Boligsamarbejdet på Vestegnen REFERAT af: Repræsentantskabsmøde i BO-VEST 25. maj 2016 Afholdt: Onsdag den 25. maj 2016 kl. 17.30, Malervangen 1, 2600 Glostrup Deltagere: Der var 41 deltagere med stemmeret. Se vedlagte liste. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med den ændring, at punktet "Valg af dirigenter blev behandlet som første punkt. 2. Valg af dirigenter va/inie Hansen Jens Ellesøe, VA Galgebakken, og Torben Saxtorff, Tranemosegård Afd. 6 Moserne, blev foreslået og valgt. Dirigenterne konstaterede, at repræsentantskabsmødet var lovligt varslet og indkaldt i henhold til BO-VESTs vedtægter samt i overensstemmelse med beslutningen på repræsentantskabsmødet i 2013, om at materialet skulle være tilgængeligt på BO-VESTs hjemmeside - og kun medlemmer, der udtrykkeligt bad om det, fik materialet tilsendt på papir. Malervangen 1 / 2600 Glostrup / Tlf: 88 18 08 80 / Fax: 88 18 08 81 / Web: www.bo-vest.dk 3. Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabet Repræsentantskabet godkendte enstemmigt forretningsordenen for repræsentantskabet. 4. Valg af stemmetællere Følgende blev valgt til stemmetællere: Renata Dranig, AB Karin Engraff, Tranemosegård Astrid Hansen, VA Vridsløselille A ndelsboligforening Tranemosegård Albertslund Boligselskab
5. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år va/inie Hansen Administrationsplatformen Det emne, der har præget bestyrelsens arbejde mest i 2015, er samarbejdsaftalen med Domea.dk om en fælles it-administrationsplatform. Platformen er et værktøj, der samkører de it-systemer, som de forskellige administrative afdelinger bruger. Formålet er at opnå effektiviseringer og højere kvalitet. Det er muligt, blandt andet fordi noget af det, der nu sker manuelt, kommer til at ske automatisk, fordi systemerne taler sammen. At nå frem til en beslutning har taget sin tid. Platformen er blevet behandlet af BO-VESTs bestyrelse på rigtig mange møder, og de tre organisationsbestyrelser har også været inde over. Der var forståeligt en lang række spørgsmål og bekymringer som f. eks.: Ville vi miste vores selvstændighed, ville Domea overtage BO-VEST - og lignende. Efterhånden blev det klart, at der ikke var nogen fare i den retning, men at samarbejdet kunne spare BO-VEST både udviklingstid og -penge. Det var en rigtig fin beslutningsproces med tid til omtanke og debat fra mange vinkler - og med engageret involvering. Politik for alment samfundsansvar 2015 var også året, hvor BO- VEST fik en politik for alment samfundsansvar, eller en ASA-politik, som vi kalder det. Politikken beskriver, hvorfor vi mener, det er vigtigt at tage samfundsansvar, og hvilke områder vi fokuserer på. De essentielle punkter i politikken er: 1) At vi vil arbejde for bæredygtige boligområder, økonomisk, socialt og miljømæssigt, det vil sige: - økonomisk bæredygtige boligområder - fordi det kan give fornuftige huslejer - socialt bæredygtige boligområder - fordi det kan give fællesskab og involvering - klimamæssigt bæredygtige boligområder- fordi det sparer på ressourcerne og skåner miljøet 2) At BO-VEST som virksomhed opfører sig ordentligt og redeligt over for medarbejderne og verden omkring os - det vil sige beboerne, de beboervalgte, kommunerne og andre eksterne partnere. BO-VEST har et godt ry inden for samfundsansvar - andre boligselskaber holder øje med os på det område, og med politikken har vi fået papir på, hvad vi kan og vil. Som en del af handlingsprogrammet vil der blive arbejdet på at synliggøre vores mange aktiviteter endnu mere, ikke mindst for os selv. Derudover har vi fokus på elever, praktikanter og særligt ansatte. Vi har pt. 8 elever og særligt ansatte (flexjobbere og virksomhedspraktikanter) samt nogle praktikanter på byggepladserne. Det ligger os på sinde også fremover at sikre et bredt udbud af uddannelsesmuligheder. 2
