LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: REFERAT Dato: 3. september 2013 Referent: Marianne T. Bak Mødenr.: 23 Mødedato: Tirsdag den 3. september 2013, kl. 16.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12 i Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 2. Orientering fra direktøren 3. Budgetopfølgning drift, januar-juli 2013 (7 mdr.) 4. Likviditetsopfølgning januar-juli 2013 (7 mdr.) 5. Godkendelse af takster og budget 2014 for Affald A/S 6. Status vedrørende Fæstningskanalen 7. Direkte genbrug på genbrugsstationen 8. Forbrugervalg 9. Eventuelt Deltagere: Henrik Brade Johansen Formand hrj@cowi.dk, hrj@ltk.dk Jesper Andersen-Rosendal Medlem jesper@andersen-rosendal.dk Hans Henrik Madsen Medlem hhma@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com Henrik Holst Hansen Medlem hhh@ltf.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Marianne Taanum Bak (ref.) Økonomichef mtb@ltf.dk Afbud fra Peter Linde
1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende referatet af 12. juni 2013. 1.1. Referat fra bestyrelsesmøde den 12. juni 2013 Referatet blev godkendt og underskrevet på mødet. 2. Orientering fra direktøren Orientering. [Afsnit udeladt] PPL oplyste, at vi har modtaget udkast til prisloft på vand, men at udkast til prisloft for spildevand var forsinket fra Forsyningssekretariatet. På vand er vi næste år pålagt en besparelse på ca. 733.000 kr. i effektiviseringskrav. Det blev aftalt, at når prislofterne forelægger og taksten er beregnet, sendes taksten ud til godkendelse hos bestyrelsen på mail. Bestyrelsen fandt det glædeligt, at en gennemsnitlig husstand i Lyngby-Taarbæk Kommune har sparet ca. 5.660 kr. i perioden 2009-2013 siden etablering af forsyningsselskabet. Der blev uddelt et papir på mødet, der dokumenterede beregningen. 3. Budgetopfølgning drift, januar til juli 2013 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende budgetopfølgningen. Overordnet set følges budgetterne på både indtægts- og omkostningssiden. Side 2
Resultatet for årets første syv måneder vurderes som tilfredsstillende. Bemærkninger til de enkelte selskaber gennemgås nedenfor. Vand Under andre indtægter er forbruget lavere end budgetteret, da der ikke er etableret det forventede antal stikledninger. [Afsnit udeladt] Lønomkostninger under distribution er højere end forudsat, hvilket skyldes at medarbejderne i årets første tre måneder og årets 3 sidste måneder primært vil udføre driftsopgaver, idet anlægsopgaverne udføres i forårs- og sommermånederne. 1:1 omkostninger ligger højere end budgetteret, da der er foretaget større vandindkøb hos Sjælsø Vand A/S end indarbejdet i budgettet. Derudover er selskabets omkostninger til ejendomskatter stigende. Renteomkostningerne er højere, da selskabet har haft større lånebehov end oprindeligt forventet. Spildevand [Afsnit udeladt] Under transportomkostninger er forbruget stadigt lavt i forhold til budgettet. Selskabet har ligesom Vand højere omkostninger til ejendomsskatter under 1:1 omkostninger. Affald Salg af glas, jern mv. afregnes primært senere på året og er svære at forudsige på grund af svingende afregningspriser, da det er afhængigt af genbrugsværdien på afregningstidspunktet. Erhvervsgebyret er væsentligt under det budgetterede og skyldes, at der er opkrævet færre gebyrer end forventet samtidigt med der også er ydet flere fritagelser end forudsat i budgettet. Der vil dog også være færre omkostninger i ordningen, da Lyngby-Taarbæk Kommune opkræver mindre til myndighedsbehandling. Affalds lønomkostninger på administration er væsentligt lavere end forventet, da der i budgettet er indarbejdet et årsværk, som først er besat pr. 1. september. Derudover anvender den administrative medarbejder en væsentlig del af sin arbejdstid som leder af genbrugspladsen og deler således sin arbejdstid mellem drift og administration. Service Under administrationsomkostninger er der et lidt større forbrug til henholdsvis forsikringer og IT end planlagt. Selskabet har valgt at skifte hosting-selskab og opgraderet økonomisystemet, hvilket har medført nogle engangsomkostninger, som ikke var indarbejdet i budgettet. Driftsomkostningerne til Hosting vil herefter være lavere end tidligere. 3.1. Kontoskema for selskaberne Vand, Spildevand, Affald og Service Side 3
Det indstilles, at godkende budgetopfølgningen. MTB gennemgik budgetopfølgningen for alle selskaber. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgningen. 4. Likviditetsopfølgning januar til juli 2013 Forelægges til orientering Det indstilles, at godkende likviditetsopfølgningen. Der henvises til bilag 4.1 for en oversigt over udviklingen i likviditeten i hvert af selskaberne. Som det fremgår af oversigten er der god likviditet i selskaberne. Overordnet set udvikler likviditeten sig som forventet, dog med visse tidsmæssige forskydninger. Det indstilles, at likviditetsopfølgningen tages til efterretning. 4.1. Likviditetsoversigt for selskaberne Vand, Spildevand, Affald og Service MTB gennemgik likviditeten for alle selskaber. Opfølgningen blev taget til efterretning. 5. Godkendelse af budget og takster for 2014 for Affald A/S Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende budget og taksterne for 2014. Taksterne for affaldsområdet er underlagt et hvile-i-sig-selv princip. Det betyder, at indtægter og udgifter for affaldsområdet over en årrække skal være udlignet. Budgettet tager højde for at der over en årrække er blevet akkumuleret et overskud, på alle affaldsordningerne undtaget ordningen for administrationsgebyr for erhverv. Årsagerne til de generelle takstnedsættelser er hovedsageligt et fald i lønomkostningerne på både drift og administration, affaldsmængderne for dagrenovation var vurderet for højt i 2013, og at der budgetteres med et samlet underskud på driften for at tilbagebetale noget af det akkumulerede overskud på affaldsområdet til vores kunder. Side 4
Det indstilles, at godkende budget og takster for Affald A/S 2014. Gennemgået og godkendt 5.1. Takstoversigt Affald 2014 5.2. Budget 2014 for Affald A/S MTB gennemgik takster og budget for 2014. Bestyrelsen godkendte Affald A/S takster og budget for 2014. 6. Status for Fæstningskanalen Forelægges til orientering Som et led i en generel klimatilpasning planlægger Lyngby-Taarbæk Forsyning at åbne den tørre del af Fæstningskanal som i dag er opfyldt i indtil seks meters dybde. Fæstningskanalen planlægges anvendt til opmagasinering og afledning af regnvand fra af det centrale Kongens Lyngby. Tidsplan og arbejdets stade. Tidsplanen for projektet er ca. fem år, med planlagt start januar 2013 og slut 2017. I august 2013 har LTF igangsat følgende; ansat [navn udeladt] som midlertidig projektleder, ansøgt Kulturstyrelsen og LTK om gennemførelse af tekniske forundersøgelser af kanalforløbet, igangsat kildesøgning af tegninger, fotos, planer og snit for fastlæggelse af kanalforløbet, igangsat geoelektriske forundersøgelser for fastlæggelse af kanalforløbet, indhenter PQ for rådgiver ydelsen på for- og hovedprojekt. Indenfor de kommende uger og måneder vil LTF igangsætte følgende; udbyde rådgiver ydelsen på for- og hovedprojekt, gennemføre ejendomsmæssige forundersøgelser, gennemføre tekniske forundersøgelser, ansætte en projektleder oprette en styregruppe Afslutning/koordinering med andre projekter Side 5
Udover selve Fæstningskanalen er en række andre projekter afhængige af om Fæstningskanalprojektet bliver igangsat og får et positivt forløb i samarbejde med disse. Kanalvejsprojektet er allerede i gang og dets samspil med Fæstningskanalen vil tilføre det centrale Lyngby et løft. Agervang, et klima tilpasnings projekt i Ermelundskilen, vil bidrage med vand til Fæstningskanalen Letbanen, er planlagt til at løbe langs Klampenborgvej, skal koordineres med etablering af Fæstningskanalen Fjernvarme projektet vil forløbe langs Fæstningskanalen fra Lyngby Hovedgade og krydse Fæstningskanalen ved Toftebækvej Der foreligger et stort fremtidigt koordineringsarbejde med etablering af Fæstningskanalen. Der er derfor fokus på at få ansat en kompetent projektleder, til at køre projektet i mål. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. PPL oplyste, at LTF er i gang med at ansætte en projektleder til opgaven. LTF er allerede i tæt dialog med bygherre og kommunen om projektet. Der blev spurgt til, om der nogensinde har været vand i kanalen. PPL lovede at undersøge. Der var ønske om, at Bestyrelsen kommer ned og ser præcis, hvor kanalen skal løbe. Det blev aftalt at det sker, når man er lidt længere i projektet i forhold til den helt præcise placering. Bestyrelsen ønskede desuden at møde den nye projektleder, når vedkommende er ansat. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 7. Direkte genbrug på genbrugsstationen Forelægges til godkendelse På sidste Bestyrelsesmøde blev det besluttet, at lave et oplæg til muligheder for at foreninger o. lign. kunne opsamle og udnytte afleverede genstande, som kunne genanvendes uden at der opstod klunsning. LTF har tidligere og i en længere periode været i kontakt med en person som har arbejdet for at etablere et projekt med at iværksætte og hjælpe sindslidende med at komme godt i gang. LTF har i den forbindelse stillet sig positive overfor at medvirke i dette arbejde og udmeldt, at LTF er indstillet på at medvirke indenfor de muligheder, der er på genbrugsstationen. [Afsnit udeladt] Side 6
LTF s rolle i projektet er at stille containere til rådighed på genbrugsstationen. Her vil det så være muligt for borgerne at henstille deres brugte indbo til videre foranstaltning. Pakhusets medarbejdere vil så vidt muligt selv være synlige på pladsen ved containerne for at tage imod indboet. Det indstilles, at Pakhuset i første omgang får prioritet til Direkte genbrug, og at øvrige tiltag sættes i bero indtil erfaringer med Pakhuset og principperne om indsamling hertil er evalueret. 7.1. Projektbeskrivelse Bestyrelsen godkendte, at Pakhuset får lov at igangsætte projektet på Genbrugspladsen. 8. Forbrugervalg Forelægges til orientering Som følge af Vandsektorlovens bestemmelser, gennemføres der valg af forbrugerrepræsentanter til Bestyrelsen i Spildevand A/S og Vand A/S. Valget gennemføres som beskrevet i den tidligere godkendte tidsplan. Der er udarbejdet en orienteringsskrivelse, som er lagt på LTF hjemmeside. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 8.1 Orienteringsskrivelse 8.2. Tidsplan Formanden oplyste, at man i LTF har valgt en lav praktisk metode til at gennemføre valget. Der var enighed i Bestyrelsen om, at denne metode var tilfredsstillende. Relevant information er lagt på LTF s hjemmeside og forventes snarest lagt på LTK s hjemmeside. PPL oplyste, at der ligeledes vil blive annonceret i DGO. Side 7
9. Eventuelt Næste møde er den 26. november. [Afsnit udeladt] Side 8