VIAS-Guide Version 4.3
Indhold Forord... 4 Introduktion til VIAS... 5 Sagsforløbet... 5 Opgaver i VIAS... 6 Adgang til VIAS... 6 Opbygningen af VIAS... 7 Fælles forside - VIAS 4.3... 7 Mine Oplysninger... 8 Søg... 9 Oversigter... 9 Advislister... 10 Opbygning af en sag...11 Sagsnr... 11 Sagsoplysninger... 11 Total PDF... 12 Henvendelse... 13 Leverancer... 14 Sagshistorik... 15 Dokumenter og Mail... 16 Opret dokument... 17 Send dokument (Fjernprint)... 18 Advis... 19 Leverance- og sagsforløbet i VIAS...20 Modtagelse og accept af leverance:... 20 Proces Guide... 21 Visitation... 22 Afklarende møde - Indkaldelse... 22 Kontrol om dagsordenen er afsendt... 25 Afklarende møde Tilføj mødereferat/opsamlingsnotat... 26 Budgetskema og Leverancebeskrivelse... 27 Ydelse og aktiviteter - definition... 28 Budgetskemaets struktur... 29 Tilføj aktivitet... 30 Leverancebeskrivelsen... 32 Send budget og leverancebeskrivelse til godkendelse... 33 Ændringer i leverancen... 34 Logning af aktiviteter på leverancen... 34 Best practice på forbrugslogning:... 34 Tilføj en forbrugslog... 35 Ret en forbrugslog... 37 Særligt om udbetalinger... 37 Afslutning af leverancen... 39 Indsend faglig rapport... 40 Indkald til afsluttende møde... 41 2
Færdigmeld Leverance... 42 Indsend økonomiskema... 43 Praktiske informationer...44 Hvad skal registreres på en sag?... 44 Afbrydelses af leverance... 44 I tilfælde af fejl i det indsendte økonomiskema... 44 Særlige muligheder på familiesager... 44 Sagshistorik... 45 Dokumenter... 45 3
Forord VIAS-guiden er udarbejdet i et samarbejde mellem Koncern-IT og VISO. VIAS-guiden beskriver funktionaliteten af VIAS (VISOs Administrative System) version 4.3, der gik i drift marts 2015. Formålet med guiden er, at VISO-specialisterne får en specifik vejledning i anvendelse af VIAS med henblik på at understøtte og imødekomme eventuelle tvivlsspørgsmål ved brugen af VIAS. VIAS-guiden vil blive revideret efter behov. Koncern-IT Maj 2015. 4
Introduktion til VIAS VIAS er VISO s Administrative System og et sagsstyrings-og dokumentationsredskab i sagsforløbet for vejledende rådgivning og udredning i VISO. VIAS anvendes til den administrative del af arbejdet med VISO-sager og understøtter Sagsprocessen 2.0., der er beskrevet i Håndbogen Sådan arbejder VISO I VIAS kan alle leverancer rekvireret hos en specifik VISO-leverandør, åbnes af alle VIASbrugere hos den specifikke leverandør. Nedenfor ses en oversigt over VISOs sagsforløb, når sagen kører hos en VISO-specialist. Sagsforløbet 5
Opgaver i VIAS Som VISO-specialist er der opgaver i VIAS, som altid bør være ajourført: Sagshistorikken er opdateret: Der føres løbende journal på sagen ved at oprette en sagshistorik og kortfattet beskrive udviklingen i sagen. Formålet er, at VISO-konsulenten kan følge med i sagen. Forbrugsregistering: Det faktiske forbrug af timer og andre udgifter logges løbende. Budgetændringer: Hvis der sker ændringer til det aftale budget, skal budgettet opdateres og sendes til godkendelse hos VISO-konsulenten. Færdigmeld leverancen: Når det faglige arbejde er udført, skal leverancen afsluttes. Indsend økonomiskema: Når leverancen er færdig og alt forbrug er registreret, skal sagens økonomiskema indsendes til VISO. Adgang til VIAS For at logge ind i VIAS skal følgende forudsætninger være opfyldt: Installeret Nem ID op din arbejdscomputer Din arbejdscomputer skal have adgang til internettet For yderligere vejledning, henvises der til Vejledning til opkobling af Leverandør. 6
Opbygningen af VIAS Øverst i VIAS findes en menulinje. Denne menulinje er fast og ændres ikke, uanset hvor du befinder dig i systemet. I det følgende gives en kort præsentation af menulinjens funktioner. Fælles forside - VIAS 4.3 Her opretter VISO korte nyheder om VIAS og her er link og kontaktinformationer til supporten. Min forside På Min Forside findes der udvalgte genveje, leverancer der venter på accept, Statistik samt Hot listen. 7
