Referat fra bestyrelsesmøde nr. 157, mandag den 7. april 2014 kl. 16.00. Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 156 af 5. februar 2014. 2. Revisionsprotokollat side 630. 3. Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger (lukket punkt) 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 156 af 5. februar 2014. Beslutning: Godkendt og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Beslutning: Protokollat blev fremvist og taget til efterretning. Ad 3 Indkomne punkter Godkende hovedbestyrelsens forretningsorden. Beslutning: Blev godkendt og underskrevet. Beslutning om fritagelse for indbetaling af udamort. lån i afd. 25 (udamort. låneydelse kr. 409.258 fra 2011). Beslutning: Blev godkendt og gældende fra 1.03.2014. Debatpunkter: Ad 4 Kort evaluering af repræsentantskabsmødet. Dejligt sted gerne kaffe til desserten hele traktementet skal måske oplyses, så gæsterne ved hvad de skal indtage. Referat fra rep. mødet er lagt på hjemmesiden og ipad. Referat udsendes ikke pr. post. Forslag om fælles evaluering af afdelingsmøderne onsdag den 7. maj (før næste bestyrelsesmøde). Mødet afholdes fra kl. 14.00 til 15.30. EB evaluerer med ejendomsfunktionærerne inden mødet. Oprettelse af udvalg til planlægning af rundtur til afdelinger i august. EL og EB planlægger dato og arrangerer turen (ikke uge 34). side 2
Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterede. Orientering om Stengårdsvej og status på helhedsplan. Byggeudvalg med deltagelse af alle afdelingsbestyrelser blev afholdt i sidste uge hvor bl.a. huslejestigninger blev fremvist. Prøvelejlighed er ved at blive udført i et lejemål, hvor der ikke gennemføres tilgængelighed. Brochure Nyt Stengårdsvej til dig, til os, for alle blev udleveret, brochuren omdeles på Stengårdsvej Orientering fra udvalgte byggesager ud fra udvalgets skematik. 1) Afd. 64-57 ungdomsboliger indflytningstidspunkt 1.9.2014 holder. Anlæg af det grønne område planlægges sammen med Esbjerg kommune licitation afholdes inden længe. Udlejning starter i juni måned. Organisationsbestyrelsen overvejede at kollegiets navn skal være Grådyb Kollegiet. Skilt med lys opsættes på kollegiet, hvis ikke byggesagen kan finansiere opsætning af skilt og lys sponsorerer Ungdombo fra fælleskassen. Efterskrift: Monteringen af bogstaver øverst på facaden af det nye kollegium udsættes. PS anbefaler, at der indhentes navneforslag fra repræsentantskabet, hovedbestyrelsen, Sportscollege og Ungdsomsbos medarbejdere. Herefter udvælger hovedbestyrelsen navnet. Begrundelsen for anbefalingen er den positive afledte effekt af medbestemmelse og indflydelse på mærkesager. 2) Afd. 2,3,4 nye brystninge der er aflevering midt i april. 3) Afd. 40 renoveringsstøttesag er færdig i løbet af et par måneder. 4) Afd- 5, - 14 gavllejligheder ombygges således køkken og stue sammenlægges. Beboerne i de påtænkte lejemål indkaldes til orienteringsmøde. 5) Afdeling 51 ønsker ikke altaner men gerne fællestoilet i nærheden af gården.. Ad 6 Udlejningssituationen PS orienterede: Tomgang generelt. Se bilag. Kvaglundparken 4 er fortsatet problem. Susanne Rønne hjælper med at finde en lejer. Kiosk i afdeling 34 (Storegade) er opsagt. Salg af Fyrparken 10. Køber afklarer med kommunen ang. højde på bygningen p.g.a. Fyrtårn. Kontrakt er p.t. ikke underskrevet. side 3
Status på fondsansøgninger. Infrasturkturmidler 47 mio. kr. er godkendt men kommer kun til udbetaling såfremt helhedsplanen gennemgøres. Der sendes ansøgning til Realdania på 1.5 mio. kr. i næste uge. Midlerne skal anvendes til at gennemføre en arkitektkonkurrence i forbindelse med det nye bydelshus. Status på udsættelser. Fra 1.10 2013 til nu har der ikke været nogen udsættelser (der har været 29 potentielle). Bestyrelsen opfordrede til at pressen informeres. Ad 7 Økonomi Lene orienterede. Orientering generelt. Afkastrapport Alm. Brand 4,21% og Nordea 1,25% omregnet til p.a. Hvis der er ledig likvid kapital skal Alm. Brand have yderligere midler at arbejde med. Hjemmesideorientering. I perioden 1. april til 6. april har 90 ud af 109 henvendelser været via hjemmesiden dvs. uden oprigning osv. Samtidig har 39 personer selv været inde og rette egne data direkte på nettet. 20 ud af 27 opskrivninger på ventelisten er også blevet klaret via hjemmesiden, så vi satser på det kører. Der er stadig tekstmæssige udfordringer som bliver rettet løbende. Hjemmesiden for Bramming Boligforening og Kollegieforeningen implementeres i løbet af maj og juni måned udvikling af disse sider kræver fokus i den nærmeste tid. Ad 8 Drift EB orienterede. Status på digital opmåling. Normalistandsættelsessystemet er en udfordring det kræver itudvikling for at køre optimal. Indtil nu har det vist sig en besparelse på malerarbejdet på omkring 25-40%. På rengøringsområdet skal licitationsmaterialet tilrettes. Det har givet væsentlig lavere fraflytningsregninger. Skal resten af lejemålene opmåles koster det kr. 700,- pr. lejemål i alt ca. kr. 2,2 mio. kr. Emnet skal behandles som et beslutningspunkt på næste best. møde. Elevpladser er under opbygning. Nedgravede affaldsbeholdere. Projektopstart. Esbjerg Kommune regner på hvad det betyder for tømningsbidraget afd. 6,7 og 37 er udvalgt som beregningsgrundlag. Alle afdelinger/områder bliver opmålt via google earth kr. 5.000 pr. afdeling. Ad 9 Indkomne punkter - Ingen emner. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Næste møde den 12. april 2014. Nyt fra Fritidsudvalget. Næste møde afholdes den 29. april 2014. Nyt fra Kunstudvalget. HL orienterede om undersøgelse. Evalueringsarbejde pågår senere. Nyt fra Målsætningsudvalget. Der arbejdes med Fakta-liste. Nyt fra Byggeudvalget. Intet. side 4
Ad 11 Afdelinger (lukket punkt) Ad 12 Personale Status på organisationsplanen generelt. Formanden lagde op til at der reflekteres på organisationsplanen er der noget der skal ændres? arbejdes der tværfagligt m.v. Punktet skal behandles på næste bestyrelsesmøde (tid afsættes). Emnet skal konkretiseres inden mødet. Der er mange relevante spørgsmål temadage kunne være udgangspunkt. Organisationsbestyrelsen lagde op til at der fra ledelsen skal afrapporteres. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Der er bestyrelsesmøde på torsdag. Dagsorden og referater sendes til hele organisationsbestyrelsen. Ad 14 FF og FU samarbejde Orientering fra borgmestermødet. Bl.a. blev ¼ dels lejligheder drøftet. Afholdt møde med Esbjerg Kommune vedr. udsættelser og ønske om bedre samarbejde. Det var et meget positivt møde det gav grobund til tættere/yderligere samarbejde mellem kommunen og administrationen i. Ad 15 Evt. Erik Sibbert fra repræsentantskabet foreslår en rundvisning på Tovværket til august. Det arrangeres af teknisk afdeling. SE meddelte at han ønsker at stoppe i organistionsbestyrelsen ved næste års rep. møde. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2014. Hovedbestyrelse: Onsdag den 7. maj 2014. (Fastlægge kalender for næste halve år). Tirsdag den 3. juni 2014. side 5
Fælles arrangementer: Kredsvalgmøde i Kolding den 9. april. 7. maj evalueringsmøde for afholdte afdelingsmøder fra kl. 14.00 til kl. 15.30. Almene Boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret. (Ingen forvaltningskonf.) FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Lokal FU 6. maj 2014 kl. 17.00. Udvidet FU 7. oktober 2014 kl. 17.00 Lokal FU 2. december 2014 kl. 17.00 3 i 1 (CPA, BS og PS): Bestyrelsesmøde torsdag den 10.april. Bestyrelsesmøde torsdag den 11. september. Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde ikke aftalt. Udkast til emner er udsendt til kommentering. HUSK: Bilag til dagsorden skal indlægges samtidig med indkaldelse. side 6