opstarten af produktionen hos leverandøren. Hvis dette ikke er tilfældet, kan der blive fejlproduceret mange data i f.eks. en sommerferieperiode, med flere genleverancer til følge. Overvej muligheden for produktion i et pilotområde, hvor SAMTLIGE processer gennemføres hos leverandøren, og hvor et tilfredsstillende kvalitetsniveau skal præsteres inden opstart af produktionen. Etaper I det følgende findes inspiration i forbindelse med fastlæggelse af evt. etapeopdeling af et udbud. Fastlæggelse af etapegrænser Kommunegrænse benyttes som etapegrænse: Fordel - De kommuner som produceres først, får hurtigere data stillet til rådighed. Der er dog altid én kommune der skal stå sidst i køen. Ulempe - Det er omstændeligt og tidskrævende at grænseafstemme etaperne. Hvis vejmidterne i stedet benyttes som etapeafgrænsninger, er der ikke nær så store problemer med at skabe sammenhængende FOT-data på tværs af grænserne. 25
Fastlæggelse af etapestørrelse: Erfaringen viser at størrelsen på etaperne ikke bør være mere end 400 km². Datamængden er overskuelig at kvalitetskontrollere, de fleste systemer kan håndtere denne størrelse uden nævneværdig belastning. Det er overskueligt for producenten at rette eventuelle fejl, da den fejlproducerede mængde ikke er så stor.. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet skal i sin helhed beskrive de konditioner, leverandørerne byder på, samt beskrive den opgave det lokale FOT-samarbejde ønsker udført. Udbudsmaterialet bestå af: Udbudsbetingelserne Udkast til kontrakt mellem leverandør og kontraktholderen i det lokale FOT-samarbejde. Udbudsbetingelsernes formål er, helt præcist at beskrive de konditioner og formalia, der er gældende for udbuddet. Det være sig tidsfrister for afgivelse af bud, beskrivelse af, hvorledes de enkelte bud vurderes, og hvorledes det lokale FOT-samarbejde finder en vinder blandt de indkomne tilbud. Det lokale FOT-samarbejde skal nøje overveje de kriterier, der skal anvendes til at finde den vindende leverandør. Tildelingskriterierne kan bl.a. være produktionstid, økonomi og leverandørens kvalitetssikring, hvor de enkelte kriterier angives med en vægtning, som skal overvejes nøje. Når udbuddet er fremsendt EU-tidende, kan tildelingskriterierne ikke fraviges, når vinderen af udbuddet skal findes. Et eksempel på udbudsbetingelser, kan ses i bilag 7. Udkastet til kontrakt indeholder: - Tekniske specifikationer, herunder FOT-specifikation og gældende tillæg. - Specifikation for udveksling af data mellem leverandør og FOT-samarbejdet. - Tidsplan. - Forhold vedr. betaling. - Forhold vedr. mislighold, bod osv. Et eksempel på et kontraktudkast, kan ses i bilag 8. De tekniske krav er ikke inkluderet i eksemplet, da omfanget af materialet er stort og varierer meget fra udbud til udbud. Ved udarbejdelse af et udbud i et lokalt FOTsamarbejde, kan kontraktudkastet benyttes som diskussionsoplæg til de kontraktmæssige forhold, samarbejdet i fællesskab beslutter sig for at stille en leverandør. Følgende emner kan/skal eksempelvis diskuteres 26
Beslutning om, hvem der er den juridiske person i forhold til leverandøren. Altså hvilken part i det lokale FOT-samarbejde, der underskriver kontrakten med leverandøren (en kommune, alle kommuner og KMS eller kun KMS?) Betingelser vedr. bod størrelse/dagsforsinkelse og størrelse af det maksimale bodskrav leverandøren kan stilles overfor. Opsigelsesbetingelser ved mislighold. Dialogmøder med leverandør ved opstart og levering af etape. Afleveringsforretning. Hvorledes det lokale FOT-samarbejde vil betale leverandøren: Eksempelvis ved endelig godkendelse af FOT-data, eller delvis betaling i etaper eller delleverancer. Betalingsflowet gennem produktionsperioden har stor betydning for leverandørens