Mine Oplysninger Under Mine oplysninger kan du se de oplysninger VISO har registret om dig som bruger. På siden kan du tilmelde dig VISO s nyhedsbrev. Hvis der er fejl i din leverandørs navn eller adresse (oplysningerne til højre), bedes du kontakte VIAS-support. Husk at opdatere egne informationer, hvis der sker ændringer. 8
Søg Under fanen Søg kan du søge efter en vilkårlig sag. Sager kan fremsøges på flere måder. Oversigter Til dette menupunkt eksisterer en undermenu, hvor det er muligt at finde følgende oversigter og statistikker: Afsluttede leverancer: Viser dine afsluttede leverancer Klik på symbolet til venstre for at få vist specifikationerne for ydelsen. Disse oplysninger vises i nederst på siden. Oversigt over VISO sager: Denne oversigt viser hver leverance, som har en økonomisk ramme det valgte år. Det betyder, at det er muligt at følge med i hvor mange timer og kroner, som er planlagt (disponeret), og hvor meget der er realiseret (forbrugt). 9
Udover at du kan sammenligne det planlagte med det faktiske forbrug, er det også muligt at følge med i, om betalingen dækkes af den faste ramme, eller om der sker en udbetaling. Bemærk, at det muligvis ikke er hele leverancens værdi som vises, da oversigten kun viser økonomien for det valgte år. Økonomiske rammer: Her vises alle bevægelser for hver enkelt leverance. Rapporten kan eksporteres til Excel ved at trykke på knappen Økonomisk oversigt over leverancer Ydelseskatalog: Giver et samlet overblik over de ydelsestyper, som er muligt at vælge hos jer. Leverance forbrug: Her kan du søge efter jeres leveranceforbrug på tværs af status, dato og år. Advislister Under dette menupunkt er der to følgende undermenupunkter: Leverance ændret: Hvis VISO-konsulenten opretter en ændring i en kørende leverance, så vil VIAS oprette en advis til dig som specialist om, at der er sket en ændring. Sagshændelse oprettet: Hvis en VISO-konsulent opretter en sagshændelse/sagshistorik på en af jeres igangværende sager, vil der her komme en advis. VISO anbefaler, at advislisterne kontrolleres med jævne mellemrum. 10
Opbygning af en sag Hver sag i VIAS har sin egen menulinje. Opbygningen af menulinjen er ens for hver sag. I det følgende gives en kort præsentation af menulinjens funktioner. Sagens egen menulinje Sagsnr Yderst til venstre ses sagsnummeret. I dette ovenstående eksempel har sagen nr.: 55440. Sagsoplysninger Under dette menupunkt findes de detaljerede oplysninger om sagen. Selve menupunktet er opdelt i flere sektioner. Øverst får du præsenteret sagens generelle oplysninger. Eksempelvis navn, cpr.-nr, titel på sagen og status. Klikker du på Kontaktliste, ser du en komplet liste af sagens kontaktpersoner med alle kontaktoplysninger. Sagsoplysninger vises altid øverst - uanset hvor du er på sagen. 11
Længere nede på siden Sagsoplysninger kan du se, om der er sagsreferencer fra - eller til denne sag. I dette eksempel findes der ingen referencer. Nederst er det muligt at få vist en samlet oversigt over sagen Total PDF Denne funktion gør, at du kan danne en pdf-fil med samtlige oplysninger, leverancer, dokumenter og sagshistorik på sagen. Den er god til at skabe overblik over sagen. Du har mulighed for at gemme og udskrive pdf-filen. Dog skal du huske at destruere samtlige oplysninger vedr. sagen når leverancen er afsluttet og alt papir skal makuleres, medmindre du er underlagt psykologlovgivningen. 12
Henvendelse Menupunktet Henvendelser er inddelt i flere sektioner. Herunder findes detaljerede oplysninger, som VISO har registeret på sagen i forbindelse med henvendelsen. Du kan under dette menupunkt finde informationer om: Hvem har registreret henvendelsen Overordnet formål Henvendelsesmåde Henvendelses dato Sagstype Sagsforløbet Informationer om samtykke Om sagen er en kombisag Om sagen er en haste sag Om sagen har særlig opmærksomhed Henvender Kontaktperson fra henvender Kontaktpersonens stilling Kontaktpersonens kontaktoplysninger Sagens hovedgruppe Du kan finde oplysninger vedr. sagsparter. Eksempelvis: Personer der er sagsparter Forældremyndighed v/ børnesager Værgeoplysninger Handlekommune Betalingskommune Skolekommune Om VISO må kontakte sagsbehandler og/eller sagens parter Nederst findes yderligere oplysninger om sagen. Eksempelvis: Problemstilling VISO-konsulentens foreløbige betragtninger Bemærkninger til evt. bilag 13
Leverancer Under menupunktet leverancer findes informationerne om den eller de leverancer, som er på sagen. Der kan godt være flere leverancer på samme sag med hver sin VISO-leverandør. Har du en sag, hvor der allerede er igangværende leverancer, som varetages af en anden leverandør, vil du som specialist også have adgang til disse. Du kan dog ikke se økonomidelen. Åbner leveranceforløb drop-down boks Ved at klikke på pilen til højre, åbnes leveranceforløbet og du har adgang til Procesguiden (jf afsnittet om Proces Guiden ) Ved at klikke på drop-down boksen kommer der en undermenu op, hvor du kan komme videre til Leveranceoplysninger, Økonomiskema eller Leveranceoversigt. En detaljeret gennemgang af budget og økonomidelen af VIAS præsenteres i afsnittet om Budgetskema og Leverancebeskrivelse Nederst på siden er et kort leveranceresumé samt mulighed for at få vist alle leveranceoplysningerne. 14
Sagshistorik Her kan du oprette et sagshistorik og få vist hele sagshistorikken, samt søge efter konkrete sagshistoriks notater. Du opretter et nyt sagshistorik, ved at klikke på den grønne knap, som er placeret i den øverste halvdel på siden: Under menupunktet har du også mulighed for at lave en filtrering af historikken. Du kan evt. søge efter sagsnotater i en bestemt periode eller eksempelvis kun få vist sagsnotater af typen Opsamlingsnotat. Nederst på siden er hele sagshistorikken listet, hvor den nyeste historik er øverst. Ved hver sagshistorik kan du få vist hele sagshistorikken, eller få historikken udskrevet (der laves en pdf-fil): Viser hele sagshistorikken Udskriver sagshistorikken (pdffil) 15
Dokumenter og Mail Dokumenter og Mail er identiske. Her kan du oprette et nyt dokument og knytte det til sagen. Du kan se alle dokumenter, som er på sagen samt søge på sagens dokumenter inden for en bestemt periode. Dokumenterne er listet med det nyeste dokument øverst. Du åbner et dokument ved at klikke på dokumentets titel. Eksempelvis Opsamlingsnotat 16
Opret dokument Vil du oprette et nyt dokument på sagen, skal du klikke på knappen Opret dokument. Et nyt vindue kommer frem: Du skal vælge typen på dit dokument: Afklarende møde Afrapporterende møde Afsluttende møde Dokument/supplerende skriftligt materiale Midtvejsmøde Opsamlingsnotat Sagsnotat Herefter udfyldes beskrivelsen. Til hver dokumenttype er en skabelon, som skal benyttes. 17
Send dokument (Fjernprint) De fleste dokumenttyper i VIAS er beregnet til at blive sendt til henvender. Når du anvender følgende dokumenttyper, bliver du derfor bedt om at vælge modtager: Afklarende møde Afrapporterende møde Afsluttende møde Midtvejsmøde Opsamlingsnotat Du tilføjer modtagere ved at klikke på Tilføj fra kontaktlisten Bemærk: I udgangspunktet er det kun henvender, du skal vælge, da det er henvenders ansvar at videreformidle til relevante parter. Hvis du har behov for at tilføje en modtager, som ikke er på kontaktlisten, skal du benytte knappen Tilføj modtager Når brevet er skrevet, og modtagere er valgt, skal du sende brevet ved at trykke på knappen gem og huske at markere, om brevet skal sendes, når det gemmes. 18
Advis Hver sag har sit eget advis-menupunkt. Under dette punkt kan du finde de advis-meddelelser, som vedrører den specifikke sag. Herfra kan du også oprette et advis direkte til en VISO-konsulent. 19
Leverance- og sagsforløbet i VIAS Leveranceforløbet i VIAS understøtter Sagsprocessen 2.0. Det betyder, at den proces, som er udarbejdet af VISO ligger til grund for alle de aktiviteter, der sker i VIAS. I det følgende vil et normalt leveranceforløb blive gennemgået. Fra modtagelse og accept til færdigmelding. Modtagelse og accept af leverance: På din forside vil du tydeligt se, om du har en leverance, som er sendt til dig som leverandør. I nedenstående eksempel er der én leverance, som afventer accept. Leverancer som afventer accept Du kan nu klikke på sagen i boksen Afventer accept. Herefter kommer du ind på selve sagen. 20
Som det første får du præsenteret selve leverancen, hvor du skal give tilsagn, om du vil tage sagen eller ej. Inden du giver dit tilsagn, har du mulighed for at gennemlæse sagen. Til dette kan du anvende Total PDF under menupunktet Sagsoplysninger. Hvis der trykkes på Nej tak til sagen, får du godtgjort den tid, som er anvendt til at læse sagen igennem ved at logge timerne. Hvis du ikke har timer at logge, skal du for at leverancen kan afsluttes - alligevel logge 0 kr. Endvidere skal du også færdigmelde leverancen og indsende økonomiskema. Læs mere om logning, Færdigmelding af leverance og Indsendelse af økonomiskema. I det følgende antages, at leverancen er accepteret af leverandøren Proces Guide Efter et positivt tilsagn til en sag kommer et nyt skærmbillede frem. Her ser du en procesguide til højre. 21
Procesguiden hjælper dig igennem sagsforløbet. Den giver både dig og VISO-konsulenten et overblik over hvilke opgaver, som er udført, og hvilke som endnu mangler. Procesguiden markerer selv de udførte handlinger i leveranceforløbet. Guiden er tilpasset et almindeligt leveranceforløb for en enkeltsag i VISO i henhold til Sagsprocessen 2.0. Som udgangspunkt skal alle trin i Procesguiden gennemføres. Visitation Visitationen er første del af en leverance. I denne fase sætter specialisten sig ind i sagen og gennemfører det afklarende møde. Når det afklarende møde er afholdt, udarbejdes en leverancebeskrivelse og der oprettes et tilhørende budget i VIAS. Afklarende møde - Indkaldelse I sektionen under Procesguiden findes de funktioner, som er tilgængelige på leverancen. Det første, der skal ske er, at indkalde til et afklarende møde. 22
Klik på den grønne knap og der åbnes en skabelon til dagsordenen for det afklarende møde. Når du trykker på knappen Indkald, åbnes skabelonen automatisk. Det er nu muligt, at udfylde skabelonen og foretage enkelte justeringer efter behov. Som hovedregel skal skabelonerne anvendes. 23
Når mødeindkaldelsen er klar tilføjes modtagere. Klik på Tilføj fra kontaktliste. Tilføj altid Henvender, da det er Henvenders ansvar at videresende til relevante parter. Du har dog mulighed for at tilføje andre modtagere fra kontaktlisten. Ønsker du at tilføje en anden modtager, som ikke står på listen, skal du anvende Tilføj modtager. Når dagsordenen er klar, afsendes den som et brev ved at sætte flueben i send brevet når det gemmes og derefter tryk Gem. Brevet sendes nu ud med fjernprint. 24
Nu har Proces Guiden registreret, at der er indkaldt til et afklarende møde. Desuden bliver det muligt at tilføje et mødereferat/opsamlingsnotat fra det afklarende møde eller indkalde til et ekstra møde Kontrol om dagsordenen er afsendt Du kan under menupunktet Sagshistorik se, om brevet er afleveret til Fjernprint: Hvis der er sket en fejl i forsendelsen, vil dette også fremgå af sagshistorikken. Ønsker du at se selve brevet, kan du finde det under menupunktet Dokumenter, hvor titlen vil være Afklarende møde. 25
Afklarende møde Tilføj mødereferat/opsamlingsnotat Næste punkt i Proces Guiden er at tilføje et mødereferat/opsamlingsnotat. Det gøres ved at klikke på knappen Tilføj mødereferat Som ved indkaldelse til det afklarende møde, vil der nu åbnes en skabelon, som udfyldes. Du har mulighed for at tilføje en vedhæftet fil. Eksempelvis et Worddokument. Husk at tilføje Henvender fra kontaktlisten samt vælge, at brevet skal sendes, når det gemmes. Du kan kontrollere, om brevet er afsendt, ved at se i Sagshistorikken 26
Budgetskema og Leverancebeskrivelse Budgetskemaet er opbygget på en måde, hvor alle ydelser på forhånd er sat ind. Det betyder, at VISO-specialisten skal tilføje de aktiviteter, som skal afholdes i forbindelse med ydelserne. VISO-specialisten skal endvidere udfylde en Leverancebeskrivelse, som redegør for den faglige sammensætning. Budgetskemaet er en del af leverancen og kan findes på følgende måder: 1. Gå ind på menupunktet Leverancer: Vælg Gå til.. boksen og derefter Budget. 27
2. Du er på Leveranceforløbet og ser Proces Guiden. Her kan du åbne budgetskemaet direkte. Ydelse og aktiviteter - definition Budgetskemaet er opbygget, så der kan tilføjes én eller flere aktiviteter for hver ydelse. Der er 4 forskellige typer ydelser i budgettet: Visitation: Indledning og opstart Udredning Rådgivning Netværksydelse: Denne ydelse anvendes kun til fx kurser og netværksmøder Bemærk: hos nogle leverandører vil der være indgået en specialaftale med VISO, hvorfor der kan eksistere flere ydelsestyper. En aktivitet repræsenterer en selvstændig opgave, som udføres i forbindelse med specialistens arbejde. 28
Budgetskemaets struktur VIAS-budgetskema læses nemmest på følgende måde: Indholdet følger en kronologisk rækkefølge, hvilket bl.a. betyder, at ydelserne står i den rækkefølge, de bliver udført. Alle tal, der ikke står i parentes, er budgettal. Alle tal, der står i parentes, angiver det faktisk logget forbrug. Ydelserne er uspecificeret til start og defineres efterhånden, som aktiviteter oprettes og udfyldes. Hver aktivitet tilhører altid et bestemt årstal. Hvis samme aktivitet anvendes hen over et årsskifte, skal der være to aktivitetslinjer en for hvert år. Faglige aktiviteter Befordring Ydelse/aktivitet kolonnen: Yderst til højre er ydelsestyperne markeret i mørke bokse. Ydelsernes navne ligger fast, mens aktiviteternes navne (dem i hvide bokse) kan redigeres. Der er som udgangspunkt afsat 1 time til gennemlæsning af en sag samt 1 time til afholdelse af afklarende møde. Dette skal ikke tages bogstaveligt, men ændres til realistiske tal i takt med at leverancens øvrige budget indtastes. Spørgsmålstegnet: Her vises de takster, der er aftalt med VISO: Ydelse (pr. time) Kørselsgodtgørelse (pr. time) Kilometertakst 29
Tilføj aktivitet Aktiviteter tilføjes ved at klikke på knappen yderst til højre i budgetskemaet Aktiviteter kan tilføjes på to forskellige måder: Tilføj standardaktiviteter Hver Leverandør kan få oprettet egne standardaktiviteter til ydelserne. Konkret betyder det, at når du har en leverance, så skal du ikke oprette de samme aktiviteter hver gang, men klikke på Tilføj standardaktiviteter og de indsættes automatisk. Tilføj ny aktivitet Du kan tilføje flere aktiviteter til en ydelse ved at klikke på Tilføj ny aktivitet. Herefter skal du navngive aktiviteten. I det følgende eksempel er der tilføjet én aktivitet: Følgende informationer skal udfyldes: Ydelse/aktivitet: Navngivning af aktiviteten Følgende informationer knytter sig til det faglige arbejde med aktiviteten. Antal personer: Angiv hvor mange personer der er involveret i aktiviteten Angives i hele tal Timer pr. person: Angiv hvor mange timer der forventes at bruges på aktiviteten pr. person Angives hele og halve timer Øvrige udgifter: Angiv hvis der er forbundet øvrige udgifter til aktiviteten. Eksempelvis tolkebistand. Angives i kroner 30
Følgende informationer knytter sig til befordring: Antal besøg: Forventede antal besøg i forbindelse med aktiviteten. Angives hele tal Køretid pr. person pr. besøg: Angiv hvor mange timer der forventes at bruges i køretid pr. person pr. besøg i forbindelse med at afholde aktiviteten. Angives i hele og halve timer Øvrige udgifter pr. besøg: Angiv hvis der er øvrige udgifter forbundet med befordringen til aktiviteten. Eksempelvis broafgift. Angives i kroner Km pr. besøg: Angiv hvor mange km der forventes at køres pr. besøg. I forbindelse med afholdelse af aktiviteten Angives i kilometer. Budgetår: Angiver hvilket budgetår aktiviteten tilhører. Du kan anvende hele og halve timer. BEMÆRK: Når du opretter en aktivitet, kan det ske, at din computer ikke accepterer, at du anvender komma (,) men derimod punktum (.), når du indtaster halve timer. Eksempel på en udfyldt aktivitet: Husk at gemme ved at trykke på Gem -knappen øverst i budgetskemaet. Gem og indsend knappen anvendes først, når budgetskemaet og leverancebeskrivelsen er færdigudfyldt 31
Når aktiviteten gemmes, vil systemet selv udregne køretid i alt, km i alt, timer i alt samt øvrige udgifter. VIAS laver selv udregningerne Leverancebeskrivelsen Et budget skal altid følges af en leverancebeskrivelse. En leverancebeskrivelse udgør den skriftlige dokumentation for den planlagte aftale, og budgetskemaet indeholder den økonomiske plan. Når budgetskemaet indsendes til godkendelse, så sendes leverancebeskrivelsen automatisk med. En godkendelse gælder begge. Hvis enten leverancebeskrivelsen eller budgetskemaet ikke godkendes, så sendes hele leveranceforslaget tilbage til VISO-specialisten. Herefter skal VISOspecialisten ændre leverancebeskrivelsen og/eller budgetskema, som igen sendes til godkendelse. Leverancebeskrivelsen skal udfyldes ud fra den fortrykte skabelon. 32
Send budget og leverancebeskrivelse til godkendelse Når alle planlagte aktiviteter er oprettet og estimeret og leverancebeskrivelsen er udfyldt, skal leverancen sendes til godkendelse hos VISO-konsulenten. Det gøres ved at klikke på knappen Gem og indsend øverst i budgetskemaet. Hvis leverancens samlede pris overstiger 125.000 kr. skal den godkendes af VISO-konsulentens faglige leder, inden den træder i kraft. VIAS sørger selv for at underrette den faglige leder. Under Ændringsvisning kan man vælge at få vist den gældende aftale eller eventuelle ændringsforslag fra henholdsvis VISO-konsulent eller VISO-leverandør. Vælges Aftalt leverance, så viser budgetskemaet det aftalte budget. Vælges Leverandørs ændringer, vises budgettet med de indtastede ændringer. BEMÆRK: Hvis en leverance strækker sig over et årsskifte, kan der være forskellige timepriser for hvert år. I sådanne tilfælde, vil VIAS selv udregne den rigtige pris ud fra antallet af timer hvert år med den respektive timepris, men kun den aktuelle timepris vil stå synligt. Du kan se, når din leverance er godkendt (eller afvist) på forsiden af VIAS under Hot liste: 33
Ændringer i leverancen En godkendt leveranceaftale er ikke permanent. Det er altid muligt at ændre en kørende leveranceaftale, hvis der sker ændringer i økonomien eller i leveranceforløbet. En ændring af leveranceaftalen kræver, at både specialisten og VISO-konsulenten er enige om ændringen. En ændring er påkrævet, hvis det faktiske forbrug overstiger budgettet med mere end 10 timer, 10 % for faglige ydelser eller 2000 kr. for øvrige udgifter. Hvis en ændring betyder, at leverancens pris overstiger 125.000 kr., skal ændringen godkendes af VISO-konsulentens faglige leder, inden den træder i kraft. VIAS sørger selv for at underrette den faglige leder. Logning af aktiviteter på leverancen Undervejs i leverancen skal specialisten logge tidsforbruget og øvrige planlagte udgifter. VIAS laver udbetalinger den 24. i hver måned. Disse udbetalinger er baseret på specialistens logninger af aktiviteter. VIAS afregner således efter det faktisk loggede forbrug pr. måned anset hvad leverancen er oprettet til. Best practice på forbrugslogning: Registrer forbrug på dine leverancer mindst én gang ugentligt Registrering er IKKE en ledelsesopgave: o medarbejdere kan selv registrere deres forbrug i VIAS eller der kan o udpeges en ansvarlig person, som løbende indsamler forbrug og registrerer dette i VIAS Der bør være mere end én VIAS-bruger pr. leverandør Brug rapporten Oversigt over VISO-sager og følg udviklingen uge for uge Er der tegn på, at leverancens aftalte budget ikke kan holdes, så kontakt VISOkonsulenten, så I kan planlægge de nødvendige ændringer. Ovenstående punkter skal ses som en hjælp til, at du som leverandør, kan etablere en god og klar fremgangsmåde, som vil fungere i din organisation. 34
Tilføj en forbrugslog Når du vil logge tidsforbrug og øvrige udgifter i forbindelse med leverancen, skal du tilføje en forbrugslog. Du skal ind på menupunktet Leverance og derefter klikke på budget Nu åbnes en ny side, hvor du skal vælge hvilken type af ydelse, du vil tilføje din forbrugslog. Du finder den grønne knap i sektionen Betalingsoversigt lidt nede på siden. Drop-down menu. Vælg mellem de godkendte ydelser Klik derefter på knappen Tilføj forbrugslog. 35
Nu får du mulighed for at udfylde en forbrugslog. Du finder den relevante boks i sektionen Leverandørlog lidt nede på siden. Du skal nu udfylde følgende informationer. Forbrugsdato: Angiv den dato hvor forbruget fandt sted Aktivitet: Vælg den relevante aktivitet som er knyttet til ydelsen Timer: Angiv arbejdstimer Øvrige udgifter: Angiv evt. faglige udgifter Timer til kørsel: Angiv transporttimer Øvrige udgifter til transport: Angiv evt. øvrige udgifter til transport (p-afgift, togbillet, brobillet mv) Kilomenter kørt: Angiv hvor mange km. du har kørt i egen bil Note: Skriv en passende note til loggen Bemærk: Du kan logge hele og halve timer. En halv time logges som 0.5 time. En forbrugslog gemmes ved at trykke på den blå knap yderst til højre. Neden for ses et eksempel for en udfyldt og gemt forbrugslog: 36
Reglen om, at der kan logges +10 timer eller 10 % på timeantallet af faglige ydelser samt transporttimer, gælder fortsat. For faglige udgifter og befordringsudgifter er reglen +2000 kr. Reglen tæller sammen i forhold til hele leverancen. Ret en forbrugslog Du kan altid rette en forbrugslog, så længe den ikke er afregnet. Du ændrer forbrugsloggen ved at ændre direkte på loggen og tryk gem. Særligt om udbetalinger Her er timeantallet ændret fra 1,5 til 2 timer. Du kan fortryde en forbrugslog, efter du har gemt den ved at rette alle enheder til 0 og derefter klikke på gem. Når en log er udbetalt, skifter den status fra Klar til afregning til Afregnet og kan ikke længere rettes. Særligt om udbetalinger VISO betaler for leverandørnetværkets ydelser i forbindelse med udredning og rådgivning i VISO-sager. I praksis er dette reguleret af den konkrete aftale, som den enkelte leverandør har indgået. Er der aftalt en fast månedlig udbetaling, så vil VIAS modregne værdien af den enkelte udbetaling i forhold hertil. Så snart den faste ramme er brugt, eller der ikke er en fast ramme, udbetales der efter forbrug. Eksempelvis: 37
Her er der aftalt en fast ramme samt en forbrugs- og tillægsramme Der er nu kommet to sager på aftalen, men fordi der er en fast ramme, er det kun en lille del, som kommer til ekstra udbetaling ud over den faste ramme. Der kan ikke indsendes leverancer eller laves udbetalinger, som overstiger den samlede budgetramme. 38
Afslutning af leverancen Når leverancen er ved at være færdig, kan det ses i Proces Guiden, hvilke opgaver der skal udføres. Du finder Proces Guiden ved at klikke på menupunktet leverancer i sagen og derefter på Leveranceoplysninger i drop-down boksen Gå til til højre. I Procesguiden nedenfor ses det, at næste skridt (dér hvor pilen står) er at den faglige rapport mangler at blive indsendt. Endvidere kan de ses, at Afsluttende møde og Færdigmeld leverance mangler. 39
Indsend faglig rapport I forbindelse med afslutning af en leverance skal du som leverandør udarbejde en rapport, som overdrages til henvender med kopi til VISO. Ved Rådgivningssager: Rapporten bruges til dokumentation af den gennemførte rådgivning og der er derfor ikke behov for analytisk gennemgang af rådgivningsforløbet Ved Udredningssager: Den skriftlige rapport til henvender, bør ikke stå alene, men suppleres med en mundtlig overlevering. VISO ønsker, at der i afrapporteringsfasen også sker en borgerinddragelse i afleveringen af rapportens konklusioner og anbefalinger. Du lægger den faglige rapport i VIAS ved at klikke på Indsend faglig rapport på siden Leveranceoplysninger Klik på den grønne knap og der åbnes en skabelon for den faglige support. Udfyld Beskrivelsen og tilføj de relevante dokumenter til den faglige rapport. Husk at gemme. 40
Indkald til afsluttende møde Inden din leverance kan færdigmeldes, skal der afholdes et afsluttende møde. Skabelonen findes enten i Sagshistorikken under Opret Sagshistorik eller på siden Leveranceoplysninger. Skabelonen der åbnes skal anvendes. Når du har udfyldt dagsordenen, skal du tilføje henvender ved at klikke på knappen Tilføj fra kontaktliste. Husk at vælge at brevet skal sendes, når det gemmes. 41
Færdigmeld Leverance Når alt fagligt arbejde er afsluttet. Den faglige rapport er udarbejdet og det afsluttende møde er afholdt, skal leverancen færdigmeldes. Dette gør du under Menupunktet Leverance og under Leveranceoplysninger. Klik på knappen Færdigmeld leverance 42
Indsend økonomiskema Som det sidste i forløbet skal specialisten indsende økonomiskemaet, hvorved der automatisk sendes en faglig opfølgning (spørgeskema til evaluering af leveranceforløbet) til specialisten. VISO-konsulenten godkender økonomiskemaet. Under menupunktet Leverancer kan du se, at leverancen er afsluttet. 43
Praktiske informationer Denne sektion indeholder informationer omkring anvendelse af VIAS i det daglige. Hvad skal registreres på en sag? Som udgangspunkt skal alt relevant information vedr. sagen og sagens fremdrift registreres. En VISO-sag er underlagt reglerne om aktindsigt. Korrespondance på sagen til VISO-konsulenten sker normalt via mail eller telefon. Aftaler, referater mm. noteres i sagshistorikken. Ved tvivlstilfælde skal du kontakte VISO. Afbrydelses af leverance En leverance kan altid afbrydes. Det sker typisk, hvis specialisten takker nej til leverancen, personen dør eller henvender ønsker sagen standset. I de sidste to tilfælde afbrydes leverancen af VISO-konsulenten. Leverancen vil stå med status Afbrudt. Du vil i sådanne tilfælde stadig få betaling for det arbejde, som allerede er udført på leverancen. I tilfælde af fejl i det indsendte økonomiskema Opdager du fejl i det indsendte økonomiskema, kan det stadig rettes. Du skal åbne leverancen fra oversigten over afsluttede forløb og herfra lave de fornødne ændringer. Det er dog ikke muligt at tilføje nye ydelser. Sådan retter du et økonomiskema, efter det er indsendt til VISO-konsulenten: 1. Gå ind under oversigt over afsluttende leverancer 2. Find leverancen i listen 3. Klik på ikonet yderst til højre for at komme videre til økonomiskemaet 4. Nu kan du ændre eller tilføje én eller flere forbrugslogs. 5. Kontakt VISO-konsulenten efter du har gemt det nye økonomiskema 6. Når skemaet er godkendt, skiftes status til afsluttet. Hvis du opdager en fejl efter godkendelsen, eller der mangler en ydelse på leverancen, skal du kontakte VISO. Særlige muligheder på familiesager Er der flere personer registreret på samme sag, så er det en familiesag. Disse sager håndteres på samme måde som enkeltsager, dog med den forskel, at der er flere personer knyttet på sagen. I praksis, er der kun én sag med leverancer og alle oplysninger og dokumenter gemmes på samme sag. 44
Sagshistorik Når der tilføjes en sagshistorik, afkrydses hvilke personer sagen vedrører. En historik kan dreje sig om én, to eller flere af sagens personer. Denne oplysning gemmes samen med sagshistorikken. Kommer der aktindsigt, udtrækkes der kun relevant sagshistorik for den valgte person. Dokumenter Ved upload af dokumenter vælges hvilke personer, dokumentet vedrører. Samme dokument kan vedrøre én, to eller flere af sagens personer. VIAS gemmer oplysninger om, hvem dokumentet er relevant for. 45