Hospitalsenheden Vest Akutafdelingen Gl. landevej 61 7400 Herning www.regionmidtjylland.dk Revideret Referat Ledende sekretærråd 29. november kl. 8.30 11.30 Afholdt i Røntgenafdelingen, Holstebro Kære alle DAGSORDEN 1. Valg af referent 2. Godkendelse af dagsorden, prioritering af punkter og punkter til eventuelt 3. Drøfte referat fra møde den 12.9.2012 mellem Birgit Meldgaard, Hanne Dorte og Lene v/bm/hkdn/lk a. Er der kommentarer, spørgsmål eller andet til referatet? 4. Uddannelsessted til GVU-elev fra Kirurgisk Afdeling v. LK a. Evt. bytte eller tage imod GVU-elev fra Kirurgisk Afdeling ca. medio april 2013 spørger Berit? 5. Elever (fast punkt) 6. IT (fast punkt) 7. Resultat efter lægesekretærernes temadag i maj v. Berit K. 8. Fortsættelse af kompetencekursus for LLS v. Hanne Dorte 9. Orientering fra møde med Ledende sekretærråd i RM 10. Gode råd/erfa-udveksling i forbindelse med Projekt elektroniske indkaldelsesbreve v. Kirsten 11. Evt. a. Rekvirenttilfredshedsundersøgelse v. Lone b. Akutsekretærernes vilkår c. E-skanning Afbud: Bente Fruergaard, Anne Kruse, Tina Sterup, Nora Jacobsen, Susanne Gammelgaard, Ane Marie Die, Dorthe Dato 13. december 2012 Vibeke E. Nielsen Tel. 7843 2314 Vibeke.e.nielsen@vest.rm.dk Side 1 Ad 1 Referat Marianne Knudsen. Ad 2 Referat godkendt emner til eventuelt se under punkt 11. Ad 3 Referatet fra 12.9. drøftes. Der tilkendegives tilfredshed med, at der er sat fokus på problematikken. Der lægges op til en skærpet opmærksomhed overfor elever, der ikke lever op til forventningerne. Vigtigt at vores elevvejleder stiller klare forventninger til eleverne og kon-
fronterer dem med eventuelle problemstillinger, så snart disse opleves. Når problemstillinger først identificeres efter 3-måneders perioden, kan vi ikke afbryde uddannelseskontrakten med eleven, men vi kan motivere dem til selv at tage stilling til af afbryde uddannelsesforløbet. Evalueringsark skal i brug også i Herning. Vi beslutter, at arket skal laves i fællesskab elevvejleder og elev. Sammen besluttes, hvad der skal noteres. Arket skal kunne efterspørges, men eleven har selv ansvaret for at bringe det videre. Drøftes i elevvejlederteam. Sygefraværspolitikken skal gennemgås med eleverne i forbindelse med forventningssamtale blandt andet skal 1. og 2. barns sygedag drøftes. Vi skal huske vores sekretærer på, at de er rollemodeller for eleverne. Ad 4 Ad 5 Det opleves, at nogle af eleverne mister motivationen, når de har afleveret deres fagprøve. Birgit vil drøfte problematikken med eleverne. Berit, Kirurgisk Afdeling har behov for et uddannelsesophold til GVU-elev ca. medio april 2013. Elisabeth, Medicinsk Afdeling har en sekretær, der eventuelt kunne byttes med. Lene Kragh informerer Berit. Birgit Meldgaard sender orientering via mail se mailtekst herunder: Kære alle sammen! Ved netværksmødet for ledende lægesekretærer i november aftalte vi, at jeg ville fremsende et par orienteringspunkter til jer, for at spare tid ved selve mødet, og nu er jeg så endelig kommet til det. Vedr. erhvervspraktikanter fra 9. -10. klasse Hospitalsledelsen har besluttet, at vi skal modtage x antal erhvervspraktikanter fra 9.-10. klasse i henholdsvis uge 7 og uge 40 hvert år af rekrutteringsmæssige årsager. Pga. stort arbejdspres på afdelingerne har det været vanskeligt at finde plads til disse praktikanter, og jeg vil udarbejde en fordelingsnøgle med henblik på ligelig fordeling af praktikanterne mellem de forskellige afdelinger under hensyntagen til sekretariaternes størrelse, geografi mm. Forslag til forholdsmæssig fordelingsnøgle forelægges efter aftale for elevvejlederne ved næste møde. Vedr. overenskomstforløbet, specialefag på sundhedskommunomuddannelsen, COK 2012-2014 Da der har været frafald i overenskomstforløbet fra HEV i sundhedskommunomuddannelsen (COK), har den betalte plads (for specialefag forår 2013, specialefag efterår 2013 og afgangsprojekt forår 2014) været i udbud, og her har 2 interesserede meldt sig fra hhv. Urinvejskir. Afd. Og ØNH-afdelingen, som har aftalt at dele pladsen, så vi i HEV udnytter den - via overenskomstmidlerne - betalte plads. Vedr. GVU-elevers fagprøveskrivning (principiel drøftelse) Vi har modtaget forespørgsel fra Mercantec Viborg vedr. underskrivelse af Side 2
fagprøveblanket for GVU-elever (efteruddannelse) er det undertegnede eller elevens nærmeste leder, der skal underskrive denne blanket? Den principielle drøftelse ligger i, at det undervejs i uddannelsesforløbet er den ledende lægesekretær, der attesterer den praktiske målopfyldelse, og dermed har det overordnede ansvar for det faglige niveau, jf. aftalen i e-dok, og at BM på den anden side er formel uddannelsesansvarlig for lægesekretæruddannelsen i HEV (ordinære elever) og selvfølgelig gerne er konsulent og sparrer i forhold til mål og niveauer. Umiddelbart ser vi ikke nogen problemer i at underskrive fagprøveblanketten (hverken de pågældende ledende lægesekretærer eller jeg), men måske skal vi vælge en ensartet procedure med henblik på fremtidige opgaver? Hvad tænker I? I Viborg er der procedure for, at fagprøveblanketten underskrives ved et fagprøvemøde på skolen, hvor elev, lærer og fagprøveunderskriver mødes jeg vil lige undersøge, hvorvidt denne fremgangsmåde kan ændres? Drøftelsen kan vi evt. tage ved næste møde i netværket for ledende lægesekretærer? Udover disse orienteringspunkter kan jeg tilføje, at vi siden har gennemført 16 ud af 17 prøvetidsevalueringer (og den sidste lover godt J) - alle med et godt og positivt resultat!!! Ad 6 Endvidere er ledende lægesekretær Tina Holmgaard (Med. Afd. RHE) og elevvejleder Ulla Birkebæk (Urinvejskir. Afd. RHL) valgt til ansættelsesudvalget for elevstillingerne, og vi går snart i gang med ansættelsesproceduren og håber at kunne opslå elevstillingerne januar/februar måned 2013. Max Manus Ibrugtagning af Max Manus 3.12.2012 i første omgang som en såkaldt stand-alone-løsning. Urologisk, Neurologisk, Gynækologisk og Akutafdelingen tager denne løsning i brug. Vær opmærksomme på vikarer at disse informeres godt om brugen af Max Manus. Service fra Athea v. Gitte Skov Petersen I skal være opmærksomme på, at Athea ikke yder den samme service som Sundheds-IT har gjort. Serviceydelser fra Athea kræver større tilstedeværelse af en sekretær medens opgaven udføres, da det er vigtigt, at de informationer som Athea har brug for ved eksempelvis installering, er tilgængelige så Athea kan færdiggøre arbejdet. Specielle IT-projekter m.m. v. Mette Møller Per Jørgensen skal kontaktes ved specielle IT-projekter. Gør det i god tid der er lang ekspeditionstid. Brugeroprettelser vikarkoder Det opleves gentagne gange, at brugeroprettelser ikke er på plads, når nye medarbejdere starter. Det er dybt problematisk, da vi stort set ikke har opgaver, der ikke involverer PC-adgang. Marianne Knudsen har forsøgt at få oprettet et antal lægesekretærvikarkoder, som kan bruges indtil medarbejderens egne koder foreligger. Det har ikke været muligt at få dette etableret. Side 3
Mette Lynghøj Johannesen meddeler, at der skal fokuseres på at brugeroprettelsen fungerer til tiden. Ad 7 Ad 8 Ad 9 Ad 10 Ad 11 Generelt meldes strukturændringer i IT-organisationen ikke ud det er ikke hensigtsmæssigt. Vi afventer en tilbagemelding fra Lasse Hansen i forhold til videre implementering af handleplaner udarbejdet på baggrund af sekretærtemadag i Aulum. Lasse Hansen deltog 7.2.2012 på kompetenceudviklingsdag. Det blev den 7.12. besluttet, at arbejdsgruppen bestående af FTR + Berit K., Nora, Kirsten og Marianne mødes primo januar med Lasse Hansen. Vi håber, at fyraftensmøder ultimo januar bliver en realitet. Kompetenceudviklingsforløbene for lægesekretærer målrettes i henhold til handleplanerne. Vi drøftede vores fremtidige kompetenceforløb, at vi oplever det meget givtigt for os som faggruppe og som enkeltpersoner. Måske skal vi ikke mødes så ofte som hidtil men i en eller anden udstrækning som vi ikke helt lagde os fast på. Vi er enige om at holde fast i den gode udvikling, vi har gang i. Kirsten meddeler, at referat fra det sidste møde i Det Nationale Råd ikke er udkommet. Kirsten fortæller dog, at organisationsstrukturen (minus ledende lægesekretærer) i Sønderjylland blev drøftet. 2 af medlemmerne i Rådet af ledende lægesekretærer i Region Midtjylland har sendt deres funktionsbeskrivelse til Carl Holst, næstformand i Danske Regioner så vi skal altså ikke foretage os noget i den anledning. Vi drøfter elevuddannelsen at denne bør ændres til minimum en kort videregående uddannelse. I den forbindelse skal vi huske, at vi i så fald måske ikke er fremtidige potentielle HK ere og derfor kan interessen fra HK til et samarbejde om en ændring af elevuddannelsen være problematisk. Projekt indkaldelsesbreve det forlyder, at det kører problemfrit. Rekvirenttilfredshedsundersøgelse Patologisk Institut skal gennemføre en brugertilfredshedsundersøgelse - primo 2013. Alle rekvirenter, der har fremsendt mere end 10 rekvisitioner vil komme i betragtning. Akutsekretærens vilkår Marianne opfordrer til, at de ledende sekretærer går foran i form af en ordentlig omtale af akutsekretærerne i Akutafdelingen. Akutsekretærerne arbejder under helt andre vilkår, end man gør i et almindeligt sekretariat. Arbejdspresset kan være meget svingende og dermed også mængden af det arbejder, der udføres for afdelingerne. Der udføres skriveopgaver for alle specialer, hvilket i sig selv er en udfordring for akutsekretærerne. Opgaverne ligger ikke altid lige på rygraden, som de gør i afdelinger, hvor man udfører de samme opgaver dagligt. Alle akutsekretærer gør deres bedste med de afbrydelser m.m. der fore- Side 4
kommer i en stor skadestue/modtagelse. Derfor hermed en opfordring til at fokusere på det vi producerer, frem for det vi ikke producerer. Den normering der er til rådighed i Akutsekretariatet bruges fuldt ud (og lidt til!). E-skanning Flere afdelinger er gået i gang. E-dok retningslinje for anvendelse af skanningsmodulet er i høring. Forventes at ligge i en færdig udgave til læsekvittering inden 1.1.2013. Fujitsu-bordmodellen anbefales. Med indførelse af skanningsmodulet er det selvfølgelig hensigten, at papirjournalen skal væk, men individuelle aftaler kan laves med Ole Zielke. Holstebro den 19.12.2012 Marianne Knudsen Side 5