kassebeholdning gennem projektet, så des mere det lokale FOTsamarbejde beslutter at betale up front, jo bedre for leverandøren (= lavere tilbud fra leverandøren); her er der dog en risiko for, at det bliver vanskeligere at holde styr på producenten. Vinderen af udbuddet Leverandørerne SKAL inden fristens udløb (der kan ikke gives nogen form for dispensation!) aflevere tilbud iht. de krav, der fremgår af udbudsbetingelserne. Det lokale FOT-samarbejde kan herefter åbne tilbuddene og foretage evaluering i overensstemmelse med de retningslinjer og de tildelingskriterier, der ligeledes fremgår af udbudsbetingelserne. Det lokale FOT-samarbejde skal beslutte, om alle tilbud gennemlæses af alle, eller om alternativer er mere hensigtsmæssige. MEN HUSK der er STRENG FORTROLIGHED i enhver henseende, både hvad angår de tekniske beskrivelser leverandørerne giver og hvad angår de økonomiske tilbud. ALT, absolut ALT hvad der læses, eller snakkes om i forbindelse med udbuddet, er fortroligt indenfor samarbejdet og de personer, der deltager i læsningen. Kontrakten Den leverandør, der vinder udbuddet, skal på baggrund af ovenstående kontraktudkast indgå aftale med det lokale FOT-samarbejde, eller rettere med den juridiske person det er besluttet skal repræsentere samarbejdet. Samtlige tilbudsgivere skal have besked om udfaldet af tildelingen, og den vindende leverandør skal indbydes til underskrivning af kontrakten. Underskrivning af kontrakten kan først ske 10 dage senere, da de bydende leverandører skal have mulighed for at gøre indsigelse mod den tildeling FOT-samarbejdet har foretaget. Det anbefales, at alle parter i det lokale FOT-samarbejde er til stede ved underskrivning af kontrakten med leverandøren. Hvis samarbejdet er organiseret med en projektgruppe/følgegruppe, deltager som minimum projektgruppen. 27
Overvejelser omkring udbud og kontrakt Skal udbuddet være offentligt for alle, eller skal det være begrænset til leverandører, der er indbudt ved prækvalifikation? de fleste er gennemført som begrænset udbud. Ved begrænset udbud vurderer det lokale FOT-samarbejde sammen de indkomne anmodninger, og inviterer typisk mellem 5 og 10 leverandører til at byde på opgaven. Fordelen ved begrænset udbud er eksempelvis, at det kun er leverandører, der forventes at kunne løse opgaven, som bliver inviteret. Modsat kan en ulempe være, at leverandører som ikke tidligere har løst FOT-opgaver, bliver afskrækket af udvælgelsesrunden. Det lokale FOT-samarbejde skal i forhold til udbudsform meget tidligt i forberedelserne lægge sig fast på de overordnede ønsker til udbuddet, herunder o o o o o Ønsket udbudsform. Flerårige aftaler med leverandør. Valg af indgåelse af rammeaftale med flere leverandører, således hurtige udbud kan foretages med de såkaldte miniudbud. Antallet af kontrakter indenfor det område, det lokale FOT-samarbejde repræsenterer. Produktionskontrakterne skal være af en passende størrelse en størrelse som kan variere meget fra område til område (tæthed (by/land og topografisk tæthed), og hvor antallet af potentielle bydere også betyder noget i overvejelserne. Produktion af FOT ved nyregistrering eller ved opgradering af eksisterende tekniske og topografiske kortdata. Lokale og kontraktlige forhold til brugerne af FOT-data er af stor betydning for denne overvejelse, men såfremt muligt anbefales nyregistrering som produktionsmetode. Udbudsmaterialet bestå af: o Udbudsbetingelserne o Udkast til kontrakt mellem leverandør og kontraktholderen i det lokale FOT-samarbejde. Kriterier der skal anvendes til at finde den vindende leverandør herunder: o produktionstid, o økonomi o leverandørens kvalitetssikring Udkastet til kontrakt bør indeholde: o Tekniske specifikationer, herunder FOT-specifikation og gældende tillæg. o Specifikation for udveksling af data mellem leverandør og FOT-samarbejdet. o Tidsplan. o Forhold vedr. betaling. o Forhold vedr. mislighold, bod osv. Følgende emner kan/skal eksempelvis diskuteres o Den juridiske person i forhold til leverandøren. (en kommune, alle kommuner og KMS eller KMS?) o Betingelser vedr. bod størrelse/dagsforsinkelse og størrelse af det maksimale bodskrav leverandøren kan stilles overfor. o Opsigelsesbetingelser ved mislighold. o Afleveringsforretning. o Hvorledes det lokale FOT-samarbejde vil betale leverandøren: Eksempelvis ved endelig godkendelse af FOT-data, eller delvis betaling i etaper eller delleverancer. Vigtigheden i buddenes fortrolighed. Når vinderen er fundet o Informeres alle leverandører o Underskrives kontrakt efter 10 dages indsigelsesfrist 28
o Alle deltagende kommuner bør være til stede ved underskrivningen Sammenfatning vedrørende udbudsfasen Et lokalt FOT-samarbejde kan udbyde produktionen offentligt for alle, eller begrænse udbuddet til leverandører, der er indbudt ved prækvalifikation. Udbudsmaterialet skal udarbejdes således, at konditioner og formalia er helt præcist beskrevet. Ved udpegning af vinderen af udbuddet er det vigtigt at FOT-samarbejdet behandler buddene fortroligt. 29
Ændringsudpegning ifm. ajourføring 1. Baggrund Ajourføring ved hjælp af ændringsudpegning er en simpel form for administrativ ajourføring af kortdata. Hidtil er den kommunale ændringsudpegning alene foretaget til brug for en kommende fotogrammetrisk ajourføring af det tekniske grundkort. Fotogrammetrisk ajourføring kan foretages som en total ajourføring, hvor hele kortværket gennemgåes eller som udpeget ajourføring hvor netop ændringsudpegningerne anvendes til at angive og afgrænse de steder, hvor kortet ønskes ajourført. Udpeget ajourføring defineres i TK99 specifikationen som konkrete hændelser f.eks. ny carport, nedrevet bygning, ændret vejforløb osv. altså hændelser, der kan stedfæstes. Omfanget af en hændelse er en tilbygning til et hus, et nyt hus, en ny udstykning eller sammenhængende bebyggelse bestående af 10 fritliggende huse, en rundkørsel, en buslomme. Hændelsen kan også være en ændring af attributværdier eller omkodning af objekter. Metoden til at foretage registreringen af ændringsudpegningerne kaldes administrativ ajourføring og er foretaget ud fra den daglige myndighedsbehandling på bygnings-, plan- og vejområdet. Registreringen er typisk foretaget centralt i GIS afdelingen men kan også varetages af den enkelte sagsbehandler. Hændelserne (ændringsudpegningerne) markeres i form af geometrityperne punkt, linje eller flade digitalt enten i en udpegningsfil eller i en database som f.eks. i de tidligere Grundkort Øst kommuner og Grundkort Fyn, hvor der også kan knyttes oplysninger om objekttype, ændringsart (nyt, slette, ændret), supplerende beskrivelse af hændelsen (se figur 1) 30
Figur 1: Eksempel på udpegningsfil fra Roskilde Kommune hver række i tabellen er en hændelse, der resulterer i en ændringsudpegning i form af et punktobjekt med en udpegningsobjektkode i kortet. Herudover udpeges fejl i det tekniske grundkort både geometriske fejl, objektkode fejl og fejl i attributter f.eks. vejkode. I flere af de Nordjyske kommuner har terrestrisk indmålte data været indlagt i kortdatabasen og i forbindelse med den periodiske ajourføring udskiftet med fotogrammetriske indmålte data. 2. Hvad er målet Med skiftet fra TK- til FOT-standarden, vil der på sigt være mulighed for en optimering af ajourføringsprocesserne, fra den nuværende administrative ajourføring til en mere up-to-date ajourføring. Det er således målet at Løbende Sagsorienteret Ajourføring (LSA) femover vil kunne registrere ændringsudpegningerne direkte ned i FOTdatabasen. 31