Vores tre boligsociale projekter udløber i år, og der arbejdes i disse måneder på højtryk på nye ansøgninger til Landsbyggefonden. I den kommende periode vil der blive lagt særligt vægt på forebyggelse og forældreansvar. Der vil blive slået et ekstra slag for at få brudt den negative sociale arv, som desværre også er en del af billedet i vores afdelinger. Greve Nord Projektet forventes at komme i gang 1. september 2016 og ABC og Brøndby Strand til 1. januar 2017 Miljø I 2015 var der et flot fremmøde til Miljøforum i Bloklands nye beboerhus om den interessante og skræmmende Ekspedition Plastik Change, der viste hvor presserende det er, at vi alle både i det store perspektiv og lokalt gør noget for at stoppe for udledning af mikroplastik. Boligpolitisk Forum Vi har også fået lidt af en tradition for at holde Boligpolitisk Forum. Det første blev holdt i Café 13 i Silergården i Brøndby Strand med Mathias Tesfaye som særlig gæst, og i april i år samlede vi 45 beboerdemokrater i Askerøds Café Ask til Boligpolitisk Forum om effektiv drift. Effektiv drift Effektiv drift har været et varmt emne i 2015, og det bliver det også i 2016. Der er klare planer fra statsligt hold om, at den almene sektor som helhed skal effektivisere, men den vigtigste grund er, at vi har en pligt til, at holde den husleje, vores beboere skal betale, så lav som muligt - især set i lyset af en kontanthjælpsreform, der gør et kraftigt indhug i nogle af vores beboeres økonomi. Når man hører begrebet Effektiv drift" er den første tanke ofte noget med stopure og stressede medarbejdere. Men sådan skal det ikke være. Det handler om at få samme eller højere service og kvalitet for en billigere eller som minimum samme husleje. Så hvis der ligger nogle besparelser gemt, har vi en klar interesse i at finde dem. På Boligpolitisk Forum løftede Ulrik Hoffmeyer og Jeannette Pagh Schulerlidt afslø ret for, hvordan de vil finde ud af det? Som vi også skal høre under gennemgangen af handlingsprogrammet, vil Ulrik og Jeannette i de kommende måneder besøge alle afdelingsbestyrelser for at høre deres mening om, hvor der kan effektiviseres. Så det er bare om at komme i gang: Frem med de gode idéer, så vi kan få en beboerdemokratisk vinkel på effektiviseringen. Nogle har givet udtryk for bekymring for om det kan komme til at betyde at beboerdemokratiet mister indflydelse. Det mener jeg ikke. Medarbejderne, som jo sidder inde med stor viden på området, vil selvfølgelig også blive inddraget og hørt. Formålet med involveringen af de forskellige parter er at kvalificere vores beslutningsprocesser og -grundlag, så vi træffer de rigtige beslutninger for os og vores beboere.
Råderet Sidste år fortalte jeg, at råderetsområdet var ved at blive kulegravet. Dette grundige arbejde er færdigt nu. Alle råderetssager - tæt på 5000 - er blevet gennemgået for at se, om de har været korrekt håndteret. Kulegravningen har afdækket, at der er begået administrative fejl helt tilbage fra de første rådretssager midt i 1990 erne. Den har også afdækket, at vi som beboerdemokrater ofte ikke har været gode til det der med klare beslutninger på vores afdelingsmøder - hvilket også har medvirket til at gøre det vanskeligt for de forskellige administrationer igennem tiderne at håndtere sagerne stringent og efter bogen. Det positive er, at der nu kommer styr på råderetten. Når organisationsbestyrelserne har haft råderet på dagsordenen i juni, ser BO-VEST-bestyrelsen på, hvordan vi med forretningsgange og andre værktøjer kan få råderetten i god gænge til vores alles sammens bedste. Det er jo en fantastisk ret at kunne forny sin bolig, som man ønsker - stort set. Økonomi Sidste år fortalte også jeg om et underskud i BO-VEST på 1,2 mio. kr., og at vi med alle de initiativer, der var taget for at vende udviklingen, regnede med et lille overskud i 2015. Og rent faktisk har vi et lille overskud på driften... Men en gammel personalesag helt tilbage fra 2010 - den vi har kaldt bilagssagen - blev afsluttet med en udgift til BO-VEST på ca. 1.144.000 kr. Det betyder, at vi ender på cirka minus 450.000 kr. Det er rigtig ærgerligt, men vi må se fremad og være glade for, at den sag nu endelig er lukket. Vi i bestyrelsen er bestemt ikke tilfredse med politiets håndtering af sagen, og vi har besluttet at klage. Arbejdskapitalen Underskuddet dækkes af BO-VESTs arbejdskapital. Det kan den godt klare. Men som følge af oprydningen i gamle råderetssager, jeg nævnte før, vil BO-VEST kompensere de pågældende organisationer og afdelinger for de tab, de har lidt. Det forventes, at kompensationen i 2016 vil beløbe sig til ca. en halv mio. kr., og så er kassen tom. Det er ikke godt. Der kan jo komme flere uforudsete udgifter, og dem skal der være penge til at dække. BO-VESTs bestyrelse har derfor her i foråret anbefalet de 3 organisationer at tilføre sammenlagt 1,2 mio. kr. til BO-VESTs arbejdskapital fra deres arbejdskapital. Det har de alle sagt ja til. Tak for det. Det giver en nødvendig og tiltrængt robusthed til BO-VEST. Byg og renovering Fornyelsen i lidt større skala sker jo i vores mange helhedsplaner. Alt i alt i BO-VEST er der 16 helhedsplaner på tegnebrættet eller i gang. Et eksempel er AB Syds store renovering, hvor første spadestik blev taget i efteråret 2015. Et andet er T13 s helhedsplan 4, som er kæmpestor og mægtig kompliceret. 4
For første gang i BO-VESTs levetid er der indviet et nybyggeri, nemlig VA s Robinielunden, som består af 48 almen bolig+ - boliger. De startersom genhusningsboliger for beboerne i VA 6 Vest, og de første flytterind den 17. juni. Arbejdsmiljø Nu vi er ved byggesagerne, så er der sket et par vigtige ting, som vil medvirke til bedre byggesager: Den ene er, at vi i februar fik vi et arbejdsmiljøprogram, der stiller præcise krav til arbejdsmiljøet på vores byggepladser til gavn for alle: Dem der arbejder der først og fremmest, men også beboere og andre, der færdes på byggepladsen. Det andet er, at der er udarbejdet en model for, hvordan der sikres en ensartet og god kommunikation på byggesager. Hidtil har rådgiverne ofte haft ansvaret, og kvaliteten af varslinger og informations-breve har været svingende. Nu tager BO-VEST hånd om det og stiller krav. Som det fremgår er der gang i mange ting i BO-VEST, og det er spændende at være med til at tage beslutninger om denne udvikling. Tak Jeg vil gerne takke BO-VESTs ledelse og medarbejdere for indsatsen i det forløbne år. En ganske særlig tak til Jette Stenholt for en meget kvalificeret bestyrelsesbetjening. Og en stor tak skal lyde til BO-VESTs bestyrelse for et godt samarbejde i et år med store og vanskelige beslutninger. Endelig vil jeg rette en særlig tak til Karl Neumann og Per Mogensen fra AB. Efter repræsentantskabsmødet her i aften er de ikke længere en del af BO-VEST- bestyrelsen. Derfor vil jeg gerne takke for et godt og konstruktivt samarbejde. I bliver begge to i AB s organisationsbestyrelse så vi kommer forsat til at arbejde sammen. Tak for ordet. Kommentarer i forbindelse med beretningen Lena Toftlund spurgte, om oprydningsarbejdet på råderetsområdet betyder, at der sker ændringer i mulighederne for at benytte den kollektive råderet. Vinie Hansen svarede, at der ikke sker ændringer i muligheden for at benytte råderetten. Henning Bjerre takkede for en god og fyldig beretning, og foreslog i relation til punktet om redelighed i politikken for alment samfundsansvar, om vi fortsat skal samarbejde med Nordea set i lyset af Panama-skandalen. Allan Nielsen påpegede, at 1/3 af de krav om besparelser på driften og dermed på huslejen, staten ifølge BL lægger op til, ville kunne realiseres, hvis vi som administrationsselskab slap for at betale moms. Det er dybt uretfærdigt, at vi skal betale
moms, blot fordi AB, VA og Tranemosegård har valgt ikke at fusionere men at danne et administrationsselskab. Allan udtrykte forhåbning om, at BO-VEST vinder, den retssag om momsbetalingen, der kører. Allan Nielsen kommenterede desuden, at det i forbindelse med kravet om effektiv drift var tankevækkende, at udgifter til finansiering og byggeudgifter ikke var en del af besparelsespotentialet. Det er som om, byggebranchen og finansieringsinstitutterne får lov til at tage de priser, de vil have. Det er urimeligt kun at se på driften af boligafdelingerne, når der skal spares. Allan Nielsen fandt det også forargeligt, at Christiansborgpolitikerne byggede ældreboliger for almene beboeres renoveringspenge i Landsbyggefonden. Beretningen blev efter ovennævnte kommentarer sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. 6. Godkendelse af årsregnskab 2015 v/ Bent Frederiksen Bent Frederiksen gennemgik de væsentligste afvigelser i regnskabet set i forhold til budgettet. Samlet set har BO-VEST i 2015 et underskud på kr. 444.928. Et lille driftsoverskud blev vendt til en underskud på grund af afslutningen af den gamle personalesag, som formanden orienterede om i bestyrelsens mundtlige beretning. Årsregnskab 2015 blev efter gennemgangen sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. 7. Godkendelse af budget for 2017 samt prisblad v/ Bent Frederiksen Bent Frederiksen gennemgik budget og prisblad 2017. Kommentarer i forbindelse med budget og prisblad John Christiansen spurgte, hvordan det kan være, at der ikke spares administrationsbidrag i VA 6 Vest, når en del beboere er genhuset i Robinielunden, hvor der også betales administrationsbidrag. Bent Frederiksen svarede, at der stadig er administrationsopgaver i forbindelse med de boliger, hvorfra beboerne er genhuset. Derfor skal der også betales administrationsbidrag for disse boliger. 6
Karin Engraff spurgte, hvordan det hænger sammen, at forskellen på lønbudget 2016 og lønbudget 2017 kun er få hundredetusind kroner, selvom der er tre ITmedarbejdere færre i 2017? Bent Frederiksen svarede, at besparelsen på de tre medarbejdere ikke fremgår tydeligere, fordi der i 2017 bl. a. er budgetteret med en generel lønregulering på ca. 1 mio. kr. Søren Erik Gøl spurgte til, hvornår besparelserne ved administrationsplatformen ville slå igennem. Bent Frederiksen svarede, at der ikke kommer nogen besparelse, men at vi får mere for pengene i form af større kvalitet, mindre sårbarhed og mulighed for udvikling. John Christiansen foreslog, at der blev afsat midler til at investere i bedre stole i Malervangens store møderum Budget og prisblad blev sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. 8. Behandling af eventuelt indkomne forslag Der var ikke indkommet noget forslag 9. Status på BO-VEST: Ulrik Brock Floffmeyer gav en kort status på udviklingen i BO-VEST Ulrik Brock Hoffmeyer nævnte, at året har været præget af oprydning og udvikling. Oprydningen har bl. a. handlet om at få styr på råderetssagerne og få afsluttet en personalesag tilbage fra 2010. Udviklingen omfatter at styrke BO-VEST, bl.a. ved at effektivisere driften, ved at udvikle IT ved hjælp af administrationsplatformen, ved at løfte medarbejdernes kompetencer og ved at gøre administrationsselskabet mere robust gennem opbygning af arbejdskapitalen via tilførsel af midler fra de tre organisationer. Kommentarer til status-oplægget Henrik Berg spurgte til, hvad det var for en momssag, der blev omtalt i Ulrik Hoffmeyers status Ulrik Brock Hoffmeyer redegjorde helt kort for reglerne fra 2011, hvor administrationsselskaber blev pålagt at lægge moms på de ydelser, der leveres til de administrerede selskaber. Det har vist sig, at nogle administrationsselskaber er blevet undtaget fra denne lov, og nu forsøger BL med BO-VEST som prøvesag at få SKAT til at lade andre administrationsselskaber slippe for momsen. Allan Nielsen spurgte, hvor mange af boligadministrationernes momspenge, der går til EU. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at alle momspenge går i statskassen. i
Dorthe Larsen kommenterede, at selvom vi skulle slippe for momsen, betyder det ikke, at der ikke skal leveres penge til staten. Selskaber, hvis ydelser ikke er momspligtige, skal betale lønsumsafgift, som dog er lavere. Repræsentantskabet tog Ulrik Brock Hoffmeyers status på BO-VEST til efterretning. 10. Godkendelse Handlingsprogram 2016-2017 for BO-VEST v/ulrik Broch Hoffmeyer Ulrik Brock Hoffmeyer henviste til den udførlige status på Handlingsprogram 2015-16 og gennemgik dernæst Handlingsprogram 2016-17. Kommentarer til Handlingsprogrammet Hugo Thuge kommenterede, at billedet på forsiden af programmet ikke er fra en BO-VEST-afdeling. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at billedet vil blive skiftet ud. Leon Rye spurgte, hvornår afdelingerne vil mærke resultatet af effektiviseringsprojektet. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at det nok først bliver i 2018-regnskabet, da der er tale om er en lang og grundig proces. Dorthe Larsen kommenterede, at afdelingerne jo ikke behøver at vente på, at effektiviseringsforløbet er kørt til ende. Vi kan bare tage effektiviseringerne, efterhånden som de kommer, så det kan godt være, at nogle af resultaterne allerede kan ses i 2017-regnskabet. Astrid Hansen spurgte, hvornår man er klar med konkrete forslag til den enkelte afdeling om effektiviseringsmuligheder. Ulrik Brock Hoffmeyer kunne ikke give et konkret tidspunkt. Søren Gøl ville gerne vide, om det - hvis loven vedtages - bliver obligatorisk at digitalisere beboerdemokrati og afdelingsmøder. Vinie Hansen svarede, at det vil være frivilligt. Det er en mulighed, og det er afdelingsmødet, der bestemmer, om det skal indføres i afdelingen. Vinie Hansen tilføjede, at der vil blive afholdt et temamøde om emnet, når loven er vedtaget. På opfordring fortalte Vinie Hansen kort om forsøget med digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet. Konklusionen var, at det gav flere forslag, god saglig digital debat om forslagene, flere deltagere til afdelingsmødet, heraf flere unge og beboere, der aldrig havde været aktive før.
Torben Saxtorff foreslog, at BO-VEST benyttede Facebook til at sprede de gode nyheder om BO-VEST. For eksempel kunne elever i BO-VEST være med til via Facebook at fortælle om indsatsen omkring elever og praktikanter. Torben Saxtorff foreslog også, at BO-VEST fik en "giv et praj -app i lighed med Københavns Kommune, for på den måde at få hurtig melding om ødelagte ting eller andet. Efter indlæggene blev Handlingsprogram 2016-17 for BO-VEST sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. 11. Præsentation af kursusprogram 2016-17 v/ Dorthe Larsen Dorthe Larsen opridsede kort antallet af kursusdeltagere i den forgangne sæson samt hovedpunkter fra evalueringsskemaerne. Det var langt overvejende tale om positive evalueringer. Dorthe Larsen præsenterede herefter kursusprogrammet. Repræsentantskabet tog præsentationen til efterretning. 12. Valg af formand Bestyrelsen foreslog Vinie Hansen som formand. Vinie Hansen blev valgt til formand uden modkandidater. 13. Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen foreslog genvalg af Biba Schwoon og Allan Nielsen samt nyvalg af Hans Holm. Biba Schwoon og Allan Nielsen og Hans Holm blev valgt uden afstemning. 14. Valg af suppleanter Der skulle vælges 2 suppleanter. Følgende kandidater stillede op: Frank Aagaard, AB, og Torben Saxtorff, Tranemosegård. Der blev trukket lod om, hvem af de to kandidater, der skulle være førstesuppleant. Torben Saxtorff vandt lodtrækningen og er hermed førstesuppleant.
15. Valg af revisor v/ulrik Brock Hoffmeyer Ulrik Brock Hoffmeyer indstillede til genvalg af Ernst & Young (EY), Godkendt Re visionspartnerselskab. Repræsentantskabet godkendte enstemmigt Ernst & Young som revisor. 16. Eventuelt Der var ingen emner under eventuelt. Vinie Hansen ønskede tillykke med valgene, takkede dirigenterne for at lede repræsentantskabet godt igennem aftenen og takkede repræsentantskabet for et godt møde. Den 25. maj 2016 Dirigenter: Formand: