Udbudsstrategi for madservice til hjemmeboende efter serviceloven, 2014

Transkript

1 Økonomi Indkøb Tlf Udbudsstrategi for madservice til hjemmeboende efter serviceloven, 2014 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING REGLER FOR INDKØB AF MADSERVICE DE EU-RETLIGE REGLER DE NATIONALE REGLER HVORDAN FINDES LEVERANDØRERNE? LEVERANDØRER FINDES VED GODKENDELSESMODELLEN LEVERANDØRER FINDES VED UDBUD HVORDAN FINDER MAN VINDEREN AF UDBUDSFORRETNINGEN? Udbudsmodel 1: Udbud under godkendelsesmodellen Udbudsmodel 2: Offentligt udbud FORSLAG TIL HVORDAN DER KAN FINDES LEVERANDØRER LØSNINGSMODEL LØSNINGSMODEL LØSNINGSMODEL HVORDAN SKAL BORGERNE FÅ EN NY LEVERANDØR?...9

2 1. Indledning Rudersdal Kommunes aftale om madservice til visiterede borgere i eget hjem ophører den , hvorfor opgaven skal genudbydes i løbet af efteråret 1. Det er Serviceloven, som stiller krav om, at kommunerne skal stille madservice til rådighed under fritvalgsordningen. Fritvalgsordningen indebærer, at borgere, der er visiteret til madservice, skal kunne vælge mellem minimum 2 leverandører. Det er Rudersdal Kommune, der skal sikre, at borgerne har dette valg. Hvis det ikke er muligt at finde 2 leverandører 2, men kun én, skal der udstedes fritvalgsbeviser som alternativ til den ene fundne leverandør. I den nuværende ordning er der kun valgt én leverandør på baggrund af et udbud i Det har efterfølgende ikke været muligt at få godkendt mere end den ene leverandør under de fastlagte vilkår. Dette notat vil forsøge at skabe klarhed over forskellige metoder til at finde og indgå aftaler med leverandører til madservice. 2. Regler for indkøb af madservice Nedenfor følger et kort oprids over de regler, som gælder ved indkøb af madservice. 2.1 De EU-retlige regler Madservice som ydelse er omfattet af bilag II B i udbudsdirektivet, hvilket gør, at procedurereglerne er mere lempelige der findes dog stadig visse krav til udbuddet: Leverandører skal behandles lige. Gennemsigtighedsprincippet skal overholdes (det vil sige, kommunen skal være sikker på, hvad der skal indkøbes og under hvilke forudsætninger). Artikel 23 om tekniske specifikationer skal overholdes. Artikel 35, stk. 4 om at der efterfølgende for udbuddet skal publiceres en bekendtgørelse om indkøbet. 1 For yderligere vejledning om udbud af madservice under fritvalgsordningen, henvises der til: vejledning til udbud af madservice fra 2011, opdateret medio 2013: og Vejledning i tilvejebringelse af frit leverandørvalg for hjemmehjælpsmodtagere fra april 2014: 2 Kommunen må gerne være den ene leverandør. 2

3 2.2 De nationale regler Reglerne om madservice reguleres overordnet af Serviceloven og regler 3 udstedt i medfør heraf. Servicelovens regler på fritvalgsområdet er ændret pr Efter ændringerne er der ikke længere særregler i Serviceloven, der sætter begrænsninger for gennemførelsen af udbud af bl.a. madservice. Kommunen er fortsat forpligtet til at tilvejebringe et frit valg af leverandør for de borgere, der er visiteret til madservice, jfr. 83 i Serviceloven, men kommunen har fået friere rammer til at sikre dette valg. Kommunen kan tilvejebringe det frie valg gennem udbud efter de almindeligt gældende udbudsregler og/eller udstedelse af fritvalgsbeviser til borgerne. Kommunen skal for at opfylde forpligtelsen til at sikre det frie leverandørvalg som minimum: Indgå kontrakt med to eller flere leverandører, hvor kommunen kan være den ene, eller Tilbyde et fritvalgsbevis til de borgere, der er visiteret til hjælp efter 83, adgang til, at de selv indgår aftale med en cvr-registreret virksomhed om levering af mad. Et fritvalgsbevis er en form for voucher/købebevis til madservice, hvorved borgeren får ret til selv at vælge en cvr-registreret virksomhed til at levere maden. I praksis kan kontraktindgåelse med to eller flere leverandører ske enten via godkendelsesmodellen eller ved et udbud. Bemærk at Rudersdal Kommune har en tilsyns- og opfølgningsforpligtelse overfor samtlige leverandører af serviceydelser efter Serviceloven. Det vil sige, at des flere leverandører, des flere virksomheder skal Rudersdal Kommune føre tilsyn og opsyn med. 3. Hvordan findes leverandørerne? Nedenfor vil forskellige måder til at finde leverandører på blive gennemgået, for at kunne skabe klarhed over, hvilken metode. Det vil sige godkendelsesmodellen eller hvilken udbudsform, kommunen ønsker at anvende i forbindelse med madservice i Rudersdal Kommune. 3.1 Leverandører findes ved godkendelsesmodellen 3 Bekendtgørelse om frit valg af leverandør af hjemmehjælp og fritvalgsbevis efter servicelovens 91 og om kvalitetskrav til leverandører af hjemmehjælp efter servicelovens 83, (BEK nr. 344 af 26/03/2013). 3

4 Godkendelsesmodellen indebærer, at kommunen skal offentliggøre de fastsatte kvalitets- og priskrav, hvorefter alle interesserede virksomheder kan anmode om at blive godkendt som leverandør. Som udgangspunkt skal alle, der ansøger, og som opfylder kravene, godkendes 4. Det vil sige, der vil ikke være loft over antallet af godkendte leverandører. Prisen og kvaliteten vil således ikke blive konkurrenceudsat ved godkendelsesmodellen. Modellen sikrer det frie valg, så længe der er leverandører, der ansøger og kan blive godkendt i henhold til de af kommunen offentliggjorte kvalitets- og priskrav. Prisen vil være den kommunalt fastsatte pris, som alle leverandører får. Den kommunalt fastlagte pris skal være afregnet til en pris, som svarer til de langsigtede kommunale omkostninger. Priserne skal som udgangspunkt beregnes en gang om året, men skal genberegnes, hvis priserne ikke svarer til de gennemsnitlige langsigtede omkostninger. Det er op til kommunalbestyrelsen at sikre, at der løbende foretages beregninger, som klarlægger, at omkostningerne stemmer overens med afregningsprisen. 3.2 Leverandører findes ved udbud Kommunen kan også vælge at tilvejebringe det frie valg gennem udbud efter de almindeligt gældende udbudsregler. Kommunen vil med et udbud kunne fastlægge markedsprisen, det vil sige, den pris som opnås ved udbudsforretningen 5. Afholdelse af en udbudsforretning har den virkning, at Rudersdal Kommune får konkurrenceudsat prisen og eventuelt kvaliteten. Udbuddet af madservice kan foretages på to måder: Udbudsmodel 1: Èn leverandør vinder udbuddet og bliver hovedleverandør, hvorefter andre leverandører vil kunne blive godkendt som fritvalgsleverandører, jfr. nedenfor, eller Udbudsmodel 2: Der kan vælges en model, hvor leverandørerne vælges samtidigt, jfr. nedenfor. 4 Der er mulighed for at begrænse godkendelsen. Se nærmere herom i vejledning i tilvejebringelse af frit leverandørvalg for hjemmehjælpsmodtagere afsnit Der vil kun være afregning til markedspris, hvis der har været afholdt et udbud. 4

5 3.3 Hvordan finder man vinderen af udbudsforretningen? Der er 2 forskellige måder at finde ud af, hvem der har afgivet det bedste tilbud: Man kan tildele efter laveste pris, hvor det eneste konkurrenceparameter er prisen. Ved udbud med tildelingskriteriet laveste pris, vil det bedste tilbud være det tilbud, som er billigst. Ved et udbud med tildelingskriteriet laveste pris skal udbudsmaterialet være meget præcist hvad angår mindstekrav 6, da overopfyldelse af mindstekrav ikke vil kunne tillægges positiv værdi ved beslutningen om, hvem der har afgivet det bedste tilbud det vil sige eksempelvis en bedre kvalitet, service, leveringssikkerhed o.s.v. end, hvad Rudersdal Kommune kræver som minimum, vil ikke kunne vægtes positivt ved valget af hvilket tilbud, der er bedst. Leverandørerne konkurrerer udelukkende på prisen. Man kan tildele efter økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der kan fastsættes andre konkurrenceparametre end blot prisen, eksempelvis kvalitet, service, leveringssikkerhed o.s.v. Ved udbud med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil det bedste tilbud være det tilbud, som bedst opfylder alle de krav, som Rudersdal Kommune har fastsat. Ved et udbud med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud kan (over)opfyldelse af krav kunne tillægges vægt ved tildelingen det vil sige et tilbud, hvor f.eks. kvalitet, service, leveringssikkerhed o.s.v. er bedre end en anden tilbudsgivers, ville kunne vinde udbuddet, selvom prisen ikke er den laveste Udbudsmodel 1: Udbud under godkendelsesmodellen Udbudsmodel 1: Udbud under godkendelsesmodellen er den type udbud, som Rudersdal Kommune anvendte i 2009 til at finde den nuværende leverandør. Her vil der efter udbuddet blive valgt én leverandør som hovedleverandør, og der vil efterfølgende kunne godkendes andre 6 Mindstekrav er de minimumskrav, som skal opfyldes for at kunne afgive et konditionsmæssigt tilbud. Et mindstekrav kunne være, at der skal minimum være to valgmuligheder for dagens hovedret og to valgmuligheder for dagens biret. 5

6 leverandører. Det vil sige fritvalgsleverandører, til samme pris og ved overholdelse af de samme krav som hovedleverandøren. Hovedleverandørens tilbud vil dermed fastlægge markedsprisen, hvorefter eventuelle fritvalgsleverandører skal levere til samme pris, og med overholdelse af kravene som fastsat i udbudsmaterialet. Kommunen har mulighed for at fastsætte en øvre grænse for, hvor mange leverandører, der efterfølgende kan blive godkendt som fritvalgsleverandører Udbudsmodel 2: Offentligt udbud Da særreglerne i Serviceloven ikke længere er gældende, kan Rudersdal Kommune benytte sig af de almindelige udbudsretlige konstruktioner, hvor de mest anvendte er begrænset udbud og offentligt udbud. På grund af kravet om opstart den gennemgås kun det offentlige udbud. Det anbefales af Indkøb, at kommunen i udbudsmaterialet fastsætter det antal leverandører, som kan få tildelt en rammeaftale, hvis der vælges et offentligt udbud. Hvis kommunen ikke selv er leverandør, skal der som minimum vælges to private leverandører. Modtager kommunen kun ét brugbart tilbud, kan kommunen falde tilbage på udbudsmodel 1: Udbud under godkendelsesmodellen 7 eller tilbyde borgerne fritvalgsbeviser. Ved et offentligt udbud vil det ønskede antal leverandører blive valgt samtidig der vil dermed ikke være én hovedleverandør og X-antal fritvalgsleverandører. Dette åbner op for, at der ville kunne være forskellige priser, eventuelle kvalitetsforskelle og løsningsmodeller for madservicen alt efter hvilken leverandør borgeren vælger, da hver aftale baseres på den pågældende leverandørs tilbud. Dette kan medføre, at leverandørerne vil være mere forskellige i deres måde at tilbyde borgerne madservice på. 4. Forslag til hvordan der kan findes leverandører Indkøb anbefaler ikke, at leverandører findes via godkendelsesmodellen som redegjort for i afsnit Det skal anføres i udbudsmaterialet. 6

7 Det anbefales af Indkøb, at kommunen vælger at lave en udbudsforretning for at finde leverandører til madservice. Nedenfor skitseres 3 løsningsmodeller for, hvordan kommunen kan finde leverandører via et udbud. 4.1 Løsningsmodel 1 Rudersdal Kommune vælger en udbudsform med udbudsmodel 1: Udbud under godkendelsesmodellen, hvor der tildeles efter økonomisk mest fordelagtige tilbud, det vil sige tilbudsgivere konkurrerer på f.eks. pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed o.s.v., samt der er fastsat nogle mindstekrav. Det er nødvendigt ved denne løsningsmodel at anføre i udbudsmaterialet, at der efter tildelingen af en rammeaftale, d.v.s. når en hovedleverandør er fundet, vil blive udarbejdet en tilrettet kravsspecifikation til brug for godkendelsen af fritvalgsleverandører. Det vil sige, at de krav som en leverandører skal opfylde for at blive godkendt frivalgsleverandør, vil være: 1. Udbudsmaterialet, herunder den tilrettede kravsspecifikation. Det vil sige, at kravsspecifikationen vil blive udbygget med de elementer, som medførte, at hovedleverandøren vandt. 2. Hovedleverandørens prisliste. For at blive godkendt som fritvalgsleverandør, skal en virksomhed sende en anmodning om godkendelse, hvor de gør rede for, hvordan de vil opfylde ovenstående krav. Denne ansøgning vil være en del af det grundlag, som forpligter leverandøren, hvis de godkendes. Vær opmærksom på, at denne model er brugt af Frederiksberg Kommune i forbindelse med deres udbud af madservice, men den så vidt vides ikke er afprøvet i praksis før. 4.2 Løsningsmodel 2 Rudersdal Kommune vælger en udbudsform med udbudsmodel 1: Udbud under godkendelsesmodellen, hvor der tildeles efter laveste pris, det vil sige, tilbudsgivere konkurrerer kun på prisen, hvor der i udbudsmaterialet er fastsat mindstekrav til f.eks. kvalitet, service, leveringssikkerhed o.s.v. Det er nødvendigt at anføre i udbudsmaterialet, at efter at en hovedleverandør er fundet, vil der blive åbnet op for, at andre leverandører kan blive godkendt som fritvalgsleverandør, såfremt de 7

8 kan leve op til kravene i udbudsmaterialet, og den pris som hovedleverandøren leverer til. Det vil sige at de krav, som en leverandører skal opfylde for at blive godkendt frivalgleverandør, vil være: 1. Udbudsmaterialet, herunder kravsspecifikationen. 2. Hovedleverandørens prisliste. For at blive godkendt som fritvalgsleverandør, skal en virksomhed sende en anmodning om godkendelse, hvor de gør rede for, hvordan de vil opfylde ovenstående krav. Denne ansøgning vil være en del af det grundlag, som forpligter leverandøren, hvis de godkendes. 4.3 Løsningsmodel 3 Rudersdal Kommune vælger en udbudsform med udbudsmodel 2: Offentligt udbud, hvor der tildeles efter økonomisk mest fordelagtige tilbud, det vil sige, tilbudsgivere konkurrerer på f.eks. pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed o.s.v., samt der er fastsat nogle mindstekrav. Herudover fastsættes i udbudsmaterialet, at leverandører kan få tildelt en rammeaftale 9. Ved denne løsningsmodel, vil der kunne være store forskelle (dog selvfølgelig inden for rammerne af udbuddet) på de forskellige vindende leverandørers ydelser. Prisen vil kunne være forskellig fra leverandør til leverandør samtidig med at måden hvorpå man opfylder kravene, kan være forskellig modsat løsningsmodel 1 og 2, hvor alle tilbudsgivere ville skulle levere til samme pris og efter samme (eventuelt tilrettet) kravspecifikation. Der vil med andre ord ikke blive fundet en hovedleverandør og efterfølgende blive godkendt fritvalgsleverandører. Derimod vil der blive fundet forskellige leverandører, der vil blive forpligtede efter: 1. Udbudsmaterialet, herunder kravsspecifikationen. 2. Deres egen prisliste. 3. Deres eget tilbud, det vil sige den løsning, de selv har tilbudt. 8 Det følger af de udbudsretlige regler, at der minimum skal være 3 leverandører ved tildelingen af parallelle rammeaftaler, og tildelingen herefter skal ske via direkte tildeling til nr. 1 og så fremdeles eller via miniudbud. Men da madservice ikke er omfattet af udbudsreglerne i deres helhed, jfr. afsnit 2, kan der nøjes med at være 2 leverandører, og der kan frit vælges mellem disse det skal dog fremgå af udbudsmaterialet. 9 Det foreslås, at der anvendes rammeaftaler og ikke kontrakter, da det præcise omfang af ydelsen pr. leverandør ikke kan fastlægges på grund af borgernes frie valg. 8

9 5. Hvordan skal borgerne få en ny leverandør? Ved at anvende løsningsmodel 1 og 2: Udbud under godkendelsesmodellen vil hovedleverandøren få tildelt samtlige borgere, som er visiteret til madservice som kunder. Senest vil andre leverandører kunne søge om godkendelse som fritvalgsleverandører. Borgerne vil efterfølgende få mulighed for at vælge mellem hovedleverandøren og fritvalgsleverandører. Hvis kommunen vælger løsningsmodel 3, det vil sige, at der skal indgås rammeaftaler med flere forskellige leverandører efter endt udbudsproces, så er spørgsmålet, hvordan borgerne skal fordeles mellem leverandørerne og hvordan de kan vælge, hvilken leverandør de vil anvende. Indkøb anbefaler, at der ved anvendelse af løsningsmodel 3: Offentligt udbud, anføres i udbudsmaterialet, at borgerne efter endt udbud frit kan vælge hvilken af de godkendte leverandører, som de ønsker at modtage madservice fra